教育部作業(yè)標準化(SOP)流程圖制作規(guī)范目錄

1、.PAGE ：.；教育部作業(yè)標準化SOP流程圖製作規(guī)範目錄前言.P1目的.P1流程圖符號.P1流程圖結(jié)構(gòu)說明.P2循序結(jié)構(gòu).P2選擇結(jié)構(gòu).P3二元選擇結(jié)構(gòu).P3多重選擇結(jié)構(gòu).P4三、重覆結(jié)構(gòu).P5一REPEATUNTIL 結(jié)構(gòu).P5二DOWHILE結(jié)構(gòu).P6伍、 流程圖繪製原則.P7陸、 範例教育部暨所屬各機關計畫資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)流程P11教育部有效率會議標準作業(yè)流程.P13國立技專校院資本門工程新興計畫審核作業(yè)流程 .P16技術學院申請改名科技大學審核作業(yè)流程 .P19教育部作業(yè)標準化SOP流程圖製作規(guī)範 秘書室管考科製 931009壹、前言標準作業(yè)流程是企業(yè)界常用的一種作業(yè)方法。其

2、目的在使每一項作業(yè)流程均能清楚呈現(xiàn)，任何人只需看到流程圖，便能一目了然。作業(yè)流程圖確實有助於相關作業(yè)人員對整體任務流程的掌握。製作流程圖的好處有三：一切流程一目了然，任務人員能掌握全局。更換人手時，按圖索驥，容易上手。一切流程在繪製時，很容易發(fā)現(xiàn)疏失之處，可適時予以調(diào)整更正，使各項作業(yè)更為嚴謹。貳、目的一、為建立本部作業(yè)標準化SOP流程圖之可讀性及一致性，乃參考美國國家標準協(xié)會American National Standards Institute, ANSI系統(tǒng)流程圖標準符號，選定部份常用圖形，作為本規(guī)範流程圖製作符號；及參考道勤企業(yè)管理顧問效率會議標準流程，作為本規(guī)範流程作業(yè)要項及流程圖

3、之範例。二、本規(guī)範對於流程圖繪製方式，採用由上而下結(jié)構(gòu)化程式設計Top-down Structured Programming觀念，亦即流程圖的結(jié)構(gòu)，由循序、選擇及重覆三種結(jié)構(gòu)所組成，以製作一個簡單、易懂及便於維護、修正的流程圖。三、對於製作流程圖共通性目標，本規(guī)範亦列出流程圖繪製原則。參、流程圖符號可由電腦的Word 軟體中，工具列插入圖片快取圖案流程圖，選取各種圖示繪製；其中最常用者，有以下八種，說明如下： 符 號名 稱意 義準備作業(yè)Start流程圖開始處理Process處理程序決策Decision不同方案選擇終止END流程圖終止路徑Path指示路徑方向文件Document輸入或輸出文件已

4、定義處理(Predefined Process運用某一已定義之處理程序連接Connector流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口註解(Comment)表示附註說明之用 肆、流程圖結(jié)構(gòu)說明： 一、循序結(jié)構(gòu)Sequence 一圖形： 二意義：處理程序循序進行。 三語法：DO 處理程序1 THEN DO 處理程序2 四實例： 五運用時機：本結(jié)構(gòu)適用於具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就是處理程序進行順序。 二、選擇結(jié)構(gòu)Selection 二元選擇結(jié)構(gòu)根本結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：流程依據(jù)某些條件，分別進行不同處理程序。 三語法：IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO

5、 處理程序2 四實例： 五運用時機：1.本結(jié)構(gòu)適用於須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個，例如：僅有是或否的處理程序。 多重選擇結(jié)構(gòu)二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：流程依據(jù)某些條件，分別進行不同處理程序。 三語法：FOR 條件P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 . CASE n DO 處理程序n 四實例： 五運用時機：1.本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進行不同處理程序。

6、2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。 三、重覆結(jié)構(gòu)Iteration REPEAT-UNTIL結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：重覆執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真True為止。 三語法：REPEAT-UNTIL 條件 DO 處理程序 四實例： 五運用時機： 1.本結(jié)構(gòu)適用於處理程序依據(jù)條件需重覆執(zhí)行的情況，而當停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立後，即離開重覆執(zhí)行迴圈至下一個流程。 2.本重覆結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件能否要繼續(xù)執(zhí)行。 DO-WHILE結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：除了在執(zhí)行處理程序之前，得先測試條件外，DO-WHILE結(jié)構(gòu)和REPEAT-UNTIL

7、結(jié)構(gòu)很類似，假設條件為偽False，就不再執(zhí)行處理程序。 三語法：DO-WHILE 條件 DO 處理程序 四實例： 五運用時機：1.本結(jié)構(gòu)適用於處理程序依據(jù)條件需重覆執(zhí)行的情況，而當停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立後，即離開重覆執(zhí)行迴圈至下一個流程。2.本重覆結(jié)構(gòu)是先判斷條件能否成立，再執(zhí)行處理程序。伍、流程圖繪製原則一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內(nèi)各流程圖文字請鍵入KEY WORD，各細部流程假設需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明，每點以不超過二行為原則請見範例。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。三、各項步驟有選擇或決策結(jié)果，如可、否、通過、不通過或其他相對文字時，請回饋校正流程能否有遺漏

8、，以防止懸而未決狀況。四、留意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量能否需建置分表或合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或欄位等區(qū)隔，使人一目瞭然。 五、流程圖符號繪製陳列順序，為由上而下，由左而右。 六、處理程序請以阿拉伯數(shù)字，由1開始，依處理程序陳列順序編號，並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以動詞受詞及簡明扼要敘述為原則。假設須表示處理程序之單位，則在編號之後，加上單位名稱。 【實例】處理程序假設屬平行作業(yè)關係，其編號請多加一碼如8.1，8.2等依序編號，並宜陳列在流程圖同一高度，而下一個處理程序編號，則自動添加1如9。 【實例】 七、處理程序須以單一入口與單一出口Single-En

9、try, Single-Exit特性繪製。 【實例】 【修正前】 【修正後】 八、流程圖一頁放不下時，可運用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，假設流程較複雜，亦可運用連接符號來述明流程連接性。連接符號內(nèi)請以文數(shù)字標示，以資區(qū)別。 九、一樣流程圖符號宜大小一致。 十、路徑符號宜防止相互交叉。 【實例】 十一、同一路徑符號之指示箭頭應只需一個。 【實例】 【修正前】 【修正後】 十二、開始符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號則不限。假設流程圖能一目了然，則開始符號及結(jié)束符號可省略。 十三、選擇結(jié)構(gòu)及重覆結(jié)構(gòu)之選擇或決策條件，文字敘述應簡明明晰，路徑並加註是及否或其它相對性文字指示說明。

10、十四、流程圖中假設有參考到其他已定義流程，可運用已定義處理程序符號，不用重複繪製。 【實例】 十五、流程圖假設一頁繪製不下，可以運用階層性分頁繪製方式，並在處理程序編號上表示其階層性。 【實例】 【第一頁】 【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】陸、範例一教育部暨所屬各機關計畫資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)流程 = 1 * ROMAN I.作業(yè)要項表 秘書室管考科製93.9.27項目編號秘管-04項目名稱教育部暨所屬各機關計畫資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)承辦人員李美婷23565906相關單位秘書室、總務司、會計處、人事處及業(yè)務相關單位辦理時間一、配合研考會作業(yè)期程，當年十月或十一月辦理本部及所屬機關學校

11、填表說明會。二、次年三月一日開始(年度決算編竣後)填報檢討表及初審作業(yè)。辦理期程每年03/01至04/25留意事項每年受評核計畫範圍，依當年度行政院研考會之評核要點為之有關法令行政院所屬各機關計畫資本支出預算執(zhí)行評核要點辦理方式一、各計畫執(zhí)行機關於其年度決預算編竣後，應就該年度計畫執(zhí)行結(jié)果詳加檢討，併同執(zhí)行差異之理由填寫年度計畫預算執(zhí)行結(jié)果檢討表，於一個月內(nèi)報請上級主管部會審核；符合獎勵要件之計畫，得併提年度計畫建議獎勵審查表辦理審核。 二、各部會收到所屬各計畫執(zhí)行機關依前款所報資料後，由研考、會計、人事及相關單位組成審核小組進行審核，並依評核要點之獎懲標準作成獎懲建議，必要時得請執(zhí)行機關提供

12、說明或辦理實地查證，於一個半月內(nèi)完成評初核，並將所主管計畫之執(zhí)行結(jié)果彙整為一覽表，併同綜合審核意見送行政院審核小組辦理複核。三、行政院審核小組完成複核後，擬訂綜合審核意見陳報 院長核定。 = 2 * ROMAN II.教育部暨所屬各機關年度計畫資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)流程圖製作資本支出預算(每年10或11月前辦理)部屬機關學校函送審核資料(每年3或1月前)審議結(jié)果送行政院審核小組複核每年4月25日前教育部秘書室彙整會前作業(yè)主管業(yè)務司處(含中部辦公室)初核(每年3月15日前核完)每年3月15日前初核完 初核1.準備會議資料2.函送報名表3.統(tǒng)計參加人數(shù)4.製作聯(lián)絡人員名冊1.公共建設計畫檢討建議

13、表2.獎懲建議表3.會議紀錄於每年3月1日前函送教育部審核審核小組審議會議1.每年4月1日前召開2.政務次長主持執(zhí)行率未達90案件執(zhí)行率達90案件及建議獎勵案1.部會列管計畫初審未達90且具爭議性案2.建議獎勵案3.公共建設計畫4.由院列管計畫提教育部審核小組審議辦理說明會(每年10或11月前辦理)依會議決議修正檢討表，於會後一個任務天通過未通過 二教育部有效率會議標準作業(yè)流程 = 1 * ROMAN I.作業(yè)要項表： 秘書室管考科製930927項目編號秘管-07項目名稱效率會議標準作業(yè)流程承辦人員蕭玉真23565905相關單位本部各單位辦理時間經(jīng)常性辦理留意事項會議召開的目的在於解決問題及產(chǎn)

14、出決策，所以溝通應在會前進行，行政作業(yè)的目的在於如何使會議更有效率Effective，進而達成預期效果Effectiveness。有關法令內(nèi)政部會議規(guī)範。教育部會議的主持與參與。辦理方式(一)會前作業(yè)1.預期會議希望達成之效益與本錢分析2.檢核會議召開之必要性無其他方式可替代或奉上級指示3.決定與會者人員層級不宜超過三級4.準備會議背景資料5.明確的會議議程及時間表6.預擬能夠之爭議點7.進行會前溝通 8.檢核上次會議決議執(zhí)行情形連續(xù)會議者9.研擬主席裁示稿10.準備事務器具及器材 11.發(fā)送資料(二)會議進行1.主席述明會議目的、進行方式、結(jié)束條件等原則。2.確認上次會議決議執(zhí)行情形ctio

15、n equest Control List 。 3.與會人員了解目的、表達看法、達成共識。 4.處理爭議。5.確定會議結(jié)論。6.準時結(jié)束會議。(三)後續(xù)作業(yè)1.發(fā)送會議紀錄。2.後續(xù)處理追蹤決議辦理情形。3.準備下次會議資料連續(xù)會議者。單位自我檢核開會的必要性教育部會議召開評估檢核表(如附表1)1.預期效益與本錢2.開會的必要性3.決定與會者4.準備背景資料5.明確議程與時間表6.預擬能夠之爭議點7.會前溝通8.檢核決議執(zhí)行情形(如附表2)1.研擬主席裁示稿2.針對能夠爭議持續(xù)溝通3.準備事務器具器材4.發(fā)送資料會議進行1.主席述明會議目的、進行方式、結(jié)束條件等原則2.確認上次會議決議執(zhí)行情形

16、3.與會人員瞭解目的、表達看法、達成共識4.處理爭議5.確定會議結(jié)論6.準時結(jié)束會議發(fā)送會議紀錄檢附單位自評檢核表與相關資料退原申請單位不開會主秘以上長官主持之會議決議 由主政單位將決議送管考科填報甲類管考單。單位主管主持之會議決議 由主政單位與相關單位自行鍵入乙類管考列管，會議記錄email送管考科。1.總結(jié)重點、決議、行動及任務並納入相關會議決議2.草擬下次開會議程(連續(xù)會議)3.感謝與會人員4.評量此次會議後續(xù)處理(追蹤決議辦理情形)籌備會議會議決議單位簽陳開會否否是是依據(jù)層級發(fā)送紀錄：A級送列管單，B級email通知，C級morall系統(tǒng)。教育部效率會議標準作業(yè)流程SOP開會先期準備任

17、務附表一教育部會議召開評估檢核表序號檢核項目檢核備註(說明、附件)1預期會議希望達成之效益與本錢分析2開會的必要性(無其他方式可以替代或奉上級指示)3決定與會者(人員層級不宜超越三層)4準備會議背景資料5明確的會議議程與時間表6預擬能夠的爭議點7進行會前溝通8檢核上次會議決議執(zhí)行情形(連續(xù)會議者)9其他總評總說明：註：檢核通過者打，不通過者打，有疑義者打？。二國立技專校院資本門工程新興計畫審核作業(yè)流程暫緩或緩議核定構(gòu)想書贊同函規(guī)劃設計報告書報部審核結(jié)束送請本部工審會委員或?qū)＜覍W者提供技術性審查意見逕送(復)請學校修正或補送資料學校提送構(gòu)想書本司書面內(nèi)容項目初審能否通過能否通過簽陳部次長核定能否通過A是否是否是否 工程會逕送行政院覈實總工程費請學校補充、修正與說明退回重新修正規(guī)劃設計報告書報部審核A本司書面審查能否通過審查通過，提送30%必要圖說報工程會提工審會專案會議審查能否通過新興工程概算補助審議B否否是是B編列第一年預