泛微協(xié)同辦公平臺(tái)e-cology系統(tǒng)流程搭建一般技巧使用

1、僅限閱讀 請(qǐng)勿傳播當(dāng)您閱讀本方案時(shí)，即表示您同意不傳播本方案的所有內(nèi)容泛微協(xié)同辦公平臺(tái)（e-cology）系統(tǒng)流程搭建一般技巧使用 Submitted By Weaver Software聯(lián)系人 李允中國(guó)上海浦東軟件園陸家嘴分園峨山路91弄101號(hào)3層郵政編碼：200127電話：+86 21 50942228傳真：+86 21 50942278手機(jī)：+86 電郵：liyun目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc188640276 1、 字段管理使用技巧 PAGEREF _Toc188640276 h 3 HYPERLINK l _Toc188640277 1.1

2、、 新添字段時(shí)注意事項(xiàng) PAGEREF _Toc188640277 h 3 HYPERLINK l _Toc188640278 1.2、 明細(xì)字段使用技巧 PAGEREF _Toc188640278 h 3 HYPERLINK l _Toc188640279 2、 表單管理使用技巧 PAGEREF _Toc188640279 h 3 HYPERLINK l _Toc188640280 2.1、 表單管理中的行、列字段規(guī)則使用技巧 PAGEREF _Toc188640280 h 3 HYPERLINK l _Toc188640281 2.2、 圖形化表單的使用技巧 PAGEREF _Toc188

3、640281 h 4 HYPERLINK l _Toc188640282 2.2.1、 圖形化表單的標(biāo)準(zhǔn)化 PAGEREF _Toc188640282 h 4 HYPERLINK l _Toc188640283 2.2.2、 圖形化表單中公式的設(shè)置技巧 PAGEREF _Toc188640283 h 7 HYPERLINK l _Toc188640284 2.2.3、 圖形化表單中打印的設(shè)置技巧 PAGEREF _Toc188640284 h 7 HYPERLINK l _Toc188640285 3、 流程設(shè)置使用技巧 PAGEREF _Toc188640285 h 8 HYPERLINK

4、l _Toc188640286 3.1、 直接上級(jí)的設(shè)置 PAGEREF _Toc188640286 h 8 HYPERLINK l _Toc188640287 3.2、 人力資源條件的使用 PAGEREF _Toc188640287 h 9 HYPERLINK l _Toc188640288 3.3、 角色的使用 PAGEREF _Toc188640288 h 9 HYPERLINK l _Toc188640289 3.4、 相關(guān)文檔、相關(guān)流程、附件等的使用 PAGEREF _Toc188640289 h 11 HYPERLINK l _Toc188640290 3.5、 操作者批次的使用

5、PAGEREF _Toc188640290 h 12 HYPERLINK l _Toc188640291 3.6、 流程編號(hào)的使用 PAGEREF _Toc188640291 h 12 HYPERLINK l _Toc188640292 4、 manager字段使用技巧 PAGEREF _Toc188640292 h 13 HYPERLINK l _Toc188640293 4.1、 第三個(gè)節(jié)點(diǎn)使用manager字段 PAGEREF _Toc188640293 h 13 HYPERLINK l _Toc188640294 4.2、 使用manager字段作為判斷條件使用 PAGEREF _To

6、c188640294 h 14 HYPERLINK l _Toc188640295 4.3、 manager字段結(jié)合節(jié)點(diǎn)前（或節(jié)點(diǎn)后）賦值操作 PAGEREF _Toc188640295 h 16字段管理使用技巧新添字段時(shí)注意事項(xiàng)字段使用的原則是，一個(gè)表單中一個(gè)字段只可使用一次，但一個(gè)字段可被多個(gè)表單調(diào)用。所以，當(dāng)需要在表單管理增加字段時(shí)，同一類型的字段以同一命名方式命名。有很多同事，有時(shí)是新建一個(gè)表單，則根據(jù)表單重新增加一套字段，這樣處理不會(huì)有問題，但對(duì)于集團(tuán)化用戶來說，則存在弊端是不同的系統(tǒng)管理員有不同的字段命名方式，非常混亂，同時(shí)字段的數(shù)量在不斷增加，不便于系統(tǒng)管理員的管理。明細(xì)字段使用

7、技巧如果主字段和明細(xì)字段的名稱一樣時(shí)，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，所以新建明細(xì)字段時(shí)，要特別注意明細(xì)字段的命名方式。建議在明細(xì)字段前加一個(gè)統(tǒng)一的前綴，如“mx”等，則可在很大程度上避免此類問題。表單管理使用技巧表單管理中的行、列字段規(guī)則使用技巧表單管理中的行、列字段規(guī)則的使用是針對(duì)表單的明細(xì)字段而言的，使用原則如下：如果流程設(shè)置中使用的表單模式是“正常模式”，則要實(shí)現(xiàn)表單中數(shù)值自動(dòng)計(jì)算和賦值，則必須使用行、列字段規(guī)則；如果流程設(shè)置中使用的表單模式是“表單模式”，如需要使用表單中某個(gè)計(jì)算或賦值的字段進(jìn)行作為判斷條件，則必須使用行、列字段規(guī)則。舉例說明行、列字段規(guī)則的使用，如常見的物品采購申請(qǐng)流程，表單字

8、段如表1：字段名稱使用字段字段類型（主字段）申請(qǐng)人resource_n瀏覽按鈕-人力資源（主字段）申請(qǐng)部門department瀏覽按鈕-部門（主字段）采購總金額decimalvalue單行文本框-浮點(diǎn)數(shù)（明細(xì)字段）物品名稱mxdesc1單行文本框（明細(xì)字段）物品規(guī)格mxdesc2單行文本框（明細(xì)字段）單價(jià)mxdecimalvalue1單行文本框-浮點(diǎn)數(shù)（明細(xì)字段）數(shù)量mxinterg單行文本框-整數(shù)（明細(xì)字段）小記mxdecimalvalue2單行文本框-浮點(diǎn)數(shù)表1對(duì)于表1的內(nèi)容，明細(xì)字段的“金額”的數(shù)值，實(shí)際上“單價(jià)”乘以“數(shù)量”的積數(shù)，要在系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算，則必須使用行字段規(guī)則，正確的設(shè)

9、置方式如圖1：圖1初學(xué)者常犯的錯(cuò)誤是，公式的設(shè)置沒有按照系統(tǒng)規(guī)定的格式設(shè)定，從而造成設(shè)置無效的問題。一般錯(cuò)誤的設(shè)置方式是：?jiǎn)蝺r(jià)數(shù)量=小記。列字段規(guī)則正確的設(shè)置方式如圖2：圖2圖形化表單的使用技巧圖形化表單的標(biāo)準(zhǔn)化在做圖形化表單時(shí)，可以先在excel上將表單定義好后，再導(dǎo)入到系統(tǒng)中，這樣處理可以提高圖形化設(shè)置的效率和規(guī)范性。對(duì)于集團(tuán)化應(yīng)用的系統(tǒng)，建議統(tǒng)一圖形化表單的使用標(biāo)準(zhǔn)，如圖3表格時(shí)開元旅業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)圖形化表單標(biāo)準(zhǔn)化的案例：圖3圖形化表單中公式的設(shè)置技巧ecology系統(tǒng)使用了圖形化表單后，除了使表單的界面美觀，更容易符合客戶的界面要求外，對(duì)于實(shí)現(xiàn)客戶的業(yè)務(wù)流程也方便了很多，主要體現(xiàn)在公式的設(shè)

10、置等方面。以上海廣電集團(tuán)下屬公司上海旭電子項(xiàng)目為例，如圖4，介紹表單圖形化表單公式設(shè)置的技巧。圖4圖4的表格使用具有一定的代表性，在表格中需要實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容有：行字段計(jì)算公司的使用，如表格H8中，實(shí)現(xiàn)了預(yù)計(jì)單價(jià)數(shù)量單價(jià)的計(jì)算；含有除法的計(jì)算，如表格J8；實(shí)現(xiàn)明細(xì)字段數(shù)值匯總的計(jì)算，如表格的J9、K9、L9；如果需要實(shí)現(xiàn)同一列實(shí)現(xiàn)不同明細(xì)字段數(shù)字的匯總，就需要在正常表格后增加列的方式處理，但需要注意的是，在表單管理中，需要將增加隱藏處理。注意：在圖形化表單中設(shè)置的匯總數(shù)值不能作為判斷條件，如果需要作為判斷條件，必須在表單管理的行、列字段規(guī)則中設(shè)置。圖形化表單中打印的設(shè)置技巧打印時(shí)，如何將審批意見顯示

11、到打印模板里？如何將各節(jié)點(diǎn)的審批意見也以模板的形式打印出來，這個(gè)問題其實(shí)很簡(jiǎn)單，見下圖設(shè)置，只要將流程節(jié)點(diǎn)下的各個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置到相應(yīng)的表格中即可：如何統(tǒng)一設(shè)置打印屬性？在表單管理中，點(diǎn)擊打印設(shè)置，設(shè)置好相關(guān)屬性并保存，即可統(tǒng)一設(shè)置各用戶的打印屬性了。流程設(shè)置使用技巧直接上級(jí)的設(shè)置在流程設(shè)置的節(jié)點(diǎn)信息中設(shè)置直接上級(jí)，有3個(gè)方法：1、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建的人直接上級(jí)，這是常見的方法，設(shè)置方式如圖5：圖52、實(shí)現(xiàn)某個(gè)節(jié)點(diǎn)操作者的直接上級(jí)，使用這個(gè)方法可以在節(jié)點(diǎn)操作者里進(jìn)行設(shè)置，但需要注意的是要保證選擇的節(jié)點(diǎn)不存在為空的情況（如流程跳轉(zhuǎn)后，不從該節(jié)點(diǎn)跳轉(zhuǎn)）；3、使用manager字段設(shè)置直接上級(jí)，請(qǐng)參考manager

12、字段使用技巧部分。人力資源條件的使用人力資源條件是流程設(shè)置中常見的使用方式，該條件的使用比較簡(jiǎn)單，但起到的作用非常強(qiáng)大，使用該方式可以完成的功能是，可以選擇流程的某些節(jié)點(diǎn)的實(shí)際操作者，最常見的流程是內(nèi)部留言，其中第二個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作者就是使用人力資源條件完成的，它的范圍是第一個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作者選擇的。角色的使用使用角色完成流程的設(shè)置，如果使用的好，將起到事半功倍的效果。首先我們要了解角色使用時(shí)，“級(jí)別”這個(gè)概念的作用。我們知道在“系統(tǒng)設(shè)置”-“角色設(shè)置”中，當(dāng)我們?cè)诮巧刑砑右粋€(gè)人員時(shí)，都需要指定這個(gè)人員的級(jí)別（有部門、分部、總部3個(gè)級(jí)別）。不同的級(jí)別在流程的設(shè)置中有不同的作用，我們以圖6維森集團(tuán)的組

13、織架構(gòu)為例，說明圖7流程1設(shè)置為例，說明級(jí)別的意義。維森集團(tuán)分部B分部A分部C部門A1部門A2部門A3部門B1部門B2部門B3部門C11部門C2部門C3分部D圖6提交申請(qǐng)所有人審批部門經(jīng)理審批分公司總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)3流程1審批集團(tuán)總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)4圖7各節(jié)點(diǎn)操作者的設(shè)置如表1節(jié)點(diǎn)名稱操作者設(shè)置節(jié)點(diǎn)1所有人，安全級(jí)別0-100節(jié)點(diǎn)2角色：部門經(jīng)理，級(jí)別部門節(jié)點(diǎn)3角色：分公司總經(jīng)理，級(jí)別分部節(jié)點(diǎn)4角色：集團(tuán)總經(jīng)理，級(jí)別總部表1角色設(shè)置如表2：角色名稱人員級(jí)別分部部門部門經(jīng)理a1部門AA1a2部門AA2a3部門AA3a4部門AA4b1部門BB1b2部門BB2b3部門BB3b4部門BB4。部門。分公司

14、總經(jīng)理A分部AA1B分部BB2C分部CC3D分部DD4集團(tuán)總經(jīng)理M總部AA1表2如果按照上述設(shè)置，假設(shè)分部B部門B2的一個(gè)員工X創(chuàng)建流程，則各節(jié)點(diǎn)的操作者如圖8所示：Xb2B節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)3流程1M節(jié)點(diǎn)4圖8通過以上這個(gè)例子，我們可以知道，如果在節(jié)點(diǎn)中使用了角色的設(shè)置，則流程流轉(zhuǎn)到這個(gè)節(jié)點(diǎn)后，系統(tǒng)首先查找流程中設(shè)置的角色級(jí)別是什么，如果是部門級(jí)別，則系統(tǒng)會(huì)到角色設(shè)置中去查找和創(chuàng)建人屬于同一個(gè)部門的角色人員；如果是分部級(jí)別，則系統(tǒng)會(huì)到角色設(shè)置中去查找和創(chuàng)建人屬于同一個(gè)分部的角色人員；如果是總部級(jí)別，則系統(tǒng)會(huì)到角色設(shè)置中查找和創(chuàng)建人屬于同一個(gè)總部的角色人員。熟練使用角色人員會(huì)減輕系統(tǒng)管理員的設(shè)置

15、工作，但是角色的使用具有一定的局限性，如如果存在空缺或兼職的情況，按照上面的設(shè)置就會(huì)有問題，但可配合批次等其他方式改善。如果系統(tǒng)中能夠增加兼職的功能，并延伸到角色設(shè)置里，則可解決上述問題，本文檔不對(duì)該文檔展開討論，大家可對(duì)這個(gè)問題進(jìn)一步思考。相關(guān)文檔、相關(guān)流程、附件等的使用在ecology系統(tǒng)的流程中，如果要實(shí)現(xiàn)流程和文檔、流程、項(xiàng)目、客戶、會(huì)議室等的關(guān)聯(lián)，只要在表單中增加相應(yīng)的字段即可，見表3：要關(guān)聯(lián)的信息使用的字段類型相關(guān)文檔“瀏覽按鈕-多文檔”或“瀏覽按鈕-文檔”相關(guān)流程“瀏覽按鈕-多請(qǐng)求”或“瀏覽按鈕-請(qǐng)求”相關(guān)客戶“瀏覽按鈕-多客戶”或“瀏覽按鈕-客戶”相關(guān)項(xiàng)目“瀏覽按鈕-多項(xiàng)目”或

16、“瀏覽按鈕-項(xiàng)目”附件“附件”表3操作者批次的使用批次的熟練使用，對(duì)于實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)比較復(fù)雜客戶的系統(tǒng)設(shè)置非常有利。以圖9流程2為例說明批次的使用，其中公司有1個(gè)總經(jīng)理、2個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)，分管部門如表4：提交申請(qǐng)所有人審批部門經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)3流程2審批總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)4圖9分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的部門總經(jīng)理部門1部門2部門3部門4總經(jīng)理助理部門5部門6副總經(jīng)理部門7部門8部門9表4流程節(jié)點(diǎn)3的可以按照表5的設(shè)置即可實(shí)現(xiàn)：節(jié)點(diǎn)名稱批次條件操作者節(jié)點(diǎn)3批次1當(dāng)創(chuàng)建人屬于部門1、2、3、4時(shí)總經(jīng)理批次2當(dāng)創(chuàng)建人屬于5、6時(shí)總經(jīng)理助理批次3當(dāng)創(chuàng)建人屬于7、8時(shí)副總經(jīng)理表5批次使用時(shí)，可作為條件的內(nèi)容很多，

17、可以根據(jù)具體情況靈活使用。流程編號(hào)的使用流程編號(hào)的設(shè)置比較簡(jiǎn)單，只需要：1、在流程設(shè)置的流程編號(hào)中設(shè)置好規(guī)則，并賦值給空閑的單行文本框字段（注意，此字段在各節(jié)點(diǎn)都最好設(shè)置為直讀權(quán)限）；2、在流程出口處，選擇生成流程編號(hào)的出口即可。對(duì)于流程編號(hào)設(shè)置需要注意的事項(xiàng)是，流程編號(hào)實(shí)際上是對(duì)流程使用的表單進(jìn)行設(shè)置的，也就是說，如果兩個(gè)流程使用的是同一個(gè)表單，則這兩個(gè)流程的必須使用同一個(gè)流程編號(hào)。對(duì)于集團(tuán)化應(yīng)用的系統(tǒng)，建議流程編號(hào)和流程的規(guī)劃結(jié)合在一起考慮。以湖南聯(lián)創(chuàng)集團(tuán)為例，如表6流程分類規(guī)劃：流程內(nèi)容流程分類集團(tuán)公司集團(tuán)公司共用流程投資公司投資公司行政管理流程投資公司人事管理流程投資公司財(cái)務(wù)管理流程投

18、資公司資產(chǎn)管理流程投資公司業(yè)務(wù)管理流程分公司分公司行政管理流程分公司人事管理流程分公司財(cái)務(wù)管理流程分公司資產(chǎn)管理流程分公司業(yè)務(wù)管理流程XXXX公司XXXX公司XXXX流程表6結(jié)合表6的流程分類，規(guī)劃流程命名及流程編號(hào)。1、命名規(guī)則公司名稱縮寫流程分類縮寫流程序號(hào)。例如，投資公司總裁辦公室發(fā)文流程，則流程名稱為：TZ-XZ-01-發(fā)文流程2、編號(hào)規(guī)則公司名稱縮寫流程分類縮寫流程序號(hào)日期4位流水號(hào)例如，投資公司總裁辦公室發(fā)文流程，則編號(hào)為TZ-XZ-01-200709130001manager字段使用技巧第三個(gè)節(jié)點(diǎn)使用manager字段e-cology系統(tǒng)的字段管理中，有一個(gè)特殊字段“manage

19、r”，字段類型屬于“瀏覽按鈕-人力資源字段”。對(duì)于該字段的常規(guī)使用，大家應(yīng)該都比較熟悉，如圖10所示流程3：提交申請(qǐng)所有人審批部門經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)歸檔節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)3節(jié)點(diǎn)4流程3圖10各節(jié)點(diǎn)的操作者見表7：節(jié)點(diǎn)名稱操作者設(shè)置節(jié)點(diǎn)1所有人，安全級(jí)別0-100節(jié)點(diǎn)2創(chuàng)建人直接上級(jí)節(jié)點(diǎn)3人力資源字段本人，“manager字段”，會(huì)簽節(jié)點(diǎn)4創(chuàng)建人本人表7按照以上的設(shè)置，則流程流轉(zhuǎn)到第3各節(jié)點(diǎn)后，該節(jié)點(diǎn)的操作者是“創(chuàng)建人上級(jí)的上級(jí)”。使用manager字段作為判斷條件使用如果流程的設(shè)置需要改變，比如某些人員的直接上級(jí)不是部門經(jīng)理，而是分管領(lǐng)導(dǎo)，流程的流轉(zhuǎn)就需要改變，如圖11：提交申請(qǐng)所有人審批部門經(jīng)理

20、審批分管領(lǐng)導(dǎo)歸檔節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)3節(jié)點(diǎn)4流程3創(chuàng)建人直接上級(jí)安全級(jí)別30創(chuàng)建人直接上級(jí)30圖11各節(jié)點(diǎn)操作者的設(shè)置同表1，如果要實(shí)現(xiàn)這樣的設(shè)置，則需要在節(jié)點(diǎn)1后的出口中添加判斷條件，設(shè)置內(nèi)容為：條件1：manager字段30，出口為節(jié)點(diǎn)2“部門經(jīng)理審批”；條件2：manager字段30，出口為節(jié)點(diǎn)3“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”。根據(jù)長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)，這樣設(shè)置的流程可正常流轉(zhuǎn)，如果流程按照條件1流轉(zhuǎn)，則流程各節(jié)點(diǎn)的實(shí)際操作者如表8：節(jié)點(diǎn)名稱節(jié)點(diǎn)實(shí)際操作者節(jié)點(diǎn)1創(chuàng)建人節(jié)點(diǎn)2創(chuàng)建人直接上級(jí)節(jié)點(diǎn)3創(chuàng)建人上級(jí)的上級(jí)節(jié)點(diǎn)4創(chuàng)建人本人表8如果流程按照條件1流轉(zhuǎn)，則流程各節(jié)點(diǎn)的實(shí)際操作者如表9：節(jié)點(diǎn)名稱節(jié)點(diǎn)實(shí)際操作者節(jié)點(diǎn)1創(chuàng)建人

21、節(jié)點(diǎn)2空節(jié)點(diǎn)3創(chuàng)建人直接上級(jí)節(jié)點(diǎn)4創(chuàng)建人本人表9從表3的內(nèi)容可以看到，使用manager字段在第一個(gè)節(jié)點(diǎn)出口處設(shè)置條件，即可滿足創(chuàng)建人直接上級(jí)不是部門經(jīng)理的需求。從此設(shè)置我們可以知道m(xù)anager字段的另外一個(gè)功能：表單中含有的manager字段在各個(gè)節(jié)點(diǎn)默認(rèn)值是該節(jié)點(diǎn)的操作者的直接上級(jí)（限于節(jié)點(diǎn)操作者只有一個(gè)人）。使用該功能可以靈活搭建組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜的流程需求。比如流程4，見圖12：提交申請(qǐng)所有人審批部門經(jīng)理審批分公司分管領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)3流程4條件2：30創(chuàng)建人直接上級(jí)安全級(jí)別40條件1：創(chuàng)建人直接上級(jí)30審批分公司總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)4審批總公司公司總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)5審批部門經(jīng)理節(jié)點(diǎn)6條件3：40創(chuàng)建人直接上級(jí)安全級(jí)別50條件4：創(chuàng)建人直接上級(jí)安