公司管理體系工作詳解

1、公司管理體系工作詳解引言麻雀雖小五臟俱全，公司如果是只麻雀的話，那管理體系就是這 五臟六腑。體系及系統(tǒng)，管理體系就是管理系統(tǒng)，任何組織要想有序 持續(xù)運行的話都離不開管理體系。管理體系為組織提供了一整套系統(tǒng) 化的運行機制，所以我認為管理體系是區(qū)分組織與烏合之眾的基本特 征。中高企業(yè)加入世界貿(mào)易組織之后掀起了一股學管理管理的風氣， 管理咨詢曾經(jīng)在中高大地上如火如荼，臺灣的培訓導師更是出盡風頭。 然而更為實際的是，要想跟西方國家做生意必須通過質(zhì)量管理體系認 證，這可能是大部分中國企業(yè)導入質(zhì)量管理體系的主要動機。那么到底哪些是公司管理體系工作，管理體系工作是如何開展的 呢？這是個是比較小眾的領(lǐng)域，通常

2、是體系工程師或者質(zhì)量部門負責 人在操作。我本人進入這個領(lǐng)域?qū)儆诿^過河的類型，經(jīng)過六年 的運營，基本上算是也內(nèi)人士，我來對體系工作做個詳細解釋。1建立我們從頭開始，新企業(yè)一開始是沒有管理體系的，廠房設(shè)備人員 全部進場之后才開始逐步建立管理體系。因為公司的全部資源都是管 理體系工作的范疇，管理體系通過資源配置與利用完成業(yè)務(wù)節(jié)約成本。 通常資源配置的差不多的時候管理體系操作人員開始進場，著手建立 管理體系。1.1策劃策劃這塊就是先期的籌劃，盤點我們眼下的資源，如何利用這些 資源，要合情合理，不能高看也不能低估，一切都在操盤手的經(jīng)驗里。 策劃階段需要明確幾項工作，首先公司運行的幾個關(guān)鍵流程要確定

3、下 來，業(yè)務(wù)，開發(fā)，生產(chǎn)，質(zhì)量等等；其次公司的組織機構(gòu)圖要定型， 確定要設(shè)置哪些部門，部門配置的人員，部門人員的職能職責；再次 公司要實施哪些管理體系，質(zhì)量管理體系，環(huán)境管理體系，有害物質(zhì) 管理體系等等。1.2編寫策劃階段的工作定型之后我們就可以開始編寫我們管理體系相 關(guān)的文件了。通常的體系文件應(yīng)該包含以下四個層次：第一層，就是 綱領(lǐng)性文件，通常是就管理手冊，可以單體系的編寫如質(zhì)量管理手冊， 也可以融合起來編寫如質(zhì)量環(huán)境管理手冊。第二層文件，就是程序文 件，這是對企業(yè)主要業(yè)務(wù)過程概述，比如產(chǎn)品開發(fā)管理程序，生產(chǎn)過 程管理程序等等。第三層就是操作性文件，各種設(shè)備的作業(yè)指導書， 生產(chǎn)裝配工藝，檢驗

4、基準書等等。第四次就是記錄性文件，各種表單， 記錄，報告等等。當然辟邪完成之后不是就完了，編寫之后還伴隨著 修改，與相關(guān)部門，跨部門的人員進行溝通使各方達成共識之后才能 完成體系文件編寫的定稿工作，最后高層審批才算編寫工作基本結(jié)束。運行體系文件完成編寫之后路最重要的工作就是要使其運行起來，那 么如何是管理體系運行起來呢？那就是管理體系導入，職業(yè)讓公司相關(guān)人員都理解了解我們的管理體系之后，他們才能進行運營。2.1導入培訓管理體系的導入途徑就是培訓，讓大家都知道公司的管理體系是 如何運作的。將各個層次的文件進行培訓，公司運行的流程進行培訓， 企業(yè)各個部門各個崗位的職能職責講解；部門員工在各個過程中

5、的角 色，各種記錄表單文件的填寫；各種操作性文件的培訓與考核是員工 具備相應(yīng)的資格，這些都是導入培訓的必須要到開展的工作。2.2試運行管理體系導入完成之后我們就要正式運作這個系統(tǒng)了，公司如果 有接入業(yè)務(wù)的話最好，沒有的話我們就要開個模擬業(yè)務(wù)，把所有流程 過程走一遍。從訂單進入，生產(chǎn)開發(fā)，生產(chǎn)制造，質(zhì)量檢驗到產(chǎn)品交 付全程模擬，只有這樣才能檢驗我媽媽管理體系的成色，同時鍛煉個 部門各個職能的操作能力，有充足時間的話可以多跑幾遍系統(tǒng)。2.3持續(xù)改進通過管理體系試運行來發(fā)現(xiàn)問題，并逐步改善，通常將試運行的 時間設(shè)定為半年，這期間體系管理人員，要進行全程輔導，指導各個 部門體系管理活動開展，發(fā)現(xiàn)存在的

6、執(zhí)行性或者體系缺陷問題并進行 消除。最終是體系能夠有效運行。維護管理體系導入之后也不能萬事大吉，企業(yè)隨著業(yè)務(wù)增多客戶多元 化，競爭環(huán)境變化，為了適應(yīng)需要體系是要不斷進行調(diào)整的，這個就 日常的維護。比如客戶的一些標準發(fā)生變化，那么我們質(zhì)量標準也要 進行修改，客戶的產(chǎn)品交付方式發(fā)生變化，那么我們的送貨方式也會 發(fā)生變化；這些細微的變化變更頻率很高，管理體系也要跟隨進行調(diào) 整維護。3.1內(nèi)部審核內(nèi)部審核就是對公司管理體系運行狀況的自我檢查，確認運行狀 況是否符合管理體系的要求。公司整體式有沒有按照慣例手冊在操作， 各個部門有沒有按照慣例流程在運行，各個崗位有沒有正確履行自己 的職能職責。如何審查，通

7、常安排有內(nèi)部審核資質(zhì)的內(nèi)審員對相關(guān)部 門人員進行問詢，檢查記錄，按照內(nèi)部審核表上面的項目一一進行核 實，以此作為判定公司管理體系運行狀況的依據(jù)。完成逐項審核之后 由審核組織編寫內(nèi)審報告，對公司管理體系運行狀況做個終結(jié)，將審 核發(fā)現(xiàn)不符合項發(fā)出，敦促相關(guān)部門人員進行整改。3.2外部審核外部審核跟內(nèi)部審核本質(zhì)差不多，只是審核的對象是第二份或者 第三方的人員。他們從客戶角度，或者發(fā)證機構(gòu)角度來審視企業(yè)管理 體系符合性的問題。一般企業(yè)做好了內(nèi)審，外部審核就問題不大了。 但客戶有客戶的側(cè)重點，他們更關(guān)心產(chǎn)品直接相關(guān)的過程，第三方公 正機構(gòu)，更關(guān)心管理體系與管理條款符合性的問題。升級相對于管理體系的日常維護不同，升級是有比較大的變化的。升 級通常涉及到管理手冊的變更，主要流程的變更，變動范圍比較大變 動的層次也比較高。促成管理體系升級的原因有外部的也有內(nèi)部的4.1外部外部原因引起的升級主要是體系文件升級，比如說質(zhì)量管理體系 每個一段時間就會進行升級，從2008版升級到2015版。這種體系標 準的升級也會導致管理體系的升級，管理體系的文件就是基于這些國 際標準建立與編寫的。4.2內(nèi)部企業(yè)發(fā)展升級，企業(yè)發(fā)展升級也會導致管理體系升級。企業(yè)規(guī)模 壯大之后會增加部門崗位，或者企業(yè)開展新的業(yè)務(wù)都會對企業(yè)原有的 組織架構(gòu)，部門設(shè)置，崗位設(shè)置，工作流程進行修改，