中石化全套內(nèi)部控制系統(tǒng)制度11原油采購業(yè)務流程

1、1.1原油采購業(yè)務流程一、業(yè)務目標1經(jīng)營目標1.1按照生產(chǎn)經(jīng)營計劃的要求采購原油，保證原油資源的穩(wěn)定供應；降低原油采購成本；及時組織資金，嚴格審查付款手續(xù)，降低付款風險。2財務目標2.1真實、準確、完整地核算原油價值及相關(guān)債務債權(quán)。3合規(guī)目標3.1進口原油采購符合國家自動登記的要求。3.2 原油采購符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、業(yè)務風險1經(jīng)營風險1.1采購的原油在質(zhì)量、數(shù)量、到貨時間上與生產(chǎn)經(jīng)營的要求不一致，影響生產(chǎn)正常運行；采購過多，庫存上升，造成資金占用增加，油價下降時產(chǎn)生跌價損失。1.2 國際油價波動，采購部門應對不及時，進口原油采購價格高于同期市場價格。1.3

2、由于月度原油資源采購計劃比月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃提前45天下發(fā)，在此期間，因市場變化調(diào)整原油加工量后，可能造成原油資源采購過多、不足或品種不符合生產(chǎn)要求。1.4 對采購合同條款審查不嚴，帶來潛在風險。1.5 未及時組織資金，違反合同（協(xié)議）的付款條款，造成原油不能按時進廠，影響生產(chǎn)。1.6 未經(jīng)審核，變更標準合同文本中涉及權(quán)利、義務條款導致的風險。2 財務風險2.1錯記、漏記原油入庫或在途，出現(xiàn)錯賬，核算不規(guī)范，造成成本、效益、財務狀況不能如實反映。2.2 采購手續(xù)不完備，審核不嚴，錯記、多記原油入庫、應付、預付賬款等，造成財務數(shù)據(jù)不真實。2.3 原油采購會計核算不規(guī)范，影響財務報告的真實性。3 合

3、規(guī)風險3.1 原油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。3.2 原油采購不符合國家有關(guān)規(guī)定，進口原油采購不符合國家自動登記的要求，受到處罰，造成損失。三、 業(yè)務流程步驟與控制點1 銜接落實原油資源1.1生產(chǎn)經(jīng)營管理部與中國石油、中國海洋石油和外貿(mào)代理公司的業(yè)務部門銜接落實可提供的國內(nèi)陸上原油、海洋原油、進口原油資源的品種、數(shù)量、質(zhì)量和運輸方式、交貨日期（船期），由生產(chǎn)經(jīng)營管理部主任按照總裁的授權(quán)與中國石油、中國海洋石油、外貿(mào)代理公司的業(yè)務部門簽訂原油資源供應協(xié)議。2 編制資源配置計劃2.1生產(chǎn)經(jīng)營管理部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃中原油資源安排，結(jié)合有關(guān)事業(yè)部的意見、

4、分（子）公司的原油資源需求計劃、生產(chǎn)需求和庫存情況，以及外貿(mào)代理公司提交的計劃建議，編制股份公司原油資源配置計劃（月度計劃中，一般貿(mào)易進口原油采購計劃提前60天、海洋原油采購計劃提前30天、陸上原油采購計劃提前15天），按規(guī)定權(quán)限審批后報總裁簽發(fā)下達給分（子）公司和各外貿(mào)代理公司執(zhí)行。2.2 生產(chǎn)經(jīng)營管理部按照三個月滾動原則，分批分量下達進口原油采購計劃；根據(jù)原油加工量、資源變化以及原油采購過程中資源優(yōu)化、運輸優(yōu)化等情況，逐月滾動調(diào)整，確保月度資源總量與原油加工量趨于同步。2.3 生產(chǎn)經(jīng)營管理部在國內(nèi)外市場、分（子）公司生產(chǎn)運行情況和運輸狀況發(fā)生變化時，可調(diào)整原油資源配置計劃和進口原油采購計劃

5、，經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)營管理部分管副主任審批后下達執(zhí)行。2.4 【ERP】分(子)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃部門根據(jù)股份公司批準的原油資源配置計劃分批分量在ERP系統(tǒng)中維護采購申請。2.5 【ERP】分（子）公司財務部門根據(jù)批準的預算指標在ERP系統(tǒng)中對采購基金中心的原油承諾項目進行維護和下達。3 簽訂原油采購合同3.1 分（子）公司根據(jù)股份公司下達的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、原油資源配置計劃、進口原油采購計劃和股份公司公布的價格，綜合考慮本分（子）公司原油庫存、生產(chǎn)裝置運行安排和國際油價等因素，中石油、中海油供應的原油與中國石油、中國海洋石油協(xié)商簽訂原油采購合同；進口原油委托外貿(mào)代理公司對外簽訂進口原油采購合同并與其簽訂進口

6、原油代理協(xié)議；*自產(chǎn)原油按股份公司的原油資源配置計劃進行采購。上述合同、協(xié)議的標準格式由法律事務部審定，合同或協(xié)議簽訂人按規(guī)定權(quán)限簽署。3.2 【ERP】分（子）公司采購部門根據(jù)采購合同、ERP系統(tǒng)中批準的采購申請，在系統(tǒng)中維護采購訂單。4 原油運輸參見1.3原油配置、運輸業(yè)務流程。5 原油驗收入庫5.1分（子）公司原油采購部門應編制下月原油到港或到廠預計時間報表，月底前交生產(chǎn)、倉儲、財務等部門，并提前兩天通報原油到港或到廠的具體時間，便于安排化驗、接卸及支付貨款、運費等事宜。5.2 原油到廠（港）后，分（子）公司生產(chǎn)調(diào)度部門及時組織取樣化驗。國內(nèi)陸上原油，由分（子）公司根據(jù)供需雙方簽訂的原油

7、采購合同或有關(guān)規(guī)定采樣化驗；進口和海洋原油，分（子）公司按商檢的相關(guān)規(guī)定進行商檢和計量。經(jīng)化驗人員簽字后的化驗單和商檢機構(gòu)出具的商檢報告均交原油采購部門，該部門按采購合同核實原油數(shù)量與質(zhì)量。5.3分（子）公司計量、倉儲等部門組織并實施原油的計量、化驗、接卸和儲存等工作?！痉荅RP】倉儲人員填寫原油入庫憑據(jù)，入庫憑據(jù)須連續(xù)或分類連續(xù)編號，并載明原油品種、數(shù)量、運輸方式等，經(jīng)倉儲部門責任人審核簽字后，送生產(chǎn)、采購部門各一份?！綞RP】原油系統(tǒng)收貨員根據(jù)倉儲部門責任人審核確認的計量單據(jù)，核對ERP系統(tǒng)采購訂單, 在系統(tǒng)中收貨過賬。5.4分（子）公司倉儲部門對驗收過程中發(fā)現(xiàn)單貨不符、質(zhì)量不符、數(shù)量不符

8、、滯期等情況，應及時通知原油采購部門；原油采購部門應跟蹤原油進廠的全過程，發(fā)現(xiàn)短量、品質(zhì)差、滯期等異常情況，屬內(nèi)部責任，由分（子）公司根據(jù)內(nèi)部管理規(guī)定和程序及時查明原因，分清責任并進行相關(guān)處理；屬外部責任，由原油采購部門會同財務、法律事務等部門依照合同（或相關(guān)協(xié)議）與外貿(mào)代理公司、港航等運輸部門協(xié)調(diào)，商討解決辦法并將處理意見報分（子）公司分管副經(jīng)理審批。6 催收發(fā)票及付款6.1分（子）公司原油采購部門負責催收供應商發(fā)票，填寫付款申請。財務部門嚴格審查付款申請、發(fā)票等相關(guān)憑證，按規(guī)定權(quán)限審批后，及時組織資金付款。6.2根據(jù)合同需預付原油款，應由原油采購部門填寫付款申請，按規(guī)定權(quán)限逐級審批后付款。

9、對已預付的原油款，應落實按具體收款單位掛賬并建立原油采購部門責任人臺賬。待該批原油到港（廠）驗收合格后，原油采購部門責任人應及時索取供應商發(fā)票等相關(guān)票據(jù)及原油入庫憑據(jù)，經(jīng)授權(quán)的采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，由財務部門銷賬。6.3對統(tǒng)一配置的股份公司內(nèi)部陸上原油和委托聯(lián)合石化代理的進口原油的貨款，應在規(guī)定的結(jié)算期內(nèi)，通過中國石化財務有限責任公司辦理付款手續(xù)。財務部門付款經(jīng)辦人應及時索取中國石化財務有限責任公司轉(zhuǎn)賬憑據(jù)，至少每月與原油供應方和中國石化財務有限責任公司進行對賬，出現(xiàn)差異，應會同原油采購部門，查清原因，提出處理意見報分管副經(jīng)理或總會計師審批。6.4原油稅費、運費、代理費、雜

10、費等款項的支付，分（子）公司財務部門應根據(jù)原油采購合同（配置計劃）、運輸勞務合同，比照原油付款程序辦理。7財務核算記賬7.1【非ERP】分（子）公司財務部門認真核對付款申請、付款結(jié)算單據(jù)、發(fā)票及相關(guān)票據(jù)、原油入庫憑據(jù)及原油采購合同（配置計劃），按照股份公司內(nèi)部會計制度及成本核算辦法，進行賬務處理。相關(guān)會計憑證須經(jīng)不相容崗位人員稽核。【ERP】分（子）公司財務部門審核發(fā)票、入庫單據(jù)、合同，三單匹配后核對價格、數(shù)量、金額，在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行發(fā)票校驗。相關(guān)會計憑證須經(jīng)不相容崗位人員稽核。7.2月末，對單到貨未到的在途原油，應根據(jù)分（子）公司采購部門提供的有關(guān)在途原油統(tǒng)計報表，以及發(fā)票、付款憑據(jù)等經(jīng)財

11、務部門負責人審核后進行賬務處理。相關(guān)會計憑證須經(jīng)不相容崗位人員稽核?！痉荅RP】對貨到單未到的原油，分（子）公司財務部門要根據(jù)生產(chǎn)、倉儲部門實際收到的數(shù)量，經(jīng)會計人員復核和財務部門負責人審核后暫估入賬（價格根據(jù)合同規(guī)定或由采購部門提供），下月初原方向紅字沖回。相關(guān)會計憑證須經(jīng)不相容崗位人員稽核。7.3原油稅費、運費、代理費、雜費等費用的賬務處理，比照本流程控制點7.1。8月度統(tǒng)計與編制報表參見12.3生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計業(yè)務流程。8.1【非ERP】分（子）公司生產(chǎn)、倉儲部門應編制接卸原油日報表、原油庫存日報表。月末，生產(chǎn)、采購、財務、倉儲等部門應對當月的原油采購量、接卸量進行逐筆核對，并編制月度統(tǒng)計報

12、表，內(nèi)容應包括原油的品種、數(shù)量、價格、運輸方式、合同號、在途等?！綞RP】月末，分（子）公司生產(chǎn)、倉儲部門復核原油收貨單據(jù)、ERP系統(tǒng)中的實際收貨數(shù)量、發(fā)票量，并與系統(tǒng)原油庫存月報表核對。若出現(xiàn)超過股份公司內(nèi)控損耗標準差異，應分析原因，提出處理意見，報分（子）公司分管副經(jīng)理審批。8.2生產(chǎn)經(jīng)營管理部每月根據(jù)分（子）公司、外貿(mào)代理公司上報的國內(nèi)陸上原油、海洋原油及進口原油采購完成情況，編制原油配置完成月報。生產(chǎn)經(jīng)營管理部每日與外貿(mào)代理公司召開例會對接情況，同時利用進口原油管理信息系統(tǒng)隨時上報原油采購及運輸情況，保證分（子）公司原油配置計劃執(zhí)行的準確性。8.3分(子)公司統(tǒng)計部門應會同原油采購、生

13、產(chǎn)、倉儲等部門每月對原油進行盤點，找出實物庫存與賬面庫存超過股份公司內(nèi)控損耗標準差異原因；根據(jù)實際加工量、期初期末庫存量和實際入庫量，計算途耗、儲耗，根據(jù)內(nèi)部管理辦法，落實部門責任，對超過股份公司內(nèi)控損耗標準的途耗、儲耗進行考核。9 月度匯總分析9.1 分（子）公司每月3日前通過原油計劃信息管理系統(tǒng)報生產(chǎn)經(jīng)營管理部原油完成情況月報，對存在的問題進行分析并提出降本增效措施。生產(chǎn)經(jīng)營管理部每月10日前根據(jù)分（子）公司上報的原油資源完成數(shù)據(jù)，統(tǒng)計匯總編制原油資源完成月報，對外貿(mào)代理公司、分（子）公司原油采購、運輸、統(tǒng)計等情況進行評比、考核。四、 相關(guān)制度目錄 (制度后標號為內(nèi)控手冊配套規(guī)章制度匯編目

14、錄索引號 )1 關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司原油管理辦法的通知（石化股份生2007 419號）-1.5.72 關(guān)于進口原油統(tǒng)一結(jié)算的若干規(guī)定（石化股份財 2000 63號） -3 關(guān)于印發(fā)進口原油內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算實施細則的通知（石化股份財 2000 97號） -4 關(guān)于印發(fā)管輸進口原油管理暫行辦法的通知（石化股份煉2000177號） -1.15.35 關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司關(guān)于簽訂原油交接計量、結(jié)算協(xié)議的指導意見的通知（石化股份生2004 359號） -1.5.36 關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司煉油企業(yè)原油儲運損失統(tǒng)計管理辦法的通知（石化股份煉設200341號） -2.15.67 關(guān)