0214采購模塊操作手冊

1、Oracle EBS 用戶操作手冊采購模塊文檔作者：創(chuàng)建日期：2017-02-09目錄采購設(shè)置5財(cái)務(wù)選項(xiàng)5采購選項(xiàng)5接收選項(xiàng)6物料屬性7采購會計(jì)期間7MOAC 安全性權(quán)限9定義采購員91.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.定義權(quán)限10采購單據(jù)類型11采購單據(jù)行類型12質(zhì)量檢驗(yàn)代碼13事項(xiàng)設(shè)置點(diǎn)14供應(yīng)商151.2.3.供應(yīng)商分類15供應(yīng)商結(jié)構(gòu)15創(chuàng)建供應(yīng)商15創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)類型供應(yīng)商15創(chuàng)建員工類型供應(yīng)商214.5.6.7.8供應(yīng)商合并（供應(yīng)商列表（r Merge）25r List）27批準(zhǔn)的供應(yīng)商列表（Approvedr List）29供應(yīng)商狀態(tài)29供應(yīng)商管理30采購單據(jù)類型31請

2、購單311.1 特點(diǎn)31業(yè)務(wù)應(yīng)用32系統(tǒng)操作32詢價(jià)單（Request For Quoions RFQ）392.1 特點(diǎn)40業(yè)務(wù)應(yīng)用40系統(tǒng)操作40報(bào)價(jià)單（Quoions）443.1 特點(diǎn)45業(yè)務(wù)應(yīng)用45系統(tǒng)操作45采購單（Purchase Order）494.1 特點(diǎn)50業(yè)務(wù)應(yīng)用50系統(tǒng)操作52591.2.3.4.采購原因591.2.采購的業(yè)務(wù)流程593.概念59控制604.5.安全級別（Security Level）60級別（Acs Level）616.設(shè)置62定義職務(wù)職位62定義職務(wù)62定義職位63分配職位652.創(chuàng)建分配組66組68采購接收69直接接收（Direct）71標(biāo)準(zhǔn)接收（St

3、andard）72檢驗(yàn)接收73三種接收對比75前提參數(shù)設(shè)置75接收更正77退貨（Return）78退貨至接收79退貨至供應(yīng)商80采購接收流程811.2.3.4.5.6.7.8.8.1 創(chuàng)建并采購訂單81創(chuàng)建接收83接收更正848.4 轉(zhuǎn)移848.5 檢驗(yàn)858.6 入庫868.7 退貨87查看接收事務(wù)處理88查看物料事務(wù)處理88查看采購訂單信息89采購訂單匹配911.概述912.采購匹配94匹配控制94匹配邏輯94系統(tǒng)操作95集中采購99分散下單99業(yè)務(wù)應(yīng)用99同一 OU 下外部集中采購流程1002.總部下單105客戶105供應(yīng)商1062.12.2設(shè)置公司間關(guān)系106業(yè)務(wù)應(yīng)用108不同 OU

4、下外部集中采購1083.二者差異分析112采購月末結(jié)賬113采購期間關(guān)閉順序113采購月末結(jié)賬113各流程點(diǎn)數(shù)據(jù)核對114采購設(shè)置1. 財(cái)務(wù)選項(xiàng)路徑：PO/設(shè)置/組織/財(cái)務(wù)選項(xiàng)查找到要使用的業(yè)務(wù)實(shí)體，關(guān)聯(lián)會計(jì)科目若想要在填制訂單時(shí)選擇供應(yīng)商后自動(dòng)帶出地點(diǎn)，可以在供應(yīng)商采購界面設(shè)置2. 采購選項(xiàng)路徑：PO/設(shè)置/組織/采購選項(xiàng)3. 接收選項(xiàng)路徑：PO/設(shè)置/組織/接收選項(xiàng)在此處可進(jìn)行接收控制的設(shè)置，其優(yōu)先級高于物料層。4. 物料屬性在此處也可以設(shè)置采購與接收，在物料層設(shè)置的接收控制優(yōu)先級最低。5. 采購會計(jì)期間路徑：設(shè)置/財(cái)務(wù)系統(tǒng)/會計(jì)/控制采購期間打開與關(guān)閉期間都會運(yùn)行請求不關(guān)閉的期間可以再次

5、打開，但最終關(guān)閉的期間不可再次打開6. MOAC 安全性權(quán)限MOAC（Multi-Acs Control）簡稱多組織控制，可實(shí)現(xiàn)一個(gè)職責(zé)對多個(gè) OU 的業(yè)務(wù)操作，擁有以下限制內(nèi)容：按類型應(yīng)用限制按組織限制按職位限制按工資單限制按主管限制允許用戶7. 定義采購員路徑：PO/設(shè)置/采購員點(diǎn)擊添加采購員按鈕輸入買方，即為采購員名稱，按需輸入類別、收貨方，自動(dòng)帶出起始日期，若該采購員離職，輸入無效日期即可。8. 定義權(quán)限9. 采購單據(jù)類型路徑：PO/設(shè)置/采購/單據(jù)類型打開單據(jù)類型的網(wǎng)頁界面，需要首先輸入業(yè)務(wù)實(shí)體點(diǎn)擊創(chuàng)建可創(chuàng)建單據(jù)類型10. 采購單據(jù)行類型路徑：PO/設(shè)置/采購/行類型11. 質(zhì)量檢驗(yàn)

6、代碼路徑：PO/設(shè)置/采購/質(zhì)量檢驗(yàn)代碼12.事項(xiàng)設(shè)置點(diǎn)供應(yīng)商1.供應(yīng)商分類標(biāo)準(zhǔn)類型供應(yīng)商：非員工的供應(yīng)商。員工類型供應(yīng)商：為了對員工差旅費(fèi)，職工薪酬福利費(fèi)用進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)付模塊和人力資源模塊進(jìn)行集成，可以把員工定義為員工型供應(yīng)商。2.供應(yīng)商結(jié)構(gòu)注意：地點(diǎn)層可以分 OU(OperatingUnit，業(yè)務(wù)實(shí)體)進(jìn)行。3. 創(chuàng)建供應(yīng)商3.1 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)類型供應(yīng)商在應(yīng)付職責(zé)下，根據(jù)路徑在采購職責(zé)下，根據(jù)路徑供應(yīng)商的網(wǎng)頁界面打開供應(yīng)商的網(wǎng)頁界面：供應(yīng)商-錄入 打開：供應(yīng)來源-供應(yīng)商第一步，查詢。若供應(yīng)商已存在，則直接去設(shè)址；若供應(yīng)商無，則需創(chuàng)建供應(yīng)商。第二步，創(chuàng)建供應(yīng)商。在供應(yīng)商的界面點(diǎn)擊右上角的創(chuàng)建

7、供應(yīng)商，如下圖所示。首先選擇要?jiǎng)?chuàng)建的供應(yīng)商類型*為必填項(xiàng)；征稅國家為供應(yīng)商的繳稅國家；D-U-N-S(Data Universal Numbering System)就是一種商業(yè)實(shí)體或組織機(jī)構(gòu)的標(biāo)識符，以 9 個(gè)數(shù)字代表一個(gè)行業(yè)；URL（資源定位符，Uniform Resource Locator），又叫做網(wǎng)頁地址，是互聯(lián)網(wǎng)上標(biāo)準(zhǔn)的資源的地址（Address）。r Home Page 是供應(yīng)商的主頁。填入相關(guān)信息后，點(diǎn)擊應(yīng)用，進(jìn)入新建供應(yīng)商的快速更新界面。在快速更新界面，可設(shè)置該供應(yīng)商的無效日期注意：無效日期不能早于當(dāng)前日期供應(yīng)商可設(shè)置為手動(dòng)或者自動(dòng)除去快速更新外，還可對供應(yīng)商進(jìn)行如下圖所示的

8、一系列設(shè)置。第三步，設(shè)址?？蓪Φ刂凡具M(jìn)行創(chuàng)建操作，點(diǎn)擊如下圖所示的創(chuàng)建按鈕。地址行 1、地址行 2、地址行 3、地址行 4 都是對地址詳細(xì)信息的說明。地址用途有三種：采購、付款、僅限于詢價(jià)。地址名稱為必填項(xiàng)，它是進(jìn)行 OU的地點(diǎn)。點(diǎn)擊繼續(xù)，在地點(diǎn)創(chuàng)建界面選擇地點(diǎn)，并點(diǎn)擊應(yīng)用。點(diǎn)擊管理地點(diǎn)，可在同一個(gè)地址下創(chuàng)建多個(gè)不同的地點(diǎn)點(diǎn)擊會計(jì)選項(xiàng)，自動(dòng)設(shè)置負(fù)債、預(yù)付款、應(yīng)付票據(jù)等信息，點(diǎn)擊保存按鈕。3.2 創(chuàng)建員工類型供應(yīng)商1. 前提：i)人力職責(zé) ii)有相關(guān)和給用戶分配相關(guān)首先，切換到系統(tǒng)管理員的職責(zé)下，按照路徑打開用戶界面，按 F11到查詢界面，輸入用戶名，按 CTRL+F11 返回查詢結(jié)果。：安全

9、性-用戶-定義將光標(biāo)定義在直接責(zé)任下，點(diǎn)擊新建，添加人力職責(zé)。切換到 HRMS 職責(zé)下，新建，根據(jù)路徑：-輸入和進(jìn)入查找界面點(diǎn)擊新建，將信息輸入，注意只有選擇了操作選項(xiàng)后才可以定義點(diǎn)擊保存即可。類型，輸入完畢后設(shè)置好后，將用戶關(guān)聯(lián)，點(diǎn)擊保存按鈕。2. 創(chuàng)建流程第一步，查詢有無相關(guān)員工。如果沒有，則需與人資溝通，添加相應(yīng)第二步，明確員工所屬 OU。第三步，創(chuàng)建員工類型供應(yīng)商。點(diǎn)擊創(chuàng)建供應(yīng)商，選擇供應(yīng)商類型為用于處理員工的費(fèi)用付款的供應(yīng)商，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)實(shí)體，一般創(chuàng)建付款地點(diǎn)為，點(diǎn)擊應(yīng)用注意：OU 以及會計(jì)信息等來源于設(shè)置項(xiàng)同樣，員工類型供應(yīng)商也可以設(shè)置無效日期以及收貨地點(diǎn)、收單地點(diǎn)、發(fā)運(yùn)方式等。

10、點(diǎn)擊地址簿費(fèi)用付款地點(diǎn)信息，點(diǎn)擊保存。點(diǎn)擊會計(jì)供應(yīng)商地點(diǎn)信息，點(diǎn)擊保存。4. 供應(yīng)商合并（r Merge）路徑：PO/供應(yīng)來源/供應(yīng)商合并將一個(gè)供應(yīng)商的數(shù)據(jù)，包括采購訂單與應(yīng)付整合到另外一個(gè)供應(yīng)商的程序。通過此程序，系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的選擇，分別將來源供應(yīng)商的采購訂單或者應(yīng)付供應(yīng)商或者同一個(gè)供應(yīng)商的另外一個(gè)地點(diǎn)。整合給目標(biāo)（另一個(gè)）需要注意的一點(diǎn)是：供應(yīng)商合并在實(shí)際業(yè)務(wù)中要慎重操作，因?yàn)榇瞬僮鞑豢沙蜂N。根據(jù)，供應(yīng)商的合并只能在同一業(yè)務(wù)實(shí)體下傳送。不同業(yè)務(wù)實(shí)體會提示地點(diǎn)的值列表不包含條目。去查找原供應(yīng)商的，原貿(mào)易伙伴自動(dòng)更新為被合并后的供應(yīng)商查找已被合并的供應(yīng)商，仍可查到供應(yīng)商信息，系統(tǒng)自動(dòng)將合并

11、的日期設(shè)置為無效日期5. 供應(yīng)商列表（r List）一份供應(yīng)商名稱與地點(diǎn)的。為了能夠在創(chuàng)建詢價(jià)單或者報(bào)價(jià)單的時(shí)候，批量地選擇與指定同一類的供應(yīng)商，節(jié)省人工進(jìn)行逐條供應(yīng)商選擇的工作量，可以為提供同類產(chǎn)品的供應(yīng)商建立供應(yīng)商列表，并將相關(guān)供應(yīng)商路徑：PO/供應(yīng)來源/供應(yīng)商列表到此列表當(dāng)中。相關(guān)供應(yīng)商信息，業(yè)務(wù)實(shí)體唯一確定不能改，點(diǎn)擊保存即可創(chuàng)建詢價(jià)單時(shí)，可以通過選擇列表名稱批量地對列表中的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單。詢價(jià)單填制完成之后，保存，點(diǎn)擊供應(yīng)商按鈕，在詢價(jià)供應(yīng)商界面點(diǎn)擊添加自列表按鈕，勾選已經(jīng)建立完成的供應(yīng)商列表，點(diǎn)擊應(yīng)用即可。6. 批準(zhǔn)的供應(yīng)商列表（Approvedr List）物料與供應(yīng)商之間采購

12、關(guān)系的列表，能夠標(biāo)識物料是否允許息。應(yīng)供應(yīng)商進(jìn)行采購等信業(yè)務(wù)意義：如果采購部門希望部分物料僅能夠向一家供應(yīng)商進(jìn)行采購，則可以在系統(tǒng)中此部分物料與此供應(yīng)商的關(guān)系是“批準(zhǔn)”，則系統(tǒng)將進(jìn)行采購訂單下達(dá)；此部分物料向其他供應(yīng)商如果由于質(zhì)量問題，采購部門希望部分物料向其中一家供應(yīng)商進(jìn)行采購，則可以在系統(tǒng)中此部分物料與供應(yīng)商的關(guān)系是“”，則系統(tǒng)將此部分物料向這家供應(yīng)商進(jìn)行采購訂單下達(dá)。7.供應(yīng)商狀態(tài)可新增防止或允許的狀態(tài)8供應(yīng)商管理兩種模式：競爭和合作供應(yīng)商管理的內(nèi)容：供應(yīng)商信息管理可以的查詢供應(yīng)商信息。可以建立隨機(jī)的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異可以合并供應(yīng)商?？梢越⒐?yīng)商列表。合格供應(yīng)商：是那些通過企

13、業(yè)的供應(yīng)商評價(jià)體系認(rèn)定表現(xiàn)為滿意的且可與之繼續(xù)保持業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商。合格供應(yīng)商:可以由合格供應(yīng)商提供的采購物品,可以控制某些物品的采購供應(yīng)商，提高采購的質(zhì)量。采購單據(jù)類型1. 請購單采購申請（Purchase Requisition）：采購需求的單據(jù)?？煞譃椴少徤暾埡屯獠坎少徤暾?。1.1 特點(diǎn)的員工可以在系統(tǒng)中根據(jù)部門需求錄入采購申請。如計(jì)劃部門錄入原材料采購申請，工程部錄入樣品采購申請，行政部錄入辦公用品采購申請；采購申請中的信息包括申請的物料、數(shù)量、建議價(jià)格、建議供應(yīng)商信息；采購員可以在系統(tǒng)中查找到自己負(fù)責(zé)的采購申請，并根據(jù)申請上的信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，例如轉(zhuǎn)化成采購訂單；1.2 業(yè)務(wù)應(yīng)用用

14、于解決 例如：A 公司的采購需求。都有各自的采購需求，計(jì)劃部門需要采購原材料，工程部需要采購樣品，行政部需要采購辦公用品等，采購部門要求的采購需求需要在系統(tǒng)中起來，不需要紙質(zhì)傳遞，采購員可以在系統(tǒng)中查找到各自負(fù)責(zé)的采購需求并進(jìn)行相應(yīng)的處理。來源與去向：1.3 系統(tǒng)操作N:PO/申請/申請采購申請主要有兩種類型：采購申請和申請若來源為庫存，則選擇組織時(shí)會提示目標(biāo)地點(diǎn)需要來源組織中的客戶關(guān)聯(lián)當(dāng)申請?zhí)幱谝讶∠?、批?zhǔn)、處理中、最終關(guān)閉或預(yù)批準(zhǔn)時(shí)無法打開申請，只能通過查看行信息來進(jìn)行查看操作。申請模板（Requisition Template)N:PO/設(shè)置/采購/申請模板通過預(yù)定義申請模版，能夠快速地

15、錄入采購申請?？梢詫⒔?jīng)常重復(fù)性錄入的數(shù)據(jù)模版，快速地生成采購申請。成申請模版，之后錄入采購申請時(shí)，即可以通過申請除了手動(dòng)創(chuàng)建以外，也可以點(diǎn)擊如何應(yīng)用模板基本單據(jù)如采購訂單或者申請的數(shù)據(jù)新建一個(gè)采購申請，完善題頭消息后，點(diǎn)擊目錄，選擇已經(jīng)創(chuàng)建好的申請模板，點(diǎn)擊查找點(diǎn)擊添加按鈕后，選擇，保存即可。自動(dòng)創(chuàng)建（Auto Create）系統(tǒng)提供的一種自動(dòng)根據(jù)采購申請創(chuàng)建成采購訂單的功能。解釋：系統(tǒng)提供自動(dòng)創(chuàng)建的界面，能夠清楚地看到相應(yīng)的采購申請，采購員在界面上可以選擇需要處理的采購申請，選擇性地修改其中的內(nèi)容，如：供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格等，最后選擇創(chuàng)建功能讓系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建成采購訂單。在查找申請行界面，業(yè)務(wù)實(shí)體

16、為項(xiàng)，采購員和收貨人系統(tǒng)自動(dòng)帶出，注意信息的準(zhǔn)確性，可通過更改采購員、收貨物料、供應(yīng)商信息等查找可人工或自動(dòng)創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn) PO、計(jì)劃 PO、一攬子據(jù)。、詢價(jià)、招標(biāo)、來源補(bǔ)充詢價(jià)等類型的單管理采購員工作量路徑：PO/管理/管理采購員工作量可為每個(gè)申請單分配采購員2. 詢價(jià)單（Request For Quoions RFQ）詢價(jià)單（RFQ）：向供應(yīng)商詢價(jià)信息的單據(jù)。完整的詢價(jià)單包括：2.1 特點(diǎn)能夠更好的管理詢價(jià)過程，可以在系統(tǒng)中定義詢價(jià)單。2.2 業(yè)務(wù)應(yīng)用例如：A 公司是一家電腦經(jīng)銷公司，經(jīng)營多個(gè)品牌的電腦、等硬件產(chǎn)品。目前 A 公司需要采購一臺，為了能夠買到性價(jià)比最高的，A 公司將產(chǎn)品型號，技術(shù)要

17、求等相關(guān)信息發(fā)給多家供應(yīng)商問詢統(tǒng)中定義詢價(jià)單。的價(jià)格。為了能夠更好的管理詢價(jià)過程，需要在系2.3 系統(tǒng)操作路徑：PO/詢價(jià)和報(bào)價(jià)單/詢價(jià)類型包括三種：投標(biāo)詢價(jià)、目錄詢價(jià)、標(biāo)準(zhǔn)詢價(jià)狀態(tài)包括處理中、已關(guān)閉和有效一般需要輸入詢價(jià)單的關(guān)閉日期，否則會出現(xiàn)以下的提示信息之后填寫物料的行信息可點(diǎn)擊條款設(shè)置付款條件點(diǎn)擊價(jià)格分段進(jìn)行分段價(jià)格的設(shè)置點(diǎn)擊保存之后可選擇供應(yīng)商，既可以手動(dòng)輸入，也可以從添加至列表中多項(xiàng)選擇，點(diǎn)擊應(yīng)用。3. 報(bào)價(jià)單（Quoions）供應(yīng)商對詢價(jià)單的反饋。完整的報(bào)價(jià)單包括：3.1 特點(diǎn)包括投標(biāo)報(bào)價(jià)、目錄報(bào)價(jià)單和標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)單三種。3.2 業(yè)務(wù)應(yīng)用例如：供應(yīng)商對于 A 公司發(fā)出的詢價(jià)單進(jìn)行了反

18、饋，分別提供了的報(bào)價(jià)。在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)，可以為采購訂單的價(jià)格決定提供依據(jù)，并可以生成采購訂單。3.3 系統(tǒng)操作路徑：詢價(jià)和報(bào)價(jià)單/報(bào)價(jià)點(diǎn)擊條款設(shè)置付款條件及警告延遲點(diǎn)擊價(jià)格分段可設(shè)置分段價(jià)格，自動(dòng)帶出相關(guān)折扣信息保存后點(diǎn)擊按鈕，輸入類型、原因及人等相關(guān)信息，點(diǎn)擊確定即可。并且可通過報(bào)價(jià)分析查找報(bào)價(jià)單，并且可具體到業(yè)務(wù)實(shí)體、物料、供應(yīng)商等信息可查看相關(guān)信息，并可選擇全部報(bào)價(jià)單4. 采購單（Purchase Order）系統(tǒng)中著采購信息的單據(jù)，采購信息包括供應(yīng)商、物料、數(shù)量、價(jià)格、幣種、需求日期、承諾日期等，此單據(jù)作為供應(yīng)商送貨、倉庫收貨的依據(jù)。包括一攬子采購協(xié)議、合同采購協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)采

19、購訂單和計(jì)劃采購訂單比較：標(biāo)準(zhǔn)采購訂單：表示一次采購，適用于緊急采購和零星采購。計(jì)劃采購訂單：表示長期定購。一攬子協(xié)議：與計(jì)劃采購訂單類似,但沒有數(shù)量信息。合同采購訂單：與一攬子協(xié)議類似，但沒有物品，價(jià)格信息,只有總金額。使用：除標(biāo)準(zhǔn)采購訂單外，其它類型在使用時(shí)需要下達(dá)成為標(biāo)準(zhǔn)訂單。4.1 特點(diǎn)了采購需求信息是供應(yīng)商送貨和庫存接收的依據(jù)4.2 業(yè)務(wù)應(yīng)用A 公司的采購部門要求在系統(tǒng)中通過采購訂單的形式，對供應(yīng)商下達(dá)的采購需求信息，其中包括采購的供應(yīng)商、物料、數(shù)量、價(jià)格、要求到貨日期、承諾日期等信息，系統(tǒng)中的采購訂單作為供應(yīng)商送貨、庫存接收的依據(jù)。4.2.1 一攬子采購協(xié)議 BPA（Blet Pu

20、rchase Agreement）一種為降低采購成本，與供應(yīng)商簽訂的中長期采購協(xié)議。一次簽訂，多次要貨。.解釋：一攬子采購協(xié)議通常持續(xù)時(shí)間長（6 到 12 個(gè)月），談判確定一段時(shí)間內(nèi)的采購總量。由于采購數(shù)量大，可取得較低單價(jià)的。一般隨時(shí)需要，隨時(shí)向供應(yīng)商要貨，只要在協(xié)議簽訂的時(shí)間范圍內(nèi)向供應(yīng)商采購到合同規(guī)定的總金額即可。采購部門在需要供貨時(shí)通過一攬子采購協(xié)議來通知供應(yīng)商供貨。業(yè)務(wù)應(yīng)用：A 公司預(yù)計(jì)在一年內(nèi)會采購幾批，但是目前無法明確的采購數(shù)量。所以 A 公司與簽訂一攬子采購協(xié)議，隨著采購數(shù)量的變化，有限公司根據(jù)實(shí)際情況給予一定的價(jià)格折扣。4.2.2 合同采購協(xié)議 CPA（Contract Pu

21、rchase Agreement）合同采購協(xié)議：與供應(yīng)商就特定條款達(dá)成一致但暫不指明要采購的具體物料和服務(wù)?？梢栽谝院髽?biāo)準(zhǔn)采購訂單時(shí)再此合同，并為這些采購訂單保留。.解釋：公司采購部門與供應(yīng)商簽訂一個(gè)采購總價(jià)合同，其中不對采購物品作限制，即供應(yīng)商提供的任何物品均包含在此采購合同中。采購部門在需要供貨時(shí)通過標(biāo)準(zhǔn)采購訂單與合同采購協(xié)議匹配的方式來通知供應(yīng)商供貨。業(yè)務(wù)應(yīng)用：A 公司預(yù)計(jì)將來會跟采購數(shù)量，所以 A 公司與進(jìn)行合作，但是目前無法明確采購物料和簽訂合同采購協(xié)議（總價(jià)合同），為將來的采購訂單預(yù)留。4.2.3 計(jì)劃采購訂單 PPA（Planned Purchase Agreement）計(jì)劃采購

22、訂單：是一種長期協(xié)議，其中約定長期從某單一來源采購貨物或服務(wù)。此類訂單必須指定一個(gè)暫定交貨計(jì)劃以及要采購貨物或服務(wù)的所有詳細(xì)信息解釋：公司采購部門與供應(yīng)商簽訂一個(gè)長期合作協(xié)議。采購部門在需要供貨時(shí)通過計(jì)劃采購訂單來通知供應(yīng)商供貨。業(yè)務(wù)應(yīng)用：A 公司和是長期合作伙伴，目前可以明確需要采購100臺及單價(jià)為Y.，但是要貨日期無法確定。要貨日期則需要根據(jù)市場銷售情況確定。為了避免風(fēng)險(xiǎn)，降低成本，公司與簽訂了計(jì)劃采購訂單。提示：計(jì)劃采購訂單中要貨日期不是真實(shí)的需求日期，可以設(shè)置一個(gè)長遠(yuǎn)的日期。4.3 系統(tǒng)操作路徑：采購訂單/采購訂單在前，采購訂單的狀態(tài)為未完成可點(diǎn)擊目錄搜索供應(yīng)商的物料目錄點(diǎn)擊條款設(shè)置付

23、款、運(yùn)費(fèi)、承運(yùn)人、要求承諾類型等信息點(diǎn)擊發(fā)運(yùn)可設(shè)置組織、收貨方、數(shù)量等信息，點(diǎn)擊接收控制可選擇接收方式、接收受日期等信息、接發(fā)運(yùn)設(shè)置完成點(diǎn)擊保存，此時(shí)按鈕可點(diǎn)擊，點(diǎn)擊，操作者若為人，直接勾選提交以供，若需要其他人進(jìn)行，則點(diǎn)擊轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)置收件人。點(diǎn)擊提交后，提交以供的狀態(tài)變?yōu)榕鷾?zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)在收件人未操作時(shí)的狀態(tài)為預(yù)，收件人后狀態(tài)變?yōu)榕鷾?zhǔn)。一攬子采購協(xié)議：合同采購協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)采購訂單不同的是，合同采購協(xié)議的供應(yīng)商和地點(diǎn)為必填項(xiàng)，行信息不填，直接即可注意：合同采購協(xié)議不需要指定采購物料和采購數(shù)量計(jì)劃采購訂單：計(jì)劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議通過使用，合同采購訂單通過與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單匹配使用。采購1.原因有效的控制公

24、司的采購過程提高采購效率規(guī)范采購管控流程現(xiàn)行 EBS 采購系統(tǒng)有兩種職務(wù)和職位，不會被員工層次，職位層次和員工主管關(guān)系。職位層次必須同時(shí)設(shè)置調(diào)動(dòng)的頻率而影響2.采購的業(yè)務(wù)流程3.概念職務(wù)（Job）：對應(yīng)的工作職責(zé)信息；職位（ition）：所對應(yīng)的信息；權(quán)限范圍的定義，可以針對金額、帳戶范圍、物組（Approval Groups）：采購料、物料分類、地點(diǎn)；分配（Approval Assignments）：為職位或者職務(wù)分派一個(gè)組，表明此職位或者職務(wù)擁有的采購權(quán)限范圍；員工（Employees）：為了統(tǒng)計(jì)、管理員工信息，可以在系統(tǒng)中定義員工并其對應(yīng)的各種信息，包括名字、職務(wù)、職位、主管等；用戶（U

25、sers）：用來登錄 Oracle 系統(tǒng)的用戶，每個(gè)用戶可以關(guān)聯(lián)一個(gè)員工。4.控制規(guī)則通過職位、權(quán)限、單據(jù)類型。職位(ition)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。單據(jù)類型：采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標(biāo)準(zhǔn)請購單、劃采購訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。請購單、一攬子協(xié)議、計(jì)權(quán)限：可以控制科目、分類、金額、位置幾方面的權(quán)限。例如：只能10000 元五金類采購訂單，則設(shè)置為 采購訂單，10000 元，五金類。5.安全級別（Security Level）控制采購單據(jù)允許的范圍。公用（Public）：所有員工都有權(quán)限；私有（Private）：只有單據(jù)擁有者與者在工作流中有權(quán)限；權(quán)限，采購員（Purch

26、asing）：單據(jù)擁有者、作為采購員的員工都擁有者在工作流中也有權(quán)限；層次結(jié)構(gòu)（Hierarchy）：單據(jù)擁有者以及在層次結(jié)構(gòu)之上的員工都有權(quán)限路徑：PO/設(shè)置/采購/單據(jù)類型6.級別（Acs Level）在采購單據(jù)的時(shí)候，者擁有的權(quán)限范圍。只查看（View Only）：員工在過程中只能夠查看；可修改（Modify）：員工在過程中可以修改單據(jù)內(nèi)容，但是不能夠進(jìn)行單據(jù)控制，如：打開、關(guān)閉等；所限（Full）：員工在過程中，既可以修改單據(jù)內(nèi)容，也可以進(jìn)行單據(jù)控制。路徑：PO/設(shè)置/采購/單據(jù)類型設(shè)置1. 定義職務(wù)職位1.1 定義職務(wù)路徑：設(shè)置/職務(wù)職務(wù)組為 ViChina，可選擇新建或者查找職務(wù)以

27、新建為例確定職務(wù)組為 VICHINA，選擇職位與職位名稱，確定保存即可1.2 定義職位路徑：設(shè)置/職位選擇名稱彈性域下的公司代碼、職位名稱、職位類別，選擇組織與職務(wù)，保存即可 2.分配職位切換到人力職責(zé)下，路徑：/輸入和點(diǎn)擊分配按鈕，選擇剛好的組織、職務(wù)與職位信息，保存即完成3. 創(chuàng)建組路徑：PO/設(shè)置/組/新建組其對象與范圍，通過是否勾選“啟用”來對這個(gè)對象與范圍不同組進(jìn)行狀態(tài)控制。不同的職位層級其明確提出采購訂單的采購員屬于哪一級，歸誰管4. 分配組路徑：PO/設(shè)置/分配任務(wù)即好的職務(wù)信息，選擇單據(jù)類型及組信息，保存即可。通過分配，明確控制什么職位下，對什么單據(jù)類型有權(quán)限采購接收接收及退貨

28、是實(shí)際業(yè)務(wù)操作對庫存影響，企業(yè)經(jīng)營中會產(chǎn)生多種接收退貨業(yè)務(wù)，致使庫存現(xiàn)有量隨業(yè)務(wù)有序進(jìn)出。采購接收及退貨，特指企業(yè)采購活動(dòng)中產(chǎn)生的接收退貨業(yè)務(wù)，管理企業(yè)采購中從物權(quán)轉(zhuǎn)移到實(shí)物出入庫之間的一系列業(yè)務(wù)執(zhí)行活動(dòng)。Oracle PO 模塊通過接收功能來管理圍繞采購訂單的一系列接收退貨活動(dòng)，通過 PO 模塊可實(shí)現(xiàn)各類靈活的接收管理事務(wù)。接收原因：采購訂單下達(dá)后，供應(yīng)商將按照指定的時(shí)間把指定數(shù)量的貨物送至采購方，這些貨物通常不會直接搬運(yùn)至倉庫，經(jīng)過簽收、檢驗(yàn)，合格之后方可入庫，如果不合格必須退還或者與供應(yīng)商協(xié)商以進(jìn)一步處理。Oracle 中通過“接收流程”來管理這些實(shí)際問題。接收可滿足的業(yè)務(wù)需求：1、2、

29、3、4、單設(shè)置接收的數(shù)量和時(shí)間是否允許無 PO 接收，是否允許接收替代物料針對不同物料和供應(yīng)商，設(shè)置是免檢還是必須檢驗(yàn)外幣采購、設(shè)置匹配的維度、自動(dòng)完成應(yīng)計(jì)負(fù)債、退貨自動(dòng)完成借項(xiàng)通知5、 批次控制、序列號控制、貨位控制6、 Drop ship 接收、Outside Pro接收來源：sing 接收、Kanban Replenish 接收、RMA 接收1.供應(yīng)于采購訂單的接收：用于組織間轉(zhuǎn)移的接收客戶：用于銷售退貨的接收注意：計(jì)劃采購訂單與一攬子采購協(xié)議在后都必須要先進(jìn)行，才能進(jìn)行接收。接收流程：1.直接接收（Direct）將供應(yīng)商送貨直接入庫到原材料倉庫的一種接收方式。解釋：常用于送貨時(shí)只需要清

30、點(diǎn)數(shù)目，簡單視檢，直接入庫的物資采購。業(yè)務(wù)應(yīng)用：A 公司部分物料屬于免檢產(chǎn)品，因此供應(yīng)商將此部分物料送到倉庫時(shí)，倉管員將直接將這批貨物送到原材料倉庫。在收款界面勾選行信息，選擇存，點(diǎn)擊保存即可可通過接收事務(wù)處理查詢相關(guān)信息2.標(biāo)準(zhǔn)接收（Standard）將供應(yīng)商送貨先接收，然后再入庫到原材料倉庫的一種接收方式。解釋：常用于自提物資，存在較長在途時(shí)間或不入庫的物資采購。業(yè)務(wù)應(yīng)用：A 公司部分物料需要進(jìn)行外觀、包裝等簡單檢查之后才能夠入庫，因此供應(yīng)商將此部分物料送到倉庫時(shí)，倉管員先將其接收到接收區(qū)，然后進(jìn)行簡單檢查，符合要求之后將其送到原材料倉庫。3.檢驗(yàn)接收將供應(yīng)商送貨先接收，經(jīng)過質(zhì)量接收方式。

31、門檢查并接受之后，再入庫到原材料倉庫的一種解釋：針對需要進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量控制的物料，可以使用檢驗(yàn)接收方式。業(yè)務(wù)應(yīng)用：A 公司部分物料需要IQC 部門進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量檢查，符合要求之后才能夠入庫，因此供應(yīng)商將此部分物料送到倉庫時(shí)，倉管員先將其接收到待檢區(qū)，由 IQC 檢驗(yàn)并出具符合質(zhì)量要求文件之后，再將其送到原材料倉庫。在填制采購訂單時(shí)，在分配界面的接收控制選項(xiàng)卡中選擇接收方式為要求檢驗(yàn)進(jìn)行接收事務(wù)處理，對物料進(jìn)行檢驗(yàn)可通過接收事務(wù)處理來檢查接收情況4.三種接收對比5.前提參數(shù)設(shè)置路徑：INV/設(shè)置/組織/接收參數(shù)/接收選項(xiàng)為庫存組織設(shè)置接收選項(xiàng)此處可設(shè)置高級接收功能（1）快速接收(Express Re

32、ceipt)一般用于實(shí)際到貨數(shù)與訂單數(shù)相同的情況，而且一次點(diǎn)擊相當(dāng)于幾次選中的操作，適用務(wù)量非常大的情況。（2）級聯(lián)接收（Cascade Receipt）只要物料編碼、供應(yīng)商一樣，多個(gè)采購訂單的行，或是一個(gè)訂單行的多次發(fā)運(yùn)都可以進(jìn)行級聯(lián)接收。按時(shí)間由上向下。（3）替代接收（Substitute Receipt）通過物料關(guān)系，在接收時(shí)使用存在替代關(guān)系的另一物料代替采購物料進(jìn)行接收入庫。一般用于所需采購物料臨時(shí)缺貨，而可采取另外一種物料代替使用的采購業(yè)務(wù)。（4）未訂購接收可不依據(jù)采購訂單或采購再與系統(tǒng)現(xiàn)有采購訂單或通知的采購到貨處理。信息，直接在接收界面錄入當(dāng)前到貨內(nèi)容，在完成接收操作后，進(jìn)行匹配

33、，確認(rèn)訂貨來源，據(jù)此完成入庫操作，一般用于路徑：INV/物料/主組織物料的“接收”頁接收控制設(shè)置的優(yōu)先級：采購訂單裝運(yùn)行組織層物料層!注意：采購訂單裝運(yùn)行的數(shù)據(jù)由組織層引入，可以更改，因訂單裝運(yùn)行的接收方式不可隨意更改。匹配設(shè)置為四項(xiàng)，所以采購6. 接收更正對接收錯(cuò)誤的操作可通過接收更正調(diào)整（1）對處于接收、檢驗(yàn)、入庫階段的物料數(shù)量、批次、序列號等進(jìn)行修改（2）一般用于企業(yè)數(shù)量對物料接收時(shí)的輸入錯(cuò)誤進(jìn)行變更，可增加或減少上次操作的物料（3）如處理的階段涉及財(cái)務(wù)會計(jì)分錄生成，則對于正向的接收更正如增加接收數(shù)量，將產(chǎn)生正向補(bǔ)充分錄，對于逆向接收更正如減少接收數(shù)量，將產(chǎn)生負(fù)向補(bǔ)充分錄。路徑：PO/接

34、收/更正數(shù)量是調(diào)整數(shù)量，如果超出則根據(jù)接收控制給出警告、或無?？赏ㄟ^事務(wù)處理匯總查看更正信息7.退貨（Return）將供應(yīng)商的送貨退回至接收，或者退貨至供應(yīng)商。解釋：將不良品退回至供應(yīng)商的系統(tǒng)操作方式。A 公司在 IQC 部門進(jìn)行來料檢查的過程中，會把不合格的物料標(biāo)記為需要將此部分物料退回給供應(yīng)商。狀態(tài)，倉管員退貨流程7.1 退貨至接收路徑：PO/接收/退貨在退回至選項(xiàng)卡中可選擇退回至供應(yīng)商或者退回至接收選擇退回至接收后點(diǎn)擊保存即可在接收事務(wù)處理匯總處可查詢相關(guān)信息7.2 退貨至供應(yīng)商8. 采購接收流程8.1 創(chuàng)建并采購訂單創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單點(diǎn)擊發(fā)運(yùn)可進(jìn)行接收控制一攬子采購協(xié)議（BPA）或計(jì)劃采

35、購訂單（PPA）可去查看采購訂單信息8.2 創(chuàng)建接收點(diǎn)擊查找后，顯示接收單創(chuàng)建窗口，可以選擇追加到一個(gè)已有的接收單添加至接收；也可以選擇創(chuàng)建一個(gè)新的接收單新接收，如果采用自動(dòng)，接收選項(xiàng)自動(dòng)不能輸入。注意：接收題頭處的接收日期不能是未來的日期8.3 接收更正參見采購接收-6.接收更正8.4 轉(zhuǎn)移路徑：PO/接收/接收事務(wù)處理輸入查詢條件采購訂單號，可以查出可以轉(zhuǎn)移的標(biāo)地點(diǎn)。，目的地類型默認(rèn)接收，輸入目目的地類型選擇為接收轉(zhuǎn)移要選擇到目的地地點(diǎn)8.5 檢驗(yàn)路徑：PO/接收/接收事務(wù)處理輸入查詢條件 PO 號，可以查出可以檢驗(yàn)的，目的地類型默認(rèn)接收，檢驗(yàn)為“未檢驗(yàn) 需要檢驗(yàn)”點(diǎn)擊檢驗(yàn)，還可以輸入供應(yīng)

36、商批次、質(zhì)量代碼、原因代碼。8.6 入庫路徑：PO/接收/接收事務(wù)處理輸入查詢條件 PO 號，可以查出可以入庫的，目的地類型默認(rèn)庫存。輸入實(shí)際要入庫的數(shù)量、所入的/貨位。若物料啟用了批次和序列控制，與做庫存事務(wù)處理一樣，需要點(diǎn)擊批次序列按鈕輸入批次和序列號。8.7 退貨路徑：PO/接收/退貨輸入查詢條件PO 號，可以查出可以退回的接收和交貨。，退回可以針對之前做的兩類事物處理，針對接收可以做退回至接收；針對交貨可以做退回至接收或退回至供應(yīng)商，如果有批次/序列控制，點(diǎn)擊“批次序列”按鈕進(jìn)行操作。8.8 查看接收事務(wù)處理路徑：PO/接收/接收事務(wù)處理匯總8.9 查看物料事務(wù)處理路徑：INV/事務(wù)處

37、理/事務(wù)處理匯總8.10 查看采購訂單信息路徑：PO/采購訂單/采購訂單匯總采購訂單匹配1.概述概念：匹配是 Oracle 基于企業(yè)對寬進(jìn)嚴(yán)出的需求，在錄入時(shí)核對，訂單，接收一致性的設(shè)計(jì)匹配原因：存在材料差異（采購件入庫時(shí)以及價(jià)之間不同產(chǎn)生的差異）材料差異分為以下兩種：采購價(jià)差（PPV Purchase Price Variance）匹配時(shí)，由于采購價(jià)格與成本，采購訂單上單價(jià)與價(jià)差（IPV成本之間產(chǎn)生的差異，在入庫時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算并產(chǎn)生分錄。Price Variance ）與采購訂單在單價(jià)與數(shù)量之間產(chǎn)生的差異，在錄。差異防范：匹配時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算并產(chǎn)生分上線時(shí)確保上線后所有物料的成本盡量 近上

38、線前該物料成本。每月月初分析采購價(jià)與當(dāng)前成本差異，差異率超過 5%，月初即對物料標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行修改，防止產(chǎn)生過大采購價(jià)差。與供應(yīng)商事先協(xié)商價(jià)差。差異分?jǐn)偅簝r(jià)格，盡量確保與采購入庫價(jià)格無任何差異，防止產(chǎn)生過大根據(jù)類別下差異賬戶，每月對賬戶中差異金額進(jìn)行分?jǐn)?。如果差異科目余額為負(fù)數(shù)，且超過該物料期初成本，分?jǐn)偤蟪杀究赡転樨?fù)數(shù)。路徑：PO/設(shè)置/產(chǎn)品/類別/類別賬戶匹配（Oracle 基于企業(yè)對收一致性的設(shè)計(jì)）的作用：寬進(jìn)嚴(yán)出的需求，在錄入時(shí)核對，訂單，接業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的關(guān)聯(lián)紐帶：快速獲取采購訂單信息PO 采購類型信息影響賬戶PO 價(jià)格與 AP 價(jià)格不同會產(chǎn)生 IPV PO 匹配要求影響匯兌損益安全管控：

39、保證只對訂購/接收的貨物或服務(wù)付款控制開票數(shù)量控制開票金額AP 匹配與關(guān)閉應(yīng)付確認(rèn)基準(zhǔn)（PO or 接收）2.采購匹配匹配快速匹配匹配方式雙向匹配：采購訂單三向匹配：采購訂單和接收四向匹配：采購訂單、接收和入庫3.匹配控制3.1 匹配邏輯匹配層次控制開單數(shù)量和價(jià)格基準(zhǔn)任何違背上述控制要求的匹配，在驗(yàn)證時(shí)會被暫掛可以通過調(diào)整匹配控制暫掛條件，允許一定范圍的超額匹配可以調(diào)整暫掛和，控制超額匹配手工權(quán)限注意：1.匹配選項(xiàng)和匹配層次是相互獨(dú)立的，可以任意搭配2.如果匹配選項(xiàng)是接受，則必須采購接收后才能做匹配3.匹配選項(xiàng)為驗(yàn)證接收時(shí)，接收控制接收方式自動(dòng)調(diào)整為要求檢驗(yàn)3.2 系統(tǒng)操作匹配設(shè)置選項(xiàng)四項(xiàng)匹配

40、分錄PO 界面匹配相關(guān)控置點(diǎn)路徑：PO/采購訂單/采購訂單匯總/發(fā)運(yùn)/其他PO 分配接收控制路徑：PO/采購訂單/采購訂單匯總/發(fā)運(yùn)/接受控制直接交貨：配合二向匹配，接收及交貨標(biāo)準(zhǔn)接收：配合三向匹配，經(jīng)歷接收、接收事務(wù)處理（一次：入庫）過程要求檢驗(yàn)：配合四向匹配，經(jīng)歷接收、接收事務(wù)處理（兩次，一次檢驗(yàn)，一次入庫）控制了差異的允許差異率范圍，超過時(shí)將自動(dòng)進(jìn)行暫掛，無法驗(yàn)證與付款。設(shè)置供應(yīng)商設(shè)置了如，當(dāng)匹配差異超過設(shè)置上限后，驗(yàn)證時(shí)會被系統(tǒng)暫掛，需修改匹配信息后再重新驗(yàn)證。開票數(shù)量控制開票價(jià)格數(shù)量集中采購概念：集中采購簡單來說，就是多個(gè)的采購需求由一個(gè)集中處理，進(jìn)行詢價(jià)簽訂價(jià)格協(xié)議、下達(dá)采購訂單、

41、進(jìn)行采購結(jié)算和付款業(yè)務(wù)。從系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)角度看，集中采購是各負(fù)責(zé)，同時(shí)總公司與提出采購申請，總公司下達(dá)采購訂單，采購接收由結(jié)算的過程。之間優(yōu)勢：集中采購可增加采購批量，提高對供應(yīng)商的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù)。由采購總部管理，因此采購方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易實(shí)施。采購功能集中，減少人力浪費(fèi)，便于采購管理培養(yǎng)與訓(xùn)練，推行分工專業(yè)性，使采購作業(yè)成本降低，效率。建立共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡化種類，互通有無，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作。統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多的存貨，用集中采購的三個(gè)主要目的：縮減采購品種、提高采購批量，降低采購價(jià)格過剩物料，亦可相互轉(zhuǎn)減少供應(yīng)商數(shù)量，提高供應(yīng)商質(zhì)量，發(fā)展供應(yīng)商控制各采購行為，從而規(guī)范采購、提高采購質(zhì)量、降低采購成本分散采購、總部采購注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)體所采購庫存組織，需在同一主組織下物料屬性為可銷售可開票可采購，并已分配給各組織同一供應(yīng)商在不同采購 OU 下都已存在有效地點(diǎn)全局一攬子協(xié)議中增加了不同采購 OU1.分散下單1.1 業(yè)務(wù)應(yīng)用公司中心下屬有很多分屬不同區(qū)域的倉庫，倉庫采購?fù)斜P叉車等都需要由中心進(jìn)行采購，以實(shí)現(xiàn)、價(jià)格方面的。一般每個(gè)季度中心會與某些供應(yīng)商確定訂購的備件，價(jià)格等。各地區(qū)域倉庫在需要時(shí)，提報(bào)采購申請，由中心進(jìn)行采購，貨物直接送到區(qū)域倉庫，然后由中心與供應(yīng)商結(jié)算。不同業(yè)務(wù)