波士頓江西移動項目管理培訓課件

1、THE BOSTON CONSULTING GROUP江西移動通信有限公司組織和流程優(yōu)化咨詢項目項目管理中的挑戰(zhàn) 與核心項目組的討論2003年11月3日議程項目管理方法的綜述項目小組的形成小組和隊員的評估組織和流程優(yōu)化項目實施的關鍵成功因素需要留意的一些有關項目管理的曲解只要有一個計劃就可以避免意外枝節(jié)的發(fā)生（但很多項目工作不可能長時間等待計劃的完善）需要有更完整的目標/需求定義文件（通常導致大量過多的文件）項目應完全模塊化模塊越小越有利于實施工作安排（但過細的模塊化將導致資源分化）在開發(fā)前就固化所有細節(jié)（但實際上,有可能需要在項目過程中逐步完善）項目所有功能可以一蹴而就（實際上階段化的進展反

2、而可以加快速度）完全掌握內(nèi)部控制、現(xiàn)狀匯報和完善的流程可以改善項目質(zhì)量（而忽略了對項目組的授權與激勵）正式的高級管理層匯報可以激勵項目組（但應控制在主要里程碑上）更多的關注技術細節(jié)（而忽略了關注市場變化）能夠快速開發(fā)就足夠了（而忽略了開發(fā)決策所需時間）項目管理要素為保障實施計劃的成功，必須遵循一套良好的項目管理體系，包括規(guī)范化的溝通、決策和階段化的流程項目流程應該清晰、簡單、短小精干項目流程需要模塊化、階段化，以提高管理效率具備完善的項目管理組織，權責利明確具備明確的、規(guī)范化的項目組匯報、管理和決策機制組織提供充分的輔助支持功能項目小組往往需要進行規(guī)劃管理和跟蹤管理等工作規(guī)劃管理整體項目時間表

3、里程碑關鍵路徑資源需求（人財物）跟蹤管理每個項目模塊/階段的投入與產(chǎn)出已知信息、資料主要行動步驟輸出成果、文件參與人員負責人決策層簡化工作流程和信息流、并行化工作、減少等候時間、做好前期準備工作可以利用項目管理軟件，例如Microsoft Project協(xié)助管理項目項目規(guī)劃.112關鍵行動步驟工作安排子項目時間表12312. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _23. _. _ . _. _. _ . _. _. _ . _行動步驟項目實施應劃分為易于管理

4、的子模塊示例向管理委員會提交的匯報文件模版項目進度報告人力資源投入資金投入項目問題分析（按項目分列）問題一問題描述根本原因解決方法/下一步行動所需決策問題二問題描述根本原因解決方法/下一步行動所需決策問題三問題描述根本原因解決方法/下一步行動所需決策項目時間安排進度表1234567項目一項目二模塊一模塊二項目二模塊一模塊二。里程碑資金投入項目一項目二項目三項目名稱項目一項目二模塊一模塊二項目三模塊一模塊二實際投入150人天60人天40人天20人天100人天30人天50人天計劃投入100人天50人天30人天20人天100人天50人天50人天誤差50人天10人天10人天-20人天-實際計劃向管理委

5、員會提交的項目問題分析報告模版標準的匯報模版有助于管理委員會了解問題及作出決策問題描述項目一項目延誤項目二項目延誤項目三部分功能暫缺。根本原因技術問題需要增加開發(fā)力度因集成商出現(xiàn)財政困難需更換伙伴系統(tǒng)集成商延誤。解決方法/下一步行動與相關部門協(xié)調(diào)增調(diào)開發(fā)人手，或延遲產(chǎn)品推出期限需額外資金投入以購買較昂貴的替代產(chǎn)品首先推出部分功能，或延遲產(chǎn)品推出期限以等待完善功能。所需決策在潛在解決方案中選擇其一是否增加資金投入額度應否按期推出不具備所有功能的產(chǎn)品。議程項目管理方法的綜述項目小組的形成小組和隊員的評估組織和流程優(yōu)化項目實施的關鍵成功因素有效的項目小組可以從兩個方面去考量低高團隊合作(行為的效率)

6、項目方向(工作的效率)The degree to which individual and team goals are clearly defined and understood清晰不清晰項目小組的合力作用沒有充分體現(xiàn)高效的團隊低效率的團隊沒有側重的小組The degree to which team members skills, experience and perspectives are optimised within the team高效的項目小組有一些共同的特點項目方向明確和現(xiàn)實的項目目標切實的項目計劃清晰定義角色和職責有效地利用資源審慎地判斷優(yōu)先階段性的回顧團隊合作有責任心

7、并受尊重的項目領導開發(fā)的溝通合作和信任每一個人的相互支持互補的能力有效解決問題和沖突的流程和方法有效的項目領導需要掌握對項目方向的把握和對隊員持開放態(tài)度的良好平衡Source:BCG analysis高效率的項目實施需要有三個方面的領導才能工作團隊個人Source:John Adain, Effective Teamwork建立和維護團隊發(fā)展和激勵個人明確具體工作項目方向團隊合作實際上, 每一個成員都需要關注這三個方面項目小組的士氣和信心可能在整個進程中有所波動比較典型的階段XXX小組的士氣/信心團隊建設的工作:啟動維護結束危險地帶項目領導者一個很重要的工作是盡可能避免和減低士氣的下落實際上隊

8、員的整體士氣管理層的期望項目進程議程項目管理方法的綜述項目小組的形成小組和隊員的評估組織和流程優(yōu)化項目實施的關鍵成功因素監(jiān)測和管理項目小組表現(xiàn)的幾個主要方法在項目進程中可以通過幾種方式監(jiān)測和管理小組的表現(xiàn)階段性的項目小組回顧向所有項目隊員詢問小組的表現(xiàn)和效率對個人表現(xiàn)的評估反饋和個人的指導等對項目小組表現(xiàn)和效率的關注可以幫助提高隊員的士氣和積極性提早發(fā)現(xiàn)問題避免問題擴大減少/避免士氣的跌落和起伏項目小組效率的問卷你是否同意以下對項目小組的描述:描述1.項目的目標已經(jīng)非常清晰2.我對于我們項目小組能夠按時完成任務充滿信心3.我對我自己應該產(chǎn)出那些成果非常了解4. 我明確知道我的工作模塊如何與其他

9、同事結合5.所有的隊員都對本項目非常投入6.所有的隊員都對項目作出了積極的貢獻7.隊員之間有充分的信任8.隊員的個人能力得到了充分的發(fā)揮9.Team members listen carefully to others ideas10.Information is shared willingly amongst team members11. Important issues are rigorously debated12.Innovative thinking is encouraged13.This team takes time to explore differences of o

10、pinion openly before making decisions14.There is a high degree of cooperation and support between team members15.Motivation within the team is high16.Morale within the team is high17.This team is making good progress towards achieving project objectives18.I have a strong belief in the value this tea

11、m will create for this companyStrongly StronglyAgree Disagree 5432154321543215432154321543215432154321543215432154321543215432154321543215432154321543211.項目的目標已經(jīng)非常清晰2.我對于項目小組能夠按時完成任務充滿信心3.我對我自己應該產(chǎn)出那些成果非常了解4. 我明確知道我的工作模塊如何與其他同事結合5.所有的隊員都對本項目非常投入6.所有的隊員都對項目作出了積極的貢獻7.隊員之間有充分的信任Drilling Team Average Sco

12、re1這樣的項目小組反饋可能提早預見問題StatementsDatabase Upper QuartileScore1(1)5 = Strongly agree1 = Strongly disagree2.73.0對項目進展時間上有疑問有些隊員投入不夠?qū)ζ渌爢T工作不甚了解缺乏信任感隊員的個人評估 (I)Relative Ranking to Others at Same Seniority1 = Outstanding3 = Meets expectations4 = Below expectations2 = Abov

13、e expectations5 = PoorNote: 3 = Norm. Ratings other than 3 should be explained, X = N/AEvaluation of: _Job Description:_Project Name: _Department: _Date of Appraisal: _Project Sponsor: _Project Leader: _Period Assignment: From _To _Time Commitment (%): _Hours on this project: _Project Description:De

14、scription of Role:Summary EvaluationAreas of StrengthAreas for ImprovementOverall Assessment of PerformanceSpecial Circumstances (eg Project outcome, clarity of objective, degree of management required, special situations, etc) that should be consideredA condensed version of this review could be use

15、d with project teamsEXAMPLE1.解決問題的能力Commentsa.Analytical, technical skills (quality, rigour, accuracy, documentation)b.Resourceful, tenacious, exhaustivec.Findings appropriately supported by analysesd.Innovative, creative, conceptuale.Develop persuasive insights on how the business works/could work2

16、.實際性和效率a.Ability to structure work and output; logicb.Timeliness, reliabilityc.Business judgement, common sensed.Ability to reach the so what and translate into action3.溝通能力a.Concise wording and slide designb.Logical structure/clear storyline and conclusionsc.Participation in team dialogue: articula

17、te, cogent, succinctd.Listening skillse.Presence, charisma and sparkf.Presented well and clearlyg.Able to interact with senior management4.建立關系和協(xié)調(diào)能力a.Gained respect/built lasting relationshipsb.Worked in understanding, empathetic stylec.Advocate for change, persuasivenessd.Managed team members and t

18、eam process effectivelyx12345Overall Score _xOverall Score _xOverall Score _xOverall Score _隊員的個人評估(II)EXAMPLE1234512345123455.對團隊的貢獻 Commentsa.Effective use of company resourcesb.Asks for help when neededc.Keeps team aware of progress and findingsd.Demonstrated motivation, initiative, enthusiasme.A

19、ctive interest/contributes ideas beyond own module6.對公司的投入a.Integrity/honesty/generates trustb.Treats people with respectc.Receptive/responsive to feedbackd.Team player: reaches out/encourages people to give their beste.Helps disseminate knowledge/contributes to company intellectual capitalOverall S

20、core _Overall Score _Overall Project Rating (please tick box)1=Outstanding performance. Many areas of strength and no core weaknesses sighted2 =Performance well above expectations for someone of this tenure3 =Meets expectations. Performance strong along a number of dimensions, some weaknesses. Exact

21、ly what I would expect from someone of this tenure4 =Did not meet expectations; performance weak in one or more areas of core skills5 =Very poor performancePlease give three suggestions for how and where this person should be asking the next project leader for helpTeam member comments (if any) regar

22、ding this evaluationUpward feedback discussion taken place (Please see guidelines attached)Date and initials_Signed:Team Member: _Project Leader: _ Project sponsor: _隊員的個人評估(III)EXAMPLEx12345x12345建設性的反饋可以提高員工的效率, 并促進能力的提升Benefits Of FeedbackBuilds morale levels within the teamIdentifies and acknowl

23、edges a persons skills, contributions etcAffirming FeedbackReinforces desirable or effective behavioursDevelopmental FeedbackAssists people to understand opportunities for developmentIdentifies specific areas in need of developmentPrevents a problem from being repeatedClears up misunderstandingsPrev

24、ents small issues between individuals from becoming unmanageableSource:Garnett Consulting議程項目管理方法的綜述項目小組的形成小組和隊員的評估組織和流程優(yōu)化項目實施的關鍵成功因素這樣的一次根本性的改革可以分為五個階段每個階段有著不同的挑戰(zhàn)準備期以及堅定執(zhí)行期的艱巨性尤其不可小視關鍵問題潛在危險改革能帶來什么好處？應該如何改革？計劃能否實現(xiàn)？如何參與其中？核心推進層行動迅速而下層沒有跟上認為計劃定好，任務分配完畢就大功告成認為上下達成了一致的理解而事實不然管理層對改革關注減弱領導堅定與否？簡單的行動結束后，下

25、面的行動都很艱巨沒有達到預期效果改革熱情消退后抱怨增多，不滿情緒爆發(fā)對領導層是否仍然堅定改革失去信心是否達到目的？認為改革從此結束，而沒有認識到后續(xù)工作的重要性認為新的運營模式從此一成不變 推行改革實施堅定執(zhí)行改革明確改革必要性 為改革作出準備取得改革成果認為改革可有可無對自身和領導層對改革的決心沒有把握認為可以一蹴而就地開始行動沒有清晰的行動范圍、目的以及計劃沒有上下一心的改革認同感管理層與員工的認識有誤差管理層高估員工行動能力改革實施最為艱巨的階段成功地應對改革的挑戰(zhàn)需要把握六個關鍵因素明確令人信服的行動目標建立強有力的領導層進行嚴格的項目管理推動利害關系者的支持補充能力與文化上的差距調(diào)整

26、企業(yè)基礎設施 推行改革實施堅定執(zhí)行改革明確改革的必要性 為改革作出準備取得改革成果最高領導層積極地尋求具利害關系者和員工的支持支持管理層和員工、具利害關系者的溝通收集和分析以下的監(jiān)測資料：溝通的有效性員工、管理層和具利害關系者對改革的決心和準備六個關鍵成功因素有著各自的內(nèi)涵.明確令人信服的行動目標最高領導層對新的營運模式作出決策對新的戰(zhàn)略和實施方案對需要配備的資源(人,財,物)的承諾和支持對高層次的時間表達成一致協(xié)助制定行動目標建立強有力的領導層總經(jīng)理和最高領導層展示對改革的決心和支持委任地位顯著且富經(jīng)驗的經(jīng)理執(zhí)行改革方案對管理層提供適當?shù)呐嘤栆源_保項目的順利推行進行嚴格的項目管理提供充分的資

27、源推行改革方案委派富經(jīng)驗的員工執(zhí)行計劃協(xié)助挑選適合的員工推行項目提供適當?shù)捻椖颗嘤栔贫ㄔ敿毜捻椖坑媱澲贫ūO(jiān)管機制以確保項目按時完成推動利害關系者和員工的支持補充能力與文化上的差距管理層可以：制定員工調(diào)職的安排和政策協(xié)助改造新的企業(yè)文化帶領企業(yè)改造文化為員工樹立榜樣安排員工進行調(diào)職提供所需的人力資源以縮減企業(yè)能力上的差距調(diào)整企業(yè)基礎設施委派人員調(diào)整預算流程貫徹推行新的績效考核指標調(diào)整人力資源政策和管理程序調(diào)整必要的計費、IT等系統(tǒng)等以支持新的戰(zhàn)略和營運模式.需要在每個階段的大量工作明確改革的必要性為改革作出準備 推行改革實施堅定執(zhí)行改革取得改革成果建立強有力的領導層進行嚴格的項目管理推動利害關系者的支持補充能力與文化上的差距調(diào)整企業(yè)基礎設施明確令人信服的行動目標對于改革的必要性達成一致管理層制定新目標并達到共識任命改革推進核心管理層制定項目規(guī)劃制定項目工作計劃舉辦項目組啟動會議為項目組成員提供培訓(1) 推行及監(jiān)管評估項目的成效制定有針對性的攻堅方案評估目標聽眾群對溝通的需要制定促進雙方溝通的計劃實施促進溝通的方案評估效用并解決相應的溝通問題人事任命的程序和政策設計制定企業(yè)能力和企業(yè)文化差距彌補戰(zhàn)略評估現(xiàn)有績效指標與預算流程是否與新方案匹配確認對計