嚴(yán)謹(jǐn)高效之會(huì)議管理

1、嚴(yán)謹(jǐn)高效會(huì)議管理 1課程目標(biāo)理解研究學(xué)習(xí)了解掌握召開高效會(huì)議的能力學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧學(xué)習(xí)會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策了解會(huì)議的目的、種類和體系2022/7/292會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？2022/7/293整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用則是帶來(lái)難題因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！2022/7/294課程內(nèi)容 當(dāng)今會(huì)議面面觀1會(huì)議效率不高的原因及解決方案 2 成功會(huì)議的策略3 會(huì)議規(guī)范的種類 42022/7/295第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀2022/7/296會(huì)議的意義會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議是一個(gè)集思廣益的

2、渠道會(huì)議是一種群體溝通的方式1232022/7/297集思廣益圖2022/7/298會(huì)議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊年終總結(jié)大會(huì)監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾工作例會(huì)達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題工作矛盾化解會(huì)議決策、資源共享開發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣動(dòng)員大會(huì)鞏固經(jīng)理人地位領(lǐng)導(dǎo)上任召開會(huì)議2022/7/299會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類 1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議 2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.固定的部門會(huì)議2.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議3.宣布人事安排、講解政策的 會(huì)議4.當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議2022/7/2910會(huì)議的頻率建議頻率：至少每月一次固定的部門會(huì)議注意事項(xiàng)：不能

3、多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)2022/7/2911建議頻率：至少每年一次全體會(huì)議注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)2022/7/2912建議頻率： 隨 時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地2022/7/2913建議頻率： 按需要一對(duì)一會(huì)議注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)1小時(shí)2022/7/2914會(huì)議成本的計(jì)算2022/7/2915第二講 會(huì)議效率不高的原因項(xiàng) 次 原因 具體表現(xiàn) （1） 時(shí)間 會(huì)議安排在

4、即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆無(wú)心開會(huì) （2）地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行 （3）開會(huì)對(duì)象的選擇 必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者 （4）主持人的技能 會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖（5）參會(huì)者的技能 參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作 開會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果 開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗2022/7/2916會(huì)議效率不高的原因 預(yù)防性管理措施 時(shí)間 會(huì)

5、議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在繁忙時(shí)段地點(diǎn) 地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行開會(huì)對(duì)象的選擇 事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類 主持人的技能 選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職參會(huì)者的技能 參會(huì)者一定要具有傾聽能力 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作 開會(huì)的原因、目的和結(jié)果 在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者 2022/7/2917第三講 成功會(huì)議的策略策略1誰(shuí)參加非要參加的那種人，就非講話不可1 不需要參加的人，聽著就可以了22022/7/2918會(huì)議改善圖

6、主席導(dǎo)言人觀察者必須隨意2022/7/2919策略2誰(shuí)主持 第一種人是主席，可定位為副總1第二種人是導(dǎo)言人，可定位為經(jīng)理23 第三種人是觀察員，可定位為總經(jīng)理2022/7/2920策略3誰(shuí)控制 主席是控制秩序的 導(dǎo)言人是控制時(shí)間的 總經(jīng)理是控制全場(chǎng)的2022/7/2921策略4誰(shuí)先發(fā)言“由下而上”和“由外而內(nèi)”可以鼓勵(lì)意見(jiàn)2022/7/2922策略5誰(shuí)負(fù)責(zé)和誰(shuí)跟蹤這兩件事散會(huì)前如果沒(méi)有答案，就是“召集人”的事2022/7/2923策略6誰(shuí)在浪費(fèi)時(shí)間資料應(yīng)在開會(huì)前發(fā)給并閱讀，一進(jìn)到會(huì)場(chǎng)就是直接討論或表決2022/7/2924策略7：誰(shuí)結(jié)論沒(méi)有更好的方法，就用“主持人”的方法 （導(dǎo)言人主席觀察員）

7、2022/7/2925高效會(huì)議的八大特征1.只有必要時(shí)才召集2.好好籌劃過(guò)3.擬訂和分發(fā)了議程表4.遵守時(shí)間5.一切按部就班6.請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7.作出了評(píng)論和歸納8.記錄了所有決定、建議和分配了每項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人 建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的八大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議2022/7/2926第四講 會(huì)議規(guī)范種類 1 時(shí)間安排 方面的規(guī)范 2固定的會(huì)議流程規(guī)范3會(huì)議本身要遵守的規(guī)則2022/7/2927時(shí)間安排方面的規(guī)范 AM89、PM23點(diǎn)不宜發(fā)言AM910點(diǎn)適合1vs1會(huì)談AM1012 PM35點(diǎn)適合集思廣

8、益2022/7/2928固定的會(huì)議規(guī)范流程 主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)2022/7/2929會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任2022/7/2930會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見(jiàn)8.會(huì)后要能拿到書面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量2022/7/2931無(wú)需開會(huì)的五個(gè)如果2022/7/2932必需開會(huì)的五個(gè)如果2022/7/29335W1H準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)準(zhǔn)備工作的作用開會(huì)前的準(zhǔn)備工作2022/7/2934會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1、 了解會(huì)議的目的3、 確定會(huì)議的形式5、 決定會(huì)議的時(shí)間7、 決定會(huì)議的地點(diǎn)9、 確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13、是否安排與會(huì)者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料2、 是否一定要開會(huì)4、 安排會(huì)議的議程6、 確定會(huì)議的主持人8、 研究會(huì)場(chǎng)如何布置10、安排出席者座位1