采購工作流程,采購貨物質(zhì)量管理,采購價(jià)格的過程控制標(biāo)準(zhǔn)

1、采購工作流程，采購貨物質(zhì)量與價(jià)格控制標(biāo)準(zhǔn)為落實(shí)貨品采購作業(yè)管理，確保采購工作順暢，特制定本規(guī)章。一、采購工作流程1、采購需求的提出采購部應(yīng)依據(jù)公司庫存狀況、庫存數(shù)量、采購前置期等要求，開立采購請購單；應(yīng)注明貨品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期及備注，經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并依采購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn)。2、采購核準(zhǔn)權(quán)限采購日常經(jīng)營需要的臨時(shí)用品及金額預(yù)估在人民幣1000元以下的，由各店店經(jīng)理核準(zhǔn)；采購金額預(yù)估在人民幣1000元以上的，由上級主管總經(jīng)理核準(zhǔn)交由集團(tuán)采購部采購。 3、公司采購方式一般有下列種類：A、集中采購：通用性物資，盡量采用集中采購方式。B、合約采購：經(jīng)常性物資，盡量采用合約采購

2、方式，以確保貨源品牌、質(zhì)量與價(jià)格之穩(wěn)定。一般采購：除（A）（B）以外之物資，采用隨需求而采購之方式。4、采購作業(yè)規(guī)定4.1詢價(jià)、議價(jià)采購部接獲核準(zhǔn)后的采購計(jì)劃單，應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對象；供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之貨品規(guī)格與采購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購部應(yīng)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)及需求部門確認(rèn)；專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目，采購部應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門審批；采購議價(jià)采購交互議價(jià)之方式；議價(jià)應(yīng)注意質(zhì)量、交貨周期、服務(wù)兼顧。42呈核及核準(zhǔn)采購部詢價(jià)、議價(jià)完成后，于采購請購單上填寫詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，必要時(shí)附上書面說明；報(bào)價(jià)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并依采購核準(zhǔn)權(quán)限呈核；再呈主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。43訂購作業(yè)采購部接獲經(jīng)核準(zhǔn)之采

3、購請購單后，應(yīng)盡快向供應(yīng)商訂購物資貨品，并以電話或傳真形式確認(rèn)交期；若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于訂購單上明確注明；采購人員應(yīng)控制物資訂購交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。44驗(yàn)收與付款依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作；依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。二、采購價(jià)格管理為確保材料高品質(zhì)低價(jià)格，從而達(dá)成降低成本之宗旨，規(guī)范采購價(jià)格審核管理，特制定本規(guī)章。1、報(bào)價(jià)依據(jù)產(chǎn)品部提供圖紙，作為采購部成本分析之基礎(chǔ)和供應(yīng)商報(bào)價(jià)之依據(jù)；非通用物資，一般由供應(yīng)商先提供樣品，供產(chǎn)品部確認(rèn)可用后，方予報(bào)價(jià)。22價(jià)格審核供應(yīng)商接到圖紙后，于規(guī)定期限內(nèi)提出報(bào)價(jià)單；采購部一般應(yīng)挑選三家以上供應(yīng)商詢價(jià)，以

4、作比價(jià)、議價(jià)依據(jù)；采購人員以報(bào)價(jià)單一式三份呈采購部主管審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購人員重新議價(jià)，或由采購部主管親自與供應(yīng)商議價(jià)；采購部主管審核之價(jià)格，呈分管副總經(jīng)理審核，并呈總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)；副總經(jīng)理、總經(jīng)理均可視需要再行議價(jià)或要求采購部進(jìn)一步議價(jià)；單價(jià)審核單經(jīng)核準(zhǔn)后，一聯(lián)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)，一聯(lián)由采購部存檔，一聯(lián)轉(zhuǎn)供應(yīng)商。23價(jià)格調(diào)查已核定之材料，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù)；本公司各有關(guān)部門，均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格訊息，以利采購部比價(jià)參考；已核定之物資采購單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)以報(bào)價(jià)單形式重新報(bào)批，且附上書面之原因說明；單價(jià)漲跌之審核流程，應(yīng)同新價(jià)格審核流程；在同等價(jià)格、質(zhì)量

5、條件下，漲跌后采購應(yīng)優(yōu)先考慮與原供應(yīng)商合作；為配合公司成本降低策略，原則上每年應(yīng)就采購之單價(jià)要求供應(yīng)商作降價(jià)之配合；采購數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)。1 采購成本分析31成本分析項(xiàng)目成本分析系就供應(yīng)商提供之報(bào)價(jià)的成本估計(jì)，逐項(xiàng)作審查、評估，以求證成本之合理性。一般包括以下項(xiàng)目：直接及間接材料成本；工藝方法；所需設(shè)備、工具；直接及間接人工成本；制造費(fèi)用或外包費(fèi)用；營銷費(fèi)用；稅金；供應(yīng)商行業(yè)利潤。32成本分析之運(yùn)用以下情形時(shí)，應(yīng)進(jìn)行成本分析：新材新、新產(chǎn)品無采購經(jīng)驗(yàn)時(shí)；底價(jià)難以確認(rèn)時(shí)；無法確認(rèn)供應(yīng)商報(bào)價(jià)之合理性的；供應(yīng)商單一時(shí)；采購金額巨大時(shí)；為提高議價(jià)效率時(shí)。33成本分析表的

6、提供方式成本分析表提供方式一般有：由供應(yīng)商提供；由采購部編制標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)單或成本分析表，交供應(yīng)商填妥。34成本分析步驟成本分析意在降低成本、價(jià)格、其步驟一般如下：確認(rèn)設(shè)計(jì)是否超過規(guī)格要求；檢討使用材料之特性與必要性；計(jì)算各方案之使用材料成本；提出改善建議并檢討；檢討加工方法、加工工程；選定最合適之設(shè)備、工具；作業(yè)條件的檢討；加工工時(shí)的評估；就制造費(fèi)用、營銷費(fèi)用、利潤空間進(jìn)行壓縮。35成本分析注意事項(xiàng)利用自己或他人之經(jīng)驗(yàn)；應(yīng)用會(huì)計(jì)查核手段；利用技術(shù)分析方法；向同類供應(yīng)商學(xué)習(xí)；建立成本計(jì)算經(jīng)驗(yàn)公式；提高議價(jià)技巧。三、采購質(zhì)量管理 規(guī)范采購過程的質(zhì)量管理規(guī)定，使采購質(zhì)量管理有章可循。1 適用范圍本公司物

7、資采購、驗(yàn)收、索賠等過程的質(zhì)量管理。2采購質(zhì)量管理規(guī)定21文件資料要求物資訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在訂購單、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：訂購物資之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等；產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求；各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格；所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或公司質(zhì)量管理體系認(rèn)證要求。22合格供應(yīng)商之選擇物資采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入合格供應(yīng)商名列；經(jīng)本公司供應(yīng)商評價(jià)，資訊等級在B級以上；提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格；類似物資以往采購之良好記錄；同業(yè)中之佼佼者。23質(zhì)量保證協(xié)議物資采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)質(zhì)量保證之責(zé)任，并在訂購前明

8、確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列質(zhì)量保證：供應(yīng)商質(zhì)量管理體系需符合本公司指定之質(zhì)量保證系統(tǒng)、如ISO9000或QS9000體系等；供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測；供應(yīng)商產(chǎn)品出廠前應(yīng)有逐批作抽樣檢驗(yàn)；供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨質(zhì)量檢驗(yàn)合格之記錄；接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查、評價(jià)及輔導(dǎo)；保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。24進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物資，必須經(jīng)過本公司采購、質(zhì)檢驗(yàn)收、倉庫等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列項(xiàng)目：確認(rèn)訂購單：核對供應(yīng)商之交貨單與本公司之訂購單。確認(rèn)供應(yīng)商：對有兩家以上供應(yīng)商之物資，應(yīng)確認(rèn)物資來源有無錯(cuò)誤或混亂。確認(rèn)送到

9、日期：用以確定廠商是否如期交貨，以作為評價(jià)、獎(jiǎng)懲之根據(jù)。確認(rèn)物資的名稱與規(guī)格：避免交貨錯(cuò)誤之發(fā)生。清點(diǎn)數(shù)量：確認(rèn)交貨數(shù)量與進(jìn)料驗(yàn)收單及數(shù)量是否一致，是否超出訂購單規(guī)定之?dāng)?shù)量。質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量監(jiān)督部外檢組依進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品質(zhì)是否符合質(zhì)量要求。處理短損：根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時(shí)向供應(yīng)商索賠。退還不合格品：對檢驗(yàn)不合格之物資，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠。物資標(biāo)識：對檢驗(yàn)合格物資，檢驗(yàn)員應(yīng)進(jìn)行標(biāo)示，入庫后應(yīng)予以保持標(biāo)識，以確保后續(xù)質(zhì)量之可追溯性（如供應(yīng)商名稱、物料規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、點(diǎn)收人員、檢驗(yàn)人員等級料之標(biāo)注，以便追溯

10、、區(qū)分、使用之方便）。25質(zhì)量糾紛處理有關(guān)采購物資發(fā)生規(guī)格不符、質(zhì)量不合格、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為質(zhì)量糾紛處理。具體規(guī)定如下：251處置依據(jù)以雙方事先約定之質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為處置依據(jù)，并于訂購單上詳細(xì)說明，其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。252采購物資退貨與索賠擬退回之采購物資應(yīng)由倉管員清點(diǎn)整理后，通知采購部；采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品；現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物資；訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止；確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，另覓供應(yīng)商；退貨情形依訂購合約條款辦理扣

11、款或索賠；雙方事前沒有明確訂購合約時(shí)，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。253采購其他索賠規(guī)定由供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠；破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠；因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y在使用或銷售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠；其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。254國外采購物資退貨與索賠因規(guī)格不符或品質(zhì)不良引起之退貨及索賠規(guī)定如下：要求供應(yīng)商儲運(yùn)更換合格物資或?qū)⒉缓细衿吠斯?yīng)商修復(fù)；退貨或補(bǔ)運(yùn)之費(fèi)用由供應(yīng)商負(fù)責(zé)；由此造成之本公司損失，依雙方合約向供應(yīng)商索賠。255國外采購其他索賠規(guī)定

12、發(fā)生破損短少情形，向保險(xiǎn)公司索賠或航運(yùn)公司索賠；發(fā)生短卸情形，向航運(yùn)公司及保險(xiǎn)公司索賠；發(fā)生短裝情形，向供應(yīng)商索賠；上述索賠依合同規(guī)定處理。四、詢價(jià)與議價(jià)流程規(guī)范采購方式，制定詢價(jià)、議價(jià)流程，使之有章可循。1 適用范圍凡本公司之物料采購方式。2采購方式規(guī)定21采購方式確定依據(jù)采購部根據(jù)下列因素確定最有利之采購方式：物資使用狀況；物資需求數(shù)量；物資需求頻率；市場供需狀況；經(jīng)驗(yàn)；價(jià)格。22采購方式本公司物資采購方式一般有下列種類：集中計(jì)劃采購：本公司通用性物資，以集中采購較為有利，依定時(shí)或定量之計(jì)劃進(jìn)行采購。合約采購：經(jīng)常使用之物資，采購部應(yīng)事先選定供應(yīng)商，議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購，以

13、確保物資供應(yīng)來源，簡化采購作業(yè)。采購方法同上，依定時(shí)或定量之方式進(jìn)行采購。一般采購：除（1）（2）之外的物料，采購部依采購計(jì)劃單逐單位辦理詢價(jià)，議價(jià)之作業(yè)。1 詢價(jià)、議價(jià)31詢價(jià)凡屬一般采購，采購部均應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對象；確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況，不受（1）條所限；凡屬合約采購項(xiàng)目，采購部依合約之價(jià)格核價(jià)，不需另詢價(jià)。合約條件發(fā)生重大變化除外；如向特約供應(yīng)商采購時(shí)，應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表；凡屬可作成本分析之采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商作成本分析，以作議價(jià)之參考；選擇詢價(jià)或采購的對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；詢價(jià)后，應(yīng)確認(rèn)各家報(bào)價(jià)方式、產(chǎn)品規(guī)格、采購條件等是否一致方可比價(jià)。32議價(jià)詢價(jià)后，選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià)；議價(jià)時(shí)應(yīng)注意質(zhì)量、交期、服務(wù)兼顧。33詢價(jià)、議價(jià)注意事項(xiàng)331議價(jià)優(yōu)勢掌握以下狀況