一個(gè)很實(shí)用的方法設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性

1、數(shù)據(jù)的有效性-設(shè)-置輸入條件如年齡為在很多情況下，設(shè)置好輸入條件后，能增加數(shù)據(jù)的有效性，避免非法數(shù)據(jù)的錄入。負(fù)數(shù)等。那么有沒(méi)有辦法來(lái)避免這種情況呢？有，就是設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性。設(shè)置好數(shù)據(jù)的有效性后，可以避免非法數(shù)據(jù)的錄入。下面我們還是以實(shí)例來(lái)說(shuō)明如何設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性。設(shè)置學(xué)生成績(jī)介于0100分之間。ABCD1咗:迖玖語(yǔ)小孚成績(jī)卷2姓名語(yǔ)文數(shù)學(xué)總分3白天雨4班宏偉5鮑瑞6鮑振興7常二朋8陳健9崔穎圖6-4-1假設(shè)試卷的滿分100分，因此學(xué)生的成績(jī)應(yīng)當(dāng)介于0100分之間的。我們可以通過(guò)以下幾步使我們錄入成績(jī)時(shí)保證是0100分之間，其它的數(shù)據(jù)輸入不能輸入。第1步：選擇成績(jī)錄入?yún)^(qū)域。此時(shí)我們選中B3：C

2、9。第2步：點(diǎn)擊菜單數(shù)據(jù)有效性，彈出數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框。界面如圖642所示。數(shù)據(jù)有效性X謖箕二輸入信息出諸警告有效性條件甞數(shù)語(yǔ)文嘆語(yǔ)雨偉興朋名天宏瑞振二健穎姓白班鮑鮑常陳崔對(duì)有同樣設(shè)置的苴他所有單元格應(yīng)用這些更改）14151応取消圖6-4-2在圖第3步：點(diǎn)擊6-4-2中的默認(rèn)的是允許任何值允許下拉按鈕，從彈出的選項(xiàng)中選擇輸入的，見(jiàn)圖中紅色區(qū)域所示。小數(shù)。（如果分?jǐn)?shù)值是整，此處可以選擇整數(shù)）圖6-4-3選擇后界面如圖6-4-4所示。在圖6-4-4中，數(shù)據(jù)中選擇介于，最小值：0，最大值：100。圖6-4-4第4步：點(diǎn)擊確定按鈕，完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。下面我們來(lái)看一下，輸入數(shù)據(jù)時(shí)有何變化。見(jiàn)圖6-4-5

3、所示。BCDEF2345&;91n名II瑞S健穎姓白班鮑鮑常陳崔語(yǔ)文數(shù)學(xué)總分圖6-4-5從圖中可以看出，我們輸入80是可以的，因?yàn)?0介于0100之間。而輸入566是不可以的，因?yàn)樗辉?100之間。此時(shí)，點(diǎn)擊重試按鈕，重新輸入，點(diǎn)擊取消按鈕，輸入的數(shù)據(jù)將被清除。第5步：設(shè)置輸入信息在數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中，點(diǎn)擊輸入信息頁(yè)，打開輸入信息界面。如圖6-4-6所示。圖6-4-66-4-7所示。設(shè)置好輸入信息后，我們?cè)賮?lái)看輸入數(shù)據(jù)時(shí)，界面有何變化。如圖1咗：遲玖語(yǔ)小孚成綾耘語(yǔ)文數(shù)學(xué)總分801!轉(zhuǎn)入學(xué)生成議學(xué)生成議應(yīng)當(dāng)介于0100D名is瑞蠶健穎姓白班鮑飽常陳崔圖6-4-7從圖中可見(jiàn)，輸入時(shí)多了人性化的提

4、示，而這個(gè)提示信息就是我們剛剛設(shè)置的內(nèi)容。第6步：設(shè)置出錯(cuò)警告在數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中，點(diǎn)擊出錯(cuò)警告頁(yè)，在出錯(cuò)警告頁(yè)我們可以設(shè)置警告信息。如圖6-4-8所示。圖6-4-8設(shè)置好后，我們來(lái)看一下輸入錯(cuò)誤時(shí)，有何提示。如圖6-4-9所示。AB|CDE雨偉興朋名天宏瑞膨二健穎姓白班鮑鮑常陳崔|700I轉(zhuǎn)入學(xué)生成黃學(xué)生成続應(yīng)當(dāng)介于100分?jǐn)?shù)值不在01CID范圍之內(nèi)是否繼續(xù)？輸入威績(jī)出錯(cuò)56789圖6-4-9從圖中，我們可以看出出錯(cuò)警告也可以人性化設(shè)置。設(shè)置性別只能輸入“男，女，未知”詳細(xì)的設(shè)置略，關(guān)鍵地方見(jiàn)圖6-4-10所示。圖6-4-10說(shuō)明：1.允許：序列。2.來(lái)源：輸入“男，女，未知”，標(biāo)點(diǎn)要求是英

5、文半角狀態(tài)。下拉列表為這3項(xiàng)。如圖設(shè)置好后，不僅能限制輸入內(nèi)容，而且右邊還多了一個(gè)下拉按鈕，6-4-11所示。6舸振興1Pl7常一協(xié)臺(tái)知S陳健崔穎g圖6-4-11另外，我們除了可以直接在“數(shù)據(jù)來(lái)源”中輸入選中選項(xiàng)數(shù)據(jù)外，表的連續(xù)單元格區(qū)域作為數(shù)據(jù)源，其操作方法相同，不再贅述?？刂飘a(chǎn)品編號(hào)的輸入如果用戶為了統(tǒng)一產(chǎn)品編號(hào)的輸入，要求錄入者只能輸入還可以直接引用當(dāng)前工作8位的字母“A”開頭的編號(hào)，同樣也可以通過(guò)“數(shù)據(jù)有效性”來(lái)進(jìn)行控制，設(shè)置步驟如下：第1步：選擇數(shù)據(jù)源：A3：A8。如圖6-4-12所示。ABCDEFGH1河北佰特橡膠有限公司入庫(kù)數(shù)量明細(xì)袤2單據(jù)號(hào)品名規(guī)格型號(hào)產(chǎn)地單位數(shù)量完工員曰期3齒

6、形帶VI3-680河北佰特條300魏麗2007-10-54齒形帶KPZ-672河応佰特400魏麗2007-10-55劣楔帶4PJ-12T0河E宿特條TOO魏麗2007-10-56李楔帶8PH-1082河北佰特條1000魏麗2007-10-57冬楔帶4PJ-12T0河応佰特300魏麗2007-10-58劣楔帶0-885河E宿特條262魏麗2007-10-8圖6-4-12第2步：打開有效性對(duì)話框，并按下圖進(jìn)行設(shè)置。圖6-4-13所示。圖6-4-13注：數(shù)據(jù)有效性只對(duì)用戶直接輸入的數(shù)據(jù)有效，而對(duì)于復(fù)制粘貼、查找替換的數(shù)據(jù)是無(wú)法控經(jīng)過(guò)上述設(shè)置后，用戶在A3：A8區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只能是“A”開頭，并且

7、必須是8位，否則不能完成輸入。制的，因此大家在使用時(shí)一定要注意。用“數(shù)據(jù)/有效性”功能可以達(dá)到目的。以選擇性別為例，制作有男、女選項(xiàng)的下拉菜單：選中“性別”數(shù)據(jù)區(qū)域；執(zhí)行“數(shù)據(jù)/有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”欄選擇“序列”，“來(lái)源”中輸入“男，女”（不含引號(hào)，用英文單引號(hào)分隔）；單擊“確定”按鈕?！霸谙吕藛沃羞x擇一個(gè)值之后能同時(shí)在另一個(gè)單元格里對(duì)應(yīng)出一個(gè)數(shù)值或是文字”，這要根據(jù)實(shí)際情況再加工的哦！補(bǔ)充事例事實(shí)上，就是制作二級(jí)下拉菜單。試試、看看，是否所需！設(shè)置“數(shù)據(jù)”表A列B列部門員工A張三李四B王二鄭大C劉一王五D初一趙錢命名：選中A列，在“名稱框”

8、中輸入“部門”，回車確認(rèn)。選中B列，在“名稱框”中輸入“員工”，回車確認(rèn)。在“菜單”表制作下拉菜單：制作一級(jí)下拉菜單選中A1：B1單元格區(qū)域；執(zhí)行“數(shù)據(jù)/有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；在“設(shè)置”選項(xiàng)卡下，“允許”選擇“序列”、“來(lái)源”中輸入“部門，員工”(不含引號(hào)，用英文逗號(hào)分隔)；選中“忽略空值”、“提供下拉箭頭”，單擊“確定”按鈕，完成一級(jí)下拉菜單制作。此時(shí)在A1、B1中，單擊右側(cè)的下拉按鈕進(jìn)行選擇輸入。制作二級(jí)下拉菜單從A單元格起向下選中單元格區(qū)域；執(zhí)行“數(shù)據(jù)/有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；在“設(shè)置”中，“允許”選擇“序列”、“來(lái)源”中輸入公式=NDIRECT(A$1)”；選中“忽略空值”、“提供下拉箭頭”，單擊“確定”按鈕，完成“部門”的二級(jí)菜單制作。同法制作“員工”的二級(jí)菜單