ERP-如何進行稽核

1、提升管理 持續(xù)改進企業(yè)內(nèi)部如何進行稽核東莞事業(yè)部 吳立俊2011年02月何時進行、如何進行？為什么進行內(nèi)部稽核？企業(yè)內(nèi)部稽核制度內(nèi)部稽核?如何內(nèi)部稽核？基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核單據(jù)稽核作業(yè)稽核流程稽核系統(tǒng)稽核2內(nèi)部稽核1453基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核品號數(shù)據(jù)稽核權(quán)限數(shù)據(jù)稽核異常報表稽核供應商及客戶資料稽核BOM數(shù)據(jù)稽核基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核-權(quán)限數(shù)據(jù)稽核注意查看哪些有“超級用戶”的用戶注意不應給序權(quán)限，如：清除單據(jù)權(quán)限檢核相關(guān)人員審核、撤消審核、作廢、刪除權(quán)限檢核相關(guān)人員成本、售價的控制權(quán)限檢核相關(guān)人員的權(quán)限是否合理檢核“超收管理”及“超交管理”是否管控檢核單位是否大小寫不一致檢核品號、品名及規(guī)格是否符合編碼原則如

2、：同一類品號，但品名及規(guī)格描述不同檢核采購件及委外件無“采購人員”及“主供應商”檢核自制件無“工作中心”的品號基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核-品號數(shù)據(jù)稽核基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核-BOM數(shù)據(jù)稽核檢核屬性為“采購件”存在BOM檢核“組成用量”及“底數(shù)”為0的料件檢核“工單單別”為空的BOM檢核料件的“材料類型”基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核-供應商及客戶資料稽核檢核供應商與客戶資料“公司全稱”是否完整檢核供應商與客戶資料中的信息是否準確及齊全檢核供應商與客戶資料中“付款條件”是否為空檢核供應商與客戶資料中“發(fā)票種類”、“稅種”、“稅率”是否準確檢核供應商資料中的“分批交貨”是否有鉤選基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稽核-異常報表稽核單據(jù)異常檢測表基本數(shù)據(jù)異常檢測表單

3、據(jù)稽核單據(jù)資料稽核未審核單據(jù)稽核單價及交期稽核單別使用稽核無來源單據(jù)稽核未結(jié)束單據(jù)稽核單據(jù)稽核-單價及交期稽核單價為0的采購單、進貨單、訂單、銷貨單、委外工單、委外進貨單來源單價不同采購單與核定單價不同；銷貨單與訂單單價不同采購單、訂單、委外工單中“預交貨日”為空記錄附表銷售價格異常表采購價格異常表委外價格異常表單據(jù)稽核-未審核單據(jù)稽核單據(jù)未審核狀態(tài)稽核，超期未審需重點跟蹤進度附表未審核單據(jù)清單單據(jù)稽核-未結(jié)束單據(jù)稽核訂單、請購單、采購單、廠內(nèi)工單、委外工單未結(jié)束尤其是超期未結(jié)束單據(jù)需檢討原因并定期匯報進度附表客戶接單統(tǒng)計表請購明細表供應商采購交貨狀況表工單明細表單據(jù)稽核-無來源單據(jù)稽核稽核銷

4、貨單、銷退單、請購單、采購單、進貨單、退貨單、工單、領(lǐng)料單、退料單、入庫單、委外進貨單、委外退貨單是否存在來源單據(jù)無來源的單據(jù)是否屬于正常作業(yè)范圍單據(jù)是否存在提前錄單；如：當天為1月日，但存在1月10的單據(jù)；提前錄單的日期是否合理及跟蹤原因單據(jù)稽核-單別使用稽核各單據(jù)中的單別使用是否依流程規(guī)定進行使用如：試產(chǎn)領(lǐng)料應使用“試產(chǎn)領(lǐng)料單”單別，但卻用了“量產(chǎn)領(lǐng)料單”單別不同的單別適用的流程作業(yè)不同單別的設定是否有異動；如:進貨單應為“核對采購”,但被修改為不核對采購作業(yè)稽核作業(yè)稽核呆滯料件稽核庫存準確稽核單據(jù)準確及時稽核內(nèi)訓狀況稽核查核呆滯料件清單，以便各部門及時處理跟蹤呆滯料件的處理方式附表呆滯分

5、析表存貨庫齡分析表作業(yè)稽核-呆滯料件稽核作業(yè)稽核-呆滯料件稽核 1、物料只被研發(fā)部門領(lǐng)用過。（研發(fā)部門研發(fā)新產(chǎn)品時采購新材料數(shù)量過多） 2、訂單變更了或取消了，但是采購計劃沒有同時變更。（采購變更不落實） 3、是否存在超額進貨。（超額管控不嚴） 4、需求的數(shù)量和采購的數(shù)量差距較大。（最低補量或補貨備量過高） 5、訂單取消了，但已經(jīng)生產(chǎn)出來了的產(chǎn)品。（缺少轉(zhuǎn)銷的機制） 6、按銷售預測進行生產(chǎn)的產(chǎn)品。（預收預測不準確需調(diào)整）呆滯料產(chǎn)生原因分析 1、仔細分析物料以后的使用價值，能作為替代料使用的則作為替代料早日使用；能轉(zhuǎn)賣的則通過銷貨流程銷售出去；只能報廢的則通過報廢流程來處理。 2、和研發(fā)協(xié)商看呆

6、滯料是否能用于開發(fā)新機型。 3、和供應商協(xié)商能不能退貨并補償來處理。 4、 針對已生產(chǎn)入庫訂單取消的狀況與客戶協(xié)商處理。 5、制定定期呆滯料檢討制度，時時關(guān)注呆滯料的使用狀況。 6、針對呆滯料進行專人管理，建立獎勵制度。 7、針對可能產(chǎn)生呆滯的環(huán)節(jié)建立流程的管控來防止呆滯料可能產(chǎn)生的源頭。擬定呆滯預防策略及計劃建議依抽盤模式進行，確保實物、ERP帳、帳本、卡片保持一致，從中發(fā)現(xiàn)問題附表庫存明細表作業(yè)稽核-庫存準確稽核核查單據(jù)與實際作業(yè)是否保持一致如：領(lǐng)出100PCS,領(lǐng)料單據(jù)也為100PCS核查單據(jù)準確性，發(fā)現(xiàn)人為失誤導致數(shù)據(jù)誤差如：數(shù)量、單價、部門、匯率、稅率錄入錯誤核查單據(jù)及時性；實際作業(yè)

7、發(fā)生時是否可以及時完成單據(jù)作業(yè)作業(yè)稽核-單據(jù)準確及時稽核核查各部門當月是否有進行本部門內(nèi)訓及考核新進人員是否ERP作業(yè)考核通過核查資訊部當月是否有進行基礎(chǔ)操作培訓及考核作業(yè)稽核-內(nèi)訓狀況稽核流程時間稽核1流程執(zhí)行稽核2流程稽核核查各流程之間處理的時效；建議：定義每個流程中部門及人員的處理時效；尤其是正常及異常流程的時效是否有分開注明財務應付應收庫存總帳每月是否正常月結(jié)流程稽核-流程時間稽核核查各部門是否依確認的流程進行作業(yè)流程變更時有沒有及時更新流程文件是否存在違規(guī)手工單；如：依流程規(guī)定需是系統(tǒng)單，使用單位開立手工單異常作業(yè)流程是否有依流程進行作業(yè)流程稽核-流程執(zhí)行稽核系統(tǒng)稽核異常排查工具1面

8、對大量的業(yè)務單據(jù)單據(jù)的準確性、及時性無法保障正式運作后稽核流程不健全操作人員不熟練業(yè)務單據(jù)量大審核流程不健全人為的疏忽系統(tǒng)稽核 按報價需求定義參數(shù)細度 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查- 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查-檢查項目全面化 工具操作靈活化 異常內(nèi)容清晰化 涵蓋易飛所有重要基礎(chǔ)資料的檢查，打造堅實的ERP地基品號信息 口 品號有異常符號 口 品名規(guī)格異常 口 庫存單位異常 .客戶信息 口 交易幣種異常 口 收款條件異常 口 業(yè)務員異常 .會計科目 口 科目級次錯誤 口 失效科目檢查 口 統(tǒng)馭異常 .BOM信息 口 工單單別異常 口 元件品號異常 口 BOM循環(huán) .供應商信息 口 交易幣種異常 口

9、付款條件異常 口 結(jié)算方式異常 .核算項目 口 核算項目級次錯誤 口 核算項目順序錯誤 .系統(tǒng)稽核-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查 按報價需求定義參數(shù)細度 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查- 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查-檢查項目全面化 工具操作靈活化 異常內(nèi)容清晰化以品號信息異常檢查-為例財務部生產(chǎn)部品名規(guī)格異常補貨政策異常主要倉庫異常領(lǐng)料碼異常工藝路線異常工作中心異常會計分類異常采購件材料成本為0自制件標準成本為0 企業(yè)可按需選擇檢查項目，即可做一鍵式查詢也可做離散選擇，增加使用的靈活性品號有異常符號低階碼空白庫存單位異常信管部倉管部按職能選擇異常內(nèi)容自由選擇檢查項目也可全部選定系統(tǒng)稽核-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查按錯誤信息

10、分組：庫存單位異常品號品名規(guī)格A登山車PKM*3B輕便折疊車WKM*300C復古折疊車PKM*23 按報價需求定義參數(shù)細度 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查- 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查-檢查項目全面化 工具操作靈活化 結(jié)果呈現(xiàn)清晰化按品號分組：品號110002品名規(guī)格錯誤信息登山車PKM*3會計分類空白登山車PKM*3品號屬性為空登山車PKM*3標準成本為0錯誤信息：品號存在異常符號數(shù)量小計300錯誤信息：庫存單位異常數(shù)量小計4500合計筆數(shù)：4800錯誤信息：庫存單位異常品號品名規(guī)格A登山車PKM*3B輕便折疊車WKM*300C復古折疊車PKM*23 通過拖拉拽的方式，用戶可決定報表的呈現(xiàn)方式，最大

11、化的滿足了企業(yè)各種查看需求系統(tǒng)稽核-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查-交易單據(jù)異常排查 - 借助工具做好日常檢查，防患于未然協(xié)助企業(yè)做到事前預防月底時日常排查交易單據(jù)異常排查單別-單號單據(jù)名稱單據(jù)日期異常內(nèi)容xxxxxxxxxxxxxxxxxx銷貨數(shù)量為0 xxxxxxxxxxxxxxxxxx進貨單價為0 xxxxxxxxxxxxxxxxxx工單有投入無產(chǎn)出單據(jù)異常檢測表單別-單號單據(jù)名稱單據(jù)日期異常內(nèi)容xxxxxxxxxxxxxxxxxx 單頭單身數(shù)量不等xxxxxxxxxxxxxxxxxx 有單身無單頭xxxxxxxxxxxxxxxxxx 單頭單身金額不

12、等系統(tǒng)稽核-交易單據(jù)異常排查 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查-未審核單據(jù)檢查 -審批提醒 主動檢查 全面排除自動驅(qū)動審批流程至審批者，并不斷給予審批提醒系統(tǒng)稽核-未審核單據(jù)檢查未審核訂單清單單別-單號單據(jù)名稱單據(jù)日期審核碼錄入者錄入日期2202-20100802004國內(nèi)訂單20100802未審核夏小薇201008012202-20100902008國內(nèi)訂單20100902未審核夏小薇201009022202-20100707009國外訂單20100707已作廢夏小薇201007062202-20100806117國內(nèi)訂單20100806未審核夏小薇20100806 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查-未審核單據(jù)檢查 - 操作者可及時檢查自己的未審核單據(jù)，并可直接鏈接到對應作業(yè)進行審核，做到當日事當日畢快速檢查一下我還有哪些單據(jù)未被審核？一鍵式查詢審批提醒 主動檢查 全面排除系統(tǒng)稽核-未審核單據(jù)檢查 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異常排查 交易單據(jù)異常排查 未審核單據(jù)排查-未審核單據(jù)檢查 -同一作業(yè)界面，提供所有模塊未審核單據(jù)的檢查，信管人員可集中進行排查，最大化的保障單據(jù)的及時審核審批提醒 主動檢查 全面排除銷售系統(tǒng)采購系統(tǒng)存貨系統(tǒng)工單系統(tǒng)BOM系統(tǒng)財務系統(tǒng)全