OA與流程管理教學課件(50張)

1、OA與流程管理2009年9月29日第1頁，共51頁。=第一章 OA概要及實施第2頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實施OA管理平臺？ 第3頁，共51頁。協(xié) 同是什么字面意思引申意思 管理思想核心互相配合相互配合的軟件互相配合和協(xié)作第4頁，共51頁。 OA是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件； OA不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)）密

2、切相關、有機整合； OA 涵蓋了包括信息管理平臺、工作流管理、文檔檔案管理、門戶網站管理、即時通訊、郵件、短消息、協(xié)作辦公、整合平臺、自定義平臺等載體的一個大型的綜合信息應用平臺。什么是OA第5頁，共51頁。協(xié)作與知識管理相結合，借助B/S結構，可以在瀏覽器下實現(xiàn)知識發(fā)布、查詢、利用、手寫文檔、電子認證等功能。 OA 的特點第6頁，共51頁。內部通訊平臺信息發(fā)布平臺自動化工作流海量文檔庫分布式辦公輔助辦公系統(tǒng)集成OA的效用第7頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實施OA管理平臺？ 第8頁，共51頁。一、您的信息可以迅

3、速傳達到所有目標人員通過在協(xié)同管理軟件中發(fā)布您的通知、制度、新聞、辦事指南等并且設立查看權限，您所要傳達的任何信息都能迅速傳達到您的全球各地的移動辦公的同事、分支機構、代理商、下上游垂直管理單位等等。 不再為 以下事 情發(fā)愁第9頁，共51頁。在協(xié)同管理軟件中建立制度專欄，只要修改這里面原有的制度并且發(fā)布制度更新的通知，任何員工隨時可以查到。發(fā)紙質制度？分發(fā)成本太高！每個部門組織學習？溝通成本太高！ 發(fā)郵件？新員工無法看到單位之前發(fā)的任何文件、員工查詢不方便，不方便跟蹤大量員工對該制度的查看情況！ 怎么辦？新的財務報銷制度出來了，員工常常搞不清新制度老制度，常常在報銷抱怨企業(yè)管理。第10頁，共5

4、1頁。 怎么解決？會議真多，又要開會了，這次開會有50多人參加，要打電話通知所有的人員還要一一確認參會人員是否能到，真是一件繁鎖的工作。在協(xié)同管理軟件中建立會議通知，只要把會議通知往系統(tǒng)中一貼同時選擇短信通知所有的參會人，參會人可以用手機回復，也可以上系統(tǒng)查看詳細通知并回復，您可以在很快的時間內完成通知，并且查閱所有的短信回復或系統(tǒng)中的回復，未有任何回復的人員再配合電話通知,輕松完成！第11頁，共51頁。 您單位制度、流程、專家技能、經驗知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時隨地全球員工都可以共享，它是您單位最寶貴的資產。協(xié)同管理軟件提供的是一種工具，企業(yè)可以利用這個工

5、具積累與沉淀企業(yè)的無形資產。 二、為公司積累了大量無形資產第12頁，共51頁。通過在協(xié)同管理軟件中管理各部門的工作結果，資料，使得部門內部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料，不再需要打電話、找文件、尋找他人幫助、查找電子郵件等等，依靠個人的協(xié)調能力獲得資料。在協(xié)同管理軟件中按部門、按單位管理各部門的工作成果，并且按內容進行權限控制，任何需要的人通過搜索很快得到自己需要的資料，實現(xiàn)攜同組織力量，高效工作。三、員工可以迅速找到所需的文檔、資料第13頁，共51頁。使用協(xié)同辦公管理軟件您可以梳理你單位的流程，把流程的各種規(guī)則固化下來，讓每個人按規(guī)定的流程規(guī)

6、則運轉，每個參與流轉的人無需要記憶各種復雜的流轉規(guī)則，減少用人腦去判斷流程的流向而在復雜的流程中不可避免的錯誤。如果您的單位管理比較規(guī)范，各種事務都用流程管理，首先每個員工都要牢牢記住跟自己相關的流程的流轉規(guī)則，需要設立各個監(jiān)督環(huán)節(jié)，監(jiān)督流程的規(guī)范運轉，管理成本較高，而且在流程復雜時非常容易出現(xiàn)錯誤.同時員工深陷在大量的紙張中深感繁瑣 四、公司的流程得以規(guī)范、避免隨意性第14頁，共51頁。使用協(xié)同辦公管理軟件您可以輕松實現(xiàn)遠程和移動辦公，解決時間和空間的問題，實現(xiàn)事務處理“零響應”，每一個參與流轉的人無需要考慮時間與空間的問題，辦理完畢即刻進入下一辦理人，實現(xiàn)流程在各個環(huán)節(jié)之間的零傳遞時間。

7、五、提高流程運行速度與效率，減少協(xié)作工作成本第15頁，共51頁。紙質模式下的流程運轉第16頁，共51頁。協(xié)同軟件里的流程運轉第17頁，共51頁。 通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)您可以快速分析您單位哪個環(huán)節(jié)辦事效率高，哪個環(huán)節(jié)辦事效率低，便于您快速把脈哪個部位流通不暢，作出治療方案。六、可以分析流程各環(huán)節(jié)的辦理效率第18頁，共51頁。 在辦公系統(tǒng)中各種情況您可以隨時隨地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達的工作任務時展情況，辦事人員也可以通過流程實時監(jiān)控各環(huán)節(jié)辦理情況和目前進展到什么情況，辦理完畢業(yè)務人員可以對相關數(shù)據進行分析。七、 隨時掌握業(yè)務辦理情況, 實現(xiàn)實時管理監(jiān)控第19頁，共51頁。 您

8、可以按自己的時間計劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計劃的請示、匯報、電話詢問等等。八、有計劃地安排時間，排除打擾，不再被各種請示、報告、請款單打斷您的作思路第20頁，共51頁。 通過協(xié)同辦公系統(tǒng)您可以打破組織邊界與地理位置邊界，員工可以通過郵件、即時通迅、論壇、短信多種方式進行溝通，并且以這些溝通方式為手段把信息推送給用戶，溝通形式更加豐富，效率更高。 九、溝通成本更低、方式更豐富，效率大大提高第21頁，共51頁。 管客戶有CRM軟件，管財務有財務軟件，管生產、物流、供應有ERP，管人力資源有人力資源軟件，市場上有很多專業(yè)的管理軟件管理專業(yè)的領域，可是有時候您并不需要專業(yè)的管

9、理，基礎的管理就夠了，使用OA您可以隨心所欲建立多個基礎的管理系統(tǒng)，您可以建立客戶管理、資產管理、接待管理等等任意您需要的管理系統(tǒng)并且可以隨時調整這些應用。 十、整合多個系統(tǒng)接口，實現(xiàn)公司全面的IT管理 第22頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實施OA管理平臺？ 第23頁，共51頁。上OA軟件的必要前提了解自己的需求，知道自己要什么有規(guī)范的內控流程，便于系統(tǒng)的搭建堅強的組織保障，破除實施障礙 前提一前提二前提三第24頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使

10、用的8大誤區(qū) 如何成功實施OA管理平臺？ 第25頁，共51頁。 誤 區(qū)大企業(yè)的就好徹底改善管理一步到位不需要服務自己開發(fā)功能越全越好價格越低越好符合現(xiàn)有模式第26頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實施OA管理平臺？ 第27頁，共51頁。好用才是硬道理 整體規(guī)劃分布實施 領導重視全員參與 重視流程 依靠技術策略領導技術第28頁，共51頁。第二章 企業(yè)流程管理第29頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設計流程優(yōu)化管理第30頁，共51頁。為達到期望的管理或業(yè)務目標，在一定輸入資源約束條件下，通過明確

11、的組織、人員執(zhí)行的一系列的管理/業(yè)務活動，產生特定的輸出結果。 流程的定義流程就是不能靠一個崗位、一個人的技能和能力完成的工作和活動的集合。第31頁，共51頁。流程與組織的關系第32頁，共51頁。流程管理(BPM)的作用明確、高效的管理或業(yè)務流程可以給企業(yè)帶來巨大收益。提高質量改善客戶服務縮減時滯減少成本減少紙面作業(yè)空間需求最小化壓縮管理層提高應變能力提高員工士氣第33頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設計企業(yè)流程優(yōu)化管理第34頁，共51頁。 流程圖為了清晰的描述出企業(yè)的流程組成，往往利用流程圖的方式將各種流程固化下來，從而成為企業(yè)管理活動中的行為準則。示例圖流程責任人時間

12、成果ABC內容任務13天文件1任務22天文件2任務33天文件3第35頁，共51頁。流程圖的作用明確完成流程所需的步驟找出流程中的關鍵決策點明確與流程相關的文檔記錄明確相關任務的責任人實現(xiàn)現(xiàn)有制度的可視化將復雜問題分解為簡單步驟第36頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設計企業(yè)流程優(yōu)化管理第37頁，共51頁。流程的層次企業(yè)的各種流程的集合是一個多層級的流程體系。行動1第三/四級流程一級流程行動1行動1行動1行動1行動1行動2行動2行動2行動2行動2行動2行動3行動3行動3行動3行動3行動3行動4行動4行動5行動6二級流程二級流程二級流程二級流程二級流程二級流程第38頁，共51頁

13、。 舉例：一級流程圖流程責任人/部門成果總經理人資部財務部采購部市場部銷售部內容戰(zhàn)略規(guī)劃戰(zhàn)略規(guī)劃書年度計劃年度計劃資金預算財務報表材料采購采購報告審批成本管理財務報表市場調研調研報告審批成本管理財務報表產品銷售銷售額資金管理財務報表年度總結年終報告第39頁，共51頁。舉例：二級流程圖（以財務部為例）流程責任人/部門時間成果總經理財務部經理會計出納采購部市場部銷售部內容資金預算7天預算申請單審批材料采購采購報告成本核算2天報賬簽審單審批付款1天財務報表出單市場調研調研報告審批產品銷售銷售額資金管理7天年終財務報表審核第40頁，共51頁。流程設計目的業(yè)務流程設計的目的是：風險、成本、速度和質量的優(yōu)

14、化和控制?？s短業(yè)務處理時間，增加業(yè)務機會，超越客戶需求，降低成本，提高質量（如, 縮短付款單據處理時間及服務和交付時間）。降低資源消耗，爭取競爭機遇。使成本大幅度下降，其幅度會遠遠超出傳統(tǒng)削減成本的做法。質量成本時間風險用適當?shù)臉I(yè)務控制，提高質量，滿足并超越客戶的服務期望通過適當?shù)年P鍵控制點的設立來降低營運風險。第41頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設計企業(yè)流程優(yōu)化管理第42頁，共51頁。速度效益成本質量滿足客戶企業(yè)運作中流程的缺陷使企業(yè)認識到流程改善的重要性，流程再造以追求效益、質量、速度和成本為目的。業(yè)務流程再造（BPR)的目的第43頁，共51頁。使決策點盡可能在靠近

15、需進行決策的地點做出部門之間的溝通應在直接參與作業(yè)的層面進行盡可能使同一個人完成一項完整的工作剔除不增值的活動在工作的過程當中設置質量檢查機制在工作過程中建立績效考核機制盡可能將組織的目標分解到基層減少工作過程中的非工作時間明確職責、相互關系和工作的協(xié)作關系流程優(yōu)化的原則第44頁，共51頁。五臟俱全、各自為政、等級森嚴、逐級上報1. 審核2. 取貨3. 發(fā)貨企業(yè)營銷總部省級營銷中心市級營銷中心銷售的傳統(tǒng)模式用戶急需市級營銷中心省級營銷中心（1天）申請1. 收貨2. 上架3. 取貨4. 包裝（5天）（5天）用戶急需市級營銷中心省級營銷中心（1天）1. 包裝2. 發(fā)運3. 結算（1天）鄰市營銷中心

16、急調（1天）共需11天共需2天時間雖短，但運費驟增等級森嚴、逐級上報，同一地區(qū)人為劃為兩個部門，導致不能為顧客創(chuàng)造滿意的價值！久而久之，在市級站中會自發(fā)產生一個為其他市級站處理緊急業(yè)務的流程，實屬無奈，但總比通過省中心好！在某些省會里，省級中心往往與市級中心在同一個辦公區(qū)域，然而當出現(xiàn)情況時，會出現(xiàn)以下兩種應付方式：典型案例常見的流程缺陷一第45頁，共51頁。以短期利益為中心、犧牲長遠利益兩個平行業(yè)務部門互不干涉、各自為各自的經濟著想，導致全局受損！A機場B機場AB出現(xiàn)故障，請求增援工程師，爭取當晚修好時候已晚，不如明早再去，可省住宿費幾百美圓推遲一天派出工程師飛機停運一天，損失數(shù)十萬美元！同

17、屬一個管理機關的：典型案例常見的流程缺陷二第46頁，共51頁。條框太多，流程部分串行處理：新藥推出計劃僅實驗一項就用了近兩年時間，加上生產與推廣，共用了三年時間，公司少獲利百萬美圓以上。制藥公司藥品管理局獲準上市新藥開發(fā)流程某制藥公司藥品管理局研究成功一種新藥要求提供30名病人服藥一周的實際結果研究藥品設計方案專家逐個審閱逐個面談，招聘愿做實驗的醫(yī)生和病人征得各醫(yī)院的同意醫(yī)生填寫表格，考察，預付定金病人實驗對藥品缺陷返回修改2周14周8周4周8周1周反反復復，共花費兩年時間獲準上市典型案例常見的流程缺陷三第47頁，共51頁。福特汽車公司應付帳款部采購業(yè)務流程再造重 組 的 類 型 范 例重組前

18、采購部門供應商應付帳款部指定地點收貨應付帳款部 500 名員工圍繞 “定貨單副本、發(fā)票、收貨清單”三證合一的原則進行審核與付款。然而，他們卻因此將 80% 的工作量耗在 20%“三證合一” 的理清頭緒上。500人應付收款不是一個流程，而采購卻是一個流程，思緒集中到流程上，重組的火花因此產生。將核對工作重組至倉庫，倉庫并不需增加更多的工作量而可達到流程迅速優(yōu)化的目的。定貨單 寄發(fā)票定貨單副本發(fā)貨將所收貨物填清表格采購部門供應商應付帳款部倉 庫中心數(shù)據庫定單輸入應付帳款部現(xiàn)在工作簡單了，查到中心數(shù)據庫中的已收應付令后，只需按收貨單付款。定貨單通知付款5人重組 后依據定單進行查收僅發(fā)出已收信息，如不

19、符，則拒收?？梢钥闯?，流程重組對信息技術在企業(yè)中的應用多么重要。第48頁，共51頁。您知道OA的作用了嗎？您知道如何選型OA了嗎？您知道OA與流程的關系了嗎？您知道怎樣對公司流程進行優(yōu)化了嗎？第49頁，共51頁。Thank You!第50頁，共51頁。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個驚喜，也給自己一個好的交代。3、命運給你一個比別人低的起點是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少?？诶锊徽f多余的話，自然禍就少。腹內的食物能減少，自然病就少

20、。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對人家笑笑，對自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個當下，一萬個美麗的未來抵不過一個溫暖的現(xiàn)在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續(xù)保持熱忱，要繼續(xù)保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的美麗，永遠展現(xiàn)在她的進取之中;就像大樹的美麗，是展現(xiàn)在它負勢向上高聳入云的蓬勃生機中;像雄鷹的美麗，是展現(xiàn)在它搏風擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現(xiàn)在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免地發(fā)生，陰晴圓缺皆有規(guī)律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強。人生無完美，曲折亦風