人力中心行政部年度工作總結與計劃管理課件

1、目 錄前 言部 門 概 況工 作 總 結工 作 計 劃發(fā) 展 建 議第1頁，共51頁。前 言在企業(yè)發(fā)展、強大的過程中，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的往前沖刺。行政管理主要有管理、協(xié)調、服務三大功能。管理是主干，協(xié)調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質是服務。行政工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉的整體；用合理的成本換來員工最高的積極性，以提高工作效率，完成公司目標發(fā)展任務。第2頁，共51頁。目 錄前 言部 門 概 況工 作 總 結工 作 計

2、 劃發(fā) 展 建 議第3頁，共51頁。二、部門概況工作理念部門職能組織結構工作職責人員編制第4頁，共51頁。行政工作理念 “三先”精神：最先想到、最先看到、最先做到工作目標：滿足公司發(fā)展的需要、實現(xiàn)個人能力 的提高工作準則：決不把當天的工作留到第二天工作態(tài)度：和顏悅色、心平氣和、效率第一、堅 持原則 工作方法：寓管理于服務工作之中第5頁，共51頁。行政部門職能問題解決：針對各部門提出的支持需求與問題，確認需求、 理清問題，尋求解決方案，有效執(zhí)行。成本控制：找出為公司節(jié)省能源、成本的方法，創(chuàng)造工作 價值。計劃組織：針對公司各行政事項，明確具體的擬定工作計 劃、行動步驟、工作進度等，有效的整合與運

3、用各項資源，達到預期工作目標。溝通協(xié)調：整合、溝通，協(xié)調出資源配置的最佳方案。制度執(zhí)行：行政逐步完善，強調制度剛性執(zhí)行，長抓不懈。文化建設：通過相關活動，建設企業(yè)文化，營造相互尊重、 相互信任的工作氛圍，維持健康的工作關系。第6頁，共51頁。一 級二 級三 級內部管理內部管理 1、制定和執(zhí)行本部門工作職責，工作計劃等；2、部門人員管理、工作考核、團隊建設，人員培訓， 技能提升等； 費用控制費用控制1、公司各項行政資源的合理控制、使用等；2、公司各項行政費用的合理預算、使用等；3、公司各行政事項的費用結算、合理控制等；企業(yè)文化建設文化宣導活動組織1、建立圖書館、Share with you、美時

4、美刻等倡導企業(yè)文化；2、企業(yè)良好辦公風貌、辦公氛圍的營造；3、組織多項競賽、競技活動，建設積極的企業(yè)氛圍等。外聯(lián)公關外聯(lián)公關1、與各級機關的外聯(lián)公關等活動。行政部工作職責第7頁，共51頁。一 級二 級三 級行政管理制度建設 1、公司行政制度的組織擬定、修訂和完善；2、行政制度實施、檢查、規(guī)范等；文件管理 1、公司文件的收發(fā)、處理、存檔、質量監(jiān)督等管理；2、內刊、書報的申購、流轉、登記、分發(fā)、存檔等；檔案管理 1、檔案資料的收集、歸檔、保存、借閱、銷毀等管理；2、公司印章、證照管理；行為管理1、員工行為規(guī)范管理；2、公司考勤、外出管理等；獎懲管理1、公司行政事件的調查、處理、獎懲管理等；2、公司

5、制度完善的跟進工作等。接待管理1、公司接待、來函管理等；2、公司禮品管理；會議管理1、行政會議組織、會議記錄等；2、行政會議內相關事項跟進等。第8頁，共51頁。一 級二 級三 級總務管理車輛管理。1、公司車輛調度、維護、保養(yǎng)，安全管理等；2、公司車輛的保險及相關費用控制；物業(yè)管理安全保衛(wèi) 1、物業(yè)的維修、衛(wèi)生、環(huán)境、費用管理；2、安全保衛(wèi)工作，消防設施設備的定期檢查、維護；3、公司值班（日常值班、假期值班）管理；會務管理 1、公司會議的組織安排和會務工作；2、公司各部門對外活動的組織、協(xié)助等； 資產管理 1、公司資產申購、入庫、調撥、回收、銷毀等管理；2、公司各項資產情況的監(jiān)控管理； 福利管理

6、1、員工福利申購、管理、分發(fā)；2、員工幫困事宜調查、核實、處理等；后勤管理1、員工用餐、公司票務、住宿的預訂、登記等管理； 資源管理1、公司電話、名片、員工聯(lián)絡表、通訊工具管理等；2、公司辦公風貌、環(huán)境規(guī)劃及相應配置確定等管理；第9頁，共51頁。目 錄前 言部 門 概 況工 作 總 結工 作 計 劃發(fā) 展 建 議第10頁，共51頁。06年工作目標行政體系建設06年部門大事三、工作總結第11頁，共51頁。06年工作目標圍繞公司06財年目標，行政部重點從3方面開展工作：1、行政事項全面開展；2、行政體系基礎建設；3、后勤服務流程建設；第12頁，共51頁。06年工作進度基礎建設年工作內容工作事項計劃

7、建立、健全體系管理機制，推動體系有效運轉完善公司管理制度及標準建設的主導和監(jiān)督建立健全檔案管理機制，做好文件控制，調檔準確率100，存檔及時率100完善物資管理機制，有效實施資源管理完善行政后勤服務管理機制財務各項活動的費用預算與控制本部門辦公費用的核算與控制職能體系管理職責、物資管理職責、制度完善、監(jiān)督檢查職責、檔案管理職責、后勤服務職責管理加強員工培訓、提高服務質量、物資管理有序，團隊建設良好工作進度已完成移交管理部已完成已完成已完成已完成已完成已完成第13頁，共51頁。行政部2006年工作開展，緊緊圍繞該目標展開。取得一定成績，也有待完善的方面。下面，就行政部已開展工作進行匯報。第14頁

8、，共51頁。06年工作目標行政體系建設06年部門大事三、工作總結第15頁，共51頁。06年部門重要事項時間項目完成效果3月部門制度建設建立部分行政制度ISO內審協(xié)助完成公司體系文件的審核加強辦公環(huán)境檢查加強辦公環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等員工旅游活動籌備確認旅游公司、前期準備工作等4月部門制度建設建立部分行政制度員工旅游組織、協(xié)調圓滿組織員工泰國、揚州旅游新資產管理制度試行對制度相關條款進行微調5月部門制度建設重點細化文檔管理要求行政費用開始分析建立對公用費用的分析方法資產管理表單建立按工作流程建立各表單第16頁，共51頁。時間項目完成效果6月部門制度建設行政巡檢標準、文件編寫標準資產盤點及建帳初步建

9、立資產帳，可隨時查閱庫存行政工作事項細化按工作事項細化，建立操作細則著名商標申請被評為著名商標7月部門制度建設辦公室管理補充規(guī)定打/復印管理規(guī)定制度公告辦法網中網手機操作辦法網中網手機操作補充規(guī)定員工滿意度問卷調查完成發(fā)放、回收，統(tǒng)計高溫福利發(fā)放按公司規(guī)定，確保發(fā)放及時、準確8月辦公室規(guī)劃、管理完善辦公室座位管理、設計座位銘牌高溫福利發(fā)放8月份高溫福利圓滿完成員工滿意度調查分析統(tǒng)計各項數(shù)據(jù)，建立分析報告聯(lián)通網中網處理協(xié)議終止聯(lián)通網中網手機，第17頁，共51頁。時間項目完成效果9月辦公環(huán)境改善建立管理中心茶水間、啟用座位銘牌、兩地綠化布置等；移動、聯(lián)通手機二網并行9月底終止使用聯(lián)通集團手機高溫物

10、資發(fā)放圓滿完成9月份高溫物資發(fā)放工作行政管理體系文件整編完成體系文件的整編、調整10月配送中心衛(wèi)生整改按照QS要求進行整改，衛(wèi)生按標準執(zhí)行辦公室管理調整廠房改建、物流辦公室搬遷、九亭座位調整、打/復印租賃等行政管理控制節(jié)點建立所有控制節(jié)點擬定完畢資產預算控制管理啟動按部門進行部門預算控制11月部門制度建設陽光基金管理制度資產管理軟件全面啟用資產數(shù)據(jù)導入、問題改善、功能加強等財產保險咨詢、跟進等商談財產保險等相關事宜第18頁，共51頁。時間項目完成效果12月部門制度建設事件報告規(guī)定車鑰匙管理規(guī)定總部物資管理規(guī)定出入司管理公司人大選舉舉辦光榮當選為人大代表第二屆供應商大會召開圓滿召開第二屆供應商大

11、會圖書館建立建立兩地圖書館，推行建設學習型企業(yè)1月部門制度建設圖書管理規(guī)定文件管理規(guī)定檔案管理規(guī)定獎懲管理規(guī)定行政工作手冊建設完成工作手冊年度物資清盤按部門、個人盤點公司物資，建立報表Share with you定期發(fā)放，進行企業(yè)文化宣導2月年貨發(fā)放順利發(fā)放公司春節(jié)年貨團拜會召開順利召開07年團拜會06年度檔案整理、匯編建立檢索目錄，以便隨時查閱年會召開選定年會地點，順利召開年會第19頁，共51頁。小結以上為行政部06財年開展的重要事項，在公司各部門的大力配合下，行政部推行了以上工作。隨著行政工作的逐步細化，希望07財年能給公司更細致的服務。第20頁，共51頁。06年工作目標行政體系建設06年

12、部門大事三、工作總結第21頁，共51頁。工作詳解管理目標制度建設數(shù)據(jù)分析管理方案第22頁，共51頁。工作開展分類總務管理行政管理企業(yè)文化第23頁，共51頁。行 政 管 理制度建設1文件管理2檔案管理3行為管理4行政稽核5接待管理6會議管理7費用預算8第24頁，共51頁。制度建設1、管理目標以制度、規(guī)則規(guī)范工作行為，以做到流程明確、責任清晰。2、已完成工作初步建立行政制度手冊。初步建立崗位工作手冊，明確各項工作關鍵控制點。 3、待開展工作完善、細化各項行政制度工作步驟、操作細節(jié)等。完善、細化崗位工作手冊；按各項工作接點，建立對崗位操作人員考核方案。第25頁，共51頁。文件管理1、管理目標：規(guī)范公

13、司文件編號、格式、收發(fā)、催辦、存檔、質量監(jiān)督等工作；做到格式規(guī)范、編號統(tǒng)一、存檔及時、質量保證。完善公司報刊雜志的申購、流轉、登記等流程，有效管理。完善公司內刊分發(fā)、存檔工作，有效管理；2、已完成工作：制度建設：文件管理制度、圖書管理制度、圖書 館管理規(guī)定。工作內容：按時分發(fā)公司內刊，及時存檔，有效控制。第26頁，共51頁。3、待開展工作：目前仍停留在文件收發(fā)基礎階段，各項工作待細化。全公司推行文件操作要求，建立公司統(tǒng)一的文件管理形象，以便有效掌控文件制訂和流轉情況。有效掌控公司圖書訂閱、管理情況，做好圖書推薦、圖書出借、回收等工作。有效掌控公司內刊發(fā)放、存檔管理情況，跟進品牌的后期庫存管理等

14、方面。4、數(shù)據(jù)分析：每月發(fā)文分析、部門發(fā)文分析等。第27頁，共51頁。檔案管理1、管理目標按公司需求，相關資料及時歸檔、存檔、銷毀等。建立檔案清單及檢索方式，以便調檔、查擋。為領導決策、企業(yè)發(fā)展、員工學習提供充分資源支持，記載企業(yè)歷史。2、已完成工作制度建設：檔案管理制度2006年檔案資料收集、匯編工作：檔案整合清單。2006年各部門制度收集、匯編工作：06年制度匯編。第28頁，共51頁。3、待開展工作整合公司歷年檔案，匯編形成公司檔案目錄。目前公司檔案管理工作剛開展，僅限于按公司大事項收集檔 案，尚未細化，檔案管理相對滯后。根據(jù)檔案制度，細化工作步驟，并切實執(zhí)行。按部門性質不同，建立各部門應

15、交檔案目錄，對照現(xiàn)有資 料，進行收集并整理。針對公司現(xiàn)文本檔案、信息檔案、載體檔案等各種檔案的形 式不一等，有針對性的建立管理辦法。根據(jù)公司檔案管理要求，指導各部門檔案管理工作。第29頁，共51頁。行為管理1、管理目標：掌握員工行為特點，適時引導，使其迅速融入公司企業(yè)文化。使人的行為和企業(yè)目標有機結合，調動工作積極性。2、已完成工作：制度建設：員工行為規(guī)范外出管理員工遲到、早退規(guī)定每日巡檢，及時提醒，及時處罰。每月對遲到、早退進行統(tǒng)計、作出處罰。協(xié)同各部門經理加強對員工行為規(guī)范的教育和引導。第30頁，共51頁。3、待加強工作：深化員工行為規(guī)范管理，通過多渠道進行宣傳和引導。細化部門經理的管理職

16、責，通過部門經理的協(xié)助，加強對下屬員工的行為規(guī)范管理。結合新員工入職培訓，加強對新員工的行為規(guī)范宣講。4、待加強數(shù)據(jù)分析：月違規(guī)數(shù)據(jù)分析：按部門、人次、金額等進行同比、環(huán)比分析旨在提醒各部門經理，加強對人員行為規(guī)范的管理。第31頁，共51頁。獎懲管理1、管理目標：確保內部行政行為符合公司規(guī)范，對公司事件調查、按規(guī)定實施獎懲。對公司未明確、未規(guī)范事件、行為，主導建立規(guī)章制度，并確保實施。2、已完成工作：制度建設：獎懲管理制度廉潔自律制度根據(jù)公司發(fā)生的不同事件，及時調查，以公司制度為依托，結合實際情況，給出獎懲處理意見并執(zhí)行。3、待完成工作：對未建立相關規(guī)則、規(guī)定的，主導建立并確保實施。及時發(fā)現(xiàn)公

17、司內部違規(guī)事件，分析對公司造成的影響，及時獎懲。第32頁，共51頁。接待管理1、管理目標：服務細致入微，細節(jié)決定成敗。費用合理控制，質優(yōu)價廉。2、已完成工作：制度建設：接待管理規(guī)定禮品管理規(guī)定。按規(guī)定程序，引導相關部門確認接待需求，并協(xié)助完成籌備、聯(lián)絡、跟進等工作。3、待加強工作：擬訂接待服務手冊，建立接待前、接待中、接待后等各項工作流程和標準。第33頁，共51頁。會議管理1、管理目標：及時組織召開行政會議及相關會議，確保會議各項議程的銜接。確保會議中各項決議事項有效實施，有效落實。2、已完成工作：制度建設：會議管理規(guī)定外出參會制度召集人立項制度按時，保質組織行政會議，完成會議記錄，及時跟進會

18、議內相關工作的工作進度，并有效記錄。3、待完成工作：深化行政會議管理工作，提高會議跟進質量和效果。深化會議跟進工作，提高工作深度。第34頁，共51頁。費用預算1、管理目標：有效掌控各項行政費用項目，合理控制行政開支；掌握費用開支分析規(guī)則，進行預算控制；2、已完成工作：統(tǒng)計、匯總行政費用項目，建立行政費用登記表；按各項開支，建立趨勢圖，按部門、個人進行分析；3、待開展工作：細化行政項目分析，合理分攤各項費用；強化費用預算，合理控制費用開支。第35頁，共51頁。工作開展分類總務管理行政管理企業(yè)文化第36頁，共51頁。總務管理車輛管理1物業(yè)管理2安全管理3會務管理4資產管理5福利管理6后勤管理7資源

19、管理8第37頁，共51頁。車輛管理1、管理目標：對車輛使用狀況、用車合理性有效控制。對車輛費用、車輛各項數(shù)據(jù)有效分析。對駕駛員進行適時管理。2、已完成工作制度建設：公務車使用規(guī)定；車輛充值卡管理規(guī)定車鑰匙管理規(guī)定。數(shù)據(jù)分析模型建立：車輛油耗、用車時、用車公里數(shù)、部門車輛費用分析等。第38頁，共51頁。3、待加強工作車輛情況有效掌控，完善管理辦法，建立車輛費用指標。加強駕駛員服務意識，完善駕駛員考核方案。細化數(shù)據(jù)分析，更有效分析車輛各項指標。車輛管理費用合理記錄，按使用部門進行合理費用分配。第39頁，共51頁。物業(yè)管理1、管理目標：有效管理自有物業(yè)或租賃物業(yè)，保證物業(yè)管理正常、有序。全面掌控、分

20、析各項公用事業(yè)費用繳納情況，建立數(shù)據(jù)分析。2、已完成工作：制度建設：門衛(wèi)制度出入司管理制度值班管理制度日常物業(yè)維護和管理，各項費用的繳納、分析及控制工作。3、待加強工作：完善相關制度建設，加強物業(yè)管理各工作流程稽核。建立數(shù)據(jù)分析模型：水費、電費、電話費趨勢分析；加強物業(yè)管理、維護服務，及時解決問題，建立預案機制。第40頁，共51頁。安全管理1、管理目標確保企業(yè)內員工工作安全，做到安全行為；確保企業(yè)內物資管理安全，做到安全物管；確保企業(yè)內環(huán)境維護安全，做到安全環(huán)境；2、已完成工作制度建設：事件報告規(guī)定5S管理規(guī)定。調查、取證員工的工傷事件；公司防盜措施建立，消防設施檢查、維護等；該項工作尚處于建

21、設初期。第41頁，共51頁。3、待開展工作作為07年工作重點，將從制度建設、工作執(zhí)行方案建設等方面入手，根據(jù)公司現(xiàn)狀，建立公司安全管理體系。由各部門協(xié)助，指定安全責任人，建立安全責任檢查制度。加強企業(yè)安全文化建設，指導、規(guī)范員工建立安全價值觀和安全行為準則。第42頁，共51頁。會務管理1、管理目標：有效組織籌備、費用控制，確?；顒禹樌⒊晒﹂_展。2、已完成工作：會議組織：月度行政會議、年中會議、供應商大會、財年會議等。3、待開展工作：建立會務操作規(guī)定，明確會前準備、會務實施、會后總結等工 作流程和實施標準?？偨Y已組織活動，規(guī)范會務策劃方案。提高服務水平和服務標準，充分準備、貫徹實施。第43頁，

22、共51頁。資產管理1、管理目標企業(yè)資產有序，出、出、存有據(jù)、流向可控；帳實相符。企業(yè)資產合理購置，定期維護，資產使用最優(yōu)化，無浪費。2、已完成工作制度建設：總部資產管理辦法門店資產管理辦法。已逐步完善總部資產管理，基本做到環(huán)環(huán)相連，憑單操作。資產管理軟件已投入使用，第一期功能已開發(fā)，逐步完善。第44頁，共51頁。3、待開展工作切實貫徹總部資產管理的各工作流程，全部實現(xiàn)憑單流轉；清查門店資產，修整、細化門店資產管理工作步驟；完成公司資產明細清單，核查流轉單據(jù)，掌控資產動向。處置待報廢物資，核定、建立物資報廢標準、程序、權限等，完善物資報廢，尤其是固定資產報廢辦法。第45頁，共51頁。福利管理1、管理目標保障、關懷員工正常的生理及心理需求；激勵員工積極性，使員工對企業(yè)產生凝聚力，提升企業(yè)形象。2、已完成工作制度建設：福利操作標準陽光基金管理辦法福利發(fā)放：員工旅游、高溫福利、中秋福利、春節(jié)年貨等； 員工慰問等各項已定福利組織、發(fā)放等；3、待開