2022年機關檔案管理工作

1、機關檔案管理工作 保存歷史 鑒往知來 服務現(xiàn)實 惠及千秋萬代第一部分 檔案和檔案的種類一、幾個檔案的概念：1、立檔單位：構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。 2、全宗：一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。3、檔案：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。 二、檔案的種類： 1、文書檔案按年度-機構（問題）-保管期限的分類方法，可繼續(xù)劃分二級類目。2、會計檔案會計檔案分為會計憑證、賬簿、報表、其他等類型。3、基建檔案基建檔案分為辦公房屋、職工宿舍、專用基建項目等。4、 設備檔案分為車輛、辦公設備、專用設備等。5、聲像檔案可按年度-介質分

2、類-保管期限的分類方案管理。6、 人事檔案參照干部檔案整理工作細則 進行整理。（黨員、團員）7 、實物檔案8、 專業(yè)檔案序號檔案名稱序號檔案名稱1信訪檔案10統(tǒng)計檔案2紀檢監(jiān)察案件檔案11山林權證檔案3訴訟檔案12稅收征管檔案4行政復議檔案13金融監(jiān)管檔案5社保業(yè)務檔案14環(huán)保檔案6地名檔案15工商業(yè)務檔案7婚姻登記檔案16公安業(yè)務檔案8審計檔案17國土資源管理檔案9公證檔案18房地產檔案 各機關可根據(jù)實際需要進行分類管理。（社保、低保、婚姻、林權、土地管理（土地承包、拆遷、補償?shù)龋┓饰骺h我們已驗收的幾家鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案分類有16大類。 第二部分 機關檔案工作內容一、對本機關的檔案進行管理1、法律法

3、規(guī)關于“集中統(tǒng)一管理”的要求 檔案法第十條： “對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。” 機關檔案工作條例第三條： “各機關在工作活動中形成的全部檔案均由本機關檔案部門集中統(tǒng)一管理。” 2、實際工作需要 機關在工作活動中直接形成的各種門類和載體的全部檔案，是本機關工作活動的歷史記錄，是提高本機關工作效率和工作質量的必要條件，是國家的寶貴財富，必須由本機關的檔案機構或檔案工作人員負責進行綜合管理。 3、機關檔案工作機構或檔案工作人員的基本任務： 3.1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規(guī)和檔案行政管

4、理部門制訂的有關規(guī)定、辦法、細則。3.2、制訂本機關或本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作計劃、管理辦法、規(guī)定等。3.3、在統(tǒng)一領導，分級管理的原則下，根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負責對直屬單位和各部門的檔案工作，以及本機關各部門形成的各種文件材料（包括文字、圖表、聲像等）的平時積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。3.4、負責對本機關、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作人員進行專業(yè)培訓。3.5、負責對本機關的全部檔案及有關資料實行綜合管理，積極提供利用，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。3.6、根據(jù)國家和當?shù)厝嗣裾囊?guī)定，定期向有關檔案館移交檔案。3.7、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。二、

5、檔案實體管理收集 整理鑒定 保管統(tǒng)計 編目和檢索編研 提供利用和開放收集 收集的三個層次： 一是按照本機關需要歸檔的檔案范圍接收檔案; 二是檔案館對各現(xiàn)行機關和撤消機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作; 三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作. 具體到一個機關,保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度,包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。1、歸檔范圍 根據(jù)機關文件材料歸檔范圍8號令前半部分，編制本單位文件材料歸檔范圍： a上級針對本機關的指導性公文b本級機關主要職能活動中形成的公文材料c下級機關呈送的報請類公文d同級或不相隸書機關重要的商洽性或審批性公文2、歸檔時間： 一般在第二年6

6、月底之前3、歸檔要求： a 確定歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù) b 檔案盒封面填寫,盒內文件排列,編頁,目錄及備考;C 盒內文件要系統(tǒng)排列,交接時履行手續(xù);D 字跡材料要符合耐久性要求;E 公文必須是正式的生效的公文如何做好檔案收集工作1、嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收.a 機關文件材料歸檔范圍 b 部門立卷歸檔制度2、建立相關制度加強零散文件的收集a 將文件材料的形成積累納入有關部門和人員的責任制.b 建立外出開會人員帶回材料歸檔制度.c 保證工作變動人員手中材料歸檔制度3、明確具體人員職責,保證歸檔文件齊全完整a 通過公文處理程序運轉的文件,應明確由文書人員負責收集.b 對于各種會議文

7、件應規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交. c 本單位的綜合性文件,如規(guī)章制度,計劃,總結,報表等應由文書人員負責收集.一般指不走收發(fā)文程序的文件.d 對于各部門形成的文件,應由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交. 整理 整理工作的內容 通常分為系統(tǒng)化和基本編目兩個部分。系統(tǒng)化指檔案的分類,盒內文件的排列和檔號的編制;基本編目原先指編制案卷目錄，現(xiàn)在隨著計算機管理檔案的應用程度不斷提高，檔案編目部分是通過在提前設定好的著錄界面（著錄項目）進行檔案的計算機著錄完成（形成規(guī)定格式的歸檔文件目錄或案卷目錄）。 整理工作的原則1,充分利用原有的整理基礎.2,保持文件之間

8、的歷史聯(lián)系.3,便于保管和利用.文書檔案整理工作的方法和步驟 1、鑒定 工作包括兩方面的內容：放入鑒定工作專門講述一是是否留存,也就是對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內,從而剔出沒有保存價值的文件.二是給留存的文件確定保存期限.這兩部分內容的確定都要依據(jù)歸檔范圍和保管期限表.文書檔案的保管期限有三種:永久、30年、10年。2、分類 年度問題分類法和年度保管期限分類法兩種.3、裝訂 裝訂前要先檢查文件的齊全完整,對不符合長期保管要求的要采取補救措施,如裱糊,復制等，采用文件左上方斜角線裝。4、文件排列 采用保管期限年度問題(機構)法排列5、加蓋歸檔章并填寫檔號章內容 一般在文件首頁上邊的空白處,

9、使用紅印油.6、文件編號 包括件號和頁號,件號按保管期限年度類別的順序大流水編號,填在歸檔文件章內.7、計算機著錄，形成歸檔文件目錄，時間項采用8位數(shù)字無間隔錄入.8、文件裝盒 按文件順序裝入,裝滿為止.9、填盒內備考表 鑒定 （一）、文書檔案鑒定工作的內容和標準 1、文書檔案鑒定工作的內容 包括真?zhèn)魏蛢r值的鑒定,基層檔案部門進行的鑒定主要是價值的鑒定。 2、對照檔案保管期限表確定文件保管期限 檔案的重要程度越高,發(fā)揮的作用越大,它的保管期限越長.根據(jù)國家檔案局2006年8號令規(guī)定,文書檔案的保管期限分為永久和定期.具體可參看8號令。會計檔案保管期限執(zhí)行安徽省會計檔案管理辦法的規(guī)定。重大建設項

10、目檔案按照國家重大檔案建設項目文件歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。等等。 （二）、文書檔案鑒定工作的方法和步驟 1、文書檔案鑒定工作的方法 就是鑒定人員用直接鑒定的方法逐件逐張地從文書檔案的內容、作者、名稱、可靠程度等方面審查。第一步,在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價值的文件,由文書處理部門或業(yè)務部門一、二年后銷毀;第二步,對歸檔文件確定其保管期限,即確定歸檔文件的生存期,這一階段的鑒定工作由文書人員具體實施;第三步,到一定年限后對檔案的價值進行復審.復審主要采取兩種形式,即移交復審和到期復審.2、到期檔案的復審工作（即鑒定銷毀） 原則：審查從細,留存從寬組織：由鑒定小組成員共

11、同進行,小組成員由主管檔案工作的領導,檔案員和相關職能部門的兼職檔案員組成.方法：直接鑒定,以件為單位,根據(jù)文件內容逐件、逐頁的進行審查鑒定.依據(jù)：各類檔案的保管期限表 銷毀： a 檔案銷毀手續(xù):對經(jīng)過鑒定確已失去保存價值需要銷毀的檔案,應登記造冊,編制銷毀清冊,經(jīng)主管領導審查簽字批準后再銷毀. b 檔案銷毀方法:銷毀檔案與銷毀清冊登記內容核對無誤后,到指定地點,二人以上監(jiān)督核銷,監(jiān)銷人在銷毀清冊審批表上簽字.保管 檔案保管工作的具體任務： 防止檔案的損壞、延長檔案的壽命、維護檔案的安全。就是要求檔案的保管既要有符合條件的場地、裝具、也要有符合的保護措施“八防”（防盜、防光、防高溫、防火、防潮

12、、防塵、防鼠、防蟲）。 統(tǒng)計 包括檔案和檔案工作的基本登記以及綜合統(tǒng)計研究兩部分內容。具體有：檔案的接收、移出、整理、鑒定、保管、利用情況的登記以及檔案機構和人員、檔案專業(yè)教育等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。好檔案統(tǒng)計工作，首先要在平常工作中做好登記工作。主要是指就是歸檔文件目錄，檔案移出、接收登記簿，檔案銷毀登記簿，案卷目錄登記簿，檔案基礎數(shù)字匯編（檔案總登記簿+檔案成分和數(shù)量變化情況報道表），檔案利用效果登記表，檔案復制摘抄登記，檔案利用登記簿等等。其次是統(tǒng)計的設計工作。檔案基礎數(shù)字匯編編制樣式： XXXX機關檔案基礎數(shù)字匯編文書檔案基建檔案會計檔案年度永久30年10年永久長期永久15年2

13、00120022003編目和檢索 三個環(huán)節(jié)：檔案進行計算機著錄（放入電子檔案著錄講解）編制檢索工具具體的檢索查找過程編制檢索工具傳統(tǒng)檢索工具：案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目錄，還有一些專題目錄如：人名索引、文號索引等。介紹性檢索工具：全宗介紹、專題指南、檔案館指南。 全宗介紹的編制是以文章敘述的形式，較為全面、概括的揭示檔案館（室）某一全宗情況的一種檢索工具。主要內容包括：立檔單位與全宗的簡要歷史，全宗內檔案內容和成分介紹。立檔單位的簡要歷史：單位名稱、組建情況、成立時間、地點、性質、任務與職能、隸屬關系、所轄區(qū)域、內部組織機構設置及職能、主要負責干部姓名及變化情況、經(jīng)歷的重大事件、執(zhí)行的

14、特殊任務以及機構變動情況。全宗內檔案內容和成分介紹：這部分是全宗介紹的核心，直接關系到整個全宗介紹的編寫質量。其內容包括檔案來源、產生時間、數(shù)量、內容、成分、可靠程度、利用價值等。編寫時要求簡明扼要，突出重點，敘述準確，力爭材料客觀，比較完整、系統(tǒng)的報道文件的內容與成分，便于查閱利用。 例：昌吉縣委宣傳部全宗介紹.doc編研 是以館（室）藏檔案文獻為主要物質對象，以主動提供或報道檔案信息內容，滿足社會利用為主要目的，在深入研究檔案內容的基礎上，按專題對檔案文件進行收集、篩選、加工，使之轉化為不同形式的編研成果的一種專業(yè)工作。這一部分的具體工作主要有：編研題目的選定即選題，編研素材的查選即選材，

15、檔案材料的考訂、加工與編排，編研成果中輔助材料的編寫，檔案編研成果的審核，編研成果的出版和傳播。檔案編研工作在整個檔案事業(yè)中有重要意義。它是開發(fā)利用檔案信息資源的有效方式，是提高檔案館（室）工作水平的一個重要途徑，是保護檔案原件，并使檔案內容長遠流傳的有效措施。大事記的編寫 大事記是按照時間順序簡要地記載一定歷史時期的重大事件和重要活動的檔案參考資料。大事記一定要客觀、真實，實事求事，應按大事發(fā)生的時間先后順序記載。大事記的結構主要有大事記述和大事時間兩部分組成。 例：英德市大事記.doc大事記的選材范圍 本單位黨政部門召開的重要會議； 本單位黨政領導參加的重要會議； 本單位重要的決定、決議、

16、規(guī)劃、部署； 本單位機構、人事等的變動，人員任免、獎懲； 本單位完成的重大工作任務或科研成果； 上級領導對本單位的重要指示和檢查活動； 本單位范圍內發(fā)生的重大災害、事故； 本單位參加的外事活動； 其他重要事件。建立大事記錄制度 為了順利開展編寫大事記的工作，應當建立大事記錄制度。做到大事件件不漏、內容真實可靠，文字簡明扼要，表達準確無誤。各單位應指定專人記錄，部門配合收集，制發(fā)記錄本卡，年終系統(tǒng)整理，裝訂存檔備查。 組織機構沿革的編寫 組織機構沿革應包括目的、內容、范圍以及結構形式等，大致可由五部分組成。 （1）序言；（2）機關歷史概況；（3）組織變革情況；（4）工作成就；（5）附錄。 例：華

17、東冶金學院組織機構沿革.doc 序言：根據(jù)組織沿革的功能，所寫的序言，其目的是為了便于對組織沿革的使用，使它起到指導和查考作用。因此，它應包括的內容是：（1）說明編寫的目的和用途；（2）編寫的體例；（3）材料的來源和可靠程度；（4）基本內容的介紹或評述；（5）其他需要交待和說明的問題。 機關歷史概況：（1）本機關建立（含合、并、撤）及更名的時間斷限和變化的原因；（2）本機關當時的辦公地點及其變更；（3）本機關的性質、職能（職權范圍）及任務；（4）管轄的地區(qū)范圍及轄屬機構的情形；（5）本機關的黨、工、團組織設置及變化情形。 組織變革情況：主要說明內設機構、直屬單位的沿襲和變動，以及機構、領導成員

18、變化情況。（1）機構名稱變化示意；（2）按年或按問題或按機構的變動編列程式，明確反映機構、人員的歷史發(fā)展狀況；交待清楚機構的起止時間和職權范圍、隸屬關系；（3）主要領導成員的更替和蟬聯(lián)情況，并按任職先后排列，注明任期；（4）人員編制情況。 工作成就：簡明扼要地綜述本機關成立以來所取得的重大成就和事業(yè)發(fā)展情形。 附錄：主要附錄能補充組織沿革內容的有關資料，如組織系統(tǒng)圖表、主要數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、本機關單位的有關章則。 提供利用和開放 開放尺度的把握 檔案法規(guī)定，檔案館保存的檔案，向社會開放有三種期限：1、國家檔案館保管的檔案，一般應自形成之日起滿30年向社會開放；2、凡事經(jīng)濟、科學、文化、技術等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年；3、涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重要利益的檔案，可自形成之日起滿50年向社會開放。 中華人民共和國政府信息公開條例 各級檔案館列為政府信息公開場所 各級機關、部門也應按照條例要求，做好信息公開工作。 第三部分 如何做好機關檔案工作1、建立健全檔案工作機構；