辦公室工作實務管理課件

1、辦公室工作實務 會說 會寫 會做事 會做人第1頁，共46頁。辦公室日常事務 學習目標知識點 了解辦公室日常事務性工作的內(nèi)容 掌握日常事務性工作的操作規(guī)范和要求能力點 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準確領會本級和上級組織領導的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道，具備相應的辦事能力素質(zhì)點 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第2頁，共46頁。會說 會寫 會做事 會做人辦公環(huán)境的管理Company Logo第3頁，共46頁。 導入 想像一下未來你的辦公室應該會是什么樣子？會說

2、會寫 會做事 會做人Company Logo第4頁，共46頁。 導入 是這樣子的嗎 ？ 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第5頁，共46頁。 導入 還是 那就- 學會設計！ 學會管理！ 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第6頁，共46頁。 情景案例 宏利公司這幾年發(fā)展勢頭良好，業(yè)務量擴大，公司原來的舊辦公大樓已不能滿足公司發(fā)展的需要，公司高層準備喬遷新址，租用了某寫字樓一層的大廳。公司的肖總在辦公會上介紹了他對于公司新址辦公環(huán)境的設計構(gòu)想，如他將整個一層大廳全部設計為當今很流行的全開放式和半開放式辦公空間，大廳大門左邊用作產(chǎn)品展廳，大門右邊作為公司辦公區(qū)，包括正

3、副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財務部。辦公會上肖總要求各部門負責人計劃各部門必須添置的辦公設備，并要求公司辦公室拿出公司新辦公環(huán)境的設計、布置方案，以便下次辦公會議專題討論。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第7頁，共46頁。項目任務 辦公室行政經(jīng)理劉子文將全面負責公司新辦公室室內(nèi)平面布局圖的設計和文本方案撰寫的工作，如果你是參會的公司辦公室的行政助理孫梅，會后你將在設計圖和方案中針對辦公室的整體布局和室內(nèi)布置提出哪些可行性的建議？會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第8頁，共46頁。任務分析 作為公司領導，如此重要的新辦公場所的平面設計和布局的任務或許不會單獨

4、交給辦公室秘書孫梅來完成，但孫梅可以參與其中，也可以利用自己所掌握的專業(yè)知識和經(jīng)驗主動獻言獻策，積極提出建議，這正是辦公室秘書做好輔助管理、當好參謀助手的職責之所在。 如何做好新辦公環(huán)境的整體平面設計和室內(nèi)布局，孫秘書不妨從如下方面考慮，提出自己的建議： 辦公空間是一個單位開展經(jīng)營活動所必需的，也是一種必須支付的資源，費用通常是按平方米來計算的。如何在適當面積的空間中獲取單位的最大效益是在選擇和設計辦公結(jié)構(gòu)和布局時必須考慮的，因此首先必須要有成本意識，也要考慮單位經(jīng)營的性質(zhì)和內(nèi)容、空間需要多少個部室等，從宏利公司目前的實際情況來看，新辦公環(huán)境采用大的開放式或半開放式的設計是比較理想的選擇，各辦

5、公區(qū)域用站立并能夠移動的間隔物來分隔，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。但大量銷售引出的財務部門工作量會很大，現(xiàn)金和支票的的交流和保管極為重要，因而公司財務部應該設置為安全和保密的封閉式辦公室為宜，經(jīng)理的辦公室也應該相對獨立、不受干擾為好。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第9頁，共46頁。任務分析 新辦公環(huán)境室內(nèi)布局應按工作流程和職位進行安排，講究合理有序，錯落有致，功能清楚，互不干擾。另外，室內(nèi)光線、空氣、溫度以及色調(diào)、美化等也必須要充分考慮?？傊屆總€員工更愉悅，讓每件工作更順利，讓每樣事成本更低，這是安排布局和室內(nèi)布置時所追求的結(jié)果。 會說 會寫 會做事 會做人Co

6、mpany Logo第10頁，共46頁。辦公空間的整體布局 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人上司辦公環(huán)境秘書個人辦公環(huán)境公共辦公環(huán)境 辦公室環(huán)境管理對辦公室自然環(huán)境進行科學合理的設計、布置和組織，使其符合秘書工作的需要，從而提高工作效率和質(zhì)量秘書應協(xié)助上司做好相關(guān)服務性工作，努力營造一個和諧、美觀、有序、方便和安全的辦公環(huán)境Company Logo第11頁，共46頁。辦公空間的整體布局會說 會寫 會做事 會做人設計和布局需要考慮的主要因素成本工作流程工作職能建制和人數(shù)變更與靈活性Company Logo第12頁，共46頁。辦公空間的整體布局會說 會寫 會

7、做事 會做人 辦公室隨單位組織發(fā)展變化的變更，空間布局應具有靈活性租賃成本空間利用成本設計成本辦公室職能成本意識獨立性 專業(yè)性銜接性 配合性工作流程辦公信息流的縱橫流動I 型、L型、O型設計建制和人數(shù)決定辦公空間大小決定成本費用高低Company Logo第13頁，共46頁。辦公空間的整體布局會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第14頁，共46頁。辦公空間的整體布局會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第15頁，共46頁。辦公空間的整體布局會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第16頁，共46頁。辦公空間的整體布局 會說 會寫 會做事 會做人 Compan

8、y Logo第17頁，共46頁。辦公空間的整體布局 辦公空間設計模式 封閉式空間設計 這是一種傳統(tǒng)的常規(guī)式的部門辦公空間設計。它是按照辦公室的主要職能設置分隔式的若干個相對獨立的辦公室。適合于專業(yè)性、機要性強的辦公工作。 開放式空間設計 是指若干工作人員同在一間辦公室工作，根據(jù)辦公室工作流程將各個工作單元組合在一起。它沒有固定的分隔獨立的空間，工作間的位置是根據(jù)需要利用可移動物體（如屏風、隔板等）隨機確定的。每個工作單元里有獨立使用的辦公設備。適合于工作銜接緊密的辦公室。（3）半開放式或半封閉式設計會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第18頁，共46頁。辦公空間模式圖會說 會寫

9、會做事 會做人封閉式設計模式Company Logo第19頁，共46頁。辦公空間模式圖會說 會寫 會做事 會做人開放式設計模式Company Logo第20頁，共46頁。辦公空間設計模式辦公空間模式優(yōu)點缺點封閉式設計1、安全、保密2、工作不受干擾，適合專業(yè)性工作3、保證員工隱私 1、空間利用成本高2、工作流程不通暢，難于交流3、難于監(jiān)督員工的活動 開放式設計1、打破地位、級別障礙，增加平等感2、工作單元靈活機動，隨需要而變3、既獨立又便于聯(lián)系，工作流程通暢4、易于監(jiān)督員工的工作活動5、降低能源、設備、建筑成本，減少占地面積 1、不適合機密性工作2、易受干擾，很難集中注意力3、工作中噪音太大易影

10、響他人4、難于做到保障公共空間和私人空間的獨立 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第21頁，共46頁。辦公空間設計的程序和要求靈活設計，多種設計模式相結(jié)合綜合分析影響因素，協(xié)助上司設計做好調(diào)研，了解要求征詢意見，修改設計提交方案或設計圖會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第22頁，共46頁。小技法布置辦公室時可先畫一張設計草圖，按比例尺標明辦公空間的面積，門、窗等的固定位置。桌椅柜櫥等可移動的物件，用彩色紙按比例尺縮小剪出樣塊，然后在設計草圖上擺移，找出最佳設計方案。設計草圖巧利用 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人Compa

11、ny Logo第23頁，共46頁。辦公室內(nèi)的布置會說 會寫 會做事 會做人室內(nèi)布置的要求和方法方便實用整齊有序安靜舒適健康衛(wèi)生安全保密美觀和諧Company Logo第24頁，共46頁。辦公室內(nèi)的布置會說 會寫 會做事 會做人討論：這些辦公室是如何體現(xiàn)室內(nèi)布置要求和方法的？Company Logo第25頁，共46頁。辦公室內(nèi)布置會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第26頁，共46頁。辦公室內(nèi)布置會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第27頁，共46頁。辦公室內(nèi)布置會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第28頁，共46頁。辦公室內(nèi)的布置會說 會寫 會做事 會

12、做人Company Logo第29頁，共46頁。辦公室內(nèi)的布置會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第30頁，共46頁。辦公室內(nèi)的布置會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第31頁，共46頁。辦公室內(nèi)的布置會說 會寫 會做事 會做人認識幾種辦公室常用花卉 君子蘭 綠蘿Company Logo第32頁，共46頁。小技法 辦公室綠化要注意植物與花卉對人體健康的影響。因為植物在沒有光照時吸入氧氣，吐出二氧化碳，所以下班時最好將盆景搬出辦公室，第二天上班再搬進來，或者一早開窗通風幾分鐘，排除隔夜植物呼吸的渾濁空氣。有些對人體有傷害的花卉不宜擺放在辦公室，如含羞草與郁金香有毒堿，

13、接觸過多易使毛發(fā)脫落；洋繡球花的微粒會使人的皮膚瘙癢。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第33頁，共46頁。辦公室內(nèi)布置的注意事項會說 會寫 會做事 會做人 要有全局意識，主動精神，能協(xié)調(diào)各部門和員工合作完成。 整體風格要與所在公司企業(yè)的文化相適應，突出單位的經(jīng)營宗旨、企業(yè)精神等。 辦公環(huán)境不一定由秘書安排，但秘書一定要做有心人，適時提出自己的建議 重在布置，更重在平時的維護和管理。Company Logo第34頁，共46頁。相關(guān)鏈接 現(xiàn)代辦公環(huán)境設計的趨勢 1、多樣色彩的巧妙運用 2、節(jié)能光源備受青睞3、天然、環(huán)保、可循環(huán)4、空間娛樂傾向5、辦公家具妙選用會說 會寫 會做事

14、 會做人Company Logo第35頁，共46頁。相關(guān)鏈接會說 會寫 會做事 會做人 沒有墻的辦公室 目前在西方，辦公室的設計，已從開放式空間、獨立性的短隔間，逐漸趨向“沒有墻的辦公室”這種新型結(jié)構(gòu)。由于電腦已被引入一般辦公室，今后設有電腦終端機的辦公室，會大為增加，如果全體員工都利用電腦的話，那么“沒有墻的辦公室”會使工作效率大為提高。 如果辦公桌不用抽屜而變成會議桌的話，那么每一張桌子都可以方便地移動。倘需要在辦公桌上放置物品，例如電子計算器、三角板等，可以另外準備一個小貯藏庫。 在辦公室中可加設電話臺架，使電話能夠自由移動。只要墻壁沒有貯藏柜，那么辦公室內(nèi)的布置設計隨時都可以改變。這樣

15、，會使辦公的人常有新鮮感而不覺得倦怠。Company Logo第36頁，共46頁。相關(guān)鏈接會說 會寫 會做事 會做人 虛擬辦公室時代新趨勢 虛擬辦公的時代即將到來，越來越多的企業(yè)擁有員工與客戶，但沒有實實在在的辦公室。員工都在自己家里工作，每年最多只見幾次面。討論工作及開會都通過電話進行。 克服高科技焦慮：在電子世界中茁壯成長一書的作者BeverlyGoldberg說：“未來將有更多公司以這種方式運轉(zhuǎn)，擺在我們面前的將是個截然不同的世界?！?雖然有些專家說，隨著科技進步，更多公司將完全虛擬化，以降低成本及在全球范圍招聘員工，但它們也面臨一些挑戰(zhàn)，包括很難培養(yǎng)團隊精神、為消費者提供售后服務，或者

16、在無辦公室的情況下建立商業(yè)信譽。 PerformanceDevelopment是一家組織設計顧問公司，僅有8名員工，幾年前該公司有一間辦公室，后來關(guān)閉不再使用，完全走向虛擬。該公司合伙人PaulTolchinsky說：“辦公室虛擬化后，你可以學會如何適應虛擬環(huán)境，讓人們對自己的行為負責?！?提供顧問及研究服務的SpencerHall是一家存在于網(wǎng)絡上的公司，只有11名員工，他們都在家里工作。沒有中央辦公室或建筑，討論工作在網(wǎng)絡或電話上進行，同事可能在培訓中見面，或在完成某些任務時碰頭。專門開發(fā)管理軟件的Cerebyte公司，1997年成立以來，6名員工均虛擬工作。上班日每天上午8時他們以電話開

17、會，客戶通過免費電話及電子郵件和Cerebyte聯(lián)系，因此他們大都不知道Cerebyte沒有辦公室。若要與客戶或投資者開會，Cerebyte的員工通常會向朋友借用辦公室。Company Logo第37頁，共46頁。實踐訓練 課后思考 1、辦公空間的設計和布局需要考慮哪些主要因素？ 2、開放式或封閉式空間設計各有何優(yōu)缺點？ 3、辦公室內(nèi)布置的一般要求是什么？會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第38頁，共46頁。實踐訓練 案例分析 1、 秘書肖婭隨總經(jīng)理去一家外資公司參觀后，深感這家外資公司開放式的辦公環(huán)境既有利于溝通，又節(jié)省空間和資源，他們的工作環(huán)境整齊、有序、寬敞、明亮?？偨?jīng)理

18、要求肖婭回去后，參照外資公司的樣式，為本公司的辦公布局改造提出一個試行方案。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第39頁，共46頁。實踐訓練2、 因為要趕經(jīng)理下午開會要的一份材料，一上班，秘書孫琴就急急忙忙坐到放在辦公室角落里的電腦前，專心致志地準備起材料來。忙碌了一會，她感覺有些異味，扭頭一看才發(fā)現(xiàn)辦公室窗戶沒開，她剛打開窗戶，電話響了，孫琴三步并作兩步跑到了自己的辦公桌前，拿起電話，是一個客戶找經(jīng)理的電話，孫琴告之經(jīng)理不在，對方要求留言，孫琴趕忙去找可以用來記錄的紙筆，在抽屜里翻找沒有，又在堆滿文件、報刊及各種物什的辦公室桌上尋找，終于在一堆零食下面找到了紙筆。記錄完畢，孫

19、琴將其放到了臨窗的經(jīng)理的辦公桌面上，然后又回到電腦前。剛坐下來，營銷科的一位員工來請孫琴幫他找一份文件資料并要求復印，孫琴起身走到靠門的文件柜前找資料，可發(fā)現(xiàn)光線太暗，看不清楚，又走到另一側(cè)開燈，再回來找資料。文件找到，孫琴利索地走到辦公桌旁的復印機旁，很快就印好了。回到電腦前在鍵盤上敲了沒幾下，突然，沙沙一陣響聲，孫琴一抬頭，發(fā)現(xiàn)天好像要下雷陣雨的樣子，眼看著自己放在經(jīng)理桌面上的電話留言被風吹到窗臺上了，孫琴趕緊過來“搶救”，可一著急，不知道被什么絆了一腳，“呯”的一聲，她和風扇一起摔了個大跟斗，原來，前兩天辦公室的空調(diào)壞了，還沒修，因為天氣熱，孫琴用插板連接電插座，在電腦旁邊放了臺風扇，孫

20、琴就是被電線絆倒的。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第40頁，共46頁。實踐訓練會說 會寫 會做事 會做人分析與討論： 肖婭怎樣才能做出一個合適的方案呢？她需要掌握哪些必備的知識呢？ 孫琴在辦公環(huán)境的管理方面存在哪些不足？需要作哪些改進？Company Logo第41頁，共46頁。實務訓練 完成“項目任務”中公司新辦公室平面布局圖的設計，并簡要說明設計的理由或依據(jù)。 實訓說明 1、本部分實訓可在課堂上進行，也可在授課后集中實訓。 2、實訓時，全班可先分若干個設計小組，每組推選一名主設計人，組織討論、設計。 3、在各組充分醞釀、練習的基礎上，通過抽簽方式，請13名學生（主設計者

21、）代表各組上臺在黑板上完成宏利公司新辦公室的平面設計任務。 4、每個小組完成項目任務后須由主設計者向全班學生簡要說明設計的理由或依據(jù)。 5、教師組織學生共同評議，找出各組在設計上的優(yōu)勢和不足，以期以點帶面，觸類旁通。 6、教師總結(jié)。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第42頁，共46頁。實務訓練會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第43頁，共46頁。實踐訓練（課后拓展）組織學生到當?shù)啬彻酒髽I(yè)辦公室參觀訪問，了解該辦公室環(huán)境管理的相關(guān)內(nèi)容，直觀感受企業(yè)辦公室的布局和室內(nèi)布置的特色。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo第44頁，共46頁。謝謝！謝謝！第4

22、5頁，共46頁。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個驚喜，也給自己一個好的交代。3、命運給你一個比別人低的起點是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對人家笑笑，對自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!25、你不能拼爹的時候，你就只能去拼命！26、如果人生的

23、旅程上沒有障礙，人還有什么可做的呢。27、我們無法選擇自己的出身，可是我們的未來是自己去改變的。勵志名言：比別人多一點執(zhí)著，你就會創(chuàng)造奇跡28、偉人之所以偉大，是因為他與別人共處逆境時，別人失去了信心，他卻下決心實現(xiàn)自己的目標。29、人生就像一道漫長的階梯，任何人也無法逆向而行，只能在急促而繁忙的進程中，偶爾轉(zhuǎn)過頭來，回望自己留下的蹣跚腳印。30、時間，帶不走真正的朋友；歲月，留不住虛幻的擁有。時光轉(zhuǎn)換，體會到緣分善變；平淡無語，感受了人情冷暖。有心的人，不管你在與不在，都會惦念；無心的情，無論你好與不好，只是漠然。走過一段路，總能有一次領悟；經(jīng)歷一些事，才能看清一些人。31、我們無法選擇自己

24、的出身，可是我們的未來是自己去改變的。32、命好不如習慣好。養(yǎng)成好習慣，一輩子受用不盡。33、比別人多一點執(zhí)著，你就會創(chuàng)造奇跡。50、想像力比知識更重要。不是無知，而是對無知的無知，才是知的死亡。51、對于最有能力的領航人風浪總是格外的洶涌。52、思想如鉆子，必須集中在一點鉆下去才有力量。53、年少時，夢想在心中激揚迸進，勢不可擋，只是我們還沒學會去戰(zhàn)斗。經(jīng)過一番努力，我們終于學會了戰(zhàn)斗，卻已沒有了拼搏的勇氣。因此，我們轉(zhuǎn)向自身，攻擊自己，成為自己最大的敵人。54、最偉大的思想和行動往往需要最微不足道的開始。55、不積小流無以成江海，不積跬步無以至千里。56、遠大抱負始于高中，輝煌人生起于今日

25、。57、理想的路總是為有信心的人預備著。58、抱最大的希望，為最大的努力，做最壞的打算。59、世上除了生死，都是小事。從今天開始，每天微笑吧。60、一勤天下無難事，一懶天下皆難事。61、在清醒中孤獨，總好過于在喧囂人群中寂寞。62、心里的感覺總會是這樣，你越期待的會越行越遠，你越在乎的對你的傷害越大。63、彩虹風雨后，成功細節(jié)中。64、有些事你是繞不過去的，你現(xiàn)在逃避，你以后就會話十倍的精力去面對。65、只要有信心，就能在信念中行走。66、每天告訴自己一次，我真的很不錯。67、心中有理想 再累也快樂68、發(fā)光并非太陽的專利，你也可以發(fā)光。69、任何山都可以移動，只要把沙土一卡車一卡車運走即可。

26、70、當你的希望一個個落空，你也要堅定，要沉著！71、生命太過短暫，今天放棄了明天不一定能得到。72、只要路是對的，就不怕路遠。73、如果一個人愛你、特別在乎你，有一個表現(xiàn)是他還是有點怕你。74、先知三日，富貴十年。付諸行動，你就會得到力量。75、愛的力量大到可以使人忘記一切，卻又小到連一粒嫉妒的沙石也不能容納。1、這世上，沒有誰活得比誰容易，只是有人在呼天搶地，有人在默默努力。2、當熱誠變成習慣，恐懼和憂慮即無處容身。缺乏熱誠的人也沒有明確的目標。熱誠使想象的輪子轉(zhuǎn)動。一個人缺乏熱誠就象汽車沒有汽油。善于安排玩樂和工作，兩者保持熱誠，就是最快樂的人。熱誠使平凡的話題變得生動。3、起點低怕什么

27、，大不了加倍努力。人生就像一場馬拉松比賽，拼的不是起點，而是堅持的耐力和成長的速度。只要努力不止，進步也會不止。4、如果你不相信努力和時光，那么時光第一個就會辜負你。不要去否定你的過去，也不要用你的過去牽扯你的未來。不是因為有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。5、人生每天都要笑，生活的下一秒發(fā)生什么，我們誰也不知道。所以，放下心里的糾結(jié)，放下腦中的煩惱，放下生活的不愉快，活在當下。人生喜怒哀樂，百般形態(tài)，不如在心里全部淡然處之，輕輕一笑，讓心更自在，生命更恒久。積極者相信只有推動自己才能推動世界，只要推動自己就能推動世界。6、人性本善，純?nèi)缜逑魉冬摖q。欲望與情緒如風沙襲擾，把原本如天空曠蔚藍的心蒙蔽。但我知道，每個人的心靈深處，不管烏云密布還是陰淤蒼茫，但依然有一道彩虹，亮麗于心中某處。7、每個人的心里，都藏著一個了不起的自己，只要你不頹廢，不消極，一直悄悄醞釀著樂觀，培養(yǎng)著豁達，堅持著善良，只要在路上，就沒有到達不了的遠方！8、不要活在別人眼中，更不要活在別人嘴中。世界不會因為你的抱怨不滿而為你改變，你能做到的只有改變你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天賜，不都是一路披荊斬棘才換來的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你會覺得解脫。但舌頭總會不由自主地往那個空空的牙洞里舔，一天數(shù)次。不痛了不代表你