檔案管理常見(jiàn)80個(gè)問(wèn)題

1、檔案管理常見(jiàn)80個(gè)問(wèn)題.特殊載體檔案在錄入的時(shí)候都錄入哪些必須字段？答：這得看你們的軟件設(shè)置了那些。一般錄入年度，檔號(hào)，保管期限，題名，起止和終止日期。.基建檔案如何整理？答：一、整理原則、遵循基建檔案的自然形成規(guī)律，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)。3、區(qū)分不同項(xiàng)目，保持各工程項(xiàng)目文件的成套性。同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，應(yīng)包含工程的前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、管理使用、維修、擴(kuò)建、改建的全過(guò)程。二、整理方法與步驟一般分兩個(gè)過(guò)程完成：、文件材料形成之后，由基建部門(mén)或基建人員在本單位綜合檔案室檔案員的協(xié)助下進(jìn)行整理組織保管單位進(jìn)行基本編目向綜合檔案移交歸檔；2、移

2、交之后，由本單位綜合檔案室檔案人員對(duì)保管單位進(jìn)行排列、編制檔案分類(lèi)目錄以及零散文件的補(bǔ)充整理?；n案的整理工作包括以下步驟：對(duì)文件材料的鑒別、分類(lèi)、組織保管單位編目、裝訂、排列編號(hào)等。1、對(duì)文件材料屬性的鑒別文件材料屬性的鑒別就是將基建文件同其它文件，如房地產(chǎn)權(quán)文件（包括房改文件）、黨務(wù)政務(wù)文件、設(shè)備文件、科研文件、教學(xué)文件及科技資料等區(qū)分開(kāi)來(lái)。應(yīng)注意：凡與某項(xiàng)目基建工程聯(lián)系密切的管理性文件材料，應(yīng)納入該項(xiàng)工程與相關(guān)文件材料一并整理歸檔。關(guān)于基建、設(shè)備的一般管理性文件，如不涉及具體工程項(xiàng)目或設(shè)備，應(yīng)納入文書(shū)檔案整理，有關(guān)基建項(xiàng)目的訴訟材料應(yīng)納入文書(shū)檔案。完整性的鑒別項(xiàng)目文件材料應(yīng)嚴(yán)格依照歸檔

3、范圍收集齊全、完整成套，在一套工程項(xiàng)目文件材料內(nèi)不能缺項(xiàng)，在一份文件材料內(nèi)不能缺張少頁(yè)。準(zhǔn)確性的鑒別檔案的準(zhǔn)確性指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)全過(guò)程。保存價(jià)值的鑒別目錄確定保管期限，依照基建文件材料保管期限表進(jìn)行。2、分類(lèi)單位基建項(xiàng)目少，形成的文件材料也少，只設(shè)基建檔案大類(lèi)，可與房地產(chǎn)權(quán)檔案合并稱(chēng)基建房產(chǎn)檔案。如果基建項(xiàng)目較多，且工程復(fù)雜，形成的文件材料較多，在大類(lèi)下按工程性質(zhì)或項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類(lèi)目。編碼：大類(lèi)采用漢語(yǔ)拼音字母法?；n案-J；二級(jí)類(lèi)目采用阿拉伯?dāng)?shù)字。大類(lèi)與二級(jí)類(lèi)目代碼一律連定，如J1、J2。類(lèi)目代碼與案卷號(hào)在同一行書(shū)寫(xiě)的，其間一律用”隔開(kāi)，如J-5、J1-3；分成

4、兩行書(shū)寫(xiě)的不使用間隔符號(hào)。3、組卷方法按子項(xiàng)工程分別組卷。如主檔與裙檔、土建與水電安裝、裝飾、消防、人防、排污工程等分別組卷。按階段組卷。主要分為建設(shè)前期（立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、基建計(jì)劃、報(bào)建、招投標(biāo)、工程承包及水文地質(zhì)勘探等）、設(shè)計(jì)院（初步設(shè)計(jì)與技術(shù)設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、施工（工程施工全過(guò)程）、竣工驗(yàn)收、管理使用5個(gè)階段，每一個(gè)階段視文件材料數(shù)量多少組成一卷或多卷。按問(wèn)題組卷。適用于管理性文件。例如征地拆遷補(bǔ)償問(wèn)題，土地登記發(fā)證可組成專(zhuān)卷。按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)組卷。一般可分建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣照明、采暖、通風(fēng)空調(diào)等。不同專(zhuān)業(yè)分別組卷。如施工圖、竣工圖。按名稱(chēng)組卷。如工程預(yù)、決算專(zhuān)卷、產(chǎn)權(quán)、

5、使用權(quán)證專(zhuān)卷。3、卷內(nèi)文件材料的排列單項(xiàng)工程文件材料少僅組成一個(gè)保管單位的，按以下順序排列：依據(jù)性材料-基礎(chǔ)性材料-設(shè)計(jì)文件-施工文件-竣工驗(yàn)收文件。圖樣材料的排列有圖樣目錄，按目錄順序排列；無(wú)目錄的，一般按圖紙內(nèi)容的主次關(guān)系編排。如基本圖在前，詳圖在后；總體圖在前，局部圖在后；主要部分在前，次要部分在后；布置圖在前，構(gòu)件圖在后。一般的排列順序是：總體布局圖一系統(tǒng)圖-平面圖（立面圖、剖面圖）一大樣圖。文字材料的排列按問(wèn)題排列：區(qū)分不同問(wèn)題，按問(wèn)題重要程度、因果關(guān)系排列。按時(shí)間順序排列：同一個(gè)問(wèn)題形成的文件，按時(shí)間先后順序排列。按邏輯關(guān)系排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。如批復(fù)在前，請(qǐng)示

6、在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。圖文混合材料的排列一般文字在前，圖樣在后。但若文字材料是對(duì)圖樣材料進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的一般說(shuō)明，則文字材料應(yīng)排在圖樣材料之后。三、編目?jī)?nèi)容包括：編寫(xiě)件號(hào)、頁(yè)號(hào)；填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、封面、脊背。1、文件及裝訂的保管單位內(nèi)每份文件（單張圖紙視為一份文件），必須按順序編寫(xiě)件號(hào)，逐件編寫(xiě)小流水頁(yè)號(hào)；單頁(yè)文件（單張圖紙）不編頁(yè)號(hào)。每份文件須加蓋檔號(hào)章，一般蓋在每件首頁(yè)的右上方，首頁(yè)如不適宜蓋的可加蓋在次頁(yè)或背面適當(dāng)位置。2、案卷及裝訂的保管單位按卷內(nèi)文件順序編寫(xiě)大流水頁(yè)號(hào)，不需編寫(xiě)件號(hào)和蓋檔號(hào)章。3、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)：不論采用哪一種裝訂形式，均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面

7、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的編在右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面編在右下角，背面編在左下角。4、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。5、如原來(lái)編有頁(yè)號(hào)又需重新編號(hào)時(shí)，應(yīng)在原編號(hào)上畫(huà)斜線以示原頁(yè)號(hào)作廢。6、填寫(xiě)檔號(hào)章內(nèi)容，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，一般用鉛筆。附：基建檔案整理方法、分類(lèi)及保管期限表.關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù),如果形成年度不一致,整理時(shí)應(yīng)將他們歸到請(qǐng)示所屬的年度,還是歸到批復(fù)所屬的年度?答：批復(fù)所屬年度。.一般單位為了便于文件的傳閱,往往在收文上附加一個(gè)閱文卡。請(qǐng)問(wèn),文書(shū)處理人員應(yīng)將其粘到文件上還是訂到文件上?答：一般以上2種方法都可以?？梢栽?xún)問(wèn)檔案人員整理檔案時(shí)，是否有將傳閱單取下

8、或者另作處理。如在歸檔時(shí)，將文件訂書(shū)釘取下用檔案卡單件裝載歸檔，建議文書(shū)處理人員處理收文時(shí)采用訂傳閱單/卡，而不是粘貼。.整理歸檔文件時(shí),標(biāo)有密級(jí)文件如何整理?答：是否歸檔，不取決于有無(wú)密級(jí)，而是文件本身內(nèi)容的價(jià)值。在歸檔整理過(guò)程中，有密級(jí)和無(wú)密級(jí)的文件，可以根據(jù)內(nèi)容聯(lián)系，放在一起歸檔整理，在檔案目錄備注欄中注明密級(jí)，以便借閱利用時(shí)做好保密工作；如果文件密級(jí)很高，利用不方便的，也可以機(jī)密文件單獨(dú)歸檔保管的，但這種方法大部分單位不采用。.全宗卷內(nèi)的文件如何整理?答：全宗卷內(nèi)的各種文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，我們可預(yù)設(shè)9個(gè)全宗卷盒（或九個(gè)類(lèi)），依次排列為：全宗介紹、

9、大事記、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，歸入相應(yīng)的卷夾（類(lèi)別）內(nèi)。整理組卷時(shí)，注意鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，即按預(yù)設(shè)的9個(gè)全宗卷盒的問(wèn)題分類(lèi)，以時(shí)間先后為順序排列文件材料，并編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件材料要逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。.公司接收的傳真怎么歸類(lèi)整理？答：傳真如果是重要文件，又是熱敏紙就復(fù)印一份放在熱敏紙的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分類(lèi)保存。跟別的文件一樣。怎么歸類(lèi)主要取決于傳真內(nèi)容的重要程度。.我們公司這幾年分分和和，名字

10、也換了好幾個(gè)，會(huì)計(jì)檔案這一塊兒，那一塊兒的，怎么整理??！按年份一塊排呢，還是各自分塊整理呢？答：1、先按年份整理出來(lái)；2、再按會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別整理；3、然后首先歸檔隔年度會(huì)計(jì)檔案，比如今年你就應(yīng)該歸檔2011年度的會(huì)計(jì)檔案。4、一年一年往前推著整理吧。.文件歸檔時(shí)，如外來(lái)文件收文，收文處理單是排在第一頁(yè)嗎？還是正文排在第一頁(yè)？那發(fā)紅頭文件時(shí)，存檔時(shí)，發(fā)文處理單是放在最后一頁(yè)吧？答：在群內(nèi)有看到這個(gè)問(wèn)題，收文和發(fā)文的處理單都應(yīng)該是最后一頁(yè)。不是很確定。.疊圖都用些什么樣的小工具??？答：疊圖板或者A4大小雜志也可代替直尺。我平時(shí)就是用這。.一般檔案盒上的單位名稱(chēng)蓋印章用紅色還是藍(lán)色？答：一般用的是紅色

11、。企業(yè)很少用印章。而這種印章檔案局比較常見(jiàn)。.一套圖紙需每頁(yè)都蓋歸檔章還是只在首頁(yè)？如果是每頁(yè)都蓋是右上角還是圖紙標(biāo)題欄上下？每頁(yè)都編序號(hào)嗎？答：圖紙右上角每一頁(yè)都蓋歸檔章。序號(hào)是這一卷圖紙的流水號(hào)。頁(yè)碼就不需要了。一般一件圖紙都是一頁(yè)。比如有十件那么就從001-010.每一件都蓋歸檔章如果借出有丟失也便于立即發(fā)現(xiàn)。.請(qǐng)教會(huì)計(jì)檔案保管期限問(wèn)題。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。其保存期限為：a）憑證類(lèi)：原始憑證、記帳憑證15年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單3年；b）帳薄類(lèi)：現(xiàn)金、銀行存款日記帳25年；日記帳，明細(xì)帳、總帳 TOC o 1-5 h z 15年；輔助帳、備查帳15年。c）會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)：主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表3年；月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表3年；年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久；統(tǒng)計(jì)報(bào)表10年，年度以上統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久。d）其他類(lèi)：各種契約、重點(diǎn)工程決算資料、發(fā)票存根、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議、會(huì)計(jì)記錄本永久保存；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)15年；財(cái)務(wù)預(yù)算3年；其他會(huì)計(jì)檔案按其使用價(jià)值由各單位自定保管年限。上面是我們公司的會(huì)計(jì)檔案的保管期限，大家看有什么問(wèn)題沒(méi)？就是發(fā)票存根、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同等需要永久保存嗎？發(fā)票存根（公司開(kāi)的增值稅發(fā)票保存的存根聯(lián)）算是哪一類(lèi)，收款收據(jù)的存根聯(lián)算哪一類(lèi)？出庫(kù)單和入庫(kù)單算哪一