辦公電子郵件禮儀PPT培訓(xùn)課件教材

1、辦公電子郵件禮儀主 題主題 是收件方了解郵件的第一信息，簡單明了的主題，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。 主題1一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓才能顯示完你的標(biāo)題3. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “某某收”4一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE：RE：一大串。稱呼與問候 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者郵件的開頭要稱呼收件人

2、。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、各位。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如”X總” “x經(jīng)理”；Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：“你好” “您好” “大家好” “各位好”結(jié)尾： “祝您工作順利” 正 文Email正文要簡明扼要 行文通順 注意Email的論述語氣Email正文多用1234分類敘述 以清晰明確。一次郵件交待完整信息 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字合理提示重要信息 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 盡量少用或不用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 附 件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里

3、面提示收件人查看附件;附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送; 結(jié)尾簽名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。 個(gè)性簽名檔的使用 簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)

4、的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 不要只用一個(gè)簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的回復(fù)技巧及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他 人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確

5、切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 回復(fù)技巧進(jìn)行針對性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。 回復(fù)不得少于10個(gè)字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。最少也得10個(gè)字，顯示出你的尊重?；貜?fù)技巧不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙

6、方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。主動(dòng)控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需執(zhí)行”、“僅供參考，無需回復(fù)”。 回復(fù)技巧要區(qū)分RE和RE:All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該RE All，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。發(fā)送-抄送-密送TO: 收件人CC：抄送人BCC：密送人發(fā)送-抄送-密送To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可