電商采購管理辦法

1、中鐵十六集團公司集團公司小型材料電商采購管理辦法第一章總則第一條為了加強集團公司小型材料的采購管理，實現(xiàn) 增值稅專用發(fā)票的集中索取和抵扣，解決工程項目小型材料 采購中市場信息獲取不足、采購透明度低、采購渠道窄等問 題，進一步降低采購成本，集團公司決定在電商平臺實施小 型材料采購。為有效開展此項工作，特制訂本辦法。第二條電商采購的定義電商采購是指將小型材料的需求信息投放到電商平臺 的大客戶專用信息門戶上，由潛在供應(yīng)商根據(jù)采購人的要 求，在線進行報價、并提交相應(yīng)的商務(wù)和技術(shù)條件等，采購 人根據(jù)供應(yīng)商提交的信息合理選擇供應(yīng)商的采購模式。第三條平臺建設(shè)集團公司首先選擇阿里巴巴作為小型材料電商采購的 電

2、商平臺，在阿里巴巴平臺開辟采購專區(qū)，建立包含在線發(fā) 布物資需求信息、在線生成訂單、在線支付等功能的電子商 務(wù)系統(tǒng)，供各單位使用。第四條電商采購的物資種類在電商平臺實施采購的物資是指單品種總價在30萬元 以下，不適宜于公開招標的小型材料。主要包括五金電料、 緊固件、焊接材料、小型機具、周轉(zhuǎn)材料（十萬以內(nèi)）、消防 器材、管通閥門、橡塑制品、辦公用品、安全防護用品等適1宜于在電商平臺采購的物資。禁止將單品種總價在30萬元 以上且適宜于公開招標的物資肢解后在電商平臺采購。第二章職責分工第五條集團公司設(shè)備運輸物資部負責集團公司小型材料電商采購的管理工作。主要職責包括：負責制定和完善電商采購管理制度和辦法

3、；負責設(shè)計和完善電商平臺采購業(yè)務(wù)流程，與阿里巴巴共同建立網(wǎng)絡(luò)競價規(guī)則，維護網(wǎng)絡(luò)競價交易秩序；負責建立優(yōu)勢資源渠道，發(fā)布合格電商企業(yè)名錄。指導、監(jiān)督和檢查各子公司開展網(wǎng)絡(luò)競價采購工作。第六條 集團公司物資貿(mào)易公司（以下簡稱物貿(mào)公司）主要職責包括：負責對接阿里巴巴采購運營部門，協(xié)調(diào)解決系統(tǒng)存在的問題，維護平臺各項功能正常使用；及時與工程公司交換發(fā)票，確保發(fā)票符合要求；通過擔保賬戶，統(tǒng)一辦理與成交供應(yīng)商的料款結(jié)算。定期與各公司進行對賬和結(jié)算，向公司開具符合要求的增值稅發(fā)票。配合集團公司做好物資人員網(wǎng)購培訓工作；建立采購臺賬，定期與采購單位核對簽認，并統(tǒng)計 分析、上報相關(guān)資料與數(shù)據(jù)。第七條子公司物資管

4、理部門主要職責包括：制定完善公司電商采購實施細則，并督促落實。負責收集和審核物資申請計劃，發(fā)布物資需求信息;負責甄選報價，選定供應(yīng)商，聯(lián)系發(fā)貨，根據(jù)項目 部反饋的信息，在平臺確認收貨或者退貨；負責協(xié)調(diào)解決收貨驗收過程中存在的問題；負責收集項目部發(fā)票，統(tǒng)一辦理與物貿(mào)公司的料款 與服務(wù)費結(jié)算并交換票據(jù)。第八條項目部物資管理部門主要職責包括：制訂并向公司采購部門提交小型材料采購計劃；聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，到貨驗收與簽認，索取發(fā)票；對貨物符合性和服務(wù)質(zhì)量向公司采購部門反饋信 息。第三章業(yè)務(wù)流程第九條設(shè)置賬號賬號功能及權(quán)限：集團公司設(shè)備運輸物資部制定并 賦予相應(yīng)賬號信息發(fā)布、成交確認、采購監(jiān)管等操作權(quán)限。集團公司

5、賬號：由集團公司設(shè)備運輸物資部在阿里 巴巴平臺注冊，具備對各子公司網(wǎng)上競價、成交、到貨、支 付等信息的監(jiān)督功能。子公司/項目指揮部賬號：子公司向集團公司設(shè)備運 輸物資部報備賬號管理人信息。由集團公司集團公司賬號開 設(shè)分公司子賬號，該賬號具備發(fā)布需求信息、顯示和成交確 認等功能。第十條需求發(fā)布網(wǎng)絡(luò)競價與物流組織正常約需10天的供應(yīng)周期，項 目部須提前上報物資申請計劃。子公司物資部門審核物資申請計劃無誤后，將需求 信息在網(wǎng)絡(luò)采購專區(qū)發(fā)布。經(jīng)公司同意后，項目部也可自行 發(fā)布需求信息。注意發(fā)票信息的購貨方為：中鐵十六局集團 物資貿(mào)易有限公司。項目部對物資申請計劃的有效性、規(guī)范性及準確性 負責，子公司負

6、責監(jiān)督和指導。第十一條信息推介阿里巴巴利用技術(shù)手段將物資采購信息，多渠道主動向 潛在供應(yīng)商推送，使更多供應(yīng)商獲取需求信息并參與報價。第十二條競價方式在競價期間網(wǎng)絡(luò)平臺向所有供應(yīng)商顯示當前最低報價， 各供應(yīng)商可多次報價。第十三條競價有效期競價有效期影響網(wǎng)上報價的供應(yīng)商數(shù)量。各子公司或項 目部根據(jù)實際需用時間確定合理的競價有效期，但至少應(yīng)保 持3天的時間。第十四條成交下單競價結(jié)束后，子公司物資部門篩選出供應(yīng)商的有效報 價，按最低價成交的原則選擇供應(yīng)商，并下達供貨訂單。此 環(huán)節(jié)操作受各級物資部門和物貿(mào)公司的監(jiān)督，如不選擇最低 價成交，須報上級業(yè)務(wù)部門審批。第十五條 委托物貿(mào)公司向支付寶擔保賬戶轉(zhuǎn)款線

7、上成交下單后，子公司物資部門向物貿(mào)公司出具書面 委托付款通知書（掃描件）。委托付款通知書作為物貿(mào)公司 代付料款的依據(jù)。物貿(mào)公司據(jù)此向支付寶擔保賬戶及時轉(zhuǎn) 款。第十六條供應(yīng)商發(fā)貨成交物資由供應(yīng)商負責配送到訂單上載明的交貨地點， 并隨貨提供發(fā)票和相關(guān)質(zhì)量證明資料。第十七條現(xiàn)場收貨驗收項目部物資部門收貨驗收并簽認后，由物流商負責將收 貨單據(jù)交供應(yīng)商。第十八條 收貨反饋和確認收貨驗收后，項目部24小時內(nèi)向公司物資部門反饋實 際收貨數(shù)量和金額等情況。公司物資部門據(jù)此在24小時（工 作日）之內(nèi)向物貿(mào)公司出具收貨確認函。收貨確認函需明確 日期、供應(yīng)商名稱、成交訂單號及付款金額等。第十九條支付料款物貿(mào)公司根據(jù)

8、收貨確認函，通過網(wǎng)上操作將支付寶擔保 賬戶款項支付給供應(yīng)商。第二十條異常情況處理到貨物資數(shù)量質(zhì)量存在問題，項目部應(yīng)及時向供應(yīng) 商和公司物資部門提交驗收記錄，公司物資部門聯(lián)系供應(yīng)商 協(xié)調(diào)解決相關(guān)事宜，物貿(mào)公司負責督促阿里巴巴協(xié)助解決。發(fā)生退款，子公司物資部門與供應(yīng)商溝通一致后， 及時向物貿(mào)公司出具退款申請，物貿(mào)公司負責辦理退款。未按期到貨，為防止支付寶系統(tǒng)自動劃款，子公司 物資部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，由供應(yīng)商在支付寶系統(tǒng)辦理 延遲付款。子公司物資部門未及時出具收貨確認函，導致支付 寶系統(tǒng)自動劃款的，視為收貨驗收無誤，付款無誤。第四章結(jié)算管理第二十一條 每月20日前，物貿(mào)公司按照委托付款通 知書金

9、額匯總各子公司當月網(wǎng)購物資情況及代付的資金，并 與子公司物資部門對賬簽認。第二十二條 每月20日，物貿(mào)公司依據(jù)雙方簽認單和 相關(guān)資料，向各子公司結(jié)算賬戶辦理委托收款。第二十三條子公司應(yīng)及時核對物貿(mào)公司托收的資料，如 有異議，應(yīng)于3個工作日內(nèi)向集團公司設(shè)備運輸物資部和物 資公司反饋，無異議或逾期未反饋，則按規(guī)定日期將托收款 項劃轉(zhuǎn)至物貿(mào)公司。第二十四條 子公司應(yīng)在結(jié)算賬戶中留足資金，以備托 收。因賬戶余額不足形成的托收透支款，按一年期貸款利率 計劃透支利息，并納入當期現(xiàn)款上繳。第二十五條通過電商采購的物資，物貿(mào)公司按照委托付 款通知書的采購金額收取1%的服務(wù)費，并分別對子公司開具 服務(wù)費發(fā)票。當

10、月服務(wù)費與料款一并向子公司托收。第五章 協(xié)作隊伍用料管理第二十六條子公司和項目部應(yīng)將協(xié)作隊伍施工必需的6小型材料統(tǒng)一安排電商采購，并加強監(jiān)管。第二十七條項目部物資部門審核協(xié)作隊伍提交的網(wǎng)購 物資申請計劃。申請計劃經(jīng)項目部領(lǐng)導批準后，物資部門啟 動上報或掛網(wǎng)流程。第二十八條協(xié)作隊伍網(wǎng)購料款結(jié)算按照子公司網(wǎng)購 結(jié)算流程辦理。項目部負責及時收回相關(guān)款項。第二十九條網(wǎng)購形成的物資采購成本節(jié)余，由項目部與 協(xié)作隊伍協(xié)商分配，以鼓勵和引導協(xié)作隊伍積極參與網(wǎng)購。第六章附則第三十條 各子公司應(yīng)設(shè)定專人開展此項工作，并保持 人員相對穩(wěn)定，以確保網(wǎng)絡(luò)采購工作順利實施。第三十一條各子公司應(yīng)制定網(wǎng)絡(luò)采購專項獎勵辦法，

11、 按采購成本節(jié)余和增值稅發(fā)票抵扣的適當比例給有關(guān)人員 獎勵，以提高工作積極性和促進陽光采購。第三十二條 為積極推進網(wǎng)絡(luò)采購工作，集團公司將對 此項工作進行檢查和評比。第三十三條 本辦法自2016年1月1日起執(zhí)行。第三十四條 本辦法由集團公司設(shè)備運輸物資部負責 解釋。附件1：網(wǎng)絡(luò)競價采購業(yè)務(wù)流程圖附件2：網(wǎng)絡(luò)采購委托付款通知書附件3：網(wǎng)絡(luò)采購確認支付單網(wǎng)絡(luò)競價采購業(yè)務(wù)流程圖電商采購委托付款通知書中鐵十六集團公司物資貿(mào)易有限公司：我公司（）于年月日需采購物資如下:序號項目名稱物資名稱供應(yīng)商名稱訂單號付款金額（元）123合計合計金額（大寫）請將上列提交貨款至支付寶第三方擔保平臺。到貨后我公 司物資部門會及時出具收貨確認函。若因確認不及時導致支付 寶系統(tǒng)自動劃款的，中鐵十六集團公司物資貿(mào)易有限公司可視為 收貨驗收無誤，付款無誤。公司（蓋章）：簽字（物資部長）：年 月 日網(wǎng)絡(luò)采購確認支付單中鐵