檔案數(shù)字化保障機(jī)制六檔案局課件

1、機(jī)關(guān)檔案室檔案信息化建設(shè) 主 講甘肅省檔案局科技教育處處長(zhǎng) 王志剛 2017年6月 蘭州市二. 檔案數(shù)字化工作一. 檔案信息化建設(shè)機(jī)關(guān)檔案室檔案信息化建設(shè)3第1節(jié) 檔案信息化的概述第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析第3節(jié) 檔案信息化的要素第4節(jié) 檔案信息化建設(shè)的重要意義第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容一、檔案信息化建設(shè)4一、檔案信息化定義： 檔案信息化是在國(guó)家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織之下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求的建設(shè)過(guò)程，它是國(guó)家信息化體系的有機(jī)組成部分，是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，其建設(shè)內(nèi)容十分豐富并不斷變化，具

2、時(shí)代性和社會(huì)性。 第1節(jié) 檔案信息化的概述檔案信息化建設(shè)5二、上述定義揭示以下幾點(diǎn)：檔案信息化是國(guó)家信息化的一個(gè)領(lǐng)域，是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)；檔案信息化是檔案工作目標(biāo)與信息技術(shù)手段的結(jié)合，是檔案業(yè)務(wù)向數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移、擴(kuò)展；檔案信息化涉及信息技術(shù)和人文環(huán)境兩個(gè)層面，具有十分豐富的內(nèi)涵；檔案信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程。第1節(jié) 檔案信息化的概述6三、檔案信息化概念的總結(jié)： 總之， 檔案信息化絕不是某一個(gè)或幾個(gè)方面的事，它也不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過(guò)程，也不能簡(jiǎn)單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來(lái)。 檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息資源的有序組

3、織、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn)、檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等。 第1節(jié) 檔案信息化的概述第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析一、檔案信息化的發(fā)展歷程1、啟蒙與認(rèn)識(shí)階段 80年代中后期電子文檔的出現(xiàn)，檔案保管機(jī)構(gòu)面臨著信息化時(shí)代的挑戰(zhàn) 2、起步與探索階段 90年代 計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作取得了初步的成效 3、建設(shè)與成長(zhǎng)階段 90年代 更大范圍的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與逐漸成長(zhǎng)階段 4、發(fā)展與應(yīng)用階段 進(jìn)入21世紀(jì)信息化建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展和深層應(yīng)用階段，網(wǎng)絡(luò)共享時(shí)代7起步階段的基本特征是： 少數(shù)有條件的檔案館、檔案室配備了微機(jī)

4、嘗試使用使用計(jì)算機(jī)檢索檔案 管理軟件功能單一：多數(shù)自行開(kāi)發(fā)，檔案軟件未全面商業(yè)化 檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)容量非常有限，且以案卷級(jí)為主 第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析8快速發(fā)展階段的基本特征：國(guó)家和地方政府對(duì)檔案信息化的投入有較大增加信息化設(shè)備的配置越來(lái)越多軟件功能不斷完善，并開(kāi)始商業(yè)化檔案網(wǎng)站方興未艾檔案人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力迅速提高 完成了全部或部分館藏檔案的案卷和文件級(jí)目錄錄入檔案管理系統(tǒng)以單機(jī)為主各行各業(yè)在OA、CAD發(fā)展中大量生成電子文件，對(duì)檔案管理提出嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，電子文件管理成為核心問(wèn)題第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析9 二、當(dāng)前的檔案信息化工作現(xiàn)狀 1、對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度參差不

5、齊2、對(duì)開(kāi)展信息化工作的思路不完全相同 3、開(kāi)展工作的方式有所不同4、對(duì)檔案信息的安全管理存在疑惑 5、對(duì)檔案信息化工作內(nèi)容理解存在差異 6、對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的理解程度不一致 第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析10第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析1、對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度參差不齊 滿足于手工管理模式 使用單機(jī)版管理模式 局域網(wǎng)管理模式2、對(duì)開(kāi)展信息化工作的思路不完全相同 檔案信息化不局限于檔案管理部門(mén)內(nèi)部來(lái)開(kāi)展工作，而是納入學(xué)校信息化規(guī)劃 過(guò)程中去建設(shè) 檔案業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)需要先行一步，首先從本館的業(yè)務(wù)發(fā)展逐漸開(kāi)展起來(lái)，然后等待時(shí)機(jī)成熟后再考慮與主管單位相關(guān)部門(mén)之間的信息實(shí)現(xiàn)集成 11

6、第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析3、開(kāi)展工作的方式有所不同 自主開(kāi)發(fā) 購(gòu)買(mǎi)商品化 合同外包制4、對(duì)檔案信息的安全管理存在疑惑 技術(shù)人員的事情，安全他們負(fù)責(zé) 技術(shù)人員不是檔案管理人員，持懷疑態(tài)度 網(wǎng)絡(luò)不安全，不能將檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng) 對(duì)已安裝購(gòu)買(mǎi)的防火墻、防病毒軟件不升級(jí) 從管理上下功夫，有效的備份措施。 12 第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析 5、對(duì)檔案信息化工作內(nèi)容理解存在差異 信息化工作是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的、多知識(shí)融合應(yīng)用的綜合工程，需要在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際需要逐步開(kāi)展，并逐漸創(chuàng)造條件，提高業(yè)務(wù)管理水平，提高全體員工的綜合素質(zhì)，在檔案館內(nèi)部資源管理、館藏?cái)?shù)字化和電子文件歸檔等

7、方面不斷探索新思路、新模式，實(shí)現(xiàn)一體化的現(xiàn)代管理，實(shí)現(xiàn)全館內(nèi)部信息的集成，實(shí)現(xiàn)檔案館與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)之間信息的集成與資源共享。 6、對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的理解程度不一致 信息共享與網(wǎng)絡(luò)安全保障如何？信息共享與檔案保密的處理。 13三、檔案信息化應(yīng)用的瓶頸1、人員問(wèn)題2、資金缺乏3、缺乏激勵(lì)機(jī)制4、只購(gòu)買(mǎi)軟件，不購(gòu)買(mǎi)實(shí)施和維護(hù)5、業(yè)務(wù)流程不銜接、業(yè)務(wù)工作很原始第2節(jié) 檔案信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析1415檔案信息化的構(gòu)成要素： 1. 檔案信息網(wǎng)絡(luò) 2. 檔案信息資源 3. 檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才 4. 信息化技術(shù)及裝備 5. 檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)第3節(jié) 檔案信息化的要素16第3節(jié) 檔案信息化的要素17第4

8、節(jié) 檔案信息化建設(shè)的重要意義一、對(duì)于檔案管理人員的意義：1、檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。18第4節(jié) 檔案信息化建設(shè)的重要意義2、檢索查詢更為方便傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢，無(wú)論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡(jiǎn)潔。19第4節(jié) 檔案信息化建設(shè)的重要意義3、檔案的查借閱工作更加可控。 傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為

9、主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易出錯(cuò)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信自化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。20二、對(duì)于成文單位及檔案室的意義：1、 更好的收集和管理檔案2、方便二次利用、提高利用率3、可以解決檔案損壞、丟失的問(wèn)題4、形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)5、形成電子信息資源中心6、提高職工的工作效率7、檔案室職能變保管為服務(wù) 第4節(jié) 檔案信息化建設(shè)的重要意義 檔案信息化建設(shè)，是指在國(guó)家檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔

10、案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)是以信息技術(shù)為依托、以檔案資源為核心，以檔案法規(guī)、制度為保障，圍繞檔案工作開(kāi)展現(xiàn)代化管理的綜合過(guò)程。 2004年國(guó)家檔案局發(fā)布的全國(guó)檔案信息化建設(shè)綱要明確提出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容是什么？第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容2122一. 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)二. 信息資源建設(shè) 三. 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) 四. 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) 五. 人才隊(duì)伍建設(shè)六. 安全保障體系建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施是條件，標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段，信息資源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才資源是關(guān)鍵，各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容相輔相成、不可

11、或缺。 第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容23一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) ：檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化存諸和備份系統(tǒng)的設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。 配置信息處理設(shè)備 計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等建設(shè)和完善檔案網(wǎng)絡(luò) 檔案局、館內(nèi)部的局域網(wǎng) 連接政府各部門(mén)的政務(wù)網(wǎng) 連接公眾的外部互聯(lián)網(wǎng) 第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容24計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)通信線路和通信設(shè)備將分散的計(jì)算機(jī)連接成為一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)信息傳輸和資源共享（軟件、硬件、信息）的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。按網(wǎng)絡(luò)的作用范圍和計(jì)算機(jī)之間互連的距離可劃分為：局域網(wǎng)(LAN

12、)：一個(gè)部門(mén)或一個(gè)單位檔案局館內(nèi)組建的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)城域網(wǎng)(MAN)：城市區(qū)域范圍內(nèi)的信息網(wǎng)絡(luò)廣域網(wǎng)(WAN)：全國(guó)乃至全球范圍的信息網(wǎng)絡(luò)第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容25構(gòu)成信息網(wǎng)絡(luò)的主要設(shè)備交換機(jī)集線器路由器服務(wù)器線路光纖雙絞線其他線路交換機(jī)集線器路由器服務(wù)器線路光纖雙絞線其他線路26檔案館、室的局域網(wǎng) OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序服務(wù)器交換機(jī)用戶MailExcelWord檔案管理27檔案館室局域網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)的聯(lián)通建設(shè)局局域網(wǎng)地方政務(wù)網(wǎng)其他WebEmail文件交換檔案局、館局域網(wǎng)規(guī)劃局局域網(wǎng)教育局局域網(wǎng)衛(wèi)生局局域網(wǎng)28二. 信息資源建設(shè)1、主要對(duì)象 ：館（室）藏檔案；接收的電子文件；網(wǎng)絡(luò)信息資源的獲取

13、；其它檔案信息資源2、系統(tǒng)構(gòu)成： 數(shù)字化處理前準(zhǔn)備；數(shù)字化處理子系統(tǒng)；電子文件的處理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)子系統(tǒng)；數(shù)字化信息發(fā)布子系統(tǒng)3、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)： 數(shù)據(jù)質(zhì)量要求：數(shù)據(jù)的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的有效性、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的新穎性。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)：把案卷目錄、卷內(nèi)目錄輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)案卷目錄的計(jì)算機(jī)管理，提高檢索速度與查準(zhǔn)率。全文數(shù)據(jù)庫(kù)：檔案文件的全部信息輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與查閱。 第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容數(shù)字檔案館建設(shè)29總體架構(gòu)業(yè)務(wù)模型三. 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)檔案管理軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與推廣基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) ：檔案信息的收

14、集 、整理、利用、安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果 。 第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容3031四. 檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案信息化法制建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè) 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) 是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。 第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容32需要建設(shè)的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系如下圖所示 2002年，制定了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電

15、子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 188942002）。2003年7月22日國(guó)家檔案局發(fā)布了電子公文歸檔案管理暫行辦法。2005年6月，國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室聯(lián)合召開(kāi)中國(guó)檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略論壇2005年12月，通過(guò)全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”計(jì)劃，開(kāi)始實(shí)施“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”（金檔工程）2005年發(fā)布了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)33第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容34第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容五. 檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。省委辦公廳、省政府辦公廳聯(lián)合下發(fā)的關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)中（二十）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍

16、建設(shè)，落實(shí)中華人民共和國(guó)檔案法和甘肅省檔案條例規(guī)定，配齊鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、社區(qū)專(zhuān)（兼）職檔案人員，對(duì)所屬單位和轄區(qū)內(nèi)的檔案工作加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)。干部入口要嚴(yán)把關(guān)，對(duì)急缺人才在招引政策上可給予傾斜。企事業(yè)單位要明確專(zhuān)兼職檔案人員，做到人崗相宜。重視和提拔使用檔案干部，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。35六. 檔案信息安全保障系統(tǒng)建設(shè) 根據(jù)“木桶原理”，檔案信息的安全水平將由檔案信息安全所有環(huán)節(jié)中最薄弱的環(huán)節(jié)決定。第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容36第1節(jié) 檔案信息安全的涵義信息安全硬件安全軟件安全數(shù)據(jù)安全信息安全實(shí)體安全運(yùn)行安全通信安全存儲(chǔ)安全 20世紀(jì)80年代后基于網(wǎng)絡(luò)的信

17、息安全，除了要求保證信息的保密性、完整性和可用性以外，還要求保證信息的可控性、抗抵賴性等。 從邏輯上： 從動(dòng)態(tài)過(guò)程上：第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容372. 檔案信息安全概念構(gòu)建動(dòng)態(tài)的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、保密性、可用性、可控性和抗抵賴性。 第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容38 硬件 軟件 檔案數(shù)據(jù) 人員 物理環(huán)境 人文環(huán)境第5節(jié) 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容小結(jié)： 檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的主要目的是提高檔案管理的科學(xué)性和檔案工作的有效性，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的規(guī)范化管理、促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。使用檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化是當(dāng)前我省各級(jí)檔案部門(mén)信息化建設(shè)的關(guān)鍵和重

18、點(diǎn)任務(wù)，也是確保各級(jí)檔案館“雙套制”接收工作的必然環(huán)節(jié)，什么時(shí)期用什么軟件，配置什么設(shè)備，要根據(jù)本單位檔案工作開(kāi)展的具體情況，上單機(jī)版也好，上網(wǎng)絡(luò)版也行，關(guān)鍵就是我們檔案工作人員要有檔案信息化的意識(shí)。39一、檔案信息化建設(shè)第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化第三節(jié)、檔案數(shù)字化工作實(shí)例二、檔案數(shù)字化工作40第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述檔案數(shù)字化是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、高速掃描技術(shù)、縮微與聲像檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)載體檔案的目錄與內(nèi)容（包括文字、圖像、聲音、實(shí)物）等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字形式，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。41一、檔案數(shù)字化的數(shù)

19、字化功能及作用 二、檔案數(shù)字化基本原則三、檔案數(shù)字化的基本要求四、檔案數(shù)字化基本程序五、檔案數(shù)字化保障機(jī)制六、檔案數(shù)字化基本流程七、檔案數(shù)字化實(shí)施方式42第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述一、檔案數(shù)字化的數(shù)字化功能及作用 （1）檔案信息的有效訪問(wèn)與查詢 （2）數(shù)字檔案信息的安全保護(hù) （3）檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容 （4）檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件 （5）檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式 （6）檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容 （7）檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路43第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述二、檔案數(shù)字化基本原則價(jià)值性原則實(shí)用性原則開(kāi)放性原則特色性原則第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述44三

20、、檔案數(shù)字化的基本要求（一）系統(tǒng)性。（二）完整性。（三）優(yōu)先性。（四）安全性。第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述45第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述前期準(zhǔn)備：制定規(guī)劃、原件準(zhǔn)備轉(zhuǎn)換處理：信息采集：針對(duì)原件具體情況采取相應(yīng)的技術(shù)手段信息處理：掃描中的糾偏、除噪、消除雜印等數(shù)字信息存儲(chǔ)：載體轉(zhuǎn)換 脫機(jī)保存后期（數(shù)據(jù)）整理：核查掃描后數(shù)據(jù)四、檔案數(shù)字化基本程序46第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述五、檔案數(shù)字化保障機(jī)制質(zhì)量控制機(jī)制（由近及遠(yuǎn)）安全性保障機(jī)制（權(quán)限規(guī)定 當(dāng)日事當(dāng)日畢）可用性保障機(jī)制（數(shù)據(jù)遷移）47第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述六、檔案數(shù)字化基本流程（一）檔案整理 （二）著錄建庫(kù)（三）檔案掃描 （四）圖像處理（五）圖像存儲(chǔ) （六

21、）數(shù)據(jù)質(zhì)檢（七）數(shù)據(jù)掛接 （八）數(shù)據(jù)驗(yàn)收（九）數(shù)據(jù)備份48紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程圖 49第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述六、檔案數(shù)字化基本流程（一）檔案整理 （二）著錄建庫(kù)（三）檔案掃描 （四）圖像處理（五）圖像存儲(chǔ) （六）數(shù)據(jù)質(zhì)檢（七）數(shù)據(jù)掛接 （八）數(shù)據(jù)驗(yàn)收（九）數(shù)據(jù)備份50第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述七、檔案數(shù)字化實(shí)施方式 檔案數(shù)字化是一項(xiàng)繁瑣的系統(tǒng)工作，完成這項(xiàng)工作可供選擇的方式有兩種：第一種是通過(guò)簽訂合同，采取外包的方式，委托其他機(jī)構(gòu)（如數(shù)字化專(zhuān)業(yè)公司）進(jìn)行掃描；第二種是自己組織人員進(jìn)行掃描。兩種方式各有利弊。 511.外包式的利弊分析優(yōu)點(diǎn)： （1）減輕了組織工作，減少工作量； （2）節(jié)省時(shí)間； （

22、3）有利于提高工作效率，節(jié)省成本。缺點(diǎn)： 對(duì)于檔案密級(jí)程度較高，涉及許多機(jī)密信息，具有一定的泄密風(fēng)險(xiǎn)，需要嚴(yán)格選擇掃描單位，嚴(yán)格管理。第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述522.臨時(shí)組建團(tuán)隊(duì)的利弊分析優(yōu)點(diǎn): （1）工作人員熟悉文件的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，有利于檔案整理工作； （2）有利于保密； （3）有利于工作經(jīng)驗(yàn)的積累、交流和總結(jié)。缺點(diǎn)： （1）組織協(xié)調(diào)工作難度大； （2）時(shí)間緊、任務(wù)重； （3）成本高。第一節(jié)、檔案數(shù)字化概述53第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一、數(shù)字化處理方式的選擇二、數(shù)字化輸入設(shè)備的選擇三、掃描技術(shù)參數(shù)的確定四、數(shù)字化處理基本步驟及要求五、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的選擇六、縮微影像轉(zhuǎn)換技術(shù)應(yīng)用54一、數(shù)字化處理方

23、式的選擇直接掃描圖像法（數(shù)碼相機(jī)、文本文件、圖形文件）縮微影像轉(zhuǎn)換法（對(duì)原有膠片的掃描、掃描同時(shí)形成膠片和數(shù)字圖形）55第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化56第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化二、數(shù)字化輸入設(shè)備的選擇1.平板掃描儀：（考慮最大幅面）主要處理一些幅面小、要求精度高的彩色圖片的輸入，例如掃描畫(huà)冊(cè)、照片等2.工程掃描儀：主要處理一些大幅面的設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙的輸入。 3.高速掃描儀（近期紙質(zhì)較好的文件）是快速、高效實(shí)現(xiàn)文檔電子化的關(guān)鍵輸入設(shè)備。與傳統(tǒng)掃描儀相比，速度快、效率高，掃描精度完全可以滿足文檔掃描的要求。 黑白、彩色4.數(shù)碼相機(jī)：主要用于非紙張實(shí)物或其他不能用掃描儀進(jìn)行輸入的載體。掃描儀性能指標(biāo)

24、1.速度2.掃描分辨率150-1200dpi（dots Perinch） 3.色彩分辨率24位以上4.動(dòng)態(tài)密度范圍（根據(jù)原件確定）5.灰度級(jí)10246.掃描儀的接口方式EPP、USB、SCSI第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化57三、掃描技術(shù)參數(shù)的確定掃描分辨率200dpi掃描亮度值選擇50-60之間掃描對(duì)比度數(shù)值以70-80為最佳掃描模式：黑白，一般文字；灰度，多層次原件存儲(chǔ)格式：TIFF、PDF、JPEG等58第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化四、數(shù)字化處理基本步驟及要求檔案調(diào)卷檔案整理編頁(yè)目錄建庫(kù)檔案掃描圖像處理圖像存儲(chǔ)命名數(shù)據(jù)匯總掛接數(shù)據(jù)質(zhì)檢驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份及管理59第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化60第二節(jié)、紙質(zhì)檔

25、案的數(shù)字化全過(guò)程管理加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。要求：61第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化1、檔案整理*目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。*拆除裝訂：不去除裝訂物，影響掃描效果的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。*頁(yè)面修整破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔

26、案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平）后再進(jìn)行掃描。2、目錄建庫(kù)選擇數(shù)據(jù)格式選擇 目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。檔案著錄 按照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查 采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化623、檔案掃描 確定掃描方式：根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號(hào)

27、圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。 掃描人員在領(lǐng)取檔案時(shí),必須填寫(xiě)領(lǐng)卷登記表。對(duì)要加工的案卷進(jìn)行拆除,拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。 第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化63 掃描模式選擇：掃描模式一般有黑白二值,灰度和彩色模式三種。頁(yè)面字跡清晰,紙張無(wú)底色,不帶彩色圖章的檔案,可采用黑白二值進(jìn)行掃描;字跡清晰度差,紙張有底色,帶有插圖的檔案,可采用灰度模式掃描;對(duì)于紅頭文件、印章和

28、帶有彩色圖片的檔案,適于用彩色模式或灰度模式進(jìn)行掃描。具體的掃描模式可根據(jù)委托方的需求來(lái)進(jìn)行掃描。 掃描分辨率：原則上以掃描后形成的圖像,清晰度、失真度不影響利用為準(zhǔn)。采用的分辨標(biāo)準(zhǔn)為：黑白值：不低于200dpi;灰度值：不低于200dpi;彩色值：不低于200dpi。此數(shù)值只作為參考,實(shí)際工作中分辨率可根據(jù)檔案的具體情況進(jìn)行調(diào)整,如文字偏小、清晰度差時(shí)可適當(dāng)提高分辨率。第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化64存儲(chǔ)格式：委托方?jīng)]有特殊要求的,原始圖像一般以JPG格式為主,圖像處理后可加工成PDF格式進(jìn)行掛接。掃描完成的檔案要按照加工前檔案的頁(yè)碼順序排好,仔細(xì)檢查不得遺漏紙張。對(duì)涉密的檔案進(jìn)行掃描,須具有涉

29、密資格的專(zhuān)人進(jìn)行掃描,掃描過(guò)的檔案由專(zhuān)人裝訂。每日工作完成后,未處理完的檔案應(yīng)交回保管人員保管,個(gè)人不得留存。第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化654、圖像處理 對(duì)掃描圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行處理及校對(duì),確保圖像完整無(wú)誤,并視需要對(duì)有問(wèn)題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。要求：對(duì)于圖像傾斜的、顛倒的,要糾偏及旋轉(zhuǎn); 對(duì)于圖像中有影響圖像質(zhì)量的躁點(diǎn),黑點(diǎn)、黑線、黑框進(jìn)行去污,彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊,去除多余的白邊。檔案數(shù)字化圖像的去污,應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化66第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化67展現(xiàn)原貌的原則。發(fā)現(xiàn)掃描圖像漏掃、掃重、掃描圖像的頁(yè)號(hào)與原文不符的,要對(duì)漏掃的進(jìn)行補(bǔ)掃

30、,掃重的把多余的圖像刪除,掃描圖像的頁(yè)號(hào)不符的修改成與原文一致的。圖像處理中發(fā)現(xiàn)圖像模糊,圖像不全現(xiàn)象,要及時(shí)補(bǔ)掃。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化685、圖像存儲(chǔ)命名紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。以卷為單位原始圖像（JPG）命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-文件號(hào)-張頁(yè)號(hào).jpg001-001-0001-0001-0001.jpg (第一頁(yè))001-001-0001-0001-0002.jpg (第二頁(yè))第二節(jié)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化69以卷為單位提供利用圖像（PDF）命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-文件號(hào).pdf001-001-0001-0001.pdf (第一件)001-001-0001-0002.pdf (第二件)以件為單位原始圖像（JPG）命名：全宗號(hào)-