清華大學(xué)管理秘書實(shí)務(wù)的課件

1、任務(wù)二：秘書的工作協(xié)調(diào) 劉強(qiáng)是天成公司總經(jīng)理的秘書，最近他們正在籌備召開公司產(chǎn)品的大型展銷推介會，劉強(qiáng)全面負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的督查和落實(shí)，細(xì)心的劉強(qiáng)覺察到一個(gè)問題，在劉強(qiáng)的積極協(xié)調(diào)下，大會的宣傳工作非常成功，產(chǎn)品推介會很富有成效。在總結(jié)會上，劉強(qiáng)對宣傳部和銷售部的工作都給予了高度肯定，事后，小王和孫經(jīng)理都很感激劉強(qiáng)，工作更加細(xì)致周到了。 1. 情境解析： 劉強(qiáng)能細(xì)致地發(fā)現(xiàn)工作環(huán)節(jié)中的問題并積極協(xié)調(diào)，保證了任務(wù)的圓滿完成，也展現(xiàn)了一個(gè)總經(jīng)理秘書良好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。 2.知識點(diǎn)一：工作協(xié)調(diào)的內(nèi)涵及基本原則1.秘書的工作協(xié)調(diào) 秘書的工作協(xié)調(diào)是秘書人員經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或在職責(zé)范圍內(nèi)，調(diào)節(jié)、整合和改善部門之間

2、、工作之間、人際之間的關(guān)系，使之安排科學(xué)、配合得當(dāng)，促進(jìn)工作高效有序地運(yùn)行和開展。 主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 3.秘書（部門）角色協(xié)調(diào)原因協(xié)調(diào)過程協(xié)調(diào)目標(biāo)信息樞紐預(yù)測和發(fā)現(xiàn)信息收發(fā)中的失調(diào)現(xiàn)象依據(jù)信息渠道、準(zhǔn)確分析信息收發(fā)失調(diào)原因、選擇協(xié)調(diào)途徑促成信息正常傳遞、保證收發(fā)平衡。領(lǐng)導(dǎo)的辦公機(jī)構(gòu)對政策理解和落實(shí)中可能出現(xiàn)的各種偏差準(zhǔn)確把握政策、有分寸地協(xié)調(diào)各方面力量合理配置、科學(xué)安排。保證各部門對組織目標(biāo)、整體利益、工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)意圖比較全面地了解和落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的助手，日常工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種問題在領(lǐng)導(dǎo)信任和授權(quán)下發(fā)揮較大的影響力對部門和結(jié)構(gòu)中存在的問題給予積極協(xié)助或合理建議保證各個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及

3、組織整體績效的實(shí)現(xiàn)。4.2、工作協(xié)調(diào)的基本原則：秘書協(xié)調(diào)工作是在職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)進(jìn)行的，要想有效協(xié)調(diào)，應(yīng)遵循以下基本原則：全局性：要站在領(lǐng)導(dǎo)全局的高度，統(tǒng)籌考慮，實(shí)現(xiàn)工作的整體績效層次性：要在職權(quán)范圍內(nèi)逐級協(xié)調(diào)，非特殊情況不可越級，協(xié)調(diào)中注意請示、匯報(bào)科學(xué)性：要做好政策研究、請況調(diào)查等準(zhǔn)備，選擇適當(dāng)?shù)姆椒ê蜁r(shí)機(jī)，有序科學(xué)地進(jìn)行協(xié)調(diào)，要公正處事，不偏心偏愛 5. 協(xié)調(diào)的有利時(shí)機(jī)：協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時(shí)，容易接受別人的意見和建議。當(dāng)矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時(shí)，上級政策、方針明確時(shí)，協(xié)調(diào)易于取得成功。 6.權(quán)威性：依法公正協(xié)調(diào)，堅(jiān)持原則、講究藝術(shù)，檢查監(jiān)督、促成落實(shí)，還要

4、注意要把握身份，不以勢壓人超前性：加強(qiáng)問題預(yù)警、預(yù)案意識，提早、主動協(xié)調(diào)、防患未然、避免被動與損失藝術(shù)性：要講究方法的藝術(shù)性，比如協(xié)調(diào)溝通中的語言要區(qū)分對象、注意態(tài)度，還要把握分寸，語言基調(diào)多用征詢的口氣 7.知識點(diǎn)二：工作協(xié)調(diào)的方法 秘書的協(xié)調(diào)要講究方法，不同的問題，對象，時(shí)間，場合,有不同的協(xié)調(diào)方法，不管用什么方法其目的都要從保證工作順利進(jìn)行出發(fā)，以實(shí)現(xiàn)單位工作的高效、一致、和諧。保證工作的順利進(jìn)行。 8.事件類型協(xié)調(diào)依據(jù)協(xié)調(diào)方法注意事項(xiàng)大事（工作中的重點(diǎn)）路線、方針和政策及基本原則、法律法規(guī)敢想敢干的“硬脾氣” 維護(hù)全局利益出發(fā)，抓好大事的“硬”協(xié)調(diào)堅(jiān)定立場，維護(hù)規(guī)章制度的權(quán)威性急事突發(fā)

5、性和時(shí)效性強(qiáng)客觀實(shí)際和上級意圖及時(shí)督促 積極請示匯報(bào)趁熱打鐵。聯(lián)系相關(guān)單位和個(gè)人，統(tǒng)一被協(xié)調(diào)各方的思想抓住有利時(shí)機(jī)，緊鑼密鼓，協(xié)調(diào)一致地完成任務(wù)。處置果斷、快速、準(zhǔn)確、穩(wěn)妥，符合難事（難以解決的難點(diǎn)和問題）從全局利益出發(fā)，因人、因事、因時(shí)而異維護(hù)團(tuán)結(jié)，減輕事態(tài)放下架子，加強(qiáng)溝通，爭取、適當(dāng)拖放、舍小保大耐心進(jìn)行調(diào)解迂回巧妙 軟硬兼施小事（比較瑣碎、不宜公開協(xié)調(diào)的事情）客觀實(shí)際、維護(hù)穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)和大局利益穿針引線，暗中化解積極說和，疏通彼此設(shè)身處地，暗中幫助遵循原則，暗中通融暗中調(diào)解 暗協(xié)調(diào)特事（領(lǐng)導(dǎo)的特意吩咐、同事的特殊情況和自己的特別遭遇）正確認(rèn)識、科學(xué)區(qū)分、靈活對待冷靜應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)的特意吩咐違背

6、原則的事情，秘書應(yīng)委婉地提醒認(rèn)真傾聽，以靜制動，不能得意忘形，不能灰心喪氣，頭腦冷靜，保持一如既往的態(tài)度冷靜沉穩(wěn) 冷協(xié)調(diào)9.知識點(diǎn)三： 如何處理工作中的沖突一、 正確看待工作中的沖突：首先，應(yīng)該意識到?jīng)_突并不可怕其次，面對沖突時(shí)，秘書人員不要焦慮慌張，依據(jù) 沖突雙方的客觀情況，深入分析最后，秘書人員要科學(xué)地看待沖突的雙方，要善于 中立客觀地看待沖突的問題，10.二、處理工作沖突的基本原則：1.維護(hù)大局，客觀公正。2.科學(xué)靈活，講究方法3.善于分析，及時(shí)匯報(bào)。 11.三、沖突的處理方式 1、沖突發(fā)生的征兆 （1）氣氛緊張，士氣低下； （2）交往隔膜、關(guān)系淡漠。 （3）背后議論多，當(dāng)面意見少； （4）消極言論多，積極努力少。（5）會議、郵件多，當(dāng)面懇談少。 12.2、沖突產(chǎn)生的原因 （1）信息誤傳和存有偏見的解讀；（2）組織目標(biāo)不一致，人心渙散。（3）責(zé)任、權(quán)力、利益不對等，利益分配不平衡。（4）組織內(nèi)部成員差異過大，無法有效溝通。 13.3、沖突處理策略 對不同的沖突有不同的處理方式，要靈活應(yīng)對，結(jié)合多種方式加以有效的處理。（1）緩兵之計(jì) 爭取時(shí)間（2）淡化差異 強(qiáng)調(diào)共同（3）強(qiáng)勢影響 一舉決定（4）規(guī)則先行 調(diào)解依據(jù)（5）各行其是 實(shí)踐檢驗(yàn)（6）整合意見 團(tuán)結(jié)協(xié)作 14.實(shí)訓(xùn)提高： 分析情境，回答問題，請說明以下工作中的協(xié)調(diào)