檔案管理視角下的政府?dāng)?shù)據(jù)資源治理芻議

1、檔案管理視角下的政府?dāng)?shù)據(jù)資源治理芻議【摘要】本文將檔案管理思路嵌入政府信息資源管理，闡述依托檔案管理思維治理政府?dāng)?shù)據(jù)資源的意義，分析檔案管理與政府?dāng)?shù)據(jù)資源治理協(xié)調(diào)發(fā)展方面存在的問(wèn)題，從數(shù)據(jù)資源、數(shù)據(jù)挖掘、開放共享三個(gè)方面指明檔案部門參與政府大數(shù)據(jù)治理的發(fā)展方向。【關(guān)鍵詞】檔案;政府大數(shù)據(jù);政府信息資源隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，政府部門、高校院所、企業(yè)等行業(yè)數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)幾何量級(jí)增長(zhǎng)和累積。近年來(lái)，“政務(wù)互聯(lián)網(wǎng)+”成為政務(wù)發(fā)展的主旋律，在這一進(jìn)程中形成的政府?dāng)?shù)據(jù)數(shù)量龐大、類別多樣、利用需求高，因此，運(yùn)用科學(xué)方式有效甄別、篩選、整理、保管、利用各類政府?dāng)?shù)據(jù)信息資源，有助于大數(shù)據(jù)環(huán)境下以

2、政府為主體的行業(yè)信息資源管理的進(jìn)一步規(guī)范。一、依托檔案管理思維治理政府?dāng)?shù)據(jù)資源的意義大數(shù)據(jù)環(huán)境下的政府?dāng)?shù)據(jù)資源治理，貫穿政府辦公自動(dòng)化建設(shè)、文書管理、信息公開、保密安全管理等一系列工作，其本質(zhì)是政府機(jī)關(guān)在主導(dǎo)或參與各類事務(wù)工作和社會(huì)活動(dòng)中形成的海量數(shù)據(jù)及其相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，通過(guò)信息資源的整合、管理、提供利用，實(shí)現(xiàn)政府信息的集約化、共享化目標(biāo)，這與檔案管理的目標(biāo)、程序、管理方式是一致的。（一）依托檔案管理思維治理政府?dāng)?shù)據(jù)資源有助于契合政府信息改革進(jìn)程。伴隨數(shù)據(jù)增長(zhǎng)與技術(shù)發(fā)展，政府?dāng)?shù)據(jù)資源管理經(jīng)歷了三個(gè)階段，都與檔案管理程度密切相關(guān)。第一階段是無(wú)紙化辦公階段。新世紀(jì)初辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展，電子文件

3、管理規(guī)范應(yīng)運(yùn)而生，檔案部門牽頭制定數(shù)據(jù)統(tǒng)一、長(zhǎng)期保管、規(guī)范封裝等一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為政府?dāng)?shù)據(jù)的初步規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。第二階段是“政務(wù)互聯(lián)網(wǎng)+”階段。物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算逐步成熟，網(wǎng)上辦公成為政務(wù)管理的有效手段。檔案管理“雙套制”基本成熟，數(shù)字檔案室相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)，依靠網(wǎng)絡(luò)即時(shí)歸檔、即時(shí)利用成為現(xiàn)實(shí)。第三階段是政務(wù)信息全面共享融合階段。智慧政府建設(shè)深入推進(jìn)，智慧檔案館（室）分批誕生，檔案“單套制”管理在會(huì)計(jì)檔案、電子證照等領(lǐng)域得到有力推進(jìn)，政府信息步入全面科學(xué)化、規(guī)范化、集約化的治理進(jìn)程。（二）依托檔案管理思維治理政府?dāng)?shù)據(jù)資源有助于促進(jìn)檔案管理方式革新。首先，有助于政府信息質(zhì)量提升。檔案部門是掌握政府海量數(shù)

4、據(jù)的主體，掌握了全面、翔實(shí)、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)資源。保存在檔案部門的政府?dāng)?shù)據(jù)去偽存真，最為真實(shí)、有效、完整地反映政府部門運(yùn)行規(guī)律和工作情況，為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作、服務(wù)決策提供必要參考或憑證。其次，有助于檔案管理方式創(chuàng)新。依托于政務(wù)互聯(lián)網(wǎng)和智慧政府發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理與利用方式的革新，有力推動(dòng)檔案工作向全面數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。再次，有助于檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。依托檔案管理思維治理政府?dāng)?shù)據(jù)資源，能夠借助政府主導(dǎo)力量，促進(jìn)檔案信息化法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)的逐步完善，為檔案部門全面推進(jìn)行業(yè)數(shù)據(jù)資源治理提供法律上、制度上、實(shí)踐上的保證。（三）依托檔案管理思維治理政府?dāng)?shù)據(jù)資源有助于推動(dòng)政府治理體系變革。首先，打破數(shù)據(jù)部門化

5、、碎片化，建立共享開放的政府資源數(shù)據(jù)平臺(tái)，打破政府?dāng)?shù)據(jù)的部門壁壘，實(shí)現(xiàn)公共數(shù)據(jù)資源的自由轉(zhuǎn)換和有效開發(fā)。其次，推動(dòng)治理決策變革。借助于云計(jì)算和真實(shí)有效的檔案數(shù)據(jù)獲得決策參考。例如，2017年起，安徽省政府啟動(dòng)“五大系統(tǒng)”數(shù)據(jù)化管理項(xiàng)目，包括“信息處理”“樞紐調(diào)度”“決策支持”“政府考核”“文電管理”五個(gè)子系統(tǒng)，將省政府年度重點(diǎn)工作、重要會(huì)議、專項(xiàng)工作、決策事項(xiàng)、綜合考核等內(nèi)容全部數(shù)據(jù)化，依托平臺(tái)系統(tǒng)動(dòng)態(tài)掌握工作推進(jìn)情況，其有效運(yùn)行的前提，正是電子文件和檔案資源信息化管理。突破目標(biāo)控制導(dǎo)向的傳統(tǒng)的治理績(jī)效評(píng)估，依靠廣泛的數(shù)據(jù)整合、挖掘和計(jì)算開展全景評(píng)估，使其廣度和深度符合政府決策參考預(yù)期，同時(shí)記

6、錄政府治理的軌跡和全景，滿足不同數(shù)據(jù)之間的交互印證。二、檔案管理與政府?dāng)?shù)據(jù)資源治理協(xié)調(diào)發(fā)展方面存在的問(wèn)題（一）系統(tǒng)性管理有待進(jìn)一步加強(qiáng)。根據(jù)新一輪政府機(jī)構(gòu)的改革方案，以安徽省為例，省級(jí)黨政機(jī)構(gòu)共設(shè)置60個(gè)，其中省委檄構(gòu)17個(gè)，省政府機(jī)構(gòu)43個(gè)，這些部門在不同領(lǐng)域負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)管理工作，雖然近年來(lái)一直推進(jìn)信息系統(tǒng)整合工作，但是數(shù)據(jù)多頭管理現(xiàn)象在短期內(nèi)依然難以改觀。隨著機(jī)構(gòu)改革的完成，各地成立大數(shù)據(jù)行政管理部門，雖然為數(shù)據(jù)治理的科學(xué)性、有效性提供組織保障，但數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性、數(shù)據(jù)規(guī)范、價(jià)值評(píng)估、利用質(zhì)量等方面仍需要檔案理論和經(jīng)驗(yàn)的支撐。（二）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有待進(jìn)一步統(tǒng)一規(guī)范。由于政府各部門間

7、業(yè)務(wù)范疇、業(yè)務(wù)特性的原因，業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立建設(shè)，各部門從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)獨(dú)立開發(fā)、獨(dú)立使用、獨(dú)立運(yùn)行，如稅務(wù)部門的“金稅工程”、財(cái)政部門的“金財(cái)工程”、審計(jì)部門的“金審工程”，都是對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行指標(biāo)的監(jiān)測(cè)、管理和監(jiān)督，但系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)編碼、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式等不盡統(tǒng)一。檔案部門牽頭負(fù)責(zé)部門行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，但所耗時(shí)間與大數(shù)據(jù)增長(zhǎng)不成正比，逐漸形成難以消解的“數(shù)據(jù)壁壘”。（三）數(shù)據(jù)集約化有待進(jìn)一步加強(qiáng)。政府各部門信息化建設(shè)相互獨(dú)立，公共信息可信度缺乏評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，大部分?jǐn)?shù)據(jù)不能在政府部門間共享利用，比如由于統(tǒng)計(jì)范圍界定、計(jì)算口徑等原因，貧困人口、企業(yè)數(shù)量、稅收收入等經(jīng)濟(jì)和社會(huì)指標(biāo)數(shù)據(jù)，分別出現(xiàn)在各個(gè)系統(tǒng)中，

8、數(shù)據(jù)來(lái)源、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)及時(shí)性和有效性往往出現(xiàn)不一致的情況，無(wú)法衡量數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和可信度，不能保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。三、檔案部門參與政府大數(shù)據(jù)治理的發(fā)展方向（一）加快推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)集約化、電子化。美國(guó)曾以立法的形式，確定“最小數(shù)據(jù)集”制度，在各個(gè)領(lǐng)域強(qiáng)制收集必要的數(shù)據(jù)，并據(jù)此進(jìn)行科學(xué)決策。檔案部門所收集的數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛、種類多樣、語(yǔ)言不一，決定了數(shù)據(jù)的異構(gòu)性特征。通過(guò)數(shù)據(jù)的有效比對(duì)融合，可以有效化解數(shù)據(jù)資源本身的異構(gòu)性。所以，檔案部門要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的集約化、電子化管理，通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案資源格式、標(biāo)準(zhǔn)、類型、頻次等方面的合理分析和有效歸集，通過(guò)技術(shù)手段加以甄別、比對(duì)、分析，著力解決數(shù)據(jù)異構(gòu)性

9、問(wèn)題，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的融合統(tǒng)一。（二）面向數(shù)據(jù)挖掘檔案信息資源。提升檔案部門數(shù)據(jù)控制和開發(fā)利用能力，打破傳統(tǒng)目錄編制和索引方式，在“增量電子化”的前提下，確立檔案整合過(guò)程中的精確性標(biāo)準(zhǔn)，研究數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)施策略。面向政府?dāng)?shù)據(jù)利用主體，結(jié)合檔案利用價(jià)值規(guī)律，建立數(shù)據(jù)信息檢索模型。采用大數(shù)據(jù)挖掘工具，全面實(shí)現(xiàn)政府?dāng)?shù)據(jù)資源的全面聚合、智能檢索，最大限度地提升數(shù)據(jù)信息比對(duì)、檢索精確性，提高政府信息查全率、查準(zhǔn)率，提升用戶服務(wù)體驗(yàn)。（三）推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源開放共享。促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要明確“2018年底前，要建成國(guó)家政府?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)一開放平臺(tái)，率先在信用、交通、醫(yī)療等重要領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)公共數(shù)據(jù)資源合理適度向社會(huì)開放?！笔紫?，檔案部門要堅(jiān)持開放、合作、共贏的工作思路，在合規(guī)合法前提下，向政府各組成部門全面開放掌握的數(shù)字資源。其次，牽頭開展資源數(shù)據(jù)整合工作，將各部門掌握的數(shù)據(jù)系統(tǒng)化、條目化。最后，結(jié)合“政務(wù)互聯(lián)網(wǎng)+”的推進(jìn)，廣泛、全面參與同級(jí)政府部門政務(wù)信息公開。依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立并定期維護(hù)數(shù)據(jù)資源共建共享平臺(tái)，方便政府及