會(huì)議會(huì)務(wù)執(zhí)行要素

1、會(huì)議執(zhí)行細(xì)則第一部分：會(huì)議執(zhí)行基本注意事項(xiàng)：一、預(yù)算會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為：出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用一一包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目 的地車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通；會(huì)議期間交通費(fèi)用一一主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕?通、會(huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其 他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。歡送交通及返程交通一一包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、 車(chē)站、港口交通費(fèi)用。2、會(huì)議室/廳費(fèi)用具體可細(xì)分為：會(huì)議場(chǎng)地租金一一通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激

2、光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些 非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)一一比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加 裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用一一此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、 筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等， 租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù) 費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類(lèi)功效參數(shù)作出具體要求(通?？?向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的 進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格

3、可能相差很 大。會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用一一如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng) 租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以另外增加費(fèi)用。其他支持費(fèi)用一一這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn) 輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì) 議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓 專(zhuān)業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專(zhuān)業(yè)的支持。對(duì)于這些單 項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解一一值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完 全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住

4、宿費(fèi)可能是主要 的開(kāi)支之一。找專(zhuān)業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服 務(wù)項(xiàng)目有關(guān)一一譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、 互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi) 放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議 目的。早餐早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但 考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人 數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算一一而改為按預(yù)定人

5、 數(shù)收取費(fèi)用)中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算一一自助餐形式，按桌預(yù)算一一圍 桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取 一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。酒水及服務(wù)費(fèi)通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的， 如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)， 通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。會(huì)場(chǎng)茶歇此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲 料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序 服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類(lèi)可分為西式與

6、中式兩種一一 西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花 茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者 組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而 設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國(guó)茶，點(diǎn)心也不限于是中 國(guó)點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開(kāi)放時(shí)間 要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類(lèi)是 中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開(kāi)水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、 罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類(lèi)糕點(diǎn)、

7、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、 花式果盤(pán)等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝 飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類(lèi)甜品、糕點(diǎn)、水果、花 式果盤(pán)，有的還有中式糕點(diǎn)。聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù) 算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)：(6)其他一一點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算一一預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與 人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人 數(shù)正相關(guān)一一專(zhuān)場(chǎng)或包場(chǎng)除外。6、視聽(tīng)

8、設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效 果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理 音源一一主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝 卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保 健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽?會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。備注：展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算的不同相同：住宿費(fèi)、餐飲

9、費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。不同：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì) 算。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃： 展布支架、視聽(tīng)設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽（譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等），那么場(chǎng)地 租賃的預(yù)算就很難預(yù)測(cè)了一一通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展 覽時(shí)間（是否重要假日等）有關(guān)。二、邀請(qǐng)不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦

10、者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象（客戶）參加。作為 主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確 認(rèn)通知等3個(gè)程序。信息發(fā)布一一從媒體上分有印刷品（包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知）、 電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、 時(shí)間、地點(diǎn)（暫定或者候選）、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì) 議（展）企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望?；貓?zhí)一一對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)（在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重 要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息一一明確的人數(shù)、職務(wù)

11、、性別、聯(lián) 系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等）、確認(rèn)回執(zhí)有效（通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用 是否交納為標(biāo)志）資源分配一一主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這 一切完成后發(fā)出。回執(zhí)可以有多種形式一一傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬 如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清 楚，那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。確認(rèn)通知一一如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通 知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事 項(xiàng)等。三、簽到與入住安排如果

12、是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議 或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程 不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的一一回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié) 助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓 名及房號(hào)的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對(duì)明顯的路 徑指示、會(huì)議（展覽）須知、會(huì)議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功 能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。 如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少

13、于6 人一一工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。四、餐飲安排一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會(huì)議通常統(tǒng) 一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式一一自助餐或者圍桌餐。類(lèi)別有中式、西 式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控 制（很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求），可以事先制訂餐標(biāo)及餐 譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式 餐飲安排比較復(fù)雜一一特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題 有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、

14、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類(lèi) 及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓 就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開(kāi) 席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。五、其他方面：（一）禮儀與迎送對(duì)于于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序 分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定 是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特 的著裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售

15、類(lèi)會(huì)展則需要模特為 企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。（二）健康保障一般情形下，健康保障不需要列入會(huì)議或者展覽企劃。但對(duì)于特殊會(huì)議如有 高齡知名學(xué)者、身體殘疾專(zhuān)家或者政府官員參加的一些會(huì)議，那么健康保障就應(yīng) 該納入會(huì)議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色專(zhuān)科分布、急救 車(chē)輛呼叫及費(fèi)用支付辦法、常用藥品少量采購(gòu)、無(wú)障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改 造等等。（三）翻譯可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會(huì)議翻譯的安排就如同 其他道具那樣很簡(jiǎn)單，只要“采購(gòu)”就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻 譯是個(gè)特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人（有時(shí)候還

16、是會(huì)談僵局 的潤(rùn)滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時(shí)聘請(qǐng)的翻譯值得認(rèn)真對(duì)待。很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識(shí)外，可能對(duì) 其他領(lǐng)域的連概念都沒(méi)有），而會(huì)議涉及的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)往往很多，而且通常是很生 僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常 的語(yǔ)速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯 版權(quán)所有，翻用必究本次會(huì)議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對(duì)翻譯必要的 約束是應(yīng)該的一一通常以書(shū)面形式約定在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對(duì)外 界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而 帶來(lái)的

17、損失。（四）秘書(shū)服務(wù)所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類(lèi)文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、 向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類(lèi)別籠統(tǒng)計(jì) 算，不在細(xì)分一一可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類(lèi)別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司 操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間 的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相 關(guān)人員核定。（五）車(chē)輛調(diào)度重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通 常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車(chē)輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在 異地舉辦，那么車(chē)輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基

18、本上委托當(dāng)?shù)?專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)代理，車(chē)輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的 車(chē)源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車(chē)要求及安排要求，而代理公司則要考慮 時(shí)間安排、預(yù)定的合理車(chē)輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前 告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車(chē) 輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿 意為此承擔(dān)的代價(jià)。第二部分：各類(lèi)型會(huì)議（活動(dòng)）執(zhí)行注意事項(xiàng)：一、交際/酒會(huì)交際/酒會(huì)一般需要細(xì)心策劃。酒會(huì)的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼， 版權(quán)所有，翻用必究所以氛圍十分重要。交際/酒會(huì)通常在一個(gè)環(huán)境相對(duì)封閉且有特色的地方

19、舉行。涉及的環(huán)節(jié)有： 樂(lè)隊(duì)(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、 道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、 臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。重點(diǎn)：場(chǎng)地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。由于酒會(huì)的規(guī)模及目的不同，沒(méi)有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會(huì)模式，只能借鑒一些已經(jīng) 舉辦過(guò)的酒會(huì)實(shí)例。二、新聞發(fā)布會(huì)新聞發(fā)布會(huì)議形式包括記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)等。一般來(lái)說(shuō)，酒會(huì) 更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對(duì)輕松一些，它可以單獨(dú)召開(kāi)，也可 以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。記者招待會(huì)一般是 專(zhuān)題性的，以“答記者問(wèn)”為主要特色。

20、另外，新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即 可，而記者招待會(huì)一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見(jiàn)的是新聞 發(fā)布會(huì)。新聞發(fā)布會(huì)要素：目的信息發(fā)布的目標(biāo)受眾擬邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)布會(huì)規(guī)模新聞發(fā)布會(huì)涉及到的事情大同小異，一般來(lái)說(shuō)，包括這幾大部分：活動(dòng)策劃與主題確定節(jié)目策劃與議程安排資料準(zhǔn)備與會(huì)人員邀請(qǐng)、溝通與確定時(shí)間、場(chǎng)地落實(shí)與場(chǎng)景布置產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制新聞發(fā)布會(huì)執(zhí)行流程：1、清楚發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類(lèi)型，以確定其規(guī)格、方向和基本 風(fēng)格。大體上，新聞發(fā)布會(huì)可以分為如下幾個(gè)類(lèi)別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路:政治性嚴(yán)肅感高科技產(chǎn)品類(lèi)一一正規(guī)中帶有活潑農(nóng)業(yè)類(lèi)別一一親切、環(huán)保文化類(lèi)別文化

21、感、歷史感一般工業(yè)品科技感、品質(zhì)感娛樂(lè)類(lèi)一一活潑，前衛(wèi)時(shí)尚產(chǎn)品一經(jīng)典中帶有時(shí)代氣息工藝品類(lèi)一一經(jīng)典、古拙其他類(lèi)別一相應(yīng)的風(fēng)格2、成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。一個(gè)發(fā)布會(huì)牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉， 必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。建立組織的原則：一是“專(zhuān)業(yè)原則”，專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷(xiāo)商的溝 通，市場(chǎng)銷(xiāo)售部門(mén)是對(duì)口部門(mén)。其中，專(zhuān)家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè) 高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門(mén)人員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)， 故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對(duì)

22、平衡；三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象， 另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是“扁平原則”，一般在大型的活動(dòng)中 有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級(jí)大多，以保證靈活機(jī) 動(dòng)，人員不要太多，精干、高效為要；五是“制度原則”，盡管是臨時(shí)性組織， 但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。發(fā)布會(huì)通常牽涉到各個(gè)部門(mén)，一般來(lái)說(shuō)，公司或組織得高層及分管副總會(huì) 在籌委會(huì)中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)有些講話和表態(tài)。 在整個(gè)活動(dòng)中，相關(guān)部門(mén)人員的工作可能在時(shí)間上會(huì)與其日常工作相沖突，贏得 各個(gè)部門(mén)的理解和支持很重要。籌辦新聞發(fā)布會(huì)，牽扯的精力和

23、時(shí)間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司代 理。3、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí) 間上要合理，同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō)，前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些， 保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互 銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意 義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí) 場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部 分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)

24、，一般以程序框圖表現(xiàn)。4、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題?；顒?dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：會(huì)議議程策劃安排：大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演 示。 實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì)是一個(gè)正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是 會(huì)議的開(kāi)幕。在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小 時(shí)為宜。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問(wèn)題講清楚的長(zhǎng)度，不 宜太長(zhǎng)，也不宜太短，實(shí)踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。主題策劃發(fā)布會(huì)的主題：可以有多種取法，常見(jiàn)的是在主題中直接出現(xiàn) “XXX發(fā)布會(huì)”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。另外，按照國(guó)家新聞出版有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，凡

25、是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會(huì)， 須經(jīng)國(guó)家新聞出版部門(mén)的審批。一般來(lái)說(shuō)，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣， 采用其它稱(chēng)法。確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變 化將影響到整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會(huì)的各個(gè)因素。比如，重要 人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見(jiàn)，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容 改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵 點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。參會(huì)人員的選擇:服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。 一般來(lái)說(shuō)，官員都選擇講話較有份量的人物，而專(zhuān)家則是在該領(lǐng)域有建樹(shù)或名氣 大的人。新聞?dòng)浾撸盒侣動(dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì)的重

26、頭，一般來(lái)說(shuō)，先造一份擬邀請(qǐng)的 名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請(qǐng)函，然后電話落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采 用電話和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類(lèi)的統(tǒng)計(jì)工作。5、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案?；顒?dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)， 會(huì)議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具 體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間 上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。6、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋 的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體，順序依 次為：會(huì)議

27、議程新聞通稿演講發(fā)言稿公司/組織宣傳冊(cè)有關(guān)圖片紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）新聞通稿包括如下：消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來(lái)快，有的媒體在發(fā)布 會(huì)結(jié)束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。通訊稿。篇幅較長(zhǎng)，內(nèi)容充實(shí)，一般是深度分析，重點(diǎn)報(bào)道。消息不能講 清楚的背景等問(wèn)題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不 同角度提供多篇，也可以以答記者問(wèn)的形式表現(xiàn)。背景材料。圖片資料。（說(shuō)明：以上資料一般以書(shū)面形式提供，也可以另外附電腦光盤(pán)、軟盤(pán)的形式。）重要發(fā)言。對(duì)新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技 術(shù)、營(yíng)銷(xiāo)分管領(lǐng)

28、導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價(jià)值的代表的發(fā)言也可以列入新聞?dòng)浾?的資料中，但是以對(duì)記者報(bào)道有益為標(biāo)準(zhǔn)。公司或組織的宣傳冊(cè)。參會(huì)重要人物、知名人士材料。7、時(shí)間選擇與場(chǎng)地落實(shí)、現(xiàn)場(chǎng)布置。（1）時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機(jī)選擇不同，效果迥異。企業(yè)發(fā)布會(huì)有時(shí)要避開(kāi)重大的事件、會(huì)議，比如“兩會(huì)期間”版面較緊張， 記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機(jī)，比如相關(guān)性大 的時(shí)候，起到借勢(shì)的效果。另外，在時(shí)間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆?，如?jié)日，一月之月初、月 末，也要避開(kāi)一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下 午進(jìn)行。（2）場(chǎng)地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點(diǎn)：是

29、品位與風(fēng)格。場(chǎng)地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見(jiàn)。因?yàn)楦鞣矫娴呐?套好一些。版權(quán)所有，翻用必究酒店有不同的星級(jí)，從此次發(fā)布會(huì)來(lái)看，選擇五星級(jí)或四星級(jí)是可以的。另外，非正式的會(huì)議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山 莊等地召開(kāi)。酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容 相統(tǒng)一。是實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性。會(huì)議廳容納人數(shù)？主席臺(tái)的大?。客队霸O(shè)備、電源？布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn) 程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？?jī)r(jià)錢(qián)是否合理？有 沒(méi)有空間的浪費(fèi)？等等，這些都要考慮。方便性。離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車(chē)是否方便？（3）現(xiàn)場(chǎng)布置

30、包括：背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫(xiě)上召開(kāi)城市， 顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店外圍布置。如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門(mén)等，各個(gè)酒店有 所不同，有的允許，有的不允許。席位擺放。擺放方式：發(fā)布會(huì)一般是主席臺(tái)加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論 性質(zhì)的會(huì)議是圓桌擺放式。注意確定主席臺(tái)人員。不過(guò)，現(xiàn)在很多會(huì)議采用主席 臺(tái)只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。注意：席位的預(yù)留，一般在后面會(huì)準(zhǔn)備一些無(wú)桌子的坐席。相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。簽到與迎接。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有

31、導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事 先可請(qǐng)好禮儀小姐迎賓。一般會(huì)議會(huì)要求與會(huì)者留下名片，準(zhǔn)備好“請(qǐng)賜名片”。8、現(xiàn)場(chǎng)控制。現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工 版權(quán)所有，翻用必究作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。 從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫常紤]不周，以及禮節(jié)上的疏忽。 應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng) 的靈活應(yīng)變的處理技巧。對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷(xiāo)商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同 仁，不能對(duì)A媒體公開(kāi)某些情況而對(duì)B媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一 般不宜轉(zhuǎn)告

32、他人。在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與 會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些， 但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持 充分溝通，讓他（她）對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、 三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。答記者問(wèn)上，一般來(lái)說(shuō)，由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時(shí)，如涉及到專(zhuān)業(yè)性 強(qiáng)的問(wèn)題，由他人輔助。在國(guó)內(nèi)，大多數(shù)記者不會(huì)提惡意刁難的問(wèn)題，有時(shí)連善意刁難的問(wèn)題都少涉 及到，往往覺(jué)得太不精彩。事實(shí)上，提問(wèn)能夠反映記者對(duì)會(huì)議內(nèi)容理解、把握的 廣度和深度，是記者站在大眾的立場(chǎng)提出爭(zhēng)議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的“點(diǎn)”，更有助于傳播。發(fā)布會(huì)前一般會(huì)準(zhǔn)備記者答問(wèn)備忘提