辦公中的文字和表格處理知識要點

1、第 3 章辦公中的文字和表格處理辦公自動化實用技術電子教案1中國水利水電出版社【本章內容介紹】本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識通過一個簡單、實用的“招錄公務員通知”文檔為例，講解了從文本錄入、內容編輯、格式排版、頁面設置一直到打印操作、網上發(fā)布的文檔處理過程以制作“通知”公文為例介紹了公文向導制作公文的方法，并介紹了公文處理的基本規(guī)范以制作 “報考簡章”為例，介紹了復雜文檔制作的相關知識通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。辦公自動化實用技術電子教案2中國水利水電出版社【本章主要知識點】文檔的錄入、編輯和排版文檔的頁面設置與打印操作利用向導制作辦公公文大綱視圖的

2、使用多級標題符號的設置樣式的設置與使用規(guī)則文字表格的制作復雜文字表格的制作利用Excel制作表格辦公自動化實用技術電子教案3中國水利水電出版社3.1 文字處理工作概述3.1.1 文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計算機文字處理的基本工作過程。辦公自動化實用技術電子教案4中國水利水電出版社文字處理軟件的主要功能1文件存儲2內容編輯3簡單排版4輸入校驗5輸出6提供輸入輸出接口7對象的嵌入與鏈接辦公自動化實用技術電子教案5中國水利水電出版社3.1.2 文字處理軟件的操作流程圖3-2 文檔處理操作流程辦公自動化實用技術電子教案6中國水利水電出版社3.2 本章實例效果說明1圖3-3 通知公文的正文

3、效果辦公自動化實用技術電子教案7中國水利水電出版社3.2 本章實例效果說明2圖3-4 附件1：“報名與考錄簡章”頁面效果辦公自動化實用技術電子教案8中國水利水電出版社3.2 本章實例效果說明3圖3-5 附件2：“錄用職位表”表格效果 辦公自動化實用技術電子教案9中國水利水電出版社3.2 本章實例效果說明4圖3-6 附件3：“報名登記表”表格效果 辦公自動化實用技術電子教案10中國水利水電出版社3.2 本章實例效果說明5圖3-7 附件4：“報名推薦表”表格效果辦公自動化實用技術電子教案11中國水利水電出版社3.2 本章實例效果說明6圖3-8 附件5：“各市報名信息匯總表”表格效果辦公自動化實用技

4、術電子教案12中國水利水電出版社3.3 利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”3.3.1 啟動Word并作相關設置1啟動Word軟件2工具欄的設置（1）工具欄簡介（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏辦公自動化實用技術電子教案13中國水利水電出版社3.3.2 文字和符號的錄入1選擇漢字輸入方法2文本內容的輸入3特殊符號的錄入4文檔錄入后的聯機校對辦公自動化實用技術電子教案14中國水利水電出版社3.3.3 文檔內容的編輯和保存1光標定位2選定文本（1）選擇內容較少并且不是整段的選取（2）選擇內容多但不是全文時的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選?。?/p>

5、5）文檔內容的擴展選?。?）選定的簡化辦公自動化實用技術電子教案15中國水利水電出版社3.3.3 文檔內容的編輯和保存3修改文本技巧4復制、移動、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標拖動方法5“選擇性”粘貼的作用6撤消和恢復操作辦公自動化實用技術電子教案16中國水利水電出版社3.3.4 字體與段落格式排版辦公自動化實用技術電子教案17中國水利水電出版社3.3.5 文檔的頁面設置1設置紙張大小和方向2 調整頁邊距3設置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式4確定每頁中的行數和每行的字符數辦公自動化實用技術電子教案18中國水利水電出版社3.3.6 打印效果的預覽辦公自動化實

6、用技術電子教案19中國水利水電出版社3.3.7 文檔的打印輸出1打印操作的基本步驟2打印操作的其他方式（1）文檔的快速打?。?）一次連續(xù)打印多篇文檔（3）“打印”對話框中其他常用項目設置3文檔打印操作時的相關問題（1）打印功能選項和設置打印機屬性設置（2）暫停和終止打印辦公自動化實用技術電子教案20中國水利水電出版社3.3.8 文檔的網上發(fā)布辦公自動化實用技術電子教案21中國水利水電出版社3.4 辦公文字處理規(guī)范及其公文向導應用 3.4.1 辦公室文字處理的基本規(guī)范1公文種類2公文格式3公文用紙4公文用字5公文書寫3.4.2 利用公文向導制作招錄通知正文辦公自動化實用技術電子教案22中國水利水

7、電出版社3.5 制作“報考簡章”復雜文檔3.5.1 Word視圖方式簡介3.5.2 利用大綱視圖輸入報考簡章的各級標題辦公自動化實用技術電子教案23中國水利水電出版社3.5.3 復雜文檔的文字快速錄入技巧1借助外部設備2自己定義新詞3利用自動圖文集4善于使用自動更正5巧妙利用替換功能6掌握一些漢字輸入方法的使用技巧辦公自動化實用技術電子教案24中國水利水電出版社3.5.4 編號和項目符號的設置辦公自動化實用技術電子教案25中國水利水電出版社3.5.5 樣式的應用與管理1樣式的基本知識2直接套用樣式3新建樣式4使用自己新建的樣式5修改樣式6樣式的管理辦公自動化實用技術電子教案26中國水利水電出版

8、社3.6 電子表格處理概述3.6.1 電子表格類型劃分和制作軟件選取表3-2 辦公用電子表格的常見類型類型詳細分類舉例1文字表格11 規(guī)則的文字表格日程安排表、假日值班表等12 復雜的文字表格求職簡歷表、項目審批表等2數字表格21 數字不參與運算出貨單、發(fā)貨單等22 數據統計報表商品銷售統計表、損益表等23 數據庫格式表格學生成績表、公司銷售表等24 數據關聯表格有各個月份數據表格組成的年度考勤表辦公自動化實用技術電子教案27中國水利水電出版社電子表格制作軟件選取1規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2單元格懸殊的復雜文字表格，利用Word的“繪制表格”

9、方法制作。3形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現。4包含大量數字并且需要進行公式、函數運算的表格最好使用Excel制作。5數據統計報表和數據庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數據庫表格并進行數據處理將在下一章進行詳細介紹。辦公自動化實用技術電子教案28中國水利水電出版社3.6.2 電子表格的常用術語和通用操作1表格的創(chuàng)建2表格整體的縮放與移動3表格行高、列寬的調整與斜線表頭設置4表格中單元格的拆分與合并5表格邊框與底紋背景的設置6表格中單元格、行、列的編輯7表格單元格中文

10、字的對齊方式設置8表格中的排序與公式計算9表格與文本的轉換操作10拆分與合并表格辦公自動化實用技術電子教案29中國水利水電出版社3.7 利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表（具體內容參見教材27）辦公自動化實用技術電子教案30中國水利水電出版社3.8 利用WORD的繪制表格法制作稍復雜的報名登記表1制作表格標題2繪制表格3合并與拆分單元格4調整表格的整體形狀5表格中文字的編排6設置表格外框線的粗線效果辦公自動化實用技術電子教案31中國水利水電出版社3.9 利用EXCEL制作報名匯總表3.9.1 表格框架的建立3.9.2 表格格式的設置1標題的跨列居中設置2單元格中文字格式的設置3表格邊

11、框線的設置3.9.3 表格的頁面設置 1“頁面”選項卡 2“頁邊距”選項卡 3“頁眉頁腳”選項卡 4“工作表”選項卡3.9.4 表格的打印預覽3.9.5 表格的打印輸出辦公自動化實用技術電子教案32中國水利水電出版社小 結在辦公事務中，文字和表格處理是經常進行的兩種操作。本章通過辦公實踐中的一個“招錄公務員考試”綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設置與打印操作；利用向導制作辦公公文；復雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標題符號的設置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，

12、復雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。通過本章的學習，讀者可以達到能夠熟練進行辦公業(yè)務管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、年度總結、調查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。辦公自動化實用技術電子教案33中國水利水電出版社習 題一、填空1在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應該在拖動鼠標的同時按住_鍵。2在Word中可以利用文檔左側的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇_，雙擊可以選擇_，三擊可以選擇_。3選擇全部文檔內容有三種方法

13、，分別是_、_和_。4將一篇文檔中多處都出現的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動化”的方法為_。5將選擇的文本的字體格式或段落格式復制到其它文字或段落中，應該使用Word “常用”工具欄上的_按鈕，單擊它可以_。雙擊可以_。6在應用Word編輯含有英文的文檔，如果出現單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上_；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上_。7可以通過選擇菜單項“_|_”打印當前文檔。8某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應該_。9在Word中，當前文檔的總頁數和當前頁的頁號顯示在窗口的_位置。10在Excel中，要實現表格標題的跨列居中，應該單擊_工具欄上的_按鈕。辦

14、公自動化實用技術電子教案34中國水利水電出版社二、判斷1在Word中，一段文本內容錄完后，最好馬上就進行排版。 （ ）2在Word環(huán)境下，文檔只能以“DOC”為擴展名進行保存。 （ ）3按Del鍵和使用“編輯”菜單下的“剪切”命令，都能夠將選定的內容刪除，因此這是兩個完全等效的操作。 （ ）4在Word中創(chuàng)建的表格在打印時肯定帶有邊框線。 （ ）5Excel表格的單元格中顯示的內容與單元格的格式無關。 （ ）辦公自動化實用技術電子教案35中國水利水電出版社三、簡答題1請說出文字處理的工作流程以及各個步驟的主要工作。2文檔錄入應該注意什么原則？3文檔中特殊符號的錄入有幾種方法？分別如何操作？4在

15、長文檔編排中，為了加快文字輸入的速度，可以采取哪些技巧？5一篇文檔共3頁，正文內容有12個自然段。請說出在下列情形下選擇文本的最快方法：A.第3段內容的最后3句；B.從第2段到倒數第2段；C.最后3段；D.全文。6、如何利用“替換”功能將一篇文檔中多處出現的“辦公自動化”詞語用一種特殊格式設置（比如設置為紅色、粗體、黑體、雙下劃線）？7怎樣打印Word一篇文檔中的第1到5頁，以及第7、9、13頁的內容？8在Word中如何打印文檔中的某一部分（如一個段落或圖片等）內容？9在Word中，如何進行項目符號和編號的設置？ 10. 請說明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時的軟件選取原則。辦公自動化實用技術電子教案36中國水利水電出版社四、應用題1請自行將本章的實例文檔全部操作一遍。2觀察習題圖3-1排版效果，模仿制作該文檔，操作中注意文字和符號的錄入方法原則，字體、段落格式設置，并適當進行頁面效果設置。習題圖3-1辦公自動化實用技術電子教案37中國水利水電出版社3根據本書第一章的內容，模仿本書的編寫風格進行復雜的長文檔練習，不需要輸入過多正文內容，主要體會大綱視圖模式的運用、編號和項目符號的設置、