2022年秘書寫作基礎知識

1、第三章 秘書寫作第一節(jié)公文概論文書私人文書公務文書廣義狹義通用公文專用公文2000年國家行政機關公文處理辦法命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等1996年中國共產黨機關公文處理條例決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等國務院辦公廳轉發(fā)發(fā)展改革委等部門關于制止銅冶煉行業(yè)盲目投資若干意見的通知國辦發(fā)200554號各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構： 發(fā)展改革委、財政部、國土資源部、人民銀行、環(huán)保總局關于制止銅冶煉行業(yè)盲目投資的若干意見已經國務院同意，現(xiàn)轉發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

2、國務院辦公廳 二五年十一月三日一、概念：公務文書：指黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在公務活動中使用的各類文字材料。（一）發(fā)布者（二）公務活動（三）法定權力和效力（四）規(guī)范性二、行文制度（一）行文關系1上行文下級機關向上級領導機關或業(yè)務指導機關的行文如：報告、請示 2下行文上級機關向所屬的下級機關或業(yè)務指導機關的行文如：命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復 3平行文平級機關和不相隸屬機關之間相互往來的公文如：函、會議紀要等二、行文制度（二）行文方式1、逐級行文2、多級行文主送“各地、市、縣黨委”主送“各省、自治區(qū)、直轄市黨委”；附注“此文件發(fā)至縣級”3、直達行文4、公開行文5、越級行文（特殊

3、情況使用）6、橫向行文7、聯(lián)合行文8、對口行文9、授權行文10、轉發(fā)行文（其中：上轉下，事關重大，要求執(zhí)行批轉）二、行文制度（三）行文規(guī)則1、部門行文規(guī)則部門之間向下一級機關的有關業(yè)務部門（對口行文）向下一級機關（ 一般需要報請本級領導機關批準）向本級領導機關2、聯(lián)合行文規(guī)則黨、政、軍、群、具有行政職能的事業(yè)單位同一機關內的部門與部門（主辦機關在前）上級機關的部門與下一級機關（同上）二、行文制度（三）行文規(guī)則3、上行文規(guī)則主送一個上級機關；其他相關的上級機關抄送直接報送主管部門處理不越級或抄送被越過的上級機關一般不得以機關名義向領導者個人報送 4、下行文規(guī)則重要行文，同時抄送直接上級機關向受雙

4、重領導的下級機關行文，抄送其另一上級機關報刊全文發(fā)布的公文，印制少量文本，供存檔備查寬210mm長297mm天頭（上邊距）371mm地腳（下邊距）35mm訂口（左邊距）281mm翻口（右邊距）26mmA4紙三、公文格式（一）紙型：國際標準A4型(210mm297mm) （二）頁邊天頭（上白邊）寬37mmImm地腳（下白邊）寬35mmImm訂口（左白邊）寬28mmImm翻口（右白邊）寬26mmImm版心尺寸為156mm225mm（三）排版正文用3號仿宋字，一般每面排22行（行距固定值約等于28.95磅） ，每行排28個字，雙面印刷（四）裝訂左側裝訂，不掉頁，兩釘釘鋸距書芯上下各1/4處，允許誤差

5、4mm，與書脊間距離為3-5mm（五）格式要素1眉首：行政公文首頁紅色反線及其以上的各要素2主體：紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素3版記：主題詞及其以下的各要素（五）格式要素 1.眉首 公文份數(shù)序號：絕密機密級公文 保密期限（密級）：絕密、機密、秘密 如絕密20年 緊急程度：特 急 急 件 發(fā)文機關標識：發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱+“文件”如：南京理工大學文件河南省人民政府文件河南省人民政府文件上行文 發(fā)文字號：發(fā)文機關代字、年份和序號河南省人民政府文件豫政20113號 簽發(fā)人：上行文,機關負責人或主持工作負責人姓名 紅色反線: 一條長度156mm的紅色橫線與行文部分分隔開，黨的文

6、件還要在橫線中間加一紅色實心五角星。2 .主體 (1)標題：三項式：發(fā)文機關發(fā)文事由公文文種 如河北省人民政府辦公廳關于協(xié)助中國地震局測量隊伍在我省開展地震監(jiān)測的通知兩項式：發(fā)文事由/發(fā)文機關公文文種 如關于組織捐款捐物支援地震災區(qū)的緊急通知中華人民共和國全國人民代表大會公告單項式：公文文種 如 公告 通告注意： A. 除引用文本（法規(guī)、規(guī)章）名稱外一般不用標點符號； B. 人、地名或短語不得分開，如：南京理工大學關于提前解聘的決定 不能寫成：南京理工大學關于提前解聘的決定關于對原產于日本、新加坡、韓國和臺灣地區(qū)的進口丙酮實施臨時反傾銷措施 海關總署公告2007年第66號 根據(jù)中華人民共和國反

7、傾銷條例的規(guī)定現(xiàn)將執(zhí)行中有關事項公告如下：特此公告。附件：1中華人民共和國商務部公告2007年第95號2丙酮反傾銷保證金征收比率表 二七年十一月二十二日 主體(2)主送機關：主要受理機關的全稱或規(guī)范性簡稱 如：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：注意：A上行文：一個主送機關 B公布性公文不要主送機關 C 一般不得以機關名義向上級機關負責人報送公文2.主體(3)正文(首頁末頁必須顯示正文)如用條目式：一、 (一) 1. (1) 文字材料中序號、標點的正確使用: “一、”、“二、”、“三、” （一）（二）（三）（1）（2）（3）“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B

8、.”、“C.”“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，” (4)附件說明：附件是附屬于公文主件的其他文件材料。如：附件：1.第一批國家珍貴古籍名錄（2392部）2.第一批全國古籍重點保護單位名單（51個）中華人民共和國國務院令第492號中華人民共和國政府信息公開條例已經2007年1月17日國務院第165次常務會議通過，現(xiàn)予公布，自2008年5月1日起施行?？偫?溫家寶二七年四月 (5)簽署或印章（生效標志）會議記要、電報形式不要印章機關領導人簽署的議案、命令不要印章（簽發(fā)人職務 簽發(fā)人）單一機關制發(fā)的公文不署發(fā)文機關名稱聯(lián)合上行文由主辦單位加章，聯(lián)合下行文應都加章；印章上不壓正文，下壓成文

9、日期(6)成文時間：領導人簽發(fā)時間或以會議通過日期、批準日期 二 七 年 五 月 二 十 日 寧波大學科學技術學院人文分院寧波大學科學技術學院理工分院二年五月二十四日 B.“當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；C.“當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。二七年五月二十四日 寧波大學科學技術學院D.“當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。第二十五條：本條例自公布之日起執(zhí)行。（2）發(fā)文機關印

10、章：A .“單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。12生效標識：（1）成文日期：A. 列于正文或附件說明下，偏右；B. “用漢字將年、月、日標全；”，“零”寫為“”。寧波大學科學技術學院人文分院第二十五條 本條例自公布之日起執(zhí)行。寧大科學技術學院人文分院 、 理工分院、法商分院 、 藝術分院E.“當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居

11、中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。”二七年五月二十日寧波大學科學技術學院人文分院寧波大學科學技術學院理工分院寧波大學科學技術學院法商分院寧波大學科學技術學院藝術分院F.“當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。”(7)附注： 傳達范圍（發(fā)至哪一級）、使用方法（可否張貼或登報）、名詞術語含義等 如（此文件發(fā)至縣級）(此件不登報) (不準翻譯)國務院公文主題詞表01綜合經濟（77個） 01A 計劃 規(guī)劃 統(tǒng)計 指標 分配 統(tǒng)配 調撥 01B 經濟管理 經濟 管理

12、 調整 調控 控制 結構 制度 所有制 股份制 3. 版記(1)主題詞：其中類別詞1個類屬詞不超過5個類屬詞按從小到大的順序文種詞1個國務院關于加強水土保持工作的通知 主題詞：農業(yè) 水土保持 通知 (2) 抄送機關：對上級用“抄報”，對同級或無隸屬關系的機關用“抄送”，對下級用“抄發(fā)”；也可以都用“抄送”除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關；重要行文，抄送直接上級機關；向受雙重領導的下級機關行文，抄送其另一個上級機關；因特殊情況必須越級請示時，抄送被越過的上級機關；(3) 印制說明：印發(fā)部門、印發(fā)日期 國務院辦公廳 2011年11月11日 印發(fā)第二節(jié) 常用公文種類功能特征標題(N項式)主

13、送機關正文結尾命令公布,行政,嘉獎,任免(大事,法定強制性)國家領導人, 生效標志為簽發(fā)人名章職務三/二(編號)無依據(jù)+一事希望要求決定布置指揮,獎懲,知照(要事)較高級別三/二有/無/一/多緣由+事項執(zhí)行要求/希望號召公告宣布重要或法定事項向國內外宣布,授權新華社或張貼三/二/一(編號)無緣由+一事“特此公告”“現(xiàn)予公告”通告法規(guī)政策,具體事務(一般事項)國內一定范圍,登報張貼三/二/一無緣由+事項“特此通告”通知印發(fā),轉發(fā)/批轉,告知,指示,任免,會議(使用頻率最高)三/二一/多(緣由)+事項(執(zhí)行要求/希望號召)通報表彰,批評,向下級傳達情況典型性,公布三/二一/多大體情況+具體情況+存在問題要求種類功能特征標題(N項式)主送機關正文結尾