電子文件歸檔與電子檔案管理制度

1、 ( 附件二)電子類資料和檔案特殊管理制度 為加強(qiáng)應(yīng)急救援電子類資料和檔案的管理工作，方便做好數(shù)據(jù)備份，特制訂本制度。一、制度 (1)對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由煤礦應(yīng)急救援機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專人負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。 (2)為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就要嚴(yán)格的按照此管理制度和技術(shù)實施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。(3)歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。(4)具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔

2、。(5)電子文檔管理分軟件電子文檔管理與普通電子文檔管理。二、電子文件的收集與積累(1)收集范圍。電子文件的收集范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。(2)收集、積累要求1、記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，相關(guān)人員須向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件進(jìn)行保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的

3、標(biāo)識關(guān)系。3、在“無紙化”計算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。5、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。6、用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。7、用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。8、用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。9、由計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的

4、文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。10、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。11、計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。三、電子文件的歸檔。定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。(1)歸檔范圍電子文件的歸檔范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。 (42歸檔要

5、求1、把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。2、軟件文檔歸檔要求上傳文檔必須以工作日當(dāng)天上傳，檔案管理員做好檢查與備案。備案推薦采用的載體公司指定檔案管理員的服務(wù)器。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需要長期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。四、電子檔案的銷毀鑒定(1)電子檔案的銷毀鑒定，按公司檔案管理制度執(zhí)行。(2)電子檔案的銷毀，檔案管理員在報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可實施。(3)非保密電子檔案可在批準(zhǔn)后刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除