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1、關(guān)于采購管理的認(rèn)識文稿歸稿存檔編號:KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-關(guān)于采購管理的認(rèn)識采購,看似一件極其簡單不過的小事了,有的人會說采購不過是買買東 西,我們每天都在采購。的確,通俗的說,采購就是買東西,但是這里面的學(xué) 問可不少,在還沒涉及采購管理這方面知識的時候,對于一些,在各大超市比 價的行徑感到十分的不屑,而自己通常只在習(xí)慣去的超市進(jìn)行購物,通過學(xué)習(xí) 這方面的知識之后才發(fā)現(xiàn),自己當(dāng)初為什么應(yīng)聘采購管理的崗位沒有成功。在建筑工程領(lǐng)域,對采購管理的定義如下:通過綜合管理手段,在恰當(dāng)?shù)?時間,以合理的價格、恰當(dāng)?shù)臄?shù)量和良好的質(zhì)量,從適合的供應(yīng)商處采
2、購物 料、服務(wù)和設(shè)備就是采購管理。其中,獲得“物料、服務(wù)和設(shè)備”是采購的目 的;“恰當(dāng)?shù)臅r間,以合理的價格、恰當(dāng)?shù)臄?shù)量和良好的質(zhì)量”是采購的具體 目標(biāo);為了達(dá)成該目標(biāo)需要從若干個維度開展管理工作,以保障目標(biāo)的有效完 成。梅瑞狄斯在項目管理一一管理新視角中提到:“在采購設(shè)備、原材料 和分包服務(wù)的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低 的價格和最具競爭力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實(shí)的項目采購操作中,要實(shí)現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對項目采購管理中部 分環(huán)節(jié)的控制,來有效的降低采購成本,從而使項目資金達(dá)到最優(yōu)的配置,用 有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們在項
3、目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成 本目標(biāo)。采購管理既是一種業(yè)務(wù)工作,又是一種管理工作;所以既包業(yè)務(wù)屬性,又 具備管理屬性。同時采購管理是作為一種特殊的項目管理,還繼承了項目管理 的眾多屬性。從采購業(yè)務(wù)本身看:采購管理的核心意義也可以按照項目管理特 性,從進(jìn)度(T)、質(zhì)量(Q)、成本(C)三方面進(jìn)行闡述,即降低成本、按進(jìn)度 交付、采購產(chǎn)品質(zhì)量合格。從管理屬性看,采購管理還肩負(fù)著多人協(xié)作和監(jiān)督 管控的重要意義。從這個層面來說,采購并不是我們?nèi)粘YI東西這么簡單。那我們采購管理到底是管什么呢?我覺的應(yīng)該從四個方面進(jìn)行管理:1、 采購業(yè)務(wù)本身(工作流程);2、本企業(yè)的業(yè)務(wù)相關(guān)人;3、外部供方企業(yè); 4、歷史業(yè)
4、務(wù)數(shù)據(jù);5、全流程成本概念,控制總成本。1、采購業(yè)務(wù)本身(工作流程)根據(jù)采購金額的大小,數(shù)量的多少,我們常將采購分為幾種不同的形式, 如招標(biāo)采購,議標(biāo)(續(xù)標(biāo))采購,詢價采購,戰(zhàn)略供方招標(biāo),戰(zhàn)略訂單采購, 零星采購,緊急采購。這些不同的采購業(yè)務(wù)流程,屬于采購工作的不同場景。 有的場景側(cè)重過程形式本身、有的場景側(cè)重金額,有的場景側(cè)重時間、有的場 景側(cè)重采購標(biāo)的物(標(biāo)的物指買賣合同中所指的物體或商品)。雖然名目繁 多,其實(shí)各種場景的本質(zhì)都是一樣的,核心都是“比質(zhì)比價”的過程。所以做 好采購工作的重點(diǎn)就是抓住“比質(zhì)比價”這一核心,對特定的采購工作進(jìn)行差 異化管理。2、本企業(yè)的業(yè)務(wù)相關(guān)人在很多人眼里,采
5、購就是一項油水充沛的工作,因為其中涉及的金額往往 十分巨大,因而對采購業(yè)務(wù)相關(guān)人員進(jìn)行管理就變得十分有必要。如果采購人 的職位相對固定就容易發(fā)生腐敗現(xiàn)象,因而采購人員的職位和工作屬性最好與 某次采購相對應(yīng),即一次性。采購組織的成員因為某個采購項目被臨時授權(quán), 擔(dān)任某個角色。在這次采購任務(wù)中,這名成員可以行使被指派的業(yè)務(wù)操作權(quán); 一旦采購項目結(jié)束對應(yīng)的角色權(quán)限也被一并釋放。這與我們習(xí)慣的固定的組織 機(jī)構(gòu)下,崗位職能相對穩(wěn)定略有不同。3、外部供方企業(yè)基于長期的降低采購成本的理念出發(fā),在項目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個 “供應(yīng)商管理”的思想,也即是把對供應(yīng)商的管理納入項目采購管理的一個部 分。這樣既可通
6、過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證,又可在時間 長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢,對降低項目采購中的成本有很大的好 處。有以下兩點(diǎn)值得注意:第一,與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對于采購方來說,一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商,應(yīng)該與供應(yīng)商之間 建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則,建立一 種雙贏的合作關(guān)系,使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu) 勢,也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn) 略伙伴關(guān)系的確立,能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。第二,供應(yīng)商行為的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管
7、理,以評價供應(yīng) 商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如:建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng),對 供應(yīng)商進(jìn)行評級,建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等,并利用績效管理的結(jié) 果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作:增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等, 對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)及時 的供貨,從而有效的降低項目采購總成本。供應(yīng)商管理中一種重要的體現(xiàn)形式就是供方名錄的管理。采購方通過 對大量供方單位資料的收集,形成的供方資料庫表就是供方名錄,供方 名錄需要不斷地維護(hù)才能發(fā)揮其真正的存在價值。不斷新增的供方名錄 可以幫助采購方持續(xù)擴(kuò)大比選的范圍;滾動更新的供方名錄才能達(dá)到優(yōu)勝 劣汰的目的
8、,也能規(guī)避一定的內(nèi)幕交易。供應(yīng)商管理中除了供方名錄外的 另一項內(nèi)容就是供方評估的機(jī)制。為了讓優(yōu)秀的供方企業(yè)持續(xù)的為采購方服 務(wù),不良的供方企業(yè)不要再繼續(xù)影響企業(yè)的發(fā)展。采購方需要對名錄中的供方 企業(yè)進(jìn)行持續(xù)的、定期/不定期的評估,并共享給其他伙伴單位。評估的內(nèi)容 包含:供方企業(yè)的資信及實(shí)力、歷史交易記錄(業(yè)績)、歷史的履約情 況。這些評估的關(guān)鍵信息,需要采購方在業(yè)務(wù)進(jìn)行的不同階段實(shí)時記錄。 然后定期組織統(tǒng)一的評估活動,為一個階段內(nèi)合作的供方企業(yè)進(jìn)行批量評估和 評級,評價的結(jié)果將指導(dǎo)未來的采購業(yè)務(wù)工作。4、歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)積累工作在任何管理工作中,都有著舉足輕重的意義。它是歷史工作 的經(jīng)驗,也
9、是即將開展的工作的有效參考。采購管理工作在這方面也不例外。 歷史采購業(yè)務(wù)形成的交易記錄,能夠完整記錄歷史業(yè)務(wù)工作開展的全貌,方便 隨時參考和監(jiān)督;歷史采購業(yè)務(wù)中各供方企業(yè)的表現(xiàn),能成為定期評估的重要 參考依據(jù);歷史業(yè)務(wù)形成的資料,可以形成模板供新的同類采購業(yè)務(wù)參考。5、全流程成本概念,控制總成本在探討項目采購管理中降低成本的問題時,應(yīng)該確立采購全流程成本的概 念,我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低,是對總成本的控 制,而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是 成本的降低,但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑 是獲得了成本上的利益。同時,降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成 本,還要考慮相關(guān)方面的利益,成本就像在U形管中的水銀,壓縮這邊的成 本,那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項成本而不顧及其它方面的反應(yīng),這種成 本降低是不會體現(xiàn)在項目采購管理的利潤之中的。所以,需要建立這種全流程 成本的概念,來達(dá)到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅 僅只看到最直接的成本降低,還應(yīng)該從項目采購的全過程來衡量成本上的收 效,從項目采購的全過程來探求降
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