志愿者管理工具

1、志愿者管理工具志愿者管理是領(lǐng)導(dǎo)力的藝術(shù)做志愿者管理工作的樂(lè)趣，在你的承擔(dān)和努力會(huì)為你帶來(lái)跟多的朋友和支持，在 于你的使命感會(huì)得到跟多人的認(rèn)同并從這個(gè)團(tuán)體中體現(xiàn)出來(lái)；在于你不僅能發(fā)掘 自己生命的價(jià)值，更能通過(guò)關(guān)懷和支持，讓更多人從中找到意義。關(guān)于工具的使用志愿者管理流程圖第一步：明確組織使命第二步：制定項(xiàng)目計(jì)劃第三步：需求評(píng)估第四步：撰寫崗位描述第五步：志愿者招募和面試第六步：入職指導(dǎo)和培訓(xùn)第七步：督導(dǎo)和評(píng)估第八步：留住志愿者一一鼓勵(lì)和認(rèn)可第一步：明確組織使命中國(guó)有句老話“抬頭走路，低頭做人”。“抬頭”明確信心和方向?！暗皖^”做 事朝目標(biāo)的方向邁進(jìn)。對(duì)于志愿者管理同樣如此。只有在一個(gè)明確的方向的

2、指引 下，才能在正確的方向上做正確的事情。關(guān)于志愿者對(duì)于組織使命實(shí)現(xiàn)的重要作用，管理大師彼得德魯克曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：依 靠職員者運(yùn)作的非營(yíng)利組織，能用明確的使命凝聚向心力，通過(guò)不斷訓(xùn)練來(lái)奠定 專業(yè)技能，并引導(dǎo)志愿者自己制定工作目標(biāo)、參與決策，最終落實(shí)高標(biāo)準(zhǔn)的責(zé)任 制。在開始規(guī)劃一個(gè)志愿者項(xiàng)目之前，我們必須先了解志愿者和組織發(fā)展的關(guān)系。您在規(guī)劃志愿者工作之前，首先做一些思考。1、明確志愿者和組織發(fā)展的內(nèi)在關(guān)系（1）我們機(jī)構(gòu)為什么需要志愿者？（2）志愿者的參與對(duì)組織目標(biāo)和使命的實(shí)現(xiàn)有什么意義？（3）通過(guò)志愿者的參與，希望組織在3年之后有個(gè)什么樣的變化？2、溝通計(jì)劃（1）組織內(nèi)（如員工）能提供什么樣的支持？

3、如何與他們溝通？（2）組織外（如社區(qū)）能提供什么樣的支持？如何與他們溝通？3、項(xiàng)目計(jì)劃（1）誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)志愿者的工作？（2）如何實(shí)施？即使您個(gè)人已經(jīng)清楚地了解了志愿者和組織發(fā)展的密切關(guān)系，還需要和組織領(lǐng) 導(dǎo)和同事達(dá)成共識(shí)并積極地取得他們的支持。和其他任何組織管理一樣，組織內(nèi) 的每個(gè)人包括志愿者的領(lǐng)導(dǎo)力對(duì)于組織能力的發(fā)展和項(xiàng)目的成功都是至關(guān)重要 的。第二步：制定項(xiàng)目計(jì)劃任何工作，如果在相對(duì)的時(shí)間內(nèi)規(guī)劃并期望產(chǎn)生一定的結(jié)果，都可以稱之為項(xiàng)目。 任何項(xiàng)目，都需要計(jì)劃和管理。志愿者項(xiàng)目尤其如此。如果沒(méi)有計(jì)劃，那就意味 著時(shí)間、精力的無(wú)限投入?yún)s很難看到期望的產(chǎn)出。一份清晰的書面計(jì)劃能夠幫助 項(xiàng)目人員更加明確

4、該項(xiàng)目的目標(biāo)、計(jì)劃和事務(wù)的優(yōu)先順序。磨刀不誤砍材功。在做具體計(jì)劃之前，最好可以弄清楚以下問(wèn)題。一、作為組織：1、我們希望志愿者做什么？2、由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)志愿者項(xiàng)目？3、什么時(shí)間來(lái)做？4、誰(shuí)可以支持？5、項(xiàng)目有哪些可能的風(fēng)險(xiǎn)?6、如何避免這些風(fēng)險(xiǎn)？二、作為一名志愿者管理人員：1、誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)志愿者？由于組織發(fā)展等諸多因素的限制，負(fù)責(zé)志愿者項(xiàng)目管理的人員往往也需要負(fù)責(zé)具 體的項(xiàng)目工作安排和協(xié)調(diào)。甚至很多組織并沒(méi)有專門的志愿者管理人員，通常是 辦公室人員同時(shí)負(fù)責(zé)志愿者管理。無(wú)論是專職還是兼職，組織內(nèi)所有的人和志愿 者都應(yīng)該非常明確是由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。淤面對(duì)組織人力資源缺乏的現(xiàn)狀，另外一個(gè)有效的辦法是讓

5、志愿者進(jìn)行自我管理。 讓志愿者選出一名志愿者代表，該代表負(fù)責(zé)和志愿者及組織志愿者管理人員的日 常聯(lián)絡(luò)。2、聯(lián)系人是誰(shuí)？很重要的一點(diǎn)是，聯(lián)系人和其聯(lián)絡(luò)方式，如姓名、電話和郵件地址等必須清晰、 準(zhǔn)確地告訴別人。這位聯(lián)系人可以是負(fù)責(zé)志愿者管理的人，也可以是其他員工。 無(wú)論是由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這項(xiàng)工作，他的聯(lián)系信息最好保持一定的長(zhǎng)期性和持續(xù)性。3、如何記錄志愿者的信息？無(wú)論是使用手工記錄的方法還是電腦軟件，最重要的是考慮需要采集志愿者的哪 些個(gè)人信息作為參考。除此之外，還應(yīng)該選取一些日常工作表格。志愿者的鼓勵(lì)：記錄志愿者的生日，在以后可以成為志愿者鼓勵(lì)的一種有效方 法。在志愿者生日的時(shí)候，寫一張賀卡或者在志愿

6、者分享的時(shí)候，集體為他們過(guò) 生日，對(duì)志愿者都有很有效的鼓勵(lì)。志愿者管理風(fēng)險(xiǎn)：1、志愿者的風(fēng)險(xiǎn)管理，需要做到未雨綢繆。留下電話等必要 的聯(lián)系方式，萬(wàn)一志愿者在志愿活動(dòng)中有任何需要，可以及時(shí)和志愿者家人取得 聯(lián)系。2、身心由殘障的人士參加志愿活動(dòng)，志愿者管理人員一定要了解該名人 士的健康情況。這樣可以在需要的情況下及時(shí)提供援助。4、明確需求并和其他人溝通初步準(zhǔn)備一個(gè)簡(jiǎn)單的書面材料，其中包括組織使命、項(xiàng)目目標(biāo)、希望招募的志愿 者的人數(shù)和要求，相關(guān)的聯(lián)系人等希望和他人溝通的信息。這可能只是很小的一張紙，但是其實(shí)有很大的幫助；在招募志愿者的時(shí)候，可以 很清楚地向志愿者表述組織的使命、目標(biāo)和需求。第三步：

7、需求評(píng)估一個(gè)組織的“員工隊(duì)伍”指的是由不同個(gè)體組成的團(tuán)隊(duì)，其中包括受薪員工與志愿者，在理事 會(huì)與執(zhí)行層的領(lǐng)導(dǎo)下，共同進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)以促進(jìn)組織使命的實(shí)現(xiàn)。一個(gè)好的志愿者管理體系 必須基于對(duì)需求的評(píng)估之上。一、從服務(wù)對(duì)象的需求出發(fā)：1、選擇什么樣的服務(wù)對(duì)象？2、服務(wù)對(duì)象最需要的幫助是什么？3、提供這些幫助所需要的志愿崗位和專業(yè)技能是什么？4、通過(guò)這樣的志愿服務(wù)，可以對(duì)當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)產(chǎn)生什么樣的影響？這樣的影響對(duì)于志愿者隊(duì)伍 的穩(wěn)定和補(bǔ)充有什么積極的意義？對(duì)組織的長(zhǎng)期發(fā)展和公信力有什么貢獻(xiàn)？、從組織本身的需求出發(fā):1、為什么需要志愿者的參與？是單純?yōu)闇p少員工的工作量還是已經(jīng)有機(jī)地和組織使命結(jié)合 在一起？2、

8、哪些工作領(lǐng)域需要志愿者，例如行政、項(xiàng)目、翻譯等等；3、志愿者在不同的崗位中需要什么樣的技能？4、組織需要志愿者的頻率和時(shí)間？5、相關(guān)工作中，誰(shuí)負(fù)責(zé)志愿者的督導(dǎo)？員工還是專業(yè)的督導(dǎo)？三、從志愿者的角度出發(fā)：1、所希望召集的志愿者的群體特征是什么？（如：大學(xué)生志愿者）2、他們?yōu)槭裁匆獊?lái)參加志愿者活動(dòng)？他們希望從參與中得到什么？是新的技能、和其他人 交往的機(jī)會(huì)，還是強(qiáng)烈地回饋社會(huì)的愿望？3、在相關(guān)的崗位上，志愿者需要什么樣的培訓(xùn)？用積極的態(tài)度影響別人只有先說(shuō)服你自己，才能說(shuō)服別人。所以在做需求調(diào)查之前，作為項(xiàng)目管理人員，最好自己 已經(jīng)有一個(gè)相對(duì)明確的計(jì)劃。需求評(píng)估很復(fù)雜嗎？需求評(píng)估的方式有很多種，可

9、以是正式的，如通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或者是開焦點(diǎn)座談會(huì)的方法，但 也可以是非正式的，例如和員工的口頭交流也是很好的一種需求評(píng)估。志愿者是否僅僅是“招之即來(lái)，揮之即去”的臨時(shí)勞動(dòng)力？雖然很多招募志愿者的組織本意并非如此，但限于組織的資源和管理制度的不足和缺失，事 實(shí)上有個(gè)別的志愿者會(huì)這樣的感受。即使是志愿者管理很好的組織，可能絕對(duì)多數(shù)志愿者對(duì) 組織的參與范圍也僅僅是在具體的事務(wù)上。其實(shí)，志愿者對(duì)組織的參與可以是多方面的，理事會(huì)成員也是志愿者。另外，還可以邀請(qǐng)常 時(shí)間積極參與組織活動(dòng)的志愿者參與到組織的決策過(guò)程中來(lái)。這也是很好的留住志愿者的一 個(gè)策略。關(guān)鍵也是根本之處在于明確志愿者和組織使命之間的關(guān)系。一旦

10、明確了這個(gè)關(guān)系，就可以明 確志愿者在整體的組織發(fā)展框架下的角色和作用。如果希望志愿者參與的活動(dòng)工作量比較大，應(yīng)該招募什么樣的志愿者？志愿者活動(dòng)的參與形式可以是多種多樣的?？梢砸詡€(gè)人的方式，也可以是一個(gè)團(tuán)隊(duì)。有一些 志愿者，如定期對(duì)養(yǎng)老院的綠地進(jìn)行修剪和養(yǎng)護(hù)，并不需要有特殊技能的志愿者完成。這樣 的情況下，可以招募一個(gè)志愿者團(tuán)隊(duì)。如通過(guò)學(xué)校的社團(tuán)來(lái)組織這樣一個(gè)集體志愿者團(tuán)隊(duì)， 以集體志愿者的形式來(lái)幫助完成工作量很大的志愿活動(dòng)。這樣做的好處是他們本身就是一個(gè) 相對(duì)熟悉的團(tuán)隊(duì)，在一定程度上，減少了組織管理的壓力。第四步：撰寫崗位描述最好對(duì)每一個(gè)志愿者崗位都有一個(gè)清晰的崗位描述。這樣做的好處是將組織和

11、志愿者雙方的 職責(zé)、期待和責(zé)任都通過(guò)書面的形式表達(dá)地很清楚。一個(gè)清楚的工作職責(zé)描述，也是減少風(fēng) 險(xiǎn)的重要一步。有的組織甚至?xí)⒅驹刚吆炞值墓ぷ髀氊?zé)協(xié)議作為永久性文件保存，以確保 志愿者在開始工作之前，清楚地理解他們的職責(zé)。有些時(shí)候，志愿者的退出，是因?yàn)椴磺宄约盒枰瓿傻墓ぷ?。其根本原因可能是由于沒(méi)有 一個(gè)清楚的崗位職責(zé)描述。在撰寫崗位職責(zé)描述之前，志愿者管理人員可以先思考以下幾個(gè)問(wèn)題：1、這項(xiàng)工作是否有意義？2、它會(huì)對(duì)服務(wù)人群、組織使命的實(shí)現(xiàn)和志愿者分別帶來(lái)什么？3、這項(xiàng)工作是否可以由志愿者完成？如果可以，需要什么技能、哪些時(shí)間或者其他相關(guān)條 件。是否會(huì)有志愿者愿意來(lái)承擔(dān)這項(xiàng)工作？4、其他的

12、員工愿意請(qǐng)志愿者來(lái)承擔(dān)這項(xiàng)工作嗎？如果愿意，他（們）能提供給志愿者什么 樣的幫助？也可能會(huì)不愿意，為什么？其中的障礙是什么？ 如果以上答案清楚了，一個(gè)清晰的崗位描述也就自然清楚了。一個(gè)清晰的崗位描述并沒(méi)有一定格式或者長(zhǎng)度限制。但是必須包括一些基本信息，如：1、該項(xiàng)志愿者工作的目的和服務(wù)人群2、工作職責(zé)、期望參與的時(shí)間和地點(diǎn)3、該工作人員必須負(fù)責(zé)的具體工作4、針對(duì)該工作內(nèi)容所期望的產(chǎn)出5、組織將會(huì)提供的支持、如培訓(xùn)或者相關(guān)材料等6、有效完成該工作所需要的技能7、其他與此工作相關(guān)的說(shuō)明，例如每周工作時(shí)間、員工或志愿者該向誰(shuí)匯報(bào)、著裝要求等招募志愿者需要有專業(yè)技能或者資格限制嗎？不同的工作對(duì)志愿者的

13、要求是不一樣的。比如需要50人的志愿者去種樹，和需要一個(gè)農(nóng)業(yè) 專家來(lái)指導(dǎo)如何種樹，這兩者的專業(yè)技能是完全不同的，由此，工作職責(zé)也是完全不同的。什么樣的工作描述才算清楚？清晰的工作描述不僅告訴志愿者他們能做什么，也告訴志愿者什么不能做。有一個(gè)清楚的范 圍，對(duì)志愿者管理人員和志愿者本人都是負(fù)責(zé)任和降低風(fēng)險(xiǎn)的行為。例如：學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)專業(yè)的 學(xué)生志愿者在看護(hù)老人時(shí)，不能私自為老人開藥方。組織和項(xiàng)目名稱志愿者工作職責(zé)描述工作職務(wù)：辦公室行政助理工作職責(zé)：1、負(fù)責(zé)辦公室日常電話接聽、客人來(lái)訪接待和電子郵件收發(fā)； 2、負(fù)責(zé)日常書報(bào)雜志和圖書室的整理;3、4、5、期望產(chǎn)出：1、幫助協(xié)調(diào)日常辦公環(huán)境；2、負(fù)責(zé)編輯整

14、理辦公室行政手冊(cè)；3、4、資格：1、有一定英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)；2、有1-2年工作經(jīng)驗(yàn)；3、4、培訓(xùn)：1、志愿者會(huì)得到行政主管的日常指導(dǎo);2、溝通機(jī)制： 該職務(wù)直接向行政主管負(fù)責(zé)。但保持和志愿者管理人員的定期溝通。期望的工作時(shí)間: 一周2個(gè)半天，希望能長(zhǎng)期工作。第五步：志愿者招募和面試志愿者招募成功的關(guān)鍵是找到合適的人、用合適的技能和在合適的時(shí)間做合適的工作。一、找到目標(biāo)群體，發(fā)布招募廣告將目標(biāo)對(duì)準(zhǔn)適當(dāng)?shù)闹驹刚呷后w很關(guān)鍵。公共媒體是一個(gè)平臺(tái)，在現(xiàn)實(shí)的情況下，國(guó)內(nèi)的NGO 更多地是利用一些宣傳材料或者網(wǎng)站發(fā)布招募志愿者的廣告。志愿者往往會(huì)通過(guò)組織發(fā)布的 信息，以電話、郵件或者親自到組織來(lái)面談的形式，

15、表達(dá)自身愿意做志愿者的愿望。濃任何設(shè)計(jì)并發(fā)放一個(gè)好的招募廣告？1、遵循清楚、簡(jiǎn)單的原則。信息明確簡(jiǎn)潔，說(shuō)明什么事、什么地點(diǎn)、希望志愿者參與的原 因、希望找什么樣的志愿者以及相關(guān)的聯(lián)系人等等。2、說(shuō)明志愿者在其中的收獲。如：貢獻(xiàn)自己居住的社區(qū)、感受到更多的快樂(lè)、結(jié)交新的朋 友等等。3、將組織的標(biāo)識(shí)放在上面，表明這是一個(gè)正式的活動(dòng)，而不是個(gè)人的活動(dòng)；同時(shí)列出組織 的使命描述，使志愿者能更加了解組織和志愿行動(dòng)的意義。4、招募冊(cè)頁(yè)做好后，可以利用一些公開的可以免費(fèi)發(fā)放公益活動(dòng)消息的平臺(tái)，如網(wǎng)站、雜 志等相關(guān)的媒介。5、利用一些組織本身或者社區(qū)的宣傳欄，張貼海報(bào)、發(fā)放冊(cè)頁(yè)或者其他宣傳品。也可以是 咖啡館

16、、圖書館等等。到目標(biāo)人群經(jīng)常去的地方，去找他們。曾經(jīng)有的組織利用明信片的形 式，取得了很好的宣傳效果。二、組織一個(gè)面試小組通常情況下，很多組織都是由一個(gè)負(fù)責(zé)志愿者工作的人員單獨(dú)進(jìn)行面試的。如果有可能的話， 在組織內(nèi)建立一個(gè)長(zhǎng)期相對(duì)穩(wěn)定的志愿者面試小組是相當(dāng)有效的辦法。面試小組的成員除了 志愿者管理人員，還可以包括員工、已經(jīng)相對(duì)固定的志愿者，和其他所有對(duì)志愿者感興趣的 組織內(nèi)外的成員。濃不要忽略理事會(huì)成員，他們是組織使命很好的義務(wù)宣傳員，因?yàn)樗麄冏陨硪彩侵驹刚?。如?有興趣的話，可以動(dòng)員他們定期參加面試小組或者在更大范圍內(nèi)宣傳組織目標(biāo)、并帶來(lái)潛在 的志愿者。三、成功的面試所必須具備的條件1、選擇

17、一個(gè)合適的棉談地點(diǎn)，最好有一些說(shuō)明組織使命和工作的海報(bào)或者掛圖等；2、面談過(guò)程善用良好的聆聽技巧，通過(guò)各種提問(wèn)來(lái)確定一些信息。尤其是對(duì)工作職責(zé)的溝 通，確定每一項(xiàng)工作都被完全、清楚地理解；3、觀察非言語(yǔ)的交流；4、如果需要，考慮相關(guān)的法律法規(guī)；5、志愿者篩選-分享信息的面談過(guò)程。四、作為志愿者的管理人員，有責(zé)任讓志愿者清楚地了解到以下幾點(diǎn)：1、組織使命2、志愿者的期望3、項(xiàng)目運(yùn)作的價(jià)值和原則4、對(duì)志愿者的要求5、志愿者工作的期限和時(shí)間要求濃面談的過(guò)程，其實(shí)就是篩選的過(guò)程。面談的時(shí)間可以很短，也可以很輕松。6、或許組織中其他的志愿者崗位對(duì)這個(gè)應(yīng)聘者更合適?有些工作的技術(shù)含量比較低，而志愿者的心理期待比較高，這種情況下，是否應(yīng)該選擇這 樣的志愿者？ 在這種情況下，根據(jù)工作本身的需求和未來(lái)可能的發(fā)展，可以先和志愿者做個(gè)溝通，了解志 愿者是否愿意做這個(gè)工作，并告知未來(lái)發(fā)展的可能性。如：機(jī)構(gòu)所需要的志愿者崗位和技能 是組織通訊的編輯，而志愿者希望能整體負(fù)責(zé)通訊的策劃、設(shè)計(jì)和發(fā)放。這時(shí)，可以和志愿 者協(xié)商，先從編輯的工作做起，一段時(shí)間后，再負(fù)責(zé)通訊的整體設(shè)計(jì)。學(xué)生志愿者很積極，但是也有一定的管理難度，如何處理？很多大學(xué)