公共關(guān)系部的利與弊

1、三、公共關(guān)系組織機構(gòu)的綜合利用（公關(guān)部與公關(guān)公司比較）任何社會組織，都需要公共關(guān)系組織機構(gòu)來開展公共關(guān)系活動。公共關(guān)系部與公共關(guān)系公司各有所長，也 各有所短。為了有效地開展公共關(guān)系活動，組織首先必須了解自身的實際情況，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)明確兩種機 構(gòu)的優(yōu)勢和不足之處，以便綜合利用這兩種公共關(guān)系組織機構(gòu)。（一）公共關(guān)系部的利與弊1公共關(guān)系部的優(yōu)勢在組織內(nèi)部建立公共關(guān)系部，對于開展公共關(guān)系有以下好處：第一，熟悉組織情況。公共關(guān)系部的工作人員都是組織成員，他們對組織內(nèi)的各種情況都比較熟悉，尤其 是對組織運營的特點和各種因素的相關(guān)程度了解得比較透徹，把握得比較準確，如組織內(nèi)各個部門、各個成 員之間的關(guān)系及

2、其在組織中所起的作用、誰是關(guān)鍵的人物、何處是關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)、什么是最主要的問題等。 同時，他們在組織內(nèi)擁有良好的人際關(guān)系，能及時獲取比較可靠的、新的信息。因此，在開展工作時，他們 容易抓住組織存在問題的癥結(jié)，可以對癥下藥，提高公共關(guān)系工作的有效性。第二，能提供及時的公共關(guān)系服務(wù)。組織內(nèi)的公共關(guān)系部對本單位情況比較了解，可以隨時為組織的領(lǐng)導 層提供業(yè)務(wù)咨詢和建議。特別是在突發(fā)性的事件出現(xiàn)時，如發(fā)生失火、爆炸等緊急情況時，公共關(guān)系部就可 以做出快速決定，及時提出對策，發(fā)布新聞，協(xié)調(diào)關(guān)系。不失時機是公共關(guān)系工作成功的關(guān)鍵之一，而公共 關(guān)系公司往往來不及趕赴現(xiàn)場，容易貽誤時機。第三，有利于保持公共關(guān)系工

3、作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。公共關(guān)系工作是組織的一項長期而持久的工作，這是 因為組織與社會環(huán)境之間的矛盾發(fā)展是一個無限的過程，舊的矛盾解決了，新的矛盾又會產(chǎn)生。另外，使組 織與公眾之間的關(guān)系保持平衡與穩(wěn)定狀態(tài)，不斷完善組織自身在公眾心目中的良好形象，創(chuàng)造有利于組織進 一步發(fā)展的社會環(huán)境，是組織的根本目標。很明顯，僅開展一兩項公共關(guān)系活動是難以實現(xiàn)這個根本目標的。 而外請的或臨時的公共關(guān)系人員，由于對組織或工作情況不熟悉，也很難保證工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。這樣， 公共關(guān)系部作為組織內(nèi)的一個常設(shè)機構(gòu)，在時間、人力、物力上能保持公共關(guān)系工作的經(jīng)?；吐毮芑?，有 利于保持公共關(guān)系工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。第四，有利

4、于節(jié)約經(jīng)費。在組織自身發(fā)展過程中，公共關(guān)系問題隨處可見。對那些重大的公共關(guān)系專項活 動，組織可以委托公共關(guān)系公司或聘請公共關(guān)系專家來處理，但大量的、例行的事務(wù)性工作，都委托公司或 專家解決，對組織來說將是一筆龐大的開支。而公共關(guān)系部由于與所屬組織在利益上的一致性，使其在開展 各項活動與實施公共關(guān)系計劃時，不僅要考慮公共關(guān)系工作的效果，同時還要注意盡量節(jié)約經(jīng)費，減少開支。2 公共關(guān)系部的不足之處公共關(guān)系部具有自己的優(yōu)勢，同時也有自己的弱點。其表現(xiàn)主要有：第一，職責不明，負擔過重。這是公共關(guān)系部最常見的不足之處。由于公共關(guān)系工作涉及面廣，組織的領(lǐng) 導很容易把許多 三不管”的問題交給公共關(guān)系部去辦。

5、有時還很容易把許多雖然屬于公共關(guān)系范疇，但應(yīng)由 其他部門辦的事情也交給公共關(guān)系部去辦，影響公共關(guān)系部正常工作的進行。這樣，就會造成公共關(guān)系部的 任務(wù)過重，無法集中力量丟完成自己應(yīng)該完成的專項任務(wù)。第二，看問題有時不夠客觀，即所謂 當局者迷”。公共關(guān)系部的人員在處理問題時。有時不夠客觀，容易 受組織內(nèi)的人際關(guān)系等因素的影響。例如，因人事、工資等方面受制于本單位，擔心得罪領(lǐng)導，公共關(guān)系部 可能違心地去迎合領(lǐng)導的意圖，不如實報道情況；或出于對自己前途的考慮，可能掩蓋問題的真相，不能客 觀地、實事求是地看待問題或處理問題。第三，總費用可能比聘請公共關(guān)系公司多。這是因為公共關(guān)系部的工作人員都要占有一定的

6、編制，組織除 了需要長期支付工作人員的工資外，還需要購置大量的相關(guān)辦公設(shè)備，如長期租用辦公地點，購買影視、照 相、錄音器材等。第四有可能成為組織的一種負擔。如果組織內(nèi)公共關(guān)系部的建立不具備條件，而是為了趕時髦東拼西湊 而成，或其工作人員缺少專業(yè)訓練，難以勝任工作，或由于公共關(guān)系經(jīng)理不具備領(lǐng)導素質(zhì)，得不到領(lǐng)導部門 的重視，難以開展工作，這樣，公共關(guān)系部既占編制又浪費了人力，就可能成為組織的一種負擔。（二）公共關(guān)系公司的利與弊1公共關(guān)系公司的優(yōu)勢與公共關(guān)系部比較，公共關(guān)系公司有以下的長處：第一，職業(yè)水準比較高。公共關(guān)系公司不僅向一般客戶包括已成立公共關(guān)系部的組織 提供服務(wù)，還承擔培訓公共關(guān)系人員的

7、任務(wù)因而其工作人雖必須具有較高的職業(yè)水準。另外，公共關(guān)系公司面向社會廣泛搜 羅人才，因此，公司選擇人員面比較廣，通常都能選聘相當數(shù)量的各種專業(yè)的公共關(guān)系專家和人才。此外， 公共關(guān)系公司承辦的業(yè)務(wù)大多是各社會組織難以解決的，這類業(yè)務(wù)往往既復雜又有難度。在長期的與各種復 雜難題打交道的工作實踐中，公司的工作人員積累了豐富的工作經(jīng)驗，練就了較高的技術(shù)水平。形成了具備 各方面知識一一教育、政府關(guān)系、新聞、財務(wù)、美工、廣告、法律、聲像等的專家隊伍。因此，公共關(guān)系公 司以其人力和經(jīng)驗方面的優(yōu)勢，在應(yīng)付復雜局面、解決難題方面，要比組織內(nèi)部的公共關(guān)系部更為理想。第二，看問題比較客觀。公共關(guān)系公司的專家和工作人

8、員不是組織內(nèi)部成員，不受組織內(nèi)部各種人事關(guān)系 的影響，也不必聽命于客戶的某位領(lǐng)導，與組織和個人無任何瓜葛。俗話說：旁觀者清”，因此他們看問題不帶主觀想像或感情色彩，能以客觀、公正的態(tài)度，實事求是地分析問題和解決問題。第三，社會關(guān)系廣泛。公共關(guān)系公司活躍于整個社會在長期的工作過程中，同社會各類組織及各類公眾 建立了密切而廣泛的聯(lián)系，如與政府部門、財政部門、社會團體及社會各界知名人士都有良好的關(guān)系，特別 是公共關(guān)系公司比組織的公共關(guān)系部更為熟悉大眾傳播媒介。因此，它們能廣泛地反映公眾的意見，聯(lián)系工 作也方便，有利于擴大和提高組織的知名度與美譽度。第四，信息比較靈通。公共關(guān)系公司的第一項任務(wù)就是收集

9、和提供信息，其所有的咨詢工作都是在信息分 析的基礎(chǔ)上進行的。因此，信息是公司的最大優(yōu)勢之一。人們評價公共關(guān)系公司質(zhì)量的一個方法，就是看它 掌握信息的多少?，F(xiàn)代化的公共關(guān)系公司大多采用電腦儲存和處理信息，能以最快的速度、最好的質(zhì)量滿足 客戶的需要。第五，機動性強。由于公共關(guān)系公司，尤其是大型公司擁有雄厚的人力、物力和財力，可以針對不同的公 共關(guān)系任務(wù)和不同的客戶，組織相對集中的人、財、物，打殲滅戰(zhàn)”。在接受緊急任務(wù)或遇到緊急情況時，它們可以臨時抽調(diào)有關(guān)專業(yè)人員，組織專門的工作班子，集中力量解決問題。在沒有任務(wù)時，相關(guān)人員又可 以回到專業(yè)部門去做業(yè)務(wù)準備，具有很強的機動性。第六建議容易為人們所重視

10、。俗話說：遠來的和尚會念經(jīng)?！迸c公共關(guān)系部相比，公共關(guān)系公司提出的建議更容易為組織的領(lǐng)導所接受。其原因是：一方面公司派出的專家，經(jīng)驗比較豐富，技術(shù)水平比較高，能 提出有價值的建議和方案；另一方面，由于他們是組織專門聘請的，深受組織領(lǐng)導的信賴，在組織領(lǐng)導的心 目中有良好的形象和較高的威望，因而他們提出的建議和方案，更具有說服力和影響力，更容易引起重視， 更易為組織采納和實行。第七，節(jié)約經(jīng)費。這主要是針對中、小企事業(yè)單位而言的。這些組織要設(shè)置公共關(guān)系部，就必須增加人事 編制和行政經(jīng)費，如果組織內(nèi)公共關(guān)系活動比較少，這顯然是不太合算的。另外，即使設(shè)置有公共關(guān)系部的 企事業(yè)單位，由于公共關(guān)系工作千頭萬

11、緒，花了很多錢也很難做得面面俱到，所以在開展某種專業(yè)性強、難 度大、花費多的公共關(guān)系工作或舉辦臨時性的重大公共關(guān)系活動時，利用公共關(guān)系公司就顯得更經(jīng)濟、更有 效。2公共關(guān)系公司的不足之處公共關(guān)系公司和公共關(guān)系部一樣，有自己的優(yōu)勢，也有自己的弱點不足之處主 要有：第一，不太熟悉客戶情況。由于公共關(guān)系公司是組織外的機構(gòu)，因而對客戶的情況了解不深，而客戶有時 也不便或不愿意把一些內(nèi)部的有關(guān)情報透露給公司，這就增加了公司人員了解情況的難度，特別在最初階段， 因公司人員無法介入或參與最高決策，難免要影響工作進度和工作質(zhì)量。第二，工作缺乏連續(xù)性，持久性差。對于組織來說，只聘用公共關(guān)系公司的專家，難以使組織

12、內(nèi)部的公共 關(guān)系工作持續(xù)化、穩(wěn)定化。因為組織往往只是遇到公共關(guān)系問題時，才臨時求助于公共關(guān)系公司，公司為某 一組織提供服務(wù)的時間一般不會太長，這樣，公關(guān)公司就難以為客戶制定和執(zhí)行長期的公共關(guān)系計劃。另外， 由于收費的限制，公共關(guān)系公司也不可能為組織提供長期的服務(wù)和大量的調(diào)查研究，往往只注重短期目標， 這也是不可避免的。即使有些大的咨詢公司為某一客戶服務(wù)時間很長，如10年、20年，甚至30年，但此時的公司就很難再堅持客觀性了，因為公司的專家有可能已成為客戶單位的內(nèi)部”成員了。第三，遠離客戶。由于大多數(shù)公共關(guān)系公司設(shè)在大城市，因而對于地處中小城市的客戶來說，聘請公共關(guān) 系公司的專家很不方便，不僅路

13、遙費時，而且要增加往返旅途的開支，使人感到得不償失。特別是遇到緊急 情況時，由于公司與客戶距離較遠，不利于馬上開展公共關(guān)系工作。揚長避短，趨利避害，綜合利用前面我們列舉了兩種公共關(guān)系組織機構(gòu)的優(yōu)勢與不足之處。稍加分析，我們不難看出，公共關(guān)系部的優(yōu)勢 往往就是公共關(guān)系公司的不足之處，反之亦然。當然，這兩種機構(gòu)的利與弊不能一概而論。由于公共關(guān)系顧 問的職業(yè)素質(zhì)不同，具體情況不同，所以聘請公共關(guān)系顧問容易存在的弊病也不是絕對的。例如，一位水平 高、能力強的公共關(guān)系顧問在制定公共關(guān)系計劃時，也可能會千方百計地為委托人精打細算，力求為委托人 節(jié)約經(jīng)費，取得良好的工作效果；或委托人提供充分的合作，該顧問又

14、勤于調(diào)查研究，也可能會克服由于對 本單位情況不熟悉出現(xiàn)的種種弊病，及時提供咨詢和建議。因此，有的組織除了自己設(shè)置公共關(guān)系部外，同 時還聘請公共關(guān)系顧問，使二者密切配合，揚長避短，趨利避害，以達到最佳效果。例如，設(shè)有公共關(guān)系部 的組織，遇到專業(yè)性強、難度大、層次高的公共關(guān)系工作，或者要舉辦重大公共關(guān)系活動時，就聘請公共關(guān) 系顧問，以利用他們的優(yōu)勢。再例如，組織內(nèi)部的公共關(guān)系部，由于地域或業(yè)務(wù)范圍的限制，無法開展在某 一地區(qū)或某一國家的公共關(guān)系業(yè)務(wù)時，就得借助全省、全國、甚至國際性公共關(guān)系公司的力量。中國環(huán)球公 共關(guān)系公司曾經(jīng)接受聯(lián)合利華公司的公共關(guān)系業(yè)務(wù)，幫助該公司提高在中國的知名度，了解中國傳

15、播界的工 作情況，為該公司總裁訪華制定公共關(guān)系計劃。中國環(huán)球公共關(guān)系公司的計劃包括：為該公司編寫新聞稿， 發(fā)往中國各主要報社；向新聞界介紹該公司的情況，安排專訪；在各報刊刊登代表團訪華的新聞等。這些活 動大大提高了該公司在中國的知名度。目前，國內(nèi)外的許多組織都設(shè)立了公共關(guān)系部。特別是在國外，利用 公共關(guān)系公司開展公共關(guān)系活動更是十分普遍。美國的企業(yè)不論內(nèi)部的公共關(guān)系部規(guī)模有多大，通常也與公 共關(guān)系公司簽定合同，與它保持密切合作關(guān)系。因此，有意識地揚長避短、趨利避害，在必要時，雙手攜手 合作，就有可能使這兩種公共關(guān)系機構(gòu)都能最大限度地發(fā)揮它們的作用，使公共關(guān)系工作做得有聲有色。1、資料存儲中心

16、它要收集多種多樣的信息，大到政治、經(jīng)濟、科學文化、社會意識形態(tài)、社會環(huán)境等 信息，小到組織內(nèi)部員工的意見、建議以及組織內(nèi)部存在的各種意見以及外部公眾的輿論等。2、信息發(fā)布中心 不斷的向公眾發(fā)布信息，增加組織的透明度。如宣傳、解釋組織的政策和行動、使公 眾明白組織的意圖。3、趨勢預報中心 對收集的信息加以整理分析后，總結(jié)出某種規(guī)律性、趨勢性的東西，并根據(jù)這些趨勢 預測今后可能的發(fā)展前景，提醒組織的領(lǐng)導層注意。4、 決策參謀中心 獲取信息進行分析 t制定可供選擇的方案 t幫助決策者分析各方案的利弊 t預測某項 決策與行動可能帶來的影響 t提醒決策者對不良后果采取行動。5、 公眾接待中心。接待公眾各種來訪、來信、投訴等，組織各種展覽、參觀、訪問、交流會及各種專 題活動；組織各種談判、洽談。因此，綜合地來說，我們認為公共關(guān)系部是社會組織的智囊機構(gòu)，起著為組織出謀劃策的作用，它是社 會組織的公共關(guān)系管理中樞，是重要的中堅力量，它對整體及各部門事務(wù)進行全面干預，是連