居民小區(qū)物業(yè)公司行政管理工作制度

1、居民小區(qū)物業(yè)公司行政管理工作制度一、總則（一）目的。為樹立公司的良好形象，規(guī)范公司行政管理工作，維護良好的工 作環(huán)境，保障公司各項業(yè)務(wù)都能正常運轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍。本制度適用于所有本公司員工。（三）行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門，負責(zé)與公司行政相關(guān)的各工作事項。二、辦公管理（四）員工應(yīng)遵守公司的規(guī)章制度，自覺維護辦公環(huán)境的清潔、 安靜。（五）愛護公物，節(jié)約使用辦公用品。（六）保持辦公室肅靜，工作時間不得高聲喧嘩。（七）辦公室應(yīng)保持整潔，不在室內(nèi)放置雜物，工作臺上擺放的 辦公用品應(yīng)整齊有序。（八）上班時間，嚴禁辦理私人事情，因公外出應(yīng)向本部門負責(zé)人請假。（九）工作時間不

2、離崗、串崗，不聚眾聊天，不打瞌睡，不在辦公室內(nèi)吃零食。（十）講究文明禮貌，注重儀表儀容、形象，按規(guī)定著裝，接待來訪客人應(yīng)熱情主動。（十一）接待來訪，應(yīng)起身相迎，做到態(tài)度和藹、彬彬有禮，來客告辭，起身相送，答復(fù)來客詢問時，不得泄露公司管理制度及有關(guān)公司機密事項。（十二）下班或因事離開辦公室，應(yīng)人走燈熄，關(guān)好門窗、電源等。三、公文管理（十三）各級政府、上級部門下發(fā)和其他單位抄送的公文，統(tǒng)一由行政人事部行政專員收管，并負責(zé)簽收、分類、 登記和分發(fā)、傳閱。（十四）以公司名義發(fā)出的各種文件需編號、登記，統(tǒng)一對外發(fā)送。（十五）公文處理程序。行政專員將公文登記、分類， 交行政人事經(jīng)理審閱并提出擬辦意見。行政

3、專員將擬辦意見送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，按批示意見交有關(guān)部門負責(zé)辦理。如承辦過程中有疑問或問題，應(yīng)及時請示、報告。辦理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)填寫承辦結(jié)果，連同原文件退回行政人事部存檔。（十六） 送閱的文件要抓緊時間閱讀，各部門人員不得無故拖延或扣押，文件傳閱后，閱文人需簽名并寫上時間。（十七）文件一律由專人傳送，一般不得橫向傳閱。四、會議管理（十八） 各種會議由召集者負責(zé)組織安排，會議召開之前應(yīng)確定議題、參會對象，準備好有關(guān)的會議資料、文件等，并對出席對象提前發(fā)出通知。（十九）會議出席者應(yīng)安排好工作，準時到會，并帶筆記本及相關(guān)會議資料。如因故無法參加會議，須提前向會議組織者請假。（二

4、十） 會議堅持 “講效率、 開短會” 原則， 發(fā)言者應(yīng)事先準備，發(fā)言時做到簡明扼要、暢所欲言，以使會議起到應(yīng)有的效果。（二十一）公司固定性會議為公司經(jīng)理辦公會議、項目區(qū)域辦公會議、部門例會、班組例會。具體安排如下。公司經(jīng)理辦公會議，原則上每月召開一次，參會對象為公司經(jīng)理、各項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及其他相關(guān)人員。項目區(qū)域辦公會議于每月 X號召開，參會對象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng) 理助理、項目區(qū)域職能主管、管理處主任。部門例會每半月召開一次，參會對象為部門所有人員。各班組每月至少組織一次例會，進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，具體時間由部門根據(jù)自身情況確定。（二十二）有特殊情況時，會議組織者需另行通知會議召開的時間和

5、安排，上一級別會議與本級別會議在時間上有沖突時，以上一級別會議為主，本級別會議的時間作相應(yīng)調(diào)整。（二十三）凡是會議所作的決議、決定及重要事項必須形成會議紀要，經(jīng)行政人事部整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。五、印章使用管理（二十四）公司印章由公司總經(jīng)理指定專人保管，法定代表人印章、財務(wù)專用章由財務(wù)部門專人分開保管。印章未經(jīng)公司經(jīng)理批準，不得隨意交與他人保管或使用。（二十五）部門印章由部門負責(zé)人保管或指定專人保管。（二十六）印章的使用審批規(guī)定如下。涉及人員調(diào)動或任免、以公司名義簽署的合同協(xié)議、財務(wù)收支及對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。使法定代表人印章，由公司總經(jīng)理批準。涉及對外或代表公

6、司名義用章，必須經(jīng)公司總經(jīng)理或項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準同意。有關(guān)業(yè)務(wù)管理作用章，由項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準。使用部門印章、有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章，由部門負責(zé)人批準。（二十七）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，公司人員不得私自用章，不準攜帶公章外出，不準蓋出空白信箋。（二十八）對不符合用章規(guī)定的，印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章。對違反用章規(guī)定或弄虛作假，造成重大影響、后果或經(jīng)濟損失的，要追究保管人和當事人的責(zé)任。（二十九）刻制印章，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。作廢的印章應(yīng)及時封存。六、傳真機、復(fù)印機，計算機管理（三十）公司指定專人保管、操作各種辦公設(shè)備，非操作人員未經(jīng)許可不得私自操作，確保辦公設(shè)備的正常運行和使用（三十一）為節(jié)約紙張和能源，

7、公司嚴格控制復(fù)印和傳真數(shù)量， 非必要不予復(fù)印和傳真。（三十二）公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳 真，特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理付款手續(xù)后，方可承接。（三十三）計算機內(nèi)存資料應(yīng)注意保密，凡涉及機要文件資料須 加密碼保存，未經(jīng)批準，任何人不得提取、閱讀電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù) 資料。（三十四）凡是內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù)，必須進行備份處理， 以免丟失。（三十五）嚴格控制計算機外部軟件流入辦公設(shè)備， 嚴禁安裝游 戲軟件，以防計算機感染病毒。（三十六）工作結(jié)束后，應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作， 并及時處理廢棄稿件，切斷電源。七、檔案管理（三十七）檔案管理實行集中管理與分散管理相結(jié)合的方式

8、，即分為公司管理和部門管理，由專人負責(zé)檔案管理工作。（三十八）公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文 件、材料，由承辦部門、經(jīng)辦人負責(zé)及時歸檔。（三十九）文件結(jié)案移送歸檔時，相關(guān)人員須檢查文件的文本及 附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查。（四十）文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。（四十一）檔案管理人員做好收件登記、編號、 運轉(zhuǎn)、 催辦工作，按規(guī)定程序操作，符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。（四十二）檔案管理人員每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全完整。（四十三）檔案管理人員每年按規(guī)定清理一次，對已到保管期限、確定

9、銷毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。（四十四）公司嚴格履行調(diào)、借閱登記，審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱，確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。（四十五）借閱人員不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。（四十六）檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。（四十七）檔案管理人員保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲措施。八、保密工作規(guī)定（四十八）凡符合下列條款之一者，均屬于公司機要文件，不得泄露。關(guān)于人事問題。關(guān)于會議重要的討論事項。關(guān)于重要決策或計劃。契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項。關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料。特別指定的事項。（四十九）機要文件按保密等級可分為三級。秘密，不能向相關(guān)人員以外者公開。機密，不能向外公開。絕密， 不能向特別指名的最小范圍內(nèi)的工作人員以及承辦人員以外者公開。（五十）機要文件、機要事項及其種類的認定，一般由所管部門的負責(zé)人負責(zé)。（五十一）機要文件由其制發(fā)部門制成正、副本兩份，一份由制發(fā)部門分類加以保管，另一份由所管部門的負責(zé)人保管。（五十二）機要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿，文件發(fā)至有關(guān)部門時，必須由收件人簽字。（五十三）機要文件的來往傳遞，包括傳真，應(yīng)指定專人傳接或采取親啟信函方式進行。（五十四）機要文件復(fù)制須經(jīng)制發(fā)部門負責(zé)人同意后方可進行，且制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細