秘書的社會(huì)生活與人際關(guān)系-PPT課件

1、第五章秘書的社會(huì)生活與人際關(guān)系 人際關(guān)系是人們?cè)谌穗H交往過程中所結(jié)成的心理關(guān)系，它表現(xiàn)在人們對(duì)他人的影響和依賴。 人際關(guān)系（relationships）3行為科學(xué) 指的是在人群關(guān)系學(xué)說的基礎(chǔ)上形成的管理科學(xué)中的一門學(xué)科，又稱組織行為學(xué)。影響人際關(guān)系的主要因素距離遠(yuǎn)近交往頻率態(tài)度相似性需要的互補(bǔ)性特殊情景中介因素人際關(guān)系的主要障礙心理障礙語言障礙地位障礙物理障礙第三節(jié) 秘書與上司的關(guān)系及其處理 雷區(qū)和誤區(qū)不要忘了你是誰任何時(shí)候不要替老板做決定過分親密使不得秘書不是老板的家奴什么是領(lǐng)導(dǎo)同秘書的和諧關(guān)系？三個(gè)一致：政治思想上相一致 工作上一致 興趣愛好一致親密有度，情感有節(jié)工作上的主從性(上下級(jí)關(guān)系

2、)人格上的平等性私下的朋友關(guān)系一、如何與領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系 充分了解領(lǐng)導(dǎo),并理解、尊重領(lǐng)導(dǎo)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信（正確的看待領(lǐng)導(dǎo)）職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)1.了解上司，包括其背景，習(xí)慣，目標(biāo)，核心價(jià)值觀?？梢酝ㄟ^向老同事打聽，自己的敏銳觀察。2.急上司之所急，想上司之所想。3.讓上司覺得不能缺少你，善于替老板補(bǔ)臺(tái)。4.用老板喜歡的方式報(bào)告。5.節(jié)省上司的時(shí)間。6.及時(shí)報(bào)告，提供信息和情報(bào)。7.千萬別惹上司生氣，用提問的方式表異議。8.解決好自己分內(nèi)的工作。9.給上司驚喜。（美）羅伯特.博爾頓：處事風(fēng)格與人際關(guān)系“風(fēng)格無好壞之分，只有人與人之間的差異” “如果你希望與不同類型的人愉快共事，那么，熟悉他們的處事風(fēng)格

3、，了解他們志向愛好，對(duì)你將不無助益”第一章 獨(dú)具慧眼認(rèn)識(shí)你的領(lǐng)導(dǎo) 優(yōu)柔寡斷的領(lǐng)導(dǎo) 剛愎自用的領(lǐng)導(dǎo) 陰險(xiǎn)狡詐的領(lǐng)導(dǎo) 脾氣暴躁的領(lǐng)導(dǎo) 過于苛求的領(lǐng)導(dǎo) 驕傲自大的領(lǐng)導(dǎo) 事必躬親的領(lǐng)導(dǎo) 口頭說教的領(lǐng)導(dǎo) 逃避責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo) 雷厲風(fēng)行的領(lǐng)導(dǎo) 嫉賢妒能的領(lǐng)導(dǎo) 第二章 妙語連珠和領(lǐng)導(dǎo)說話的技巧 謹(jǐn)慎小心，不要無所顧忌 氣氛和諧，需要平靜氣氛 主動(dòng)積極，不要自我托大 尋找興趣，談?lì)I(lǐng)導(dǎo)的話題 避免誤區(qū)，套近乎要注意 坦誠面對(duì)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要誠實(shí) 留個(gè)臺(tái)階，不要把話說絕 面對(duì)錯(cuò)誤，認(rèn)錯(cuò)也要技巧 學(xué)會(huì)傾聽，做領(lǐng)導(dǎo)的聽眾 言語得體，不要沒話找話 掌握?qǐng)龊?，談適合的話題 第三章 得心應(yīng)手施展你應(yīng)酬的資本 投其所好，了解領(lǐng)導(dǎo)的好惡

4、旁敲側(cè)擊，領(lǐng)導(dǎo)也要暗示 知己知彼，了解領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng) 察言觀色，了解領(lǐng)導(dǎo)的需求 舉重若輕，切不可操之過急 分清主次，要讓領(lǐng)導(dǎo)做主角 雪中送炭，化解領(lǐng)導(dǎo)的尷尬 換位思考，體諒領(lǐng)導(dǎo)的難處 背后夸獎(jiǎng)，給你增加印象分 第四章 任勞任怨工作上絕不含糊 發(fā)揮能力，贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可 努力適應(yīng)，要符合工作方式 保持淡定，能讓你無往不利 眼觀六路，勤奮總不是壞事 耳聽八方，明白領(lǐng)導(dǎo)的暗示 忍耐篤定，忍受領(lǐng)導(dǎo)的怒火 安分守?，不做過分的事情 大隱于市，不要做出頭之鳥 含冤受辱，不必要急于解釋 少說多做，要小心禍從口出 出現(xiàn)失誤，積極補(bǔ)救不慌亂 工作態(tài)度，符合領(lǐng)導(dǎo)的意愿 適當(dāng)出手，要給領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)面子 第五章 若即若離保持好與

5、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 過冬刺猬，不可遠(yuǎn)也不可近 同林之鳥，讓領(lǐng)導(dǎo)離不開你 狐假虎威，最要不得的錯(cuò)誤 化解尷尬，讓領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)你 謹(jǐn)言慎行，不和領(lǐng)導(dǎo)有矛盾 避重就輕，關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的技巧 忠心而侍，擁戴你的領(lǐng)導(dǎo) 公?分明，區(qū)分生活和工作 自我剖析，了解領(lǐng)導(dǎo)的看法 嚴(yán)于律己，不談?wù)擃I(lǐng)導(dǎo)隱私 第六章 鞠躬盡瘁清楚自己的責(zé)任和義務(wù) 勇于承擔(dān)，不要推卸自己的責(zé)任 團(tuán)隊(duì)責(zé)任，有時(shí)候自己可以擔(dān)負(fù) 不要抱怨，能讓領(lǐng)導(dǎo)更加信任你 不要逃避，勇于擔(dān)負(fù)別人的責(zé)任 自我責(zé)任，不要讓領(lǐng)導(dǎo)幫你負(fù)擔(dān) 責(zé)無旁貸，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)給你的任務(wù) 自我批評(píng)，才能不斷取得進(jìn)步 不離不棄，犯了錯(cuò)誤有責(zé)任補(bǔ)救 大而化之，有責(zé)任監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤 第七章 主文譎諫勸諫領(lǐng)導(dǎo)也

6、要得法 謹(jǐn)慎發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤小心糾正 觀點(diǎn)明確，提意見不要過于拖沓 深思熟慮，給領(lǐng)導(dǎo)的建議要成熟 迂回滲透，領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤需要暗示 曉之以理，讓領(lǐng)導(dǎo)自我做出改變 動(dòng)之以情，讓領(lǐng)導(dǎo)樂于接受批評(píng) 維護(hù)權(quán)威，不要讓領(lǐng)導(dǎo)沒有后路 先揚(yáng)后抑，首先肯定領(lǐng)導(dǎo)的成績 言之有物，不要夸夸其談 第八章 敬而遠(yuǎn)之與領(lǐng)導(dǎo)相處把握好分寸 適當(dāng)安慰，不要讓領(lǐng)導(dǎo)感到不適 適度恭維，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)不至于反感 適當(dāng)示弱，不成為眾矢之的 適當(dāng)強(qiáng)硬，讓領(lǐng)導(dǎo)信任你 適度出錯(cuò)，可以保全自己 適當(dāng)關(guān)心，讓領(lǐng)導(dǎo)從心里相信你 適當(dāng)幽默，讓你的領(lǐng)導(dǎo)更高興 控制情緒，別在領(lǐng)導(dǎo)面前發(fā)脾氣 第九章 堅(jiān)持原則拒絕領(lǐng)導(dǎo)有藝術(shù) 注意用詞，不用太多否定字眼 暗示為主

7、，別讓你的領(lǐng)導(dǎo)難堪 不要撒謊，讓領(lǐng)導(dǎo)更加信任你 博得同情，弱者更能得到寬恕 理由充分，不要牽強(qiáng)附會(huì) 給足面子，照顧好領(lǐng)導(dǎo)的情緒 透露實(shí)情，委婉拒絕你的領(lǐng)導(dǎo) 曲線救國，可借他人之口拒絕 這天早晨上班，平時(shí)和藹可親的老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，我跟他打招呼“早上好！”他愛理不理。這時(shí)候我該怎么辦？案例1處理方式1.讓老總獨(dú)自呆一會(huì)，先不去管他。2.今天有一大堆事等他決定，拿上文件夾去找老板簽字。3.翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會(huì)安排。 4.泡一杯濃茶給老總，問他需不需要先休息一會(huì)。 5.馬上跟老總進(jìn)去，問老總出了什么事。 一天，老板怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因?yàn)橐晃?/p>

8、交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡(jiǎn)短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容如下： “我沒有想到會(huì)收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！” 老板的命令要怎么執(zhí)行呢？案例2處理方式1.“好，我馬上就辦！”立即回到自己的辦公室，將信寄走。2.對(duì)老板說：“老板，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”3.向老板提出忠告：“老板，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給人家回一封這樣的信，后果會(huì)怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？”4.當(dāng)天快下班的再問老板：“老板，我可以將信寄走了嗎？”快到年底了，公

9、司特別忙。馬上就要開懂事會(huì)，由于銷售大幅度滑坡，老板心情不太好。這天上午十點(diǎn)左右，廣告公司的趙總來電話，想就明年的廣告代理問題與老板交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的老板一聽說談明年的廣告問題，就對(duì)我說：“不就是明年的廣告的事嗎？現(xiàn)在沒時(shí)間！”從老板辦公室出來，我該對(duì)等在電話那頭的趙總說什么呢？案例3處理方式1.我們老板今天安排實(shí)在太滿，很難抽出時(shí)間，回頭我們給你打過去，可以嗎？ 2.您的事我們老板知道了，下次再約時(shí)間吧。 3.老板正急著趕份材料，不能接電話。4.關(guān)于明年的廣告問題，跟我們公司廣告部劉經(jīng)理談?wù)効梢詥幔?.老板今日身體有些不舒服，您先跟我說說，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎？ 我公司的總裁是一位有

10、能力、有魄力、辦事雷厲風(fēng)行的人，但不太注意工作方法，傷了不少人，對(duì)此，職員頗有意見。我的副總裁考慮問題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心別人，但決斷能力差些。我在個(gè)人感情上更傾向副總。 今天，總裁和副總理因工作意見不同發(fā)生了爭(zhēng)執(zhí)，下班后我獨(dú)自送副總回家，路上副總和我說起總經(jīng)理的缺點(diǎn)，我該怎么回應(yīng)他呢？ 案例4處理方式1.表達(dá)對(duì)副總經(jīng)理的同情和支持，一起討論總經(jīng)理的缺點(diǎn)；2.維護(hù)總經(jīng)理的權(quán)威，據(jù)理力爭(zhēng)，陳述總經(jīng)理為公司發(fā)展作出的努力和成效；3.直接指出副總經(jīng)理把領(lǐng)導(dǎo)之間分歧公開給下級(jí)的不利于班子團(tuán)結(jié)，使下級(jí)無所適從；4.保持沉默，對(duì)副總經(jīng)理的話不表態(tài)，或轉(zhuǎn)移話題，談其他方面；5.替總經(jīng)理耐心解釋，說好話不

11、說閑話，彌合領(lǐng)導(dǎo)間的裂痕。 我是市工業(yè)局秘書科的張科長。昨天，本單位一位特別愛上訪告狀的退休干部譚某來我辦公室說要找局長。我給他倒茶并說我先看看局長在不在。然后去局長辦公室請(qǐng)示局長如何處置。局長不想見譚某，非常干脆地對(duì)我說：“告訴他我不在?！庇谑俏一刈约恨k公室對(duì)譚某說：“局長不在，有事代你轉(zhuǎn)告吧。”譚某離開了秘書科。、 一個(gè)多小時(shí)后，我去衛(wèi)生間，想不到看見局長與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄。譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”局長毫不遲疑地回答：“哪里，我一直在啊！”事后，譚某逢人就散布張科長不厚道，欺下瞞上，沒有資格當(dāng)秘書科長。 我該怎樣調(diào)試自己的心理情緒？ 案例5第四節(jié) 秘書與一般同事的關(guān)系

12、 “喬哈里窗”理論20世紀(jì)50年代喬瑟夫勒夫哈里英格拉姆人的內(nèi)心世界就像一扇窗“喬哈里窗戶理論”：窗的四格(1) “開放區(qū)域”；自己了解，別人也了解的(2) “盲目區(qū)域”；別人了解，自己不了解的(3) “秘密區(qū)域”；僅自己或少數(shù)人知道，卻不愿向人透露(4) “未知區(qū)域”：自己和別人都不了解的作者：譚一平人緣：愛心存折 “熱情助人，廣結(jié)善緣，既是每一個(gè)秘書的為人之本，也是工作之本?！?內(nèi)方外圓 “做秘書做人就應(yīng)該像塊銅錢，做人的原則要內(nèi)方，一點(diǎn)也不能含糊；可處理問題的手段要外圓，必須方方面面都得想到?！毙?bào)告“在一般情況下，秘書是不應(yīng)卷入公司內(nèi)部的各種是非漩渦，但是關(guān)系到公司未來一些重大決策的時(shí)

13、候，秘書應(yīng)該毫無保留地把自己收集到的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)。如果說這是打小報(bào)告，那么，作為秘書，該打小報(bào)告的時(shí)候，就必須打小報(bào)告，否則，就是瀆職!”第五節(jié)秘書的其他業(yè)緣關(guān)系秘書其他業(yè)緣關(guān)系的特征廣泛性復(fù)雜性靈活性變動(dòng)性秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求廣結(jié)良緣區(qū)分主次一視同仁，以禮相待發(fā)揮微笑的魅力記住別人的姓名小鄭是騰越機(jī)械（大連）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午他將研發(fā)部牛經(jīng)理起草的開發(fā)新產(chǎn)品的報(bào)告交給上司不久，上司就發(fā)現(xiàn)了好幾處錯(cuò)誤。上司把這份報(bào)告交給小鄭，讓她退回牛經(jīng)理重新修改。小鄭將報(bào)告交給牛經(jīng)理時(shí)應(yīng)該怎樣對(duì)他說？案例1a、老板說你這份報(bào)告有不少差錯(cuò)，讓你注意一點(diǎn)。b、老板發(fā)現(xiàn)你這報(bào)告有不少差錯(cuò)，

14、很不高興，你趕緊打個(gè)電話說明一下吧。c、你這份材料我也沒看，老板說有些差錯(cuò)，今后真的要注意呵！d、老板說你這份報(bào)告有幾個(gè)地方出了差錯(cuò)，所以請(qǐng)你再檢查一遍。e、我聽老板說你這份報(bào)告有幾個(gè)地方出了差錯(cuò)，所以今后給老板交報(bào)告之前一定要多檢查幾遍。小張是昌益食品（青島）公司總經(jīng)理的秘書。這天上午小張的上司外出辦事，一個(gè)有預(yù)約的客人來訪。他預(yù)約的是17號(hào)，而今天才11號(hào)。接受這個(gè)預(yù)約的是新來的秘書小喬。小張應(yīng)該如何接待客人了？ 案例2a、不好意思，是我們?cè)陬A(yù)約時(shí)出了差錯(cuò)，給你添麻煩了。我們另約個(gè)時(shí)間可以嗎？b、我們預(yù)約的時(shí)間表上是17號(hào)，那您17號(hào)再來，可以嗎？c、我們預(yù)約的時(shí)間表上是17號(hào)，如果您事急

15、，改在這兩三天之內(nèi)，可以嗎？d、我們預(yù)約的時(shí)間表上是17號(hào)。您是什么事，我請(qǐng)具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人跟您談，可以嗎？e、我們預(yù)約的時(shí)間表變成了17號(hào)，這是我們新來的秘書小喬將11聽成了17號(hào)。下次再不允許出這樣的錯(cuò)誤了！ 高明是北京通程貿(mào)易公司的總經(jīng)理助理。一天老總身體突然不舒服，他讓秘書高明接待一位重要客人。這客人酒量大，喝二鍋頭像喝啤酒一樣，還不習(xí)慣用杯子。如果能陪客人喝好，那公司生意就成了一半了；如果陪不好，這單生意就很難說了，后面的單子肯定沒戲。高明只有半斤二鍋頭的酒量，面對(duì)這位重量級(jí)客人的敬酒，他該怎么辦？案例3選擇 1.明說自己酒量不如對(duì)方，自己不能陪對(duì)方盡興，所以請(qǐng)客人見諒。2.找借口說自

16、己還要開車回家，所以只能象征性地喝一點(diǎn)。3.一上來就明說自己酒量不大，但愿意舍命陪君子，“醉”身成仁。4.為了不醉，巧妙地用白開水代酒讓自己盡量少喝，堅(jiān)持到最后。5.一上來就說自己滴灑不沾，自己在敬酒敬菜和插科打諢下功夫。公司近期要進(jìn)行例行的人事調(diào)整，公司總經(jīng)理秘書張靜的辦公室總有各部門的同事來轉(zhuǎn)悠，顯然 想打聽一些人事調(diào)動(dòng)消息。既然他們沒明說，張秘書就假裝糊涂。中午在餐廳吃飯時(shí)，銷售部的田科長單獨(dú)坐在張秘書對(duì)面問她：“小張，咱們平時(shí)關(guān)系不錯(cuò)，能跟我透點(diǎn)消息嗎?這次我們銷售部的人事是怎么變動(dòng)的?有機(jī)會(huì)的話，幫我在總經(jīng)理面前多說幾句好話?！睆埫貢锟崎L期望的眼神回答：“對(duì)不起，田科長，我不太清楚?！碧锟崎L有點(diǎn)失望，不高興地說：“你不知道誰知道，是不想告訴我吧!” 張秘書該怎么說？案例4我是副總經(jīng)理的秘書，工資比