付款流程的優(yōu)化

1、對(duì)付款流程的優(yōu)化張文豪2013-5-31【提綱】Lean方法在制造領(lǐng)域有成熟的運(yùn)用，甚至很多服務(wù)行業(yè)也開始使用Lean的思想來優(yōu)化其運(yùn)營(yíng)流程，比如Amazon。然而，在財(cái)務(wù)領(lǐng)域，Lean方法的應(yīng)用還處在一個(gè)探討階段。我們公司在這方面做了一些工作，本文擬議通過公司的一個(gè)項(xiàng)目就LeanFinance這個(gè)話題，和大家探討點(diǎn)滴。本文將覆蓋如下內(nèi)容：案例背景為什么我們要啟動(dòng)這個(gè)項(xiàng)目項(xiàng)目定義流程中的問題在哪里數(shù)據(jù)分析獲取并分析以找到問題的本質(zhì)改進(jìn)如何解決問題控制監(jiān)控響應(yīng)機(jī)制的建立【案例背景】供應(yīng)商抱怨付款總是延遲，公司在市場(chǎng)上的信用受到質(zhì)疑，這將變向的增加采購(gòu)成本。負(fù)責(zé)付款的部門是GSS，我們面臨的問題是

2、：付款延遲是不是都是GSS的責(zé)任？在解決付款延遲上，GSS能做些什么？于是我們成立了該項(xiàng)目。【項(xiàng)目定義】在對(duì)2011年5月的2900多筆付款進(jìn)行分析后，我們得到如下基線：延遲付款的比例為38.2%其中GSS收到發(fā)票就延遲了的付款有72%也就是說，發(fā)票的接收（BU的職責(zé)）和付款的實(shí)施（GSS的職責(zé)）都需要納入改進(jìn)的范圍。我們做了如下的SIPOC圖對(duì)流程進(jìn)行了簡(jiǎn)單的描述：SupplierSC0199452G517FInputIIIIVyUJfriVWWlIPaymentTermSAPT-CodesOutputProcessInvoiceReceivedDateIRPostingDateNetDue

3、DateCustomerReceptionVendorsScanClearingDateOfIRPostingPaymentRunClearingSiemensBU遞交供應(yīng)商發(fā)票的及時(shí)性和GSS完成付款的能力，都會(huì)影響及時(shí)付款(JITPayment),這為項(xiàng)目指明了方向。【數(shù)據(jù)分析】BU不在GSS的范圍內(nèi)，對(duì)BU流程的改進(jìn)啟動(dòng)了InvoiceCentralization的項(xiàng)目，由CIPO負(fù)責(zé)推進(jìn)，該項(xiàng)目將取消BU轉(zhuǎn)交發(fā)票的環(huán)節(jié)，由供應(yīng)商直接把發(fā)票寄給新建立的發(fā)票中心。這是公司實(shí)施LeanFinance的一個(gè)重要項(xiàng)目。本項(xiàng)目針對(duì)GSS內(nèi)部流程進(jìn)行優(yōu)化。為了度量GSS的流程能力，我們定義了一個(gè)參數(shù)

4、CycleinGSS:PaymentCycleinGSS二ClearingDate一AFSReceivedinvoiceDate對(duì)獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行基本統(tǒng)計(jì)分析后，得：CycleinCount1733Max37Min0Mean11StdV3.00可以看出這是一個(gè)多峰的分布，說明不同類型的付款，其付款周期可能存在顯著的差異。對(duì)實(shí)際操作進(jìn)行了解后，發(fā)現(xiàn)有如下幾類付款：Circurni5tancQ&scription1Normal尺亡匚eivedbyGSSbetareDueDate,wthregularpayment1-erm2PaymenLTerm-0NelDueDale-invoiceDate,al

5、readyoverduewhenGSSreceivedine&einvoices4RejectionWhenrej-ectedinvoices.weEresubmittedtoGSS,s-omeofthemareovEFdue5驅(qū)呂nrytDepositThisinvoiceshasnnNelDueDate6Oldcasesoverdueraralongtime改進(jìn)應(yīng)針對(duì)不同類型的付款展開。【改進(jìn)】PaymentTerm=O類的付款，是SCM創(chuàng)建PO時(shí)的人員誤操作。與SCM進(jìn)行協(xié)商后，決定對(duì)SAP中現(xiàn)有的PaymentTerm類型進(jìn)行清理，清理結(jié)果發(fā)現(xiàn)，有100多種PaymentTerm，這是

6、一個(gè)很混亂的狀況，很多類型是重復(fù)的、混淆的。經(jīng)SCMHead同意后，重新定義的PaymentTerm減少到30多個(gè)。這是5S概念在SAP系統(tǒng)中的運(yùn)用。Rejection是Lean的7中浪費(fèi)中最典型的一類浪費(fèi)，毫無疑問是要消除的。為了減少Rejection(tovendor)，GSS對(duì)發(fā)票的遞交方式提出了新的要求，與SCM達(dá)成共識(shí)后，以Circular的形式發(fā)給了供應(yīng)商，在發(fā)票規(guī)范化(Standardization)上走出了重要的一步。此外還與SCM建立了Clarification流程，以確保不規(guī)范的發(fā)票能以最快的速度得到解決，從而減少發(fā)票在付款流程中的停留時(shí)間。Warranty類的發(fā)票不存在延

7、遲的問題，應(yīng)排除在監(jiān)控范圍。OldCases是一些有遺留問題的發(fā)票，為關(guān)閉這些付款，成立了一個(gè)子項(xiàng)目，在兩個(gè)月內(nèi)，通過各種途徑必須關(guān)閉所有遺留的付款，逾期沒有解決的，公司將通知供應(yīng)商我們會(huì)取消付款。為了更有效的監(jiān)控付款流程，對(duì)獲取監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的方式做了如下調(diào)整：設(shè)置AccountGroup為CRFA以ClearingDate為索引、上月22日到本月21日為周期，來獲取數(shù)據(jù)獲取數(shù)據(jù)時(shí)，選擇如下付款文件類型：BK/KA/RN/RE另一方面，修正GSS付款延遲的定義為：2daysafterNetDueDate最后，重新定義兩個(gè)關(guān)鍵的KPI，同時(shí)監(jiān)控BU和GSS的工作績(jī)效。該KPI將納入高層經(jīng)理的月度會(huì)議

8、，具體如下：KPIWthiijIFnum囤孕itTovontEInputAP3rdDorRECEkEdLate需rrcmbuAitienPastng。扯上beforeDurDitcmorethan5tDurrairwilredelkEted口n-timetryBU.Thiskpi3hiM；reraeorBU門日龐ryon-ihieirrviiicesinalldesreUirADtmcntNy.NoDTBUDEirveryDn-TimEIrhCifcESTotalRECEWEdHrtlicesutputAP3rdPaymerrLate%ofGSSAtt?raniirac?!5W-35poste

9、dinSAP.ilvhizulclbedeircDiwttiti2TrisPPIisusedtomeasurettiestatusofinvoicesdearlnginEl：3nh:Func：ilori.NdafClrariigLsteInwicissiTotalClearedhvoicesAP3rdPaymentIflte%cfGSSAF3rdDqc-ReceivedLate%fromBU【控制】監(jiān)控響應(yīng)措施中，最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是讓責(zé)任承擔(dān)人知道自己的Performance,這包括兩方BU和GSS。對(duì)于BU,我們將出具如下月度報(bào)表，并要求改進(jìn):CctntQtDocfio0謁PymtCycl

10、e日”1ventJcirOftllmfl創(chuàng)at廣BUOn-TirritEUrgentPrnsrrtvntiaronCvclcwilhin7davviidoronJlmeCvclo7daysvnarLatsOyclcHTtiiin7vendflrLsteQzlc7day?GrandTotalOn-TinleioV&ndnrBUOr*i-llnriB119095125S0On-TimetaVendorTcial40911SB951iSHE)LateIoVendorBULale2377331i?：BUQrwnir舊2B200cn3S1LatelondoiTQitel31S9337W1484GranuirMiii11S093323&對(duì)于GSS，我們將出具如下月度報(bào)表，并要求改進(jìn):CJUTlu-Dui.nL.切du-ui-Trie5VBUOn-TimeStatuF7；jCJ%VendorOn-TimeVeiridorLnteGiandIctalBULdte預(yù)0ULaie5523553156GB16212967162129676.6%5.4%2Q%BULatoTotal35835815=1%HUi.n-nriR55235531560B165590177202/42