企業(yè)戰(zhàn)略-ＥＲＰ系統(tǒng)試運行的風險管理與控制

1、.：.； 文檔資源 【摘要】本文主要針對ERP系統(tǒng)試運轉階段存在的風險，主張應該運用數(shù)據(jù)控制、內部控制、系統(tǒng)轉換和平安控制等手段來保證ERP系統(tǒng)的正常順利運轉?！娟P鍵詞】ERP；試運轉；風險；控制 ERP系統(tǒng)實施設計完成后，將進入系統(tǒng)試運轉階段，然而在系統(tǒng)的運轉過程存在著數(shù)據(jù)、轉換、二次開發(fā)、制度、平安等風險。我們必需對這些風險加以控制，來保證ERP系統(tǒng)的平安順利運轉。 一、提高數(shù)據(jù)的準確性與合理性 據(jù)閱歷統(tǒng)計ERP系統(tǒng)的實施是“三分設計、七分管理、十二分數(shù)據(jù)，由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施過程中的重要性。所以，企業(yè)在運轉ERP時，要做好數(shù)據(jù)搜集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處置等任務，保證數(shù)據(jù)的準確性與合

2、理性。 1做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工 由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，假設讓一個人或幾個人來完成能夠會呵斥數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必需在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴厲的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入任務更加有條不紊。比如按照財會、資料、固定資產(chǎn)、消費、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等進展合理的分組與組內分工。 2保證數(shù)據(jù)搜集的準確性 根底數(shù)據(jù)輸入的準確與否是決議系統(tǒng)實施成敗的關鍵，數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，搜集到的數(shù)據(jù)本身必需是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的)，否那么會呵斥“渣滓進、渣滓出的數(shù)據(jù)處置有效率無效果景象；數(shù)據(jù)本身的正確性更多地依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)搜集人員，他們該當保證上交數(shù)據(jù)是正確的，

3、沒有脫漏、反復，也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。其次，在把搜集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。防止任何輸入的附加錯誤，應采取(1)定義關鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝道路、物料清單等。(2)在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息運用者的需求進展核對，使每個人提早知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。(3)定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。(4)對經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必需在系統(tǒng)內實時反映其變化情況。(5)建立一個相對合理的數(shù)據(jù)輸入的邏輯順序，防止正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸入不正確呵斥嚴重的數(shù)據(jù)附加錯誤。 3保證數(shù)據(jù)輸入的格式 在數(shù)據(jù)輸入前，我們根據(jù)公司的實踐情況

4、曾經(jīng)設置了相當合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們在數(shù)據(jù)輸入時應嚴厲按照數(shù)據(jù)的格式進展，選擇適宜的數(shù)據(jù)格式(比如EXCEL數(shù)據(jù)格式)轉換程序，以保證數(shù)據(jù)的完好與一致性，便于數(shù)據(jù)的核對，減少數(shù)據(jù)的輸入錯誤，提高數(shù)據(jù)輸入的效率與正確性。 4保證數(shù)據(jù)關系平安性 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關系非常復雜，除了由關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)強迫實現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫級的關系外，還有許多由系統(tǒng)的運用程序來保證的運用程序邏輯(例如一種原資料必需具有一個預先指定的存儲該類資料的倉庫；一個人員必需具有一個預先定義的該人員所屬的部門類)。無論采用何種方法，任何輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必需同時滿足這兩種*條件，否那么能夠對系統(tǒng)產(chǎn)生不可預料的后果。 5做好數(shù)

5、據(jù)格式設計與數(shù)據(jù)輸入的人員溝通與部門協(xié)調。 高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)消費第一線，因此數(shù)據(jù)的搜集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應該在與一線人員充分交流與溝通的根底上設計出他們可以了解和操作的合理數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們搜集整理數(shù)據(jù)之用。同時ERP系統(tǒng)又跨假設干個部門，系統(tǒng)所需求的數(shù)據(jù)來源于各個部門，同時這些數(shù)據(jù)之間具有一個的邏輯關系。為了做好數(shù)據(jù)的搜集與輸入任務，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，必需做好各部門人員的溝通與協(xié)調任務，并運用各種鼓勵措施提高相關人員的積極性，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完好性。 二、建立完善的系統(tǒng)試運轉內部控制制度 保證ERP系統(tǒng)的正常運轉是一個復雜的系統(tǒng)工

6、程，我們應該根據(jù)企業(yè)的實踐建立起完善的系統(tǒng)試運轉內部控制度。 1建立健全的ERP崗位責任制 建立ERP崗位制度，要明確每個任務的職責范圍，真實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，任務有檢查。ERP崗位設置可以根據(jù)企業(yè)的實踐情況按照不同的思緒劃分為不同的崗位。比如可以把任務崗位分為根本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中根本職能單位可以設置為銷售、消費、庫存、采購、財務、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接納理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內部牽制制度的要求和本單位的任務需求，在保證數(shù)據(jù)平安的前提下交叉設置崗位，各崗位堅持相對逢君之惡。

7、 2建立ERP操作管理制度 經(jīng)過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作任務內容和權限，對操作密碼的嚴厲管理等，杜絕未經(jīng)授權人員操作ERP軟件；預防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員分開機房前，要執(zhí)行相應的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內容、缺點情況等內容。 3建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度 建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對有關設備進展保養(yǎng)、堅持機房與設備的整潔等措施保證機房設備和計算機正常運轉；確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的平安嚴密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修正和刪除；對有關磁性介質數(shù)據(jù)進展雙備份

8、，并且存放在不同的位置；對ERP軟件改換、修正、晉級和硬件設備進展改換時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關人員進展監(jiān)視，以保證ERP數(shù)據(jù)的延續(xù)和平安；健全硬件和軟件的定時維護措施和有關防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。 4建立ERP檔案管理制度 經(jīng)過檔案管理制度的建立，實現(xiàn)對ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人擔任；做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等任務；對重要的ERP檔案進展雙備份，并存放在不同的地點；實現(xiàn)對磁性介質檔案的定期檢查與復制，防止磁性介質的損壞而使ERP數(shù)據(jù)喪失；同時對有關ERP開發(fā)設計有關的檔案資料也要進展保管。 三、仔細進展模擬運轉 實施ERP這樣一個大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)

9、一切的主要業(yè)務部門，關系到各個業(yè)務流程細節(jié)，想不排演就直接拿到實踐中去運用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結果。尋求正確的運轉方法。總之，要建立模擬運轉的檔案，作為工程管理的階段成果和下一步改良任務的根據(jù)。 1軟件功能模擬運轉(原型測試) 軟件功能模擬運轉的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數(shù)之間的關系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差別，分析差別，確定進一步的處理方案。這項任務是在軟件己經(jīng)安裝終了，由軟件公司或咨詢公司進展了軟件運用培訓后，在專家指點下進展的。企業(yè)結合本人的情況，把設計好的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中進展運轉?？梢灾?/p>

10、用極少量零部件(比如說1530種)的產(chǎn)品來測試，但是必需包羅了企業(yè)在管理上需求處理的問題。比如在建立工藝道路文件時，需求在原型測試階段弄清楚這些參數(shù)假設不錄入行不行?試一試假設留著空白會是什么結果，錄入了又將是什么結果；數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結果，影響有多大。模擬測試千萬不要遺留下很多埋伏的問題到以后再去研討處置，否那么，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。 2實戰(zhàn)性模擬運轉(二次開發(fā)測試) 所謂的實戰(zhàn)性模擬運轉，主要的目的是為了測試修訂后的系統(tǒng)，把運營管理中的實踐數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中去，進一步驗證，直到確認符合管理需求，可以放心地實踐運用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實

11、戰(zhàn)性模擬的結果，必需得到各個業(yè)務部門主管的認可；假設有沒有研討透徹的地方，需求及時補課，尋求可行的處理方案。最后，由工程指點小組召開會議，經(jīng)過演示，征求一切相關的業(yè)務人員的意見，獲得根本一致贊同以后，草擬按照新的業(yè)務流程制定的“任務規(guī)程和任務準那么，作為切換實施的規(guī)范化根據(jù)。 3并行運轉 并行運轉可以了解為一種切換前的預演，是一種特殊的模擬測試。員工對新系統(tǒng)不熟習、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運轉階段。但是，并行運轉會帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運轉的結果不一致時，以什么為準?以老的為準必然會否認新系統(tǒng)的價值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時運轉，每項業(yè)務要做雙

12、份任務，添加了管理的任務量，加重員工的負擔，同時也加大企業(yè)的運轉本錢，因此，并行運轉的時間根據(jù)系統(tǒng)的特點與企業(yè)的實踐情況適當?shù)目s短。 4注重系統(tǒng)切換 不少企業(yè)由于受管理根底和人力資源的*，希望可以分模塊逐個實施。ERP是一個信息高度集成的系統(tǒng)，假設先上一個子系統(tǒng)，一切屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務流程數(shù)據(jù)，都將經(jīng)過各類傳票用手工錄入，因此，不能表達信息集成的優(yōu)勢；而且一個一個模塊走，必然會延伸實施進度。假設分模塊實施，還不利于系統(tǒng)模擬運轉，不利于闡明一些業(yè)務之間信息的相互集成關系，有了問題也不易及時發(fā)現(xiàn)并處理，放到以后再補課，必然會引起不少修正返工。有些企業(yè)實施了兩三年還沒有終了，這個問題是其中緣由之一

13、。因此，各個子系統(tǒng)最好是一同上，才有能夠見到信息集成帶來的效益。假照實行分步實施，也應該是先上一個車間，或一個倉庫，獲得閱歷后再逐漸推行，而不要割斷業(yè)務流程。割斷了業(yè)務流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。為了順利切換，要抓好培訓，在培訓的根底上整理好數(shù)據(jù)，在根本數(shù)據(jù)完好后進展模擬。把最后模擬運轉的管理方式當眾宣布并演示，得到寬廣管理人員和高層經(jīng)理認可同意后，再到實際中執(zhí)行。有了群眾根底，切換任務就會容易得多。寧可在打根底的任務上多花些時間，一定要特別留意工程管理要求的先導與后續(xù)任務的關系，一步一個腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換任務上起曲折和反復，欲速那么不達。 四、系統(tǒng)平

14、安控制 ERP系統(tǒng)是一個集成的系統(tǒng)，經(jīng)過業(yè)務流程實現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳送，不僅包括部門內的、同一企業(yè)內部，也包括不同企業(yè)間的。同時可以經(jīng)過網(wǎng)絡實現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳送，于是在系統(tǒng)運轉過程中也必需加強系統(tǒng)平安的控制。 1效力器平安控制 主要思索系統(tǒng)的容錯性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率，在本錢可以接受的條件下，選器具有最高平安級別的容錯方案，保證系統(tǒng)永遠不會因磁盤缺點而發(fā)生數(shù)據(jù)喪失或系統(tǒng)中斷，假設其中一個(組)硬盤發(fā)生缺點，另外一個(組)硬盤中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常任務。同時還需求留意高的可讀性能。 2登錄平安控制 為保證網(wǎng)絡系統(tǒng)可以進展全天候的運轉，在設計網(wǎng)絡時，該當注重系統(tǒng)中的登錄效力，經(jīng)過兩臺效力臺進展登錄權限控制，其中一臺為主控制器，另一臺作為軟備份，從而到達即使系統(tǒng)中一臺控制器發(fā)生缺點，用戶也可以登錄系統(tǒng)進展日常任務的效果。對于系統(tǒng)中各類用戶的權限也是進展分級授權，從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡平安潛在的不平安要素最小化。 3數(shù)據(jù)庫平安控制 數(shù)據(jù)庫是企業(yè)運用的中心，數(shù)據(jù)庫平安是該當高度注重的主要課題，為保證數(shù)據(jù)庫的平安性，可以采用兩種措施來解除數(shù)據(jù)庫的潛在危險。一是經(jīng)過數(shù)據(jù)同步復制，將數(shù)據(jù)分別寫入不同效力器系統(tǒng)，時辰堅持數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個完全一致的備份，