淺析高校教學(xué)秘書工作存在的問題及解決對(duì)策教育文檔

1、淺析高校教學(xué)秘書工作存在的問題及解決對(duì)策“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路” ，教學(xué)工作是高校重中之重。 教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的好壞， 進(jìn)而影響高校的根本任務(wù)人才培養(yǎng)。 教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者， 教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作， 是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行至關(guān)重要。一、教學(xué)秘書工作存在的問題教學(xué)秘書是連接學(xué)校與學(xué)院之間、 學(xué)院與學(xué)院之間、 教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。 隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大， 教學(xué)改革持續(xù)深入，教學(xué)管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，給教學(xué)管理工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

2、。 然而， 在實(shí)際中我們發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書工作存在一系列問題，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：對(duì)教學(xué)秘書工作認(rèn)識(shí)和重視程度不夠有的領(lǐng)導(dǎo)輕視秘書工作，認(rèn)為秘書僅僅是打電話、發(fā)文件、傳達(dá)通知等事務(wù)性工作。 部分教師也歧視秘書工作， 認(rèn)為只有低水平、 沒有教學(xué)能力的人員才去從事教輔工作， 有能力上課的教師擔(dān)任教學(xué)秘書則是屈才。教學(xué)秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，學(xué)歷層次和技術(shù)職稱偏低有資料顯示， 絕大多數(shù)教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不技 術(shù)職稱在中低而大多數(shù)教學(xué)秘書的學(xué)歷是本科或?qū)？疲恢?，?jí)，甚至沒有技術(shù)職稱。同時(shí)，教育管理科學(xué)知識(shí)貧乏，現(xiàn)代管理能力與技術(shù)匱乏，教學(xué)管理停留在“事務(wù)型” 、 “經(jīng)驗(yàn)型”管理水平，難以實(shí)現(xiàn)“內(nèi)行”

3、管理。待遇有待提高長期以來， 教學(xué)秘書作為教學(xué)管理人員為教學(xué)科研第一線服務(wù)，其付出的工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度與被認(rèn)可的工作量存在著不對(duì)稱的問題， 造成教學(xué)管理隊(duì)伍與教師隊(duì)伍在職稱認(rèn)可上存在著政策上的差距， 使教學(xué)秘書在高等學(xué)校內(nèi)部的地位與其工作性質(zhì)不相當(dāng)。這些也導(dǎo)致了教學(xué)秘書責(zé)任心和工作熱情不夠， 正因?yàn)槿绱艘苍斐赡壳斑@支隊(duì)伍中人員流動(dòng)大，隊(duì)伍難穩(wěn)定，工作變換快，整體工作缺乏連續(xù)性。二、針對(duì)以上問題提出解決的對(duì)策（一） 學(xué)校提供良好的工作氛圍重視教學(xué)秘書的工作要在觀念上進(jìn)行更新， 充分意識(shí)到教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作責(zé)任重大， 并不是隨隨便便就能做好的， 明確教學(xué)秘書相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)利， 確保工作的順利進(jìn)行。

4、 學(xué)校要制定一套完整的教學(xué)秘書工作職責(zé)，明確教學(xué)秘書該做的工作，如排課、調(diào)課、征訂教材、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、安排各類考試、學(xué)生成績管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、 畢業(yè)證書和學(xué)位證書管理、 核算教師工作量及教學(xué)津貼等工作，都要由教學(xué)秘書組織完成。充分發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的快速成長。 開展崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的繼續(xù)教育在教學(xué)秘書人員培訓(xùn)和知識(shí)更新方面， 學(xué)校要加大投入， 并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實(shí)。 把教學(xué)秘書的培養(yǎng)納入校師資培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)，制定切實(shí)可行的中、長期培訓(xùn)計(jì)劃，多渠道，多形式加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的培養(yǎng)， 定期和不定期地采取培訓(xùn)班或?qū)ν饨涣餍问?，?duì)在崗的教學(xué)秘書進(jìn)行學(xué)歷和非學(xué)歷的培訓(xùn)，

5、 校內(nèi)可利用學(xué)校師資資源舉辦各種類型的培訓(xùn)班， 以提高教學(xué)秘書的能力。 組織教學(xué)秘書到兄弟院校觀摩學(xué)習(xí)， 開闊他們的視野， 加大教學(xué)管理交流， 學(xué)習(xí)兄弟院校成功管理經(jīng)驗(yàn)， 根據(jù)本校的實(shí)際情況加以消化吸收，以提高教學(xué)秘書的政策水平和管理水平。除此之外，還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)一些自己的專業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，多學(xué)科、多角度、全方位地提高認(rèn)知能力和管理水平。增強(qiáng)教學(xué)秘書的激勵(lì)機(jī)制建設(shè)第一， 重視物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)。 高校各部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書在從事教學(xué)管理中的職責(zé)的重要性， 肯定他們?cè)诮虒W(xué)管理工作中不可或缺的地位和作用， 認(rèn)可他們?cè)谡麄€(gè)教學(xué)管理環(huán)節(jié)所作的貢獻(xiàn)， 并在物質(zhì)條件工資待遇等方面都

6、給予相應(yīng)的提高， 需要指出的是對(duì)待教學(xué)秘書的激勵(lì)， 精神鼓勵(lì)更為重要， 精神鼓勵(lì)通過滿足他們精神上的需要， 激發(fā)他們的工作熱情和上進(jìn)心， 從而調(diào)動(dòng)他們的工作積極性高校應(yīng)該在肯定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍工作積極性的同時(shí)， 突出精神因素的鼓勵(lì)作用， 關(guān)注教學(xué)秘書對(duì)尊重、信任、和諧、友情、榮譽(yù)、成就與發(fā)展等精神需要的滿足。 通過隱性的和顯性的精神鼓勵(lì)， 從更深層次來激勵(lì)他們，充分發(fā)揮他們?cè)诮虒W(xué)管理工作方面的主動(dòng)性和自創(chuàng)性。第二， 建立競爭激勵(lì)機(jī)制。 在政策導(dǎo)向上建立相應(yīng)的競爭激勵(lì)機(jī)制， 獎(jiǎng)優(yōu)罰劣， 優(yōu)上劣下， 開展教學(xué)秘書之間的崗位爭優(yōu)活動(dòng)。對(duì)于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、工作業(yè)績突出的教

7、學(xué)秘書，學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，給予充分的肯定與激勵(lì)，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情， 充分調(diào)動(dòng)其工作積極性， 促使其開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，增加做好本職工作的信心。應(yīng)合理調(diào)整教學(xué)秘書隊(duì)伍為保證高校教學(xué)工作有規(guī)律有組織地正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 保持教學(xué)秘書隊(duì)伍的活力， 高校應(yīng)合理更新教學(xué)秘書隊(duì)伍， 及時(shí)補(bǔ)充新生力量，未雨綢繆，給教學(xué)秘書隊(duì)伍增加新生力量， “流水不腐，戶樞不蠹” ，要保持教學(xué)秘書隊(duì)伍活力，必須建立人才隊(duì)伍合理流動(dòng)機(jī)制， 在教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)上一勞永逸是不行的， 而隊(duì)伍過度頻繁的變動(dòng)也不利于教學(xué)活動(dòng)持續(xù)、 穩(wěn)定的開展。 學(xué)院應(yīng)根據(jù)各系教學(xué)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際情況， 在中長期內(nèi)合理地把教學(xué)秘書崗位可能產(chǎn)生的變化和空缺

8、加以補(bǔ)充， 使原有教學(xué)秘書的晉升和轉(zhuǎn)崗不會(huì)造成崗位空缺，預(yù)先做好培養(yǎng)開發(fā)，以老帶新，縮短新秘書進(jìn)入角色時(shí)間， 這將對(duì)學(xué)院的教學(xué)管理工作起到非常重要的穩(wěn)定作用。（ 二）教學(xué)秘書加強(qiáng)自身能力建設(shè)教學(xué)秘書必須樹立的幾種意識(shí) 1.首先，責(zé)任意識(shí)。 “責(zé)任就是對(duì)自己所負(fù)使命的忠誠和信守，責(zé)任就是對(duì)自己工作出色的完成， 責(zé)任就是忘我的堅(jiān)守，責(zé)任就 是人性的升華?！比绻麤]有責(zé)任意識(shí)，就會(huì)影響到工作效率和工 作質(zhì)量。教學(xué)秘書對(duì)課程的安排、考試的安排等都關(guān)聯(lián)到正常的 教學(xué)秩序，如果做不好，將會(huì)造成嚴(yán)重的教學(xué)事故。因此，教學(xué) 秘書必須樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，要把崗位作為自己追求的事業(yè)， 事事高度負(fù)責(zé)，一絲不茍，努力做

9、到“干一行，愛一行，精一行”。其次，服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書所承擔(dān)的每一項(xiàng)具體工作，都是以 服務(wù)為性質(zhì)的，主要是為分管領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為老師服務(wù)，為學(xué)生服 務(wù)，也包括間接為機(jī)關(guān)服務(wù)。教學(xué)秘書必須把服務(wù)作為基本職能， 充分認(rèn)識(shí)和理解服務(wù)的崇高偉大， 樹立自覺服務(wù)的角色意識(shí)， 在 教學(xué)活動(dòng)中甘當(dāng)配角，真誠熱愛配角這一角色， 把自己的全部熱 情和精力投入到服務(wù)活動(dòng)中去，一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，富于主動(dòng) 精神和責(zé)任感。最后，質(zhì)量意識(shí)。隨著我國高等教育規(guī)模快速發(fā)展，教育改革 不斷深化，切實(shí)提高本科教學(xué)教育質(zhì)量已成為高等教育發(fā)展的重 點(diǎn)。教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校的生命線，也是教師根本價(jià)值的體現(xiàn)，管理 質(zhì)量是保證教學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)。 教

10、學(xué)秘書這個(gè)崗位，工作內(nèi)容繁雜 瑣碎、工作任務(wù)非常繁重，又不易出成果，責(zé)任又很重大，哪怕 一絲失誤都可能影響到正常的教學(xué)秩序，甚至造成教學(xué)事故，這就要求教學(xué)秘書工作必須認(rèn)真、細(xì)致、耐心，樹立 質(zhì)量意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度和實(shí)施教學(xué)管理措 施，將管理與服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理職能，是管理人員需要深入思考的問題。強(qiáng)化教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)教學(xué)秘書應(yīng)加強(qiáng)思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)， 尤其是提高業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作處在高等學(xué)校教學(xué)管理的基層， 必須具有一定的基礎(chǔ)知識(shí)和多樣化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。 教學(xué)秘書要具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、 較強(qiáng)的文字工作能力、 口頭表達(dá)能力和信息處理能力等多種能力。比如文

11、字工作能力方面， 教學(xué)秘書工作中的一個(gè)重要任務(wù)， 就是從事文字工作，經(jīng)常需要修改或草擬文稿。因此，教學(xué)秘書必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一， 既要有好的表現(xiàn)形式， 又要有充實(shí)的內(nèi)容， 并不是一件輕而易舉的事。 這就要求教學(xué)秘書要加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握寫作的特點(diǎn)、要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。再比如良好的協(xié)調(diào)溝通能力。 職業(yè)工作需要溝通能力， 教學(xué)管理工作更需要良好的協(xié)調(diào)溝通能力， 教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的樞紐，起著上傳下達(dá)、相互溝通的重要作用。在日常的教學(xué)管理工作中

12、， 隨時(shí)都要與其他職能部門合作、 聯(lián)系或者要與本部教 學(xué)秘書要具備辦公室人員特有的協(xié)調(diào)溝通門領(lǐng)導(dǎo)和師生溝通，能力，要經(jīng)常主動(dòng)與師生溝通，協(xié)調(diào)工作中不同的矛盾與沖突，為教學(xué)工作的順利開展提供幫助。教學(xué)秘書要講求工作方法科學(xué)的管理方法是教學(xué)秘書順利完成教學(xué)管理工作的重要條件。 在許多看似瑣碎的事務(wù)性工作中要做到事事有原則， 件件有章法，處處講研究，有了科學(xué)管理方法，教學(xué)秘書工作才能收到良好效果。因此，講求工作方法是教學(xué)秘書的制勝法寶。比如做好工作筆記。工作筆記有三大優(yōu)點(diǎn)：首先，對(duì)自己即將完成的工作一目了然， 做到心里有數(shù)， 有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書往往能夠利用工作筆記同時(shí)完成幾項(xiàng)工作。 其次， 便于對(duì)過去

13、信息的查找，因?yàn)榻虒W(xué)秘書處理的信息多，涉及面廣，很多問題要拖很久才能解決。最后，有效進(jìn)行工作心得的總結(jié)，為今后工作順利有效開展提供了條件。再比如加強(qiáng)教學(xué)檔案管理。 教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄和重要的信息資源。 在日常工作中教學(xué)秘書要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理， 創(chuàng)新教學(xué)檔案管理思路， 收集整理并科學(xué)地積累教學(xué)資料和教學(xué)檔案， 為學(xué)院工作及時(shí)提供所需資料和數(shù)據(jù)， 積極做好材料收集和整理匯總工作。 在教學(xué)管理工作中， 針對(duì)學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)生的各類具有保存價(jià)值的文字、圖片、圖表、影像以及數(shù)據(jù)資料， 教學(xué)秘書要有計(jì)劃地將其按一定順序或規(guī)則進(jìn)行收集、 整理、補(bǔ)充、存檔。這些檔案是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量的重所以必須做好也是迎接相關(guān)評(píng)估檢查的重要材料，要信息資源，教學(xué)檔案收集、整理、存檔工作，確保檔案的條理性、