XQ_概念培訓_應付管理

1、2008日立電梯&漢得公司版權所有1HAND Enterprise Solutions Co., Ltd.秀強股份ERP項目組秀強股份ERP項目應付模塊培訓Rev: 1.0Date: 2014-08-06第1頁，共38頁。財務標準模塊功能應付模塊概述供應商管理發(fā)票管理付款管理第2頁，共38頁。財務標準模塊功能應付模塊概述供應商管理發(fā)票管理付款管理第3頁，共38頁。應付模塊介紹應付模塊（Oracle Payables）主要是幫助管理采購結算等過程中的發(fā)票和付款。通過配置和使用應付模塊，可以：按時向供應商付款防止重復付款Oracle 應付模塊包括以下一些主要功能和特性：供應商管理由前端業(yè)務生成或手

2、工入發(fā)票錄入付款單據(jù)對應以上功能和特性，系統(tǒng)提供三個工作平臺來幫助用戶進行操作：供應商工作臺：用來管理、調(diào)整客戶信息發(fā)票工作臺 ：用來處理標準發(fā)票、借項通知單、貸項通知單、預付款等付款工作臺： 用來復核供應商應付款項和開單付款第4頁，共38頁。應付模塊的業(yè)務流程各業(yè)務部門財務部門預付結算單采購結算單手工錄入發(fā)票發(fā)票付款/核銷預付款費用申請單財務復核結算單匹配第5頁，共38頁。財務標準模塊功能應付模塊概述應付模塊設置供應商管理發(fā)票管理付款管理第6頁，共38頁。供應商管理供應商頭基本信息：頭層維護供應商名稱、納稅登記號等基本信息，這些信息在所有組織間共享供應商地點基本信息：地點層維護供應商的明細信

3、息，不同OU之間相互屏蔽。每個供應商地點都可維護各自默認的負債賬戶、預付款賬戶、付款方式、付款條件。同一個供應商可根據(jù)業(yè)務、財務的處理不同，設置多個地點，建議根據(jù)業(yè)務用途為供應商地點命名，包括：材料采購、外協(xié)采購、資產(chǎn)采購、運費、其他。地點1地點2地點3供應商第7頁，共38頁。供應商管理-設置點地點層設置點（按照業(yè)務實體隔離隔離）地點用途：決定采購、付款時能否選擇此地點賬戶來源：發(fā)票負債、預付、應付票據(jù)唯一來源；可以在地點層設置分配集供應商合并不可逆，一旦合并不可撤銷同一供應商內(nèi)地點合并，不同供應商間地點合并供應商類型負債賬戶負債賬戶說明預付款賬戶預付賬戶說明外部供應商00.0. 220201

4、0301.0.0.0.0應付賬款-已確認-非關聯(lián)公司00.0. 1123010101.0.0.0.0預付賬款-非關聯(lián)公司內(nèi)部供應商）00.0. 2202010101.0.0.BA00.0應付賬款-已確認-關聯(lián)公司00.0. 1123030101.0.0.BA00.0預付賬款-關聯(lián)公司第8頁，共38頁。供應商管理-余額查詢余額查詢即可針對供應商查詢；也可根據(jù)供應商地點查詢?nèi)绻摧斎霂欧N，則將包括所有發(fā)票而不考慮幣種，并且余額以本位幣顯示。為了計算尚欠余額，系統(tǒng)將從未付發(fā)票額中減去可用預付款，計算余額時，不會使用未付預付款。第9頁，共38頁。財務標準模塊功能應付模塊概述供應商管理發(fā)票管理付款管理第

5、10頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票基本概念什么是EBS中的應付發(fā)票？最常見的意義：供應商送達的增值稅發(fā)票（標準發(fā)票）紅字發(fā)票（貸項通知單、借項通知單）臨時收據(jù)、預付款（預付款）員工提交的報銷單（費用報表）EBS中，應付發(fā)票起了哪些作用？記載企業(yè)收到的應付發(fā)票信息記載業(yè)務信息：供應商、應付金額及幣種、發(fā)票開具日期、付款條件、采購事項的明細等記載財務信息：會計分錄（分配科目、負債科目、進項稅信息、金額）、入賬日期等管理應付帳款事項財務控制：控制應付帳款的確認時點，提供完整的審計線索對供應商應付余額進行查詢與管理自動生成明細的應付帳款賬齡分析報表付款控制：“寬進嚴出”的體現(xiàn)：作為付款的先決條件，只有經(jīng)過

6、驗證的發(fā)票才可進行付款（如果啟用審批第11頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票基本概念發(fā)票的類別類 型描 述標準發(fā)票是指由于采購貨物或接受勞務，從供應商處取得的發(fā)票貸項通知單是指供應商對已開發(fā)票的貨物或勞務，所開的紅沖發(fā)票借項通知單是指供應商未開紅沖發(fā)票，而由自已錄入的紅沖發(fā)票預付款是指為供應商或雇員支付預付款的一種發(fā)票（視為發(fā)票）混合發(fā)票是指既可以和采購訂單又可以和發(fā)票匹配的發(fā)票。（既可以輸入正數(shù)，也可以輸入負數(shù)）。第12頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票基本概念標準發(fā)票常見業(yè)務情形企業(yè)購入材料、商品等驗收入庫，但貨款尚未支付，根據(jù)有關憑證（發(fā)票賬單、隨貨同行發(fā)票上記載的實際價款或暫估價值），借記“材料采購”

7、、“在途物資”等科目，按應付的款項，貸記應付賬款。（與采購模塊集成） 接受供應單位提供勞務而發(fā)生的應付未付款項，根據(jù)供應單位的發(fā)票賬單，借記“勞務成本”、“管理費用”等科目，貸記應付賬款。支付時，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目。典型分錄舉例借：勞務成本-勞務 借：管理費用-辦公費借：借：應交稅費-進項稅 貸：應付帳款第13頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票基本概念通常，企業(yè)按合同約定，預先付出的款項，以預付款進行處理常見業(yè)務情形： 按與供應商的約定，預先付出一筆款項；日后實際收到物資或勞務時，在系統(tǒng)中錄入真實發(fā)票，沖減這筆預付款項；核算科目通常為：預付賬款會計分錄：預付款發(fā)票序號活動分錄1預付款發(fā)

8、票借：預付款 貸：應付賬款2對預付款進行付款借：應付賬款 貸：銀行存款3收到真實發(fā)票借：費用/應付暫估 貸：應付賬款4核銷預付款借：應付賬款 貸：預付賬款第14頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票錄入標準發(fā)票界面介紹金 額 ； 發(fā) 票日期期； 負債 發(fā)票頭主要以下信息： 發(fā)票類型，供應商，金額。發(fā)票日期，總賬日期，負債賬戶債 （ 貸 方） 賬戶發(fā)票額金額匯總：可以查看發(fā)票所含各項金額的匯總查看發(fā)票狀態(tài)：狀 態(tài) ： 查 看 驗證 情況已入 帳 ： 查 看是否生成會 計分 錄審 批： 查 看 審 批情況暫 掛：是否存在 暫 掛事 項第15頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票錄入標準發(fā)票界面介紹發(fā)票行，將 發(fā)票的具體事

9、項進行區(qū)分。在增值稅票中，按不同業(yè)務 （如采 購 的商品、服 務 種類）將填列不同的行，以示區(qū)分默認設置的行類型為：項目；運費；稅等系統(tǒng)中，即按這些行類型 進行填列或生成第16頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票錄入標準發(fā)票界面介紹發(fā)票行分配：針對 每行，都需 進 行分配行分配中主要 記錄該 行的 財務 信息：1. 借方科目（如各 項費 用）；2. 入賬日期（最 終產(chǎn) 生的會 計分錄取決于此）3. 入賬 金 額4. 摘要第17頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票驗證標準發(fā)票發(fā)票驗證驗證 ：對發(fā) 票有效性進行驗證內(nèi)容如：頭行金 額是否一致？行與行分配金 額是否一致？是否已 計稅？等等只有通 過驗證的發(fā)票，在系統(tǒng)中才

10、算有效，可以繼續(xù)進行其他操作，如付款、核 銷預付款、生成會 計分錄 等出于安全性考慮，建議將發(fā)票錄入及發(fā)票驗證的權限分開第18頁，共38頁。發(fā)票管理預付款核銷標準發(fā)票預付款核銷核銷預付款動作：前提條件：有至少一 張可用的預付款發(fā)票；提交核 銷的發(fā)票，已經(jīng)通過驗證如果存在對特定供應商的預付款，當錄入相同供應商的標準發(fā)票時會彈出窗口提示存在可用預付款。第19頁，共38頁。發(fā)票管理預付款核銷標準發(fā)票預付款核銷核銷預付款動作：填入核 銷金額 、總帳日期核銷 完成后，需要重新 驗證該發(fā) 票。借： 應付帳款（發(fā) 票負債科目）貸 ： 預付帳款（預 付款發(fā)票分配行科目）第20頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票暫掛和釋

11、放錄入發(fā)票信息暫不付款的發(fā)票發(fā)票暫掛暫掛釋放調(diào)整后重新驗證付款暫掛報表暫掛的含義：通過對發(fā)票設置暫掛，可以限制付款，釋放暫掛后，可繼續(xù)執(zhí)行付款。暫掛的種類：系統(tǒng)暫掛：在驗證發(fā)票時，由于沒有通過驗證而自動設置為暫掛。（例如：發(fā)票分配金額與總金額不符合，有些系統(tǒng)暫掛不允許人工釋放）手工設置暫掛：由于某種原因，暫時停止對發(fā)票的付款，可手工設置暫掛。第21頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票暫掛和釋放發(fā)票暫掛和釋放詳細顯示暫掛原因。系統(tǒng)暫 掛：在驗證發(fā)票時，由于沒有通過驗證而自動設置為暫 掛。手工設置 暫掛：由于某種原因，暫時停止對發(fā)票的付款，可手工設置暫 掛；暫掛手工釋放注意：由于發(fā)票頭和行金額差異造成的差異

12、，無法通過手工釋放，只能修改金額，重新驗證第22頁，共38頁。發(fā)票管理發(fā)票匹配 發(fā)票匹配概念寬進嚴出：在企業(yè)管理實踐中，通常會采取“寬進嚴出”的總體策略。能否成功匹配決定發(fā)票能否通過系統(tǒng)驗證，而驗證成功的發(fā)票是付款的必要條件。因此，發(fā)票匹配最終控制的是能否付款，即對資金流出的控制。匹配審批層雙向：發(fā)票與采購訂單的數(shù)量和單價進行匹配。三向：發(fā)票與采購訂單的數(shù)量和單價，以及接收數(shù)量進行匹配。四向：發(fā)票與采購訂單的數(shù)量和單價、接收數(shù)量，以及檢驗入庫數(shù)量進行匹配。已訂購：系統(tǒng)允許的錄入開票數(shù)量匹配采購數(shù)量的波動范圍，超過允差則暫掛發(fā)票。已接收：系統(tǒng)允許的錄入開票數(shù)量匹配接收數(shù)量的波動范圍，超過允差則暫

13、掛發(fā)票。價格：系統(tǒng)允許的錄入開票金額匹配采購訂單單價的波動范圍，超過允差則暫掛發(fā)票。第23頁，共38頁。財務標準模塊功能應付模塊概述供應商管理發(fā)票管理付款管理第24頁，共38頁。付款管理銀行管理 銀行結構銀行、分行：頭信息在不同公司間是共享的。其他組織可以直接在現(xiàn)有的銀行、分行下維護各自的賬戶信息。（名稱信息、銀行地址、聯(lián)系人等說明性信息）銀行賬戶：按公司（法人實體）隔離，各個法人主體維護的銀行帳戶信息在其他組織下是看不到的，從而也無法用來進行付款操作。賬戶開戶人及賬戶用途（應收、應付）針對法人公司下的業(yè)務實體設置訪問權限及用途。賬戶信息：收付款現(xiàn)金賬戶等第25頁，共38頁。付款管理銀行管理

14、虛擬銀行系統(tǒng)中設置的銀行，既可以是業(yè)務中真實存在的銀行實體，也可以根據(jù)業(yè)務需要，設置虛擬銀行，用于特殊業(yè)務的處理。應付模塊中，所有的付款業(yè)務都必須通過銀行進行。例如，我們收到一張供應商發(fā)票記錄應付債務后，由于某種原因導致無法對供應商進行付款，形成營業(yè)外收入，則可以通過在虛擬銀行下定義虛擬付款的銀行帳戶，利用該帳戶進行付款操作后，產(chǎn)生如下的會計分錄： Dr：應付帳款 Cr：虛擬中轉科目之后總賬錄入憑證： Dr：虛擬中轉科目 Cr：營業(yè)外收入第26頁，共38頁。付款管理付款概述 付款控制付款必須是針對發(fā)票的付款必須是針對供應商的對某個供應商的付款只能核銷其名下的發(fā)票允許分多次付款，但付款總金額不可

15、超過發(fā)票金額 付款分錄建立付款時，必須指定從哪個銀行帳戶支付，該帳戶決定了付款貸記的會計帳戶付款產(chǎn)生的會計分錄如下： 借：應付賬款 貸：銀行存款/現(xiàn)金撤消付款系統(tǒng)可撤消付款，并反沖己經(jīng)產(chǎn)生的會計分錄，但付款撤銷后不可恢復在撤消付款后，仍可對發(fā)票進行重新付款、掛起發(fā)票和取消發(fā)票第27頁，共38頁。付款管理快速/人工/完全付款針對發(fā)票進行付款的方式包括：付款工作臺進行人工付款付款工作臺進行快速付款發(fā)票工作臺進行完全支付三種付款方法之間的比較付款方法部分付款跨地點支付人工YY快速YN全額NN第28頁，共38頁。付款管理快速/人工/完全付款人工付款：允許付款和被核銷發(fā)票的供應商地點不同可選擇多張發(fā)票，

16、并且指定每張發(fā)票的不同付款金額如發(fā)現(xiàn)選擇錯誤，可在“輸入/調(diào)整發(fā)票”中沖銷對此發(fā)票的付款快速付款：只允許核銷相同供應商下相同地點的發(fā)票同樣支持選擇多張發(fā)票，并指定每張發(fā)票不同的付款金額如發(fā)現(xiàn)選擇錯誤，需要撤銷整個付款操作 全額付款：在發(fā)票工作臺發(fā)起對發(fā)票的完全支付，必須付清發(fā)票的全部未付金額付款與發(fā)票應具有相同的供應商地點第29頁，共38頁。付款管理預付款 付款控制應付模塊要求付款一定要有對應的發(fā)票，因此，預付款中是作為一種特殊的發(fā)票進行處理的，需要先錄入預付款發(fā)票，之后對預付款發(fā)票進行支付，待收到發(fā)票后拿已經(jīng)支付的預付款發(fā)票核銷此標準應付發(fā)票輸入預付款發(fā)票時（假設金額為1000）：Dr：預付

17、帳款 1000Cr：應付帳款 1000對預付款發(fā)票進行全額支付：Dr：應付帳款 1000Cr：銀行存款 1000使用全額支付過的預付款發(fā)票核銷標準發(fā)票（5000） ：Dr：應付帳款 1000Cr：預付帳款 1000對標準發(fā)票剩下的4000余額進行付款Dr：應付帳款 4000Cr：銀行存款 4000第30頁，共38頁。付款管理預付款退回 預付款退回業(yè)務如果標準發(fā)票金額小于預付款發(fā)票，則在對新發(fā)票進行全額核銷后，還需要根據(jù)雙方協(xié)商的結果和公司的有關規(guī)定確認是否要收回多余的預付款。例如，預付金額10000，之后收到供應商發(fā)票8000元，則預付款在核銷完標準發(fā)票的8000元后，會剩余2000。兩種方案

18、：如果不需要收回多余預付款，則不需要進行別的處理，將剩余的2000元預付款留待將來由供應商的新發(fā)票時再進行核銷；如果需要收回多余的預付款，則需要財務部門在應付款管理系統(tǒng)中進行操作預付款退款。業(yè)務部門與供應商聯(lián)系，收回多余的資金，出納收款后通知會計。會計人員在系統(tǒng)中輸入一張?zhí)摂M發(fā)票，供應商為原供應商，借方分配科目是“虛擬中轉科目”Dr：虛擬中轉科目 2000 Cr：應付賬款 2000第31頁，共38頁。付款管理預付款退回虛擬發(fā)票核銷，找到對供應商的預付款進行核銷，會計分錄為：Dr：應付帳款 2000 Cr：預付賬款 2000總賬或應收模塊的雜項收款界面再產(chǎn)生一筆實際收款的分錄，沖掉“虛擬中轉科目

19、”的發(fā)生額。Dr： 銀行存款/現(xiàn)金 2000Cr：虛擬中轉科目 2000不直接在發(fā)票的借方錄入銀行存款/現(xiàn)金科目的原因是：錄入發(fā)票的會計一般不應訪問銀行存款、現(xiàn)金類的會計科目；盡量控制現(xiàn)金/銀行存款科目使用的口徑；如果在發(fā)票的分配行上使用現(xiàn)金科目，則需要在此收集現(xiàn)金流量屬性，比較繁瑣，而且增加資材部門錄入發(fā)票的難度。第32頁，共38頁。付款管理特殊付款業(yè)務在已經(jīng)執(zhí)行了發(fā)票付款后，發(fā)生退款業(yè)務款時，可以將其記錄在應付款管理系統(tǒng)中。退款實際上是為貸項余額實施了負值付款。貸項余額由下列單據(jù)組合的未結余額（只要其總額為負值且等于退款額）組成：發(fā)票/貸項通知單；使用退款來支付這些單據(jù)，則每項單據(jù)都將被記

20、錄為已支付，從而可以得到完整的供應商事務處理歷史記錄。Oracle應付模塊標準功能沒有貸項通知單與發(fā)票匹配的功能，因此這些貸項通知單及對應發(fā)票狀態(tài)仍為“未付”，在對應付發(fā)票進行帳齡分析時，依然會包括這些貸項或借項通知單及其對應的應付發(fā)票。因此，必須在“付款”窗口，對這些貸項或借項通知單及其對應的應付發(fā)票進行“零付款”，使它們狀態(tài)變?yōu)椤耙迅丁保瑥亩?，達到結清目的。零付款退款第33頁，共38頁。付款管理付款處理請求XQ公司跟供應商A簽署一份采購協(xié)議，協(xié)議約定每個月15號進行采購交易結算。7月18日、7月20日、7月25日，RG公司陸續(xù)向供應商采購了原材料，并在采購收貨當天就收到增值稅發(fā)票。8月15日，RG公司和供應商針對前面這些采購業(yè)務一次性進行結算。需求背景付款處理請求通過使用付款管理器，創(chuàng)建付款處理請求對多張發(fā)票進行一次性支付可以選擇對特定的供應商、法人主體、業(yè)務實體、幣種或者支付組等下的發(fā)票