中高層管理者的時間管理課件

1、時間管理Time Management2013年9月23日第1頁，共52頁。時間管理的含義時間管理是自我管理時間管理對成功的啟示時間的機會成本第2頁，共52頁。時間的機會成本時間 = 金錢 機會成本與個人成就機會成本與機構(gòu)成效您的時間值多少錢？第3頁，共52頁。時間管理的本質(zhì)是選擇管理80%的效益來自于20%的工作掌握關(guān)鍵“我沒有時間”，其實只是一個藉口時間管理的本質(zhì)第4頁，共52頁。用一個詞描述你目前的工作生活狀況描述你心目中理想的時間管理狀態(tài)是什么樣？第5頁，共52頁。許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關(guān)關(guān)了又開如此的慌張我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙 盲

2、盲盲盲的已經(jīng)沒有主張盲的已經(jīng)失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場第6頁，共52頁。確定事件你的時間流向到哪里去了？第7頁，共52頁。確定事件突發(fā)事件第8頁，共52頁。確定事件突發(fā)事件瑣碎事件第9頁，共52頁。確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費第10頁，共52頁。合理有效以達到工作和生活的目標組織運用時間資源自我控制觀念計劃觀念成效觀念有效時間管理的好處第11頁，共52頁。時間管理Time Management有效計劃第12頁，共52頁。重要緊急重要非緊急重要緊急M1M2M3M4非重要非緊急非重要緊急優(yōu)先矩陣第13頁，共52頁。Do it laterDo it now重要緊急M1M2M3M

3、4DeleteDelegate優(yōu)先矩陣第14頁，共52頁。請看下面的案例安排計劃工作時 你會考慮哪些問題？第15頁，共52頁。所需資源開始時間完成時間完成人追蹤時間重新分類整理客戶資料訪談重要客戶了解服務(wù)需求客戶的意見調(diào)查，并制成統(tǒng)計表估計不準無法預(yù)知因素同事或設(shè)備原因盡量準確，留有余地時間點的設(shè)置第16頁，共52頁。不可并行精力充沛時做策劃型作業(yè)型交替安排自控型他控型開始時間盡量提前給最后期限設(shè)留緩沖區(qū)能同時做的事情不要分開去做可并行任務(wù)類型任務(wù)類型第17頁，共52頁。時間管理 原則應(yīng)用集中精力在能獲得最大回報的事情上，而不要在瑣事上花過多的時間。第18頁，共52頁。重要，非緊急重要，緊急重

4、要緊急M1M3M4非重要，非緊急非重要，緊急避免M2縮小M2重要，非緊急M1重要，緊急M3非重要，緊急第19頁，共52頁。 準備 預(yù)防 理清價值觀 計劃 建立人際關(guān)系 能力充實 投資你的第二象限第20頁，共52頁。第21頁，共52頁。時間管理的障礙分類 我能夠影響的因素我能夠控制的因素我不能控制的因素第22頁，共52頁。時間失控的原因缺乏計劃缺乏組織缺乏分配缺乏控制第23頁，共52頁。確定角色設(shè)定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)第24頁，共52頁。掌握時間管理要訣找出時間失控的征兆客觀分析問題的原因檢討你的工作目標及內(nèi)容第25頁，共52頁。時間管理通則 把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最

5、重要的事情做起 每天都這么做第26頁，共52頁。時間沒有具體確定的待處理事項時間已具體確定的事件電話、記錄等信息每日計劃表提前一天客戶訪談?wù)碣Y料 2設(shè)計調(diào)查表格 1部門例會整理資料 客戶訪談部門例會設(shè)計調(diào)查表格第27頁，共52頁。時間管理Time Management突發(fā)情況處理第28頁，共52頁?？蛻敉对V審核報銷單突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？經(jīng)理小王一位善聊客戶的電話內(nèi)部人員的咨詢電話打印機壞了第29頁，共52頁。突發(fā)情況有哪些？職責內(nèi)緊急程度、重要程度職責外馬上處理暫緩處理第30頁，共52頁。突發(fā)事件計劃事件認清主要工作目標，圍繞主要工作目標安排輕重緩急第31頁，共52頁。減少突發(fā)情況發(fā)生努力使

6、工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤對被打擾情況進行分析（WhoWhenWhy），建立一種工作模式第32頁，共52頁。減少計劃外事件數(shù)量累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊縮短每個計劃外事件 的時間長度縮短計劃外時間第33頁，共52頁。時間管理Time Management根除拖延第34頁，共52頁。你屬于哪種行為模式？獅子型考拉型緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心第35頁，共52頁。拖延者的借口強調(diào)時機不對逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔責任不適當?shù)哪繕藶榱溯p松混日子第36頁，共52頁。拖延的代價浪費了今天一時工作拖延，三倍時間償還逃避積

7、極的人生健康不良待處理問題的不斷增多長期在壓力下工作的憂慮第37頁，共52頁。承認：拖延是一種無益的生活方式把大工作分解當機立斷，直接面對不愉快的工作平衡表法給自己設(shè)定最后時限獎勵自己解決拖延的秘訣第38頁，共52頁。時間管理Time Management桌面整潔第39頁，共52頁。管理好書桌才能管理好時間第40頁，共52頁。請說出它們的用途打孔文件夾強力文件夾雙頁文件夾插袋文件夾插邊文件夾公文袋文件架文件筐筆盒筆筒便簽紙告示貼空名片盒第41頁，共52頁。廢紙簍計算機日歷文件架電話文具盒便簽紙文件筐計算機文具盒電話文件架文件筐便簽紙日歷常用電話周計劃周計劃常用電話廢紙簍剪刀、尺子計算器曲別針等

8、名片夾工作臺儲藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么東西？容易取得去除造成分心的因素第42頁，共52頁。建立有效的辦公環(huán)境盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉第43頁，共52頁。活動文件的處理信息資料存檔待送出文件待辦文件備忘檔案夾分級處理ABC第44頁，共52頁。文件處理原則每次只處理一份文件，一份文件只處理一次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件 一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件第45頁，共52頁。時間管理Time Manageme

9、nt錦囊妙計第46頁，共52頁。充分利用記事本 待辦瑣事 物品清單讓腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情第47頁，共52頁。善用零星時間 通勤時間 旅途時間 等候時間不要隨便打發(fā)你的零星時間第48頁，共52頁。背包原則將同類的事情盡可能成批量處理 瑣事也有瑣事的處理方式第49頁，共52頁。逆勢操作當別人不去做的時候我就去做 每天讀一點沒有人讀的東西 每天想一些沒有人想的事情第50頁，共52頁。 有個老木匠準備退休，他告訴老板，老板舍不得他走，問他能否幫忙再建一座房子，老木匠說可以。但是大家后來都看的出來，他的心已不在工作上，他用的是軟料，出的是粗活。房子建好的時候，老板把鑰匙遞給他：“這是你的房子，我送給你的禮物”老木匠震驚得目瞪口呆，羞愧得無地自容。如果他早知道是在給自己建房子，他怎么會這樣呢？現(xiàn)在他得住在一所粗制濫造的房子里！ 我們又何嘗不是這樣呢！我們漫不經(jīng)心地“建造”自己的生活，不是積極行動，而是消極應(yīng)付，凡事不肯精益求精，在關(guān)鍵時刻不能盡最大努力。等我們驚覺自己的處境，早已深困在自己建造的“房子”里了。 把你自己當成那個木