項目管理體系實施過程案例(41p)課件

1、1小組鐘凱華馬軍金鵬劉志園楊進榮劉輝楊朝柱王舒鵬張云華張耕姚加松背景 隨著知識經濟的發(fā)展和信息社會的進步，項目已經成了企業(yè)和社會創(chuàng)造精神財富、物質財富和社會福利的主要方式，項目管理也逐步成為發(fā)展最快和使用最為廣泛的管理模式之一。 (1)目前全球最發(fā)達的企業(yè)機構和政府部門都已廣泛采用項目管理模式進行運作，如波音已經形成了一套成熟的企業(yè)項目管理體系和在企業(yè)中實施項目管理的完整做法，使公司在激烈的全球性競爭中獲得了很大發(fā)展。 (2)而目前我國的企業(yè)剛剛開始實施項目管理，還在探索在企業(yè)中實施項目管理的做法，沒有形成完整的企業(yè)項目管理體系。 (3)隨著我國加入WTO以后，為了適應國際市場的發(fā)展，我國企業(yè)

2、必須提高自己的項目管理水平，學習了解世界著名公司的企業(yè)項目管理體系與做法。因此我們以波音公司項目管理體系為例，結合現代項目管理，來介紹波音公司的項目管理體系以及波音公司在企業(yè)內部實施項目管理的做法與過程。目錄1.定義項目 -項目概述 -項目戰(zhàn)略2.項目計劃 -項目描述 -工作分解結構 -任務描述 -責任矩陣 -項目估算 -網絡計劃 -資源管理 -風險和風險規(guī)避3.項目啟動4.項目控制管理 -項目可視化控制 -領導5.項目收尾 總結-馬軍 PPT制作-鐘凱華1.定義項目（1）項目概述項目：項目就是從開始到結束，經歷一段時間的一個一次性工作。有明確的目標和實施工作范圍，有預先設定的一定量資金。項目

3、計劃：描述完成項目需要采用的方法和過程的管理文件。包括以下內容： 1.項目工作描述 2.工作分解結構 3.任務描述 4.責任矩陣 5.時間及費用效率 6.網絡圖 7.資源負荷圖 8.風險分析及規(guī)避計劃 9.溝通管理計劃資源：指在項目實施過程中，為獲得項目交付物而使用的一些材料，工具等。主要分為五大類：人，方法，材料，設備工具和環(huán)境措施。項目生命周期五階段： 1.定義階段 2.計劃階段 3.啟動階段 4.控制階段 5.收尾階段 項目管理的目標：指在滿足三重約束的前提下，獲得客戶需要的項目產品或服務。三重約束主要指：時間約束，費用約束 質量約束。（2）項目戰(zhàn)略1.項目戰(zhàn)略計劃的制訂步驟：（1）對項

4、目利益相關者進行調查，主要包括客戶、供應商和管理層。（2）建立詳細目標和相應的戰(zhàn)略措施。（3）建立戰(zhàn)略計劃圖表，并檢查是否滿足所有的利益相關者。2.維護項目記錄2.項目計劃（1）項目描述項目描述是一份圖表式的文件，是對所有利益相關者最終形成的統(tǒng)一意見的綜合描述。1.項目描述制作步驟（1）整理現存的所有項目)文件，如項目戰(zhàn)略計劃等。（2）研究項目目標、項目工作范圍、項目交付物、交付物驗收標準、三重項目約束以及前提假設和可能遇到的風險。（3）對于項目可能出現的所有結果，客戶、管理層以及供應商應一起進行討論。（4）制作、完善項目描述，并在項目整個實施過程中對其進行維護。2.項目描述中的關鍵信息 ：項

5、目描述包含多方面的信息，其中，有一些內容對計劃和管理一個項目來說是非常重要的，具體如下：（1）項目名稱。（2）項目目標。（3）項目交付物。（4）交付物驗收標準。（5）項目主要工作的描述。（6）項目的前提假設和基準原則。（7）參考標準。（8）項目約束。（9）主要里程碑。（10）進度總結。（11）標志信號。3.其他相關信息根據項目特點，如有必要，還有一些內容也應包括在項目描述中，具體如下：（1）因為項目及其結果會受到影響的人或組織。（2）在項目中的主要責任承擔人。（3）項目資源需求。（4）項目優(yōu)先權。（5）項目工作中可能存在的風險。（2）工作分解結構 工作分解結構是將項目產品和活動按照其內在結構或

6、實施過程的順序進行逐層分解而形成的結構示意圖。通過這個結構示意圖，能夠形象地顯示出為了獲得交付產品或服務，以實現項目目標必需的所有工作。工作分解結構不能顯示項目工作的先后順序，但是，它能夠說明所有項目工作的組織情況及隸屬關系。利用這個工具，可以方便項目團隊對項目進行觀察、跟蹤、檢測和控制。1.工作分解結構制作步驟（1）分析在項目生命周期內，項目產品和活動的特點。（2）確定工作包，并保證所有的工作包可以進行管理、監(jiān)測以及分配。（3）將已確定的工作包按照一定的邏輯關系分解成一個分級的樹型結構，并對每一個工作包進行命名及編碼。2.工作分解結構的形式 ：（1）多等級形式。（2）大綱形式。（3）組合形式

7、。3.工作分解結構的類型 ：（1）按照產品、交付物、二級交付物進行分解。（2）按照任務、活動、工作包進行分類。（3）按照組織結構進行分類。4.建立工作分解結構的一些基本原則 ：（1）項目中的工作包必須是確定的。（2）一般情況下，復雜的工作都應該分解成兩個以上的工作包。（3）在所有的工作包中應具有一定的層級關系。（4）在建立工作分解結構時，應利用相應的技術顯示出任務之間的內在聯系。（5）在建立工作分解結構時，所確定的工作包應該是可以進行管理、測量以及分配的獨立的工作包。（6）在工作分解結構中，最低層的工作一般表示了項目的過程。（7）任務之間的所有聯系不需要在工作分解結構中全部顯示。（3）任務描述

8、任務描述最重要的作用是，協(xié)助項目團隊的所有成員明確每個工作包的具體內容，為項目參與者能夠正確認識他們需要完成的工作提供依據。除此之外，任務描述還為說明工作包應該何時結束提供了相應的參考標準。在項目計劃過程中，完成工作結構分解后，緊接著應該進行任務描述這一部分工作。作為項目管理層，在做任務描述前，除了需要了解完整的工作描述對項目的重要性，還要清楚一個完整的任務描述應該包含哪些具體內容。1.任務描述制作步驟（1）將工作分解結構中所有級別最低的工作包作為描述對象，列在清單上。（2）確定每一個工作包具體的任務交付物，以及完成這個工作包所需要的具體工作、資源、費用以及相關信息等。（3）參考現存的過程及進

9、程描述，將針對所有工作包的具體描述記錄下來。 2.任務描述的關鍵內容一個任務描述可以包含許多類型的信息。選擇那些能夠確保工作被完整理解的信息，并在理解的水平上進行管理。（1）任務名稱。（2）交付物/輸出。（3）交付物驗收標準。（4）參考標準。（5）為了獲得任務交付物而形成的完整且詳細的工作描述。（6）前提假設或基準原則。（7）輸入需求。（8）約束。（9）責任人的簽名。3.其他內容如果信息是適用的，一個任務描述中還可以包括其他方面的內容。這些內容為明確和定義任務提供參考，這些內容如下：（1）任務目標。（2）工作分解結構代碼。（3）工作的獨立性。（4）任務中的工作風險。（5）風險規(guī)避計劃。（4）責

10、任矩陣一般而言，在完成工作分解結構后，緊接著應該建立完整的責任矩陣。雖然在實際工作中，完成責任矩陣的建立工作并沒有明確的時間約束，但在項目中，如果缺乏清晰的工作指派和分配，不但無法保證項目任務的按時完成，同時也使每個團隊成員都不能清晰地說明他們當前的工作進度。在制作責任矩陣時，首先要了解責任矩陣對項目的重要性，然后要能夠描述出不同類型責任矩陣的特點，并掌握其建立原則及技術方法。為了使項目團隊成員清晰地了解項目中每一個任務的責任承擔情況，并能在相互之間關于項目任務內容進行有效地溝通，項目團隊核心管理層在確定了工作分解結構之后，就應該著手進行責任矩陣的制作工作，最終獲得一份針對項目中每個成員完成工

11、作的分析和記錄。1.責任矩陣制作步驟（1）確定工作分解結構中所有層次最低的工作包，將其填在責任矩陣列中。（2）確定所有項目參與者，填在責任矩陣的標題行中。（3）針對每一個具體的工作包，指派某人或組織對其負全責。（4）針對每一個具體的工作包，指派其余的職責承擔者。（5）檢查責任矩陣，確保所有的參與者都有責任分派；同時所有的工作包都已經確定了合適的責任2.責任矩陣中責任代號的意義 （1）責任代號。在責任矩陣中，對每一項任務，在分配給不同的團隊成員時，都會有不同的代號，這是因為成員所承擔的責任有所不同。只要安排得合理，一個團隊成員可以分配一個以上的任務，但盡可能不要使用同一個代號來做分配。 （2）具

12、體代號的意義 I-總指揮 G-主要負責人 S-次要負責人 A-審批 F-監(jiān)督人 E-意外事件處理負責人（5）項目估算在項目計劃過程中，進行項目估算是非常重要的工作內容。項目估算是在戰(zhàn)略選擇和費用、進度控制的基礎上進行的，同時，項目估算也為控制費用和進度提供了依據和原則。項目估算就是對項目中每項工作以及整個項目作出費用和人力需求估算，在進行項目估算工作前，必須清楚估算工作的基本過程，并了解主要估算工具的優(yōu)缺點和常見的估算問題。在制訂戰(zhàn)略決策時，項目估算可以提供必需的參考，如ROM預算；同時，在進行項目的進度費用控制時，項目估算數據為制作進度和費用基線提供基本依據。一般而言，預算估算和細節(jié)估算在制

13、訂項目的詳細計劃時就應該完成。項目估算有一個基本原則，就是所有參與項目實施工作的人員都應該考慮到估算中去。1.項目估算實施步驟（1）建立估算假設，例如生產力、員工承受水平、固定期間等內容。（2）使用相應的估算工具對每一個具體的工作作出估算。2.估算技術（1）類比估算技術。類比估算也可以稱作歷史估算，它是建立在團隊以前完成的項目的歷史文件及數據上的，因此： 1.進行估算的工作最好與以前項目的情況相似。 2.準確度依賴于輸入數據。 3.一般是建立在已存在的基準原則上。（2）實際估算技術。實際估算也可以被稱為最大可能性估算，因為它是建立在對估算目標的準確判斷上的，因此： 1.依賴團隊成員的經驗，以及

14、對相似性和區(qū)別的準確調整。 2.至少是兩個成員以上的意見的綜合。3.估算類型(1）近似估算。近似估算在項目最早階段進行，為是否進行項目的決策提供相應的依據。因此： 1.這種方法準確范圍一般從-90%100%。 2.一般而言，采用近似估算是沒有比較數據的。 3.最好是由一個富有經驗的估算人員來完成。 4.在采用這種方法時，很容易被作為約束條件來考慮。（2）初步量級估算（ROM）。一個ROM估算通常都作為投資收益（ROI）計算和費效分析的一部分，初步量級估算的目的是為了形成一個數量級，通過數量級來劃分項目的等級，以便進行長遠考慮。因此：1.這種估算方法的準確范圍在-25%75%。2.這種方法沒有詳

15、細的數據。3.通常以歷史數據為基礎，按比例上下增減。4.在項目程式化階段，用在進行初始預算中。 （3）預算估算。在建立項目需求過程中，需要使用預算估算。具體特點如下：1.這種方法的準確范圍從10%25%。2.依賴于詳細的、一定量的數據。3.包括對勞動力價格、材料及設備的費用的綜合估算。4.為確定項目所需資金量提供依據。5.最好是在項目計劃已經完成，準備審批過程中，進行預算估算。 （4）詳細估算。詳細估算是作為項目工作內容的詳細的、最終的估算。詳細估算用在監(jiān)督項目進程上，同時，它還能夠協(xié)助項目團隊成員對項目進行控制。1.這種方法的準確范圍從5%10%。2.依賴于準確的數據、參考標準、圖紙和明確的

16、結果。3.最好是在項目詳細計劃完成后期進行詳細估算工作。（6）網絡計劃1.網絡圖制作步驟（1）確定所有工作分解結構中級別最低的工作，將這些工作的名稱寫在一個列表中。（2）按照上述工作的內在先后順序進行安排，盡可能使所有的工作并行進行（假設資源是無限的）。（3）制作網絡圖，在網絡圖中每一個橫道上面標注上估算工期，并對每一條路徑進行工期計算。（4）工期最長的路徑是關鍵路徑，根據這個時間畫出橫坐標的格子。（5）建立時標網絡，先畫出關鍵路徑，再畫出非關鍵路徑。2.網絡計劃技術的意義揭示項目關系，合理安排各項工作。達到以最佳的工期，最少的資源，最好的流程，最低的費用完成所控制的項目。（7）資源管理在項目

17、計劃過程中，考慮到項目資源的有限性，必須對資源（人、物）進行有效管理。如何把資源首先分配在關鍵任務上，如何恰當地應用資源負荷圖和資源優(yōu)化工具，對項目能否獲得最終成功是非常重要的。1.資源負荷圖制作步驟（1）根據網絡圖和估算，為每一種資源，按照先關鍵路徑后非關鍵路徑的原則，建立資源方塊。（2）核查資源是否超出實際中能夠提供的上限。（3）移動非關鍵路線上的工作，使資源優(yōu)化。（4）如有必要，重新對關鍵路線上的工作進行估算。（5）重新制作時標網絡圖，并在圖中反映出工作的移動。 2.資源負荷圖和優(yōu)化過程（1）資源負荷圖。資源負荷圖是一種可視工具，它能協(xié)助項目團隊找出在項目進行過程中，何時對資源的需求超出

18、了實際約束，并能確定超出了多少。資源負荷圖實際上是時標網絡圖的延伸。（2）時標網絡圖是在水平方向上對項目的進度進行描述，資源負荷圖則在垂直方向上增加了對每一個工作的資源使用數量的描述。（3）優(yōu)化過程。如果出現超出實際約束的資源需求，則需對資源進行調整，縮小超出部分。（8）風險和風險規(guī)避1.風險分析為了找出那些會導致項目失敗的潛在可能事件，并估計出事件對項目的影響，以便項目團隊成員增強對項目潛在失敗的認識，并為制訂相應的風險規(guī)避方案提供依據，項目核心組織應該在制作戰(zhàn)略計劃時，就開始進行風險分析的工作，并將其作為項目詳細計劃的一個重要部分?？偟膩砜矗L險分析工作應該貫穿整個項目的實施和收尾階段。風

19、險分析工作一般使用風險分析表來完成，具體步驟如下：（1）檢查工作分解結構中的所有基本工作。（2）確定項目中存在的可能導致項目失敗的潛在風險。（3）根據項目的三重約束，針對每個約束，估計可能存在的風險。2.建立風險規(guī)避計劃在完成風險分析工作后，相應地應該建立風險規(guī)避計劃。為了找出最好的方案來降低已確定可能出現的風險，項目管理層以及客戶等項目利益相關者，在開始制訂戰(zhàn)略計劃時，就應該開始制作風險規(guī)避計劃，并將這項工作貫穿在整個項目實施和收尾過程中。建立風險規(guī)避計劃的步驟如下：（1）制訂風險規(guī)避的目標和策略。（2）制訂風險規(guī)避方案。（3）進行方案比選。（4）按照確定的規(guī)避方案對項目詳細計劃進行修改。（

20、5）討論如果當前任務失敗，需用的應急資金量。3.常見風險規(guī)避方案（1）風險反應。面對風險時，基本上有三類反應： 1.避免風險 2.轉移、分擔風險 3.接受風險 2.改變基準計劃 3.應急 4.管理儲備3.項目啟動1.項目活動組織步驟 （1）對項目工作中必需的所有資源（人、材料、工具、設施、資金）進行確認。 （2）建立項目團隊。 （3）建立管理隊伍。 （4）完成必需的團隊及客戶培訓。 （5）項目實施過程中需要使用的理論技術以及管理工具，包括變更管理、可視化控制等，都已獲得批準并可以在項目中使用。2.組建團隊 （1）原則。為了成功的計劃和管理項目使其最終能夠圓滿完成，項目團隊必須擁有合適的團隊成員

21、。 （2）組建團隊的關鍵要素。 1.在組建團隊之前，首先必須制定一個組建團隊的人 2.團隊中的每個成員都應該具備相應的技能和知識。 3.組建團隊的過程中，必須給每個團隊成員提供必須的培訓。 4.團隊的目的就是集中力量實現項目成果。 3.變更管理（1）基本原則。 1.在項目管理的過程中，變更是不可避免的。 2.對于項目中的變更，項目組織會存在自然地抵觸。 3.變更會對項目產生影響。（2）進行變更管理的目標。建立和維護項目中的范圍、需求、設計、過程和計劃的全面的控制。（3）變更管理的基本步驟。 1.為成功的建立項目基準制訂相關規(guī)則 2.未成功地建立項目基準制訂相關規(guī)范。 3.對于變更，進行跟蹤并記

22、錄。 4.對于因變更而受到影響的團隊，及時進行溝通。4.其他在組織項目活動的過程中，還有一些資源需要注意，包括： 1.技術資料庫 2.工程數據管理 3.支持服務項目計劃和控制 4.政策，過程和進程 5.手冊，文獻，標準 6.組織特定的過程文件。 7.波音電話本 8.培訓 9.電子郵件5.項目文件一般而言，項目文件包括下面幾類： 1.項目章程 2.工作描述 3.預算，計劃 4.WBS 5.指令性文件 6.備忘錄 7.工作授權 8.報告 9.會議的記錄資料 10.討論 11.函件 12.變更要求 13.項目文件的存放4.項目控制管理（1）項目可視化控制1.項目控制基本步驟 （1）確定項目信息載體

23、（2）為所有的項目組成員建立溝通目標 （3）建立進度，費用和質量的溝通目標，為實現目標制定戰(zhàn)略。2.控制實施參考依據 （1）過程測試結果 （2）與說明書是否一致 （3）各部分的實際測量結果 （4）一系列連續(xù)的試驗 （5）團隊指出的所有風險 （6）數字，類型或費用錯誤 （7）結構，功能數據（8）使用的難易程度（9）設計的穩(wěn)定性（10）返工數量（11）設計論證3.進度可視化表格的類型（1）運行表格（2）控制表格（3）柱狀圖（4）分配表4.控制過程（1）PLAN 1.確定需要考核哪些內容 2.確定是否存在持續(xù)有效的方法來實現考核 3.確定考核進行的頻率 4.選擇合適的方法來分析考核數據 5.確定交流

24、考核結果的溝通工具（2）DO 1.參照計劃檢測項目 2.使用相應的方法對項目進行考察 3.對出現的偏差進行考核（3）CHECK 1.分析考核數據 2.根據考核結果提出相應問題 3.使用良好的工具和技術解決出現的問題（4）CAT 1.采取正確的措施對項目進行管理 2.根據需要重新制訂項目計劃 3.重復上訴過程。5.主要技術工具 1.資源的使用控制技術 2.數據的獨立性核對技術 3.考評制度或檢查報告的建立技術 4.定期進行項目，設計或狀態(tài)討論會 5.使用GO決策樹 6.生產，監(jiān)督，更新控制狀態(tài)表。（2）領導1.管理問題和技術 問題： （1）資源不足 （2）不實際的項目基準 （3）不受約束的團隊成

25、員 （4）不夠充分的計劃 （5）溝通障礙 （6）目標，資源變更 （7）部門間沖突 （8）項目管理技能技術：（1）溝通能力（2）組織能力（3）團隊建設能力（4）領導能力（5）應對能力（6）技術水平2，沖突管理（1）沖突來源（2）沖突管理方法5.項目收尾任何一個項目都會有收尾。項目的關鍵就是要提供客戶需要的產品和服務，這些項目交付物必須滿足質量要求，并滿足預先商定的時間和費用要求。1.實現項目成功收尾的關鍵因素（1）必須使客戶對項目交付物滿意（2）項目必須滿足客戶的目標（3）客戶在接受產品和服務時，應根據一定的文件進行接收。2.影響項目成功收尾的外在因素（1）清晰、穩(wěn)定的目標。（2）公司目標的合作。（3）管理上的支持。（4）項目優(yōu)先權。（5）客戶的知識是否豐富。（6）機構合理調整。（7）科技創(chuàng)新。3.影響項目收尾的內在因素（1）計劃和控制能力。（2）承諾和接受。（3）主動的監(jiān)督、控制和重新計劃。（4）溝通。（5）收尾計劃。（6）結構管理。（7）適當的WBS工作包4.收尾活動（1）移交管理（2）重新分配資源（3）記錄并公開有意的經驗（4）召開一個有意義的報告會激勵學生學習的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和