秘書(shū)學(xué)第1版第九章課件

1、第九章 秘書(shū)工作管理學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習(xí)案例分析掌握秘書(shū)工作的管理原則；靈活運(yùn)用秘書(shū)工作的過(guò)程管理；了解秘書(shū)工作成果的認(rèn)定和管理 。123第二節(jié) 秘書(shū)工作的過(guò)程管理 第三節(jié) 秘書(shū)工作成果的 認(rèn)定和管理第一節(jié) 秘書(shū)工作的管理原則第一節(jié) 秘書(shū)工作的管理原則 一、一般管理原則 二、“人本”原則 本節(jié)點(diǎn)睛 三、能級(jí)原則 四、激勵(lì)原則 秘書(shū)工作管理中既要遵從一般管理原則，運(yùn)用科學(xué)管理方法，又要針對(duì)秘書(shū)工作的特征，在人才選用、素質(zhì)要求及培養(yǎng)、績(jī)效認(rèn)定、指揮及調(diào)度等方面，從秘書(shū)工作實(shí)踐的管理需要出發(fā)，制定有效的管理措施，才能有效地促進(jìn)秘書(shū)工作的發(fā)展。 一、一般管理原則 一般管理原則適用各級(jí)各類組

2、織，它既要有以權(quán)控制的一面，又要有以情以理引導(dǎo)和調(diào)動(dòng)被管理者積極性的一面。其主要內(nèi)容是： 分工合作； 權(quán)利和責(zé)任； 紀(jì)律； 統(tǒng)一命令； 統(tǒng)一指導(dǎo)； 個(gè)人利益服從 整體利益； 合理報(bào)酬； 民主與集中； 等級(jí)鏈（亦稱權(quán)威線）； 秩序； 公平； 工作穩(wěn)定； 創(chuàng)新性； 集體精神。 以上原則是傳統(tǒng)的管理思想與現(xiàn)代管理思想的結(jié)合。 傳統(tǒng)的管理理論認(rèn)為，管理的任務(wù)就是指揮與控制，就是命令被管理者該做什么，怎么去做，并監(jiān)督他們做好；管理行為應(yīng)以威力、監(jiān)督、強(qiáng)制、懲處為主。這種理論建立在對(duì)人的消極假設(shè)的基礎(chǔ)之上，即一般人都有厭惡勞動(dòng)、盡可能少做工作的特性，而且怕負(fù)責(zé)任，明哲保身。 現(xiàn)代管理思想：美國(guó)麻省理工學(xué)院

3、的麥克雷戈教授針對(duì)這種傳統(tǒng)的理論，提出了與此完全不同的理論： 人在工作中運(yùn)用智力、體力是自然的， 人并不是天生都厭惡工作，人們對(duì)工作 是喜愛(ài)還是憎惡，決定于這工作對(duì)他是 一種滿足，還是一種懲罰； 外部的控制、懲罰的威脅并不是使人完 成目標(biāo)的惟一方法，人在執(zhí)行自愿的任 務(wù)中能夠自我指揮和自我監(jiān)督； 對(duì)人們?nèi)〉玫拿恳粋€(gè)成就都給予相應(yīng)的 報(bào)酬，有利于他們?yōu)楦蟮哪繕?biāo)做出貢 獻(xiàn)；所有“報(bào)酬”中最重要的是尊重他們 的工作，使他們看到自己工作的意義， “自我實(shí)現(xiàn)”的需要得到滿足； 怕負(fù)責(zé)任，明哲保身，常常是經(jīng)驗(yàn)的結(jié) 果，而不是人的本性； 大多數(shù)人都具有一定的想象力、獨(dú)創(chuàng)性 和工作才能，而在現(xiàn)代工作生產(chǎn)條件

4、下， 一般人這方面的智慧潛力沒(méi)有得到充分 的發(fā)揮。 二、“人本”原則 堅(jiān)持“人本”原則，必須對(duì)“人”進(jìn)行全面認(rèn)識(shí)。 “人的本質(zhì)并不是單個(gè)人固有的抽象物，在其現(xiàn)實(shí)性上，它是一切社會(huì)關(guān)系的總和?！比耸锹殬I(yè)的實(shí)體，即是說(shuō)，人都在一定的職業(yè)范圍內(nèi)活動(dòng)，因而每個(gè)人都體現(xiàn)著他所從事的職業(yè)的特點(diǎn)。 對(duì)秘書(shū)活動(dòng)的管理，首先必須體現(xiàn)以人為本這一基本的原則，特別是要從秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)出發(fā)，去認(rèn)識(shí)、理解、尊重、體貼、關(guān)心、愛(ài)護(hù)、幫助秘書(shū)這種“職業(yè)人”。 三、能級(jí)原則 按能級(jí)原則對(duì)秘書(shū)活動(dòng)施行管理，首先必須知人善任，任人唯賢。其次，按能級(jí)原則對(duì)秘書(shū)活動(dòng)施行管理，還必須做到用人所長(zhǎng)，使人盡其才。同時(shí)，管理者還應(yīng)有容人之量

5、和愛(ài)人之心。與能級(jí)管理原則緊密聯(lián)系的是，對(duì)秘書(shū)工作施行管理，還要求對(duì)不同氣質(zhì)的人員安排不同的工作任務(wù)，并運(yùn)用不同的管理方法。四、激勵(lì)原則 所謂激勵(lì)原則，是指通過(guò)一定的刺激手段來(lái)促使人們產(chǎn)生積極向上的心理，從而充分發(fā)揮出主動(dòng)性、創(chuàng)造性的管理原則。激勵(lì)原則的實(shí)質(zhì)在于，要運(yùn)用多種管理手段來(lái)啟發(fā)、調(diào)動(dòng)秘書(shū)人員發(fā)揮積極性與創(chuàng)造性，而不是壓抑、控制、削弱甚至打擊這種積極性。 激勵(lì)因素內(nèi)涵很廣，但最基本的有物質(zhì)因素和精神因素兩大方面。 第二節(jié) 秘書(shū)工作的過(guò)程管理 一、秘書(shū)活動(dòng)的彈性分工與靈活調(diào)度 二、為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)的周密安排 本節(jié)點(diǎn)睛 三、對(duì)常規(guī)性工作和突擊性工作 的合理部署 四、掌握秘書(shū)工作有張有弛的 工

6、作節(jié)奏 五、秘書(shū)工作的監(jiān)督與控制 秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)的科學(xué)管理，是保證秘書(shū)部門(mén)的工作和組織機(jī)構(gòu)的同步運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)的職能和加強(qiáng)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，積極培養(yǎng)秘書(shū)人才，提高秘書(shū)人員的素質(zhì)和秘書(shū)部門(mén)的工作效率的保證。 一、秘書(shū)活動(dòng)的彈性分工與靈活調(diào)度 秘書(shū)活動(dòng)既要有以崗位責(zé)任為基礎(chǔ)的分工，又要有分工不同的秘書(shū)人員之間的相互配合。在一般情況下，秘書(shū)部門(mén)要按照群體工作任務(wù)和個(gè)人的專業(yè)特長(zhǎng)，進(jìn)行合理分工，做到職責(zé)明確、各司其職；在突擊任務(wù)中，則要強(qiáng)調(diào)機(jī)動(dòng)性，加強(qiáng)配合，發(fā)揮整體功能。 二、為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)的周密安排 秘書(shū)部門(mén)必須在為主要領(lǐng)導(dǎo)人提供重點(diǎn)服務(wù)的同時(shí)，對(duì)其他領(lǐng)導(dǎo)人也提供必要的服務(wù)；在集中力量輔助主要領(lǐng)導(dǎo)工

7、作的同時(shí)，還必須安排足夠的力量協(xié)助其他領(lǐng)導(dǎo)工作。三、對(duì)常規(guī)性工作和突擊性工作的合理部署 對(duì)待常規(guī)性工作，秘書(shū)部門(mén)一般靠平時(shí)對(duì)秘書(shū)人員的職能分工即可完成；面對(duì)突擊性任務(wù)，秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人必須暫時(shí)打破平時(shí)的分工的界線，統(tǒng)一調(diào)度，統(tǒng)一安排，共同完成任務(wù)。四、掌握秘書(shū)工作有張有弛的工作節(jié)奏 秘書(shū)部門(mén)工作計(jì)劃應(yīng)適應(yīng)組織運(yùn)轉(zhuǎn)需要，合理安排節(jié)奏，疏密有致，把握不同時(shí)期工作重點(diǎn)。忙時(shí)全力突擊，閑時(shí)安排學(xué)習(xí)、進(jìn)修。 非緊急任務(wù)時(shí)，不要輕易在節(jié)假日全體加班，可利用輪流值班的辦法，保持工作連續(xù)性或應(yīng)付隨機(jī)發(fā)生的事情。五、秘書(shū)工作的監(jiān)督與控制 （一）秘書(shū)活動(dòng)范圍的彈性控制 對(duì)秘書(shū)工作范圍的彈性控制，是組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的需

8、要，是領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)變化的需要。 在組織層次體系嚴(yán)密、職能分工界線明確的情況下，秘書(shū)工作的范圍一般限制在日常辦公服務(wù)的范圍內(nèi)。 在組織管理層次節(jié)制體系比較寬松，權(quán)力分配富有彈性的組織體系內(nèi)，秘書(shū)工作的范圍比較寬泛。 （二）秘書(shū)活動(dòng)效率的定性監(jiān)控 秘書(shū)活動(dòng)的效率，一般只能實(shí)施定性監(jiān)控。 在對(duì)秘書(shū)活動(dòng)的監(jiān)控管理中，既要重視領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書(shū)活動(dòng)的評(píng)價(jià)，又要重視各相關(guān)方面反應(yīng)從而把握定性監(jiān)控的機(jī)制。（三）秘書(shū)工作目標(biāo)的考核監(jiān)控 對(duì)秘書(shū)活動(dòng)的監(jiān)督與控制，僅有范圍方面的彈性控制和效率方面的定性監(jiān)控是不夠的，還要運(yùn)用目標(biāo)考核的辦法對(duì)秘書(shū)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督與控制。根據(jù)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，在組織整體目標(biāo)的指導(dǎo)下，制定秘書(shū)部門(mén)的活動(dòng)

9、目標(biāo)，實(shí)施目標(biāo)考核監(jiān)督，是對(duì)秘書(shū)活動(dòng)實(shí)施管理的有效方法（如表9-1、表9-2所示）。表9-1 辦公室主任的職責(zé)目標(biāo)及考核參數(shù)（百分制）序號(hào)目標(biāo)要求標(biāo)分考核扣分1 組織全體人員各司其職，做到領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、群眾、往來(lái)單位四滿意15管理不當(dāng)辦公室出現(xiàn)差錯(cuò)一次3 因工作疏漏，失誤引起有關(guān)方面不滿一次4內(nèi)部成員受到行政處分一人次32 調(diào)查研究、輔助決策，向領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的調(diào)查報(bào)告10每月下基層三次以上，缺一次3提供虛假信息5重要事情知情不報(bào)103 及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決定和工作要求，并監(jiān)督落實(shí)10傳達(dá)不及時(shí)影響執(zhí)行進(jìn)度一次2督促不力，受到上級(jí)批評(píng)一次34 親自起草報(bào)告、總結(jié)和其他重要文字資料10文字把關(guān)不嚴(yán)出現(xiàn)

10、重大差錯(cuò)一次2 該親自寫(xiě)的不動(dòng)手寫(xiě)，影響材料完成的進(jìn)度和質(zhì)量一次2表9-2 秘書(shū)人員職責(zé)目標(biāo)及考核參數(shù)（百分制）序號(hào)目標(biāo)要求標(biāo)分考核扣分1 起草、審核報(bào)告、總結(jié)等文件材料20漏核一次2差錯(cuò)一次2一件未按時(shí)完成32 調(diào)查研究、分析整理工作情況、信息資料20重要信息未及時(shí)處理一次3信息失真一次23負(fù)責(zé)編印情況反映15反映失實(shí)或滯后一次2不能及時(shí)印發(fā)一次44負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議事務(wù)15材料準(zhǔn)備不充分，差一份3會(huì)場(chǎng)事務(wù)處理不當(dāng)，出一差錯(cuò)55 綜合協(xié)調(diào)成功率達(dá)到90%以上10低于90%2低于80%3低于75%56 完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)10完成任務(wù)效果不好一次2延長(zhǎng)了完成任務(wù)的時(shí)間2 第三節(jié) 秘書(shū)工作成果的認(rèn)定

11、和管理 一、影響秘書(shū)工作成果 因素的多元性 二、秘書(shū)工作成果測(cè)點(diǎn) 的特殊性 本節(jié)點(diǎn)睛 三、秘書(shū)獲取工作成果 途徑的特殊性 由于職業(yè)的特殊性和工作中的特殊地位，秘書(shū)勞動(dòng)成果不像工人、農(nóng)民、醫(yī)生、教師那樣有相對(duì)獨(dú)立的、顯現(xiàn)的、數(shù)量化地記錄為個(gè)人勞動(dòng)的成果，而是包容在領(lǐng)導(dǎo)者勞動(dòng)成果中，忽略這一點(diǎn)，就不能正確地認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作在管理活動(dòng)中的職能作用和勞動(dòng)成果。 一、影響秘書(shū)工作成果因素的多元性 從職能地位來(lái)看，秘書(shū)處于領(lǐng)導(dǎo)工作 的輔助地位，而輔助地位上有廣泛的 領(lǐng)域和多級(jí)層次。 從職能范圍來(lái)看，秘書(shū)總體上是為領(lǐng) 導(dǎo)工作服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)工作需要他做什么 他就做什么，而領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書(shū)工作的 指派往往根據(jù)其對(duì)秘書(shū)的信賴

12、程度和 對(duì)秘書(shū)能力的評(píng)價(jià)來(lái)決定。 從取得勞動(dòng)成果的方式來(lái)看，在秘書(shū) 工作中，既有撰擬公文、處理信息資 料、使用現(xiàn)代化辦公工具等以個(gè)體操 作為主的勞動(dòng)，又有開(kāi)調(diào)查會(huì)、傳達(dá) 領(lǐng)導(dǎo)指示、受權(quán)協(xié)調(diào)、督辦、處理事 務(wù)等以群體活動(dòng)為主的管理性勞動(dòng)。 二、秘書(shū)工作成果測(cè)點(diǎn)的特殊性 在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者往往根據(jù)自己主觀上對(duì)其秘書(shū)輔助的滿意程度，作為測(cè)定秘書(shū)勞動(dòng)成果的標(biāo)準(zhǔn)，以其主觀感受對(duì)其秘書(shū)工作的客觀成果做定性確認(rèn)。但領(lǐng)導(dǎo)是秘書(shū)輔助對(duì)象，是秘書(shū)勞動(dòng)的直接感受者，因此其評(píng)價(jià)結(jié)論也有一定客觀性。三、秘書(shū)獲取工作成果途徑的特殊性 秘書(shū)獲取有效的工作成果有多種途徑。按工作內(nèi)容分，可從參謀建議、協(xié)助管理和事務(wù)服務(wù)三種途徑取得勞動(dòng)成果。 秘書(shū)勞動(dòng)成果的認(rèn)定，具體體現(xiàn)為： 領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)定與群眾認(rèn)定； 終極效果認(rèn)定與綜合認(rèn)定； 個(gè)人情感影響； 激勵(lì)的方式。 秘書(shū)工作管理是組織管理的一部分。它既