文書檔案收集分類及整理講解2課件

1、文書檔案的歸檔整理工作一、收集工作收集工作的重要性一、是文書檔案歸檔整理的前提和基礎(chǔ)二、決定文書檔案的歸檔管理的質(zhì)量三、直接影響檔案的利用工作收集工作的原則以本單位為主。具有查考價值。公文辦理完畢。材料齊全完整。參見教材P31（第三條）。文件材料收集齊全種類：抽查12類。 份數(shù)：2份。頁數(shù)：正稿、發(fā)文處理箋、底稿， 無缺頁。字跡：圓珠筆、紅墨水筆、純藍 鋼筆、鉛筆字跡的易褪色 件要復制。紙張：復寫紙、傳真件要復制。手續(xù)：蓋章簽字等。收集工作的方法1、通過公文處理程序運轉(zhuǎn)的文件，不論收發(fā)文均由文書人員負責收集。2、本單位形成的綜合性文件（不走發(fā)文程序的），如規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、各類報表等由文書

2、人員負責收集。3、會議文件、辦公會、黨委會會議記錄由辦公室主任負責收集。4、工作會、業(yè)務會由承辦部門負責人、外出開會人負責收集。5、各科室行使職能過程中形成的文件由科室兼職檔案員負責收集。6、注意收集工作變動人員手中散存的文件材料。收集工作的誤區(qū)政工科成立小文書檔案室 國家檔案局8號令規(guī)定：（參見教材P35） （1）職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 永久 （2）人事考核、職稱評審工作文件材料 永久 （3）職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根 永久 結(jié)論：凡不屬于專業(yè)人事檔案（十大類）的文件材料全部應歸檔文書檔案。政工科為工作方便只能

3、留存復印件。電子公文不需要歸檔 電子公文歸檔管理暫行辦法第七條（教材P97）要求，“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！?電子文件歸檔與管理規(guī)范7.5.2.2歸檔（教材P102）中要求，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。” 結(jié)論：辦公自動化系統(tǒng)中的具有永久和30年保管價值的文件，應用彩色打印機輸出歸檔，有紅頭紅章確保文件的有效性。作業(yè)一： 文書檔案的收集范圍以本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表為準。 根據(jù)省檔案局要求，企事業(yè)單位

4、要編制文書檔案歸檔范圍和保管期限表，于2012年10月年檢年審時，一并報市檔案局業(yè)務科審批。 參考：國家檔案局8號令（教材P31），邵陽市檔案局文書檔案歸檔范圍和保管期限表（邵陽檔案信息網(wǎng)），本行業(yè)、系統(tǒng)的標準。二、劃分保管期限作業(yè)二：完成檔案業(yè)務培訓文書立卷操作模塊。星期四的課上公布正確答案。文書檔案保管期限的劃分 1、本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； 2、本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； 重大會議如全市檔案工作會議材料、局務會、局黨組會、黨代會、職代會、學會年會等。重大活動如邵陽市城區(qū)規(guī)模民營企業(yè)建檔經(jīng)驗交流現(xiàn)場會、相約蘭臺演講比賽等。一、永久保管的文書檔案（教材P3

5、1第七條） 如邵陽市名人檔案管理辦法、邵陽市家庭檔案管理辦法。3、本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料； 如業(yè)務科對有關(guān)單位省特級評估材料、檔案工作十佳評選材料、法規(guī)科辦理的檔案執(zhí)法案件材料、檔案館接收檔案材料、企事業(yè)單位產(chǎn)權(quán)變動檔案處置材料等。4、本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合性統(tǒng)計材料； 重要問題一般指機構(gòu)編制、人事、基建、審計等。報告和總結(jié)主要是指全年工作報告、總結(jié)及重要的專題性報告，如檔案館建設報告。綜合性統(tǒng)計材料指業(yè)務年報、政工年報、財務年報。5、本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；6、本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證

6、文件材料；7、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的重要文件材料； 重要的合同協(xié)議主要指房產(chǎn)、地產(chǎn)、基建、重大設備采購、重大經(jīng)營合作，長期勞動合同等。資產(chǎn)登記也主要指房地產(chǎn)證。 主要指業(yè)務主管上級制定的業(yè)務法規(guī)、方針性文件材料。當然也有市委辦、市政府辦或市政府印發(fā)的如現(xiàn)行文件報送辦法、表彰通報、民生檔案建設年通知、邵陽市檔案管理辦法等。8、同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示，本機關(guān)的復函、批復等文件材料；9、本單位出版物；10、重大政治學習活動材料； 志、政策法規(guī)匯編、年鑒、大事記、組織沿革等保先教育材料，科發(fā)觀材料另有：12、縣處級（含縣處級）以上單位表彰文件；警告以上人事處分、警告

7、以上行政處罰；信訪案件有領(lǐng)導批示處理的。13、行業(yè)年度目標管理、重要的規(guī)章制度或改革方案等材料。 11、勞動工資材料，職稱認定材料、黨團員組織關(guān)系介紹信、行政關(guān)系介紹信、黨員名冊、干部職工名冊、月份工資表；劃分保管期限永久的原則以我為主以人為本（第11、12條）以法為重（第1、7、12條）以產(chǎn)為久（第6條）二、定期(年和年)保管的文書檔案（教材P32第八條）、本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；2、本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；如干部考察材料為年。機關(guān)年度考評（評優(yōu)秀、評稱職）材料為年。如業(yè)務科年檢年審通知3年、一般性檔案室上等級評估材料年。3、本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的

8、一般性文件材料； 一是看會議牽頭組織單位，是科室為主的一般為年，如召開首批民生檔案責任單位檔案工作經(jīng)驗交流會材料。二是看重要的會議次要文件材料，如全市性檔案工作會議簡報、典型發(fā)言等。同樣有關(guān)活動也看是全局性重大活動的次要文件材料為年，科室上門指導的方案為年。、本機關(guān)一般性事務管理文件；、本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；、同級機關(guān)和下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題與本機關(guān)來往的請示、批復文件材料；10年 如保密、安全保衛(wèi)、接待工作等文件可定為年或年。 如科室年度計劃、總結(jié)年，月季報表年。民營企業(yè)檔案工作情況匯報材料年。、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)

9、務的一般性文件材料； 如省檔案局關(guān)于年重點工程項目檔案管理登記工作的通知，年。（業(yè)務上級機關(guān)文件材料保管期限種，一是永久，二是年）、上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要執(zhí)行的文件材料； 年，如關(guān)于工資、職稱、財務、紀檢等方針政策文件。、下級機關(guān)報送的年度或年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等。 一般為年。特別重要的專題報告為年。三、整理工作參見教材P36.一、有關(guān)定義（一）歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（二）歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序 化的過程。二、整理原則 遵循文件

10、的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（一）裝訂（二）分類（三）排列（四）編號（五）編目（六）裝盒三、整理方法歸檔文件應按件裝訂。注意“件”的定義（教材P36）。（一）裝訂 永久、30年保管的檔案去金屬物，可采用膠水粘、三孔一線裝訂法。10年保管的檔案簡易整理，可維持原狀。（二）分類（1）問題分類法 問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對全宗內(nèi)檔案文件劃分類別。 根據(jù)省局要求，采用問題分類法整理的，將問題固定為“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務類”。 如單位檔案實在不多，可將問題固定為“綜合類”、“行政類”兩類。 適用于：檔案不多的市直單位；或?qū)儆谂R時機構(gòu)，不穩(wěn)定變動

11、較大；或者單位內(nèi)部機構(gòu)較復雜，不適合按組織機構(gòu)分類；或者行業(yè)或上級部門有明確要求。 在今年的年檢年審中將按照新分類方法的要求進行檢查。 機構(gòu)分類法，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦科室（部門）對歸檔文件進行分類。原則上一個科室（部門）設置一個類，科室（部門）名稱就是類名。 采用機構(gòu)分類法時，不能同時采用問題分類法。 適用于檔案較多的大單位，或本系統(tǒng)有明確要求的省管單位。（2）機構(gòu)分類法 由業(yè)務部門起草，以本機構(gòu)名義發(fā)文的，如果文件內(nèi)容屬該業(yè)務部門職責或業(yè)務范圍，則應歸入負責起草文件的該業(yè)務部門類，否則歸入發(fā)文機構(gòu)的辦公室類。 由幾個處室共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構(gòu)。 采用何種分類方

12、法，首先要遵循本系統(tǒng)、上級部門的要求，以保持統(tǒng)一性。如本系統(tǒng)、上級部門無明確的要求，則根據(jù)本單位實際情況、查找需求來進行選擇分類方法。注意?。ㄈ┡帕?盒內(nèi)文件排列：各年度的各機構(gòu)（問題）類的文件，按照上級本級下級的順序進行排列。 像會議材料這種成套性的檔案集中排列。（四）編號 （1）對歸檔文件按照分類方案和排列方法進行編號。 每年度的每個問題（機構(gòu)）下的件號從“1”開始流水編號。例1： 2011年“辦公室”排列在第一份的上級文件，件號編制為“1”。 2011年“財務科”排列在第一份的上級文件，件號編制為“1”。 其余科室同上。例2： 2011年“黨群類”排列在第一份的上級文件，件號編制為“1

13、”。 2011年“行政類”排列在第一份的上級文件，件號編制為“1”。 2011年“業(yè)務類”排列在第一份的上級文件，件號編制為“1”。 （2）蓋歸檔章 參見教材P38。歸檔章一般應蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。歸檔章不應壓蓋文件字跡。例：為歸檔文件材料局務會議記錄：傳達全省檔案工作會議精神填寫歸檔章內(nèi)容。 設定此歸檔文件分類法：問題分類法，件號：9。市檔案局全宗號：22，責任者：邵陽市檔案局，日期：2008年3月10日 。2220089行政類永久 會議記錄中，一次會議作為一件對待，每次會議都要蓋一個歸檔章。注意?。ㄎ澹┚幠浚?）歸檔文件目錄 參見教材P153。 永久、30年要求要打印一式五

14、份，一份裝在檔案盒內(nèi)，兩頁以上進行粘貼。其余四份用歸檔文件目錄夾裝訂。 10年目錄要求打印兩份，一份隨盒，一份裝訂。責任者指制發(fā)文件的處室或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱。不能使用“本局”、“本公司”等含義不明、難于判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文有三個以下責任者的，一般應同時標出，責任者過多時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。 責任者頁數(shù):注意會議記錄的頁號編制。備 注備注，用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。備注欄，缺少請示或批復要標清。如需要說明的內(nèi)容較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“*”號，將具體內(nèi)容填入備考表。（2）歸檔文件目錄夾永久、30年、10年的歸檔文件目錄要分開裝訂。 參見教材P38.每個年度的目錄前要加一張歸檔文件目錄封面，以示區(qū)分。（六）裝盒（1）材料裝盒： 歸檔文件目錄歸檔文件備考表。 歸檔文件按件號順序裝盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不可混于一盒。（2）填寫檔案盒項目A、封面 蓋全宗章，不要寫案卷標題。蓋全宗章使用的工具：長方形盒+海綿，一得閣墨汁，全宗章。 目前無全宗章的單位，可與蘭臺服務部聯(lián)系刻章。蓋全宗章訣竅：左中右均勻用力按三下B、脊背 現(xiàn)機構(gòu)（問題）欄目不能隨意填寫，要么是“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務類”，要么