X科集團公司（籌）合同管理制度

1、PAGE PAGE 12X科集團公司（籌）合同管理制度第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司合同管理制度，防范經(jīng)營風(fēng)險，確保公司資產(chǎn)安全，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和文件，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。 第二條 訂立合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。 第三條 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的，應(yīng)當(dāng)按要求簽訂合同。除即時結(jié)清者外，合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。第四條 合同管理：是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、

2、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。 第五條 本制度適用于集團公司本部、分支機構(gòu)及其全資、控股成員企業(yè)及其他直屬單位。 第二章 合同的審查第六條 訂立合同前，經(jīng)辦人員及部門領(lǐng)導(dǎo)必須了解并掌握合同相對方的經(jīng)營資格、資信、委托授權(quán)范圍等情況，無經(jīng)營資格、資信不明或授權(quán)不清的單位和個人不得與之訂立合同。 第七條 每一合同文本上或留存我公司的合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號等。第八條 合同對方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準(zhǔn)確。部首部分，注意：寫明合同當(dāng)事人的全稱、簽約時間和簽約地點。正文部分，注意：產(chǎn)品名稱應(yīng)具體寫明牌號、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號、

3、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責(zé)應(yīng)具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應(yīng)明確；價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導(dǎo)價、市場調(diào)節(jié)價；違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。結(jié)尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章（公章或合同專用章），不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明合同有效期限。第九條 簽訂框架合同的，應(yīng)在框架合同中寫明合同標(biāo)的、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等，具體的交期、數(shù)量、價格應(yīng)根據(jù)實際情況在訂單上約定，訂單為框

4、架合同的組成部分。如沒有簽訂框架合同，訂單就是一份完整的合同，應(yīng)具備合同的內(nèi)容并參照本制度的規(guī)定進行簽訂、審查。第十條 簽訂框架合同后，每一筆訂單的條款內(nèi)容應(yīng)明確，具體應(yīng)符合如下要求：1、雙方企業(yè)全稱；2、交期；3、聯(lián)系人及聯(lián)系電話；4、規(guī)格、數(shù)量、價格；5、提貨、送貨、收貨地點詳實；6、訂單字跡清楚，訂單模糊的，應(yīng)立即通知對方重新回傳；7、不得涂改訂單，如內(nèi)容有變化，應(yīng)重新簽訂；8、對方該公章確認或回傳，如是業(yè)務(wù)人員簽名確認的，必須有授權(quán)委托書。第十一條 合同采用公司固定合同文本的：所有條款均沒有改變的，業(yè)務(wù)人員在合同評審表（樣本符合）及合同書上簽字后申請蓋章；個別條款改動或者補充的，須相關(guān)

5、部門審查，在合同評審表簽署意見后申請蓋章。第十二條 合同采用非本公司固定合同文本的：簽訂第一筆合同時，各部門根據(jù)本制度結(jié)合具體內(nèi)容認真審查，并在合同評審表簽署意見后申請蓋章；各部門對先行合作合同認可的，新合同只是涉及數(shù)量變化，業(yè)務(wù)人員在合同評審表（樣本符合）及合同書上簽字后申請蓋章。第十三條 合同文本擬定完畢，憑合同評審表按規(guī)定的流程由經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)部門經(jīng)理、法律部門、財務(wù)部門等職能部門負責(zé)人和總經(jīng)理審查核準(zhǔn)，全部簽署意見后方可申請加蓋公章或合同專用章。第十四條 集團公司對合同實行“統(tǒng)一管理、分職負責(zé)”的原則，各部門合同管理職能劃分如下：1、業(yè)務(wù)部門職責(zé)：對合同相對人進行資信調(diào)查、資格審查；進行

6、商務(wù)談判；起草和審查對方提出的合同草案；審查、取得對方的簽約文件；取得授權(quán)委托書簽訂合同；履行合同評審手續(xù)；合同履行跟進；合同糾紛報告；處理或協(xié)助處理合同糾紛；指定專人對所承辦合同進行登記、備案管理等。2、管理部職責(zé)：對合同印章（公章及合同專用章）統(tǒng)一保管；審查要簽署文件是否完備；收取已簽訂合同原件，留存復(fù)印件原件交財務(wù)（如有多份原件，留存原件）；對已簽訂合同簽訂日期、合同名稱、合同編號、當(dāng)事人名稱等情況登記、備案。3、法務(wù)部職責(zé)：負責(zé)參與重大合同的商務(wù)接觸、商務(wù)談判、合同起草及簽約工作；對各類合同的簽訂、履行、變更、解除進行審查、監(jiān)督；負責(zé)重大合同糾紛和需經(jīng)訴訟、仲裁的合同糾紛的處理。4、財

7、務(wù)部職責(zé)：對簽訂合同的財務(wù)風(fēng)險進行審批；合同簽訂后，對合同原件統(tǒng)一存檔管理，保管期限3年；對已簽訂合同進行登記、建檔、統(tǒng)計等工作。5、公司總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。第十四條 合同審查的要點主要有三個方面：1.合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定；當(dāng)事人的意思表地是否真實、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。2.合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3.合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的

8、經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。第十五條 合同審批程序如下：1、流程。法人委托人或業(yè)務(wù)人員在授權(quán)范圍內(nèi)對外簽訂合同，應(yīng)將合同初稿及有關(guān)資料、附件和合同評審表（一式二份），交業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，交法務(wù)部門審查批準(zhǔn)，交財務(wù)部門審查批準(zhǔn)，需報總經(jīng)理審批的，轉(zhuǎn)交總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、審核。對送審的合同，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限，由主管人或有關(guān)人認真審閱，必要時可進行調(diào)查研究，最后作出：批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)；通知申報單位補報材料或進一步談判。（應(yīng)提出談判的具體要求和注意事項）。3、管理。流程中各審核意見簽署于合同評審表上，合同評審表作為合同審核過程中的記錄和憑證及合同初稿交由合同管理人

9、員留底，并及時歸檔，另一份合同評審表連同其他材料發(fā)還申報單位，由承辦人按批準(zhǔn)的意見辦理。上述審批程序，一般為1-3天。特殊情況，經(jīng)批準(zhǔn)或授權(quán)的可不受審批程序的約束。第三 合同的簽訂第十六條 合同相對方為單位的，其人員在與我公司簽訂合同時，應(yīng)將經(jīng)其法定代表人簽字并加蓋單位公章后的書面授權(quán)委托文件原件交由我公司經(jīng)辦人員審核留存。同時必須提供如下資料：1、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2、稅務(wù)登記證3、法定代表人或負責(zé)人身份證復(fù)印件第十七條 合同相對方為個人的，在與我公司簽訂合同時應(yīng)將其簽字并捺手印的的身份證明復(fù)印件交由我公司經(jīng)辦人員審核留存。第十八條 公司對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委

10、托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責(zé)，對本職工作負責(zé)，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。超越代理權(quán)限和非法委托人均無權(quán)對外簽約，但經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)的例外。 第十九條 合同內(nèi)容必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項目等），數(shù)量和質(zhì)量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第二十條 對外訂立的合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我公司才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我公司簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理特批。第二十一條 簽訂合同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見后簽約。合同蓋章

11、生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。 第二十二條 任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許假公濟私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。第四節(jié) 合同的履行第二十三條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行或全面履行。第二十四條 業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳，每一合同設(shè)一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記。 第二十五條 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗

12、收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。第二十六條 各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及簽約人應(yīng)隨時了解、掌握經(jīng)濟合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。否則，造成經(jīng)濟合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。 第二十七條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。第二十八條 合同履行過程中涉及工程施工、服務(wù)合同中對方管理人員、重要技術(shù)人員的任命、變更的，經(jīng)辦人及部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ剿魅〖由w公章的書面任命、變更文件。第五節(jié) 經(jīng)濟合同的變更、解除第二十九條 在合同履行過程中，如實際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更

13、、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，從維護本企業(yè)合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。第三十條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)職能部門負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可實施。 第三十一條 我公司變更、解除合同的通知或雙方的變更、解除補充協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。 第三十二條 有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知后必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報并通知法務(wù)部門。 第三十三條 對于變更、解除合同雙方未達成一致意見的，原合同仍有效，對我方有利的，可繼續(xù)履行；對我方不利的，可暫停履行。雙方達成一致意見的，可按變

14、更、解除后的協(xié)議執(zhí)行。第三十四條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分，與原合同有同樣法律效力，納入本制度規(guī)定的管理范圍。合同變更后，合同編號不予改變。 第六節(jié) 合同糾份的處理 第三十五條 合同在履行過程中發(fā)生糾份的，應(yīng)按合同法等法規(guī)和本制度規(guī)定妥善處理，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。 第三十六條 合同糾紛由簽約部門或企業(yè)負責(zé)處理。涉及內(nèi)部幾個企業(yè)的，可以協(xié)商或由公司確定一個企業(yè)為主負責(zé)修理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責(zé)到到底。 第三十七條 因?qū)Ψ?/p>

15、責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛應(yīng)盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，合理解決。第三十八條 提請?zhí)幚砗贤m紛的程序是：承辦人填寫糾紛處理登記表，按本制度規(guī)定報批，審批單位可依據(jù)情況作出決定：由上報單位負責(zé)處理；由法務(wù)部門負責(zé)處理。合同糾紛的提出，加上與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。第三十九條 法務(wù)部門對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門或人民法院依法處理。第四十條 凡由法務(wù)部門處理的合同糾紛，有關(guān)企業(yè)必須主動提

16、供下列證據(jù)材料（原件或影印件）：1.合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表等；2.關(guān)貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3.貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)財目；4.產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報告；5.有關(guān)違約的證據(jù)材料；6.其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第四十一條 對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，或法律生效調(diào)解書、仲裁書，各部門應(yīng)由專人負責(zé)該文書的履行。對于對方未在規(guī)定期間內(nèi)履行的，承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門匯報。 第四十二條 合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。第七節(jié) 合同的管理第四十三條 公

17、司法定代表人決定法人委托人的人數(shù)、權(quán)限并頒發(fā)法人委托書。法定代表人可根據(jù)實際情況分別作出：授權(quán)范圍、變更授權(quán)、撤銷授權(quán)等決定。第四十四條 法人委托人的主要職責(zé)是：1.在授權(quán)范圍內(nèi)負責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；2.對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責(zé)；3.對須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負責(zé)；4.對所簽合同的全面履行具體負責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報、并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負責(zé)處理好或協(xié)助有關(guān)部門處理好；5.負責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應(yīng)立即將資料上交歸檔。第四十五條 法人委托證書應(yīng)妥善保管，防止遺失。不準(zhǔn)將法人委托證書轉(zhuǎn)借他人或用作其他證明，法人委托人工作調(diào)動時，應(yīng)向所在企業(yè)交銷其法人委托證書。第四十六條 簽訂合同專用章制度。公司及下屬保企業(yè)對外簽訂合同所加蓋的印章，除各企業(yè)的公章外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準(zhǔn)代替使用。合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)的范圍使用，不準(zhǔn)混用、代用或借用。第四十七條 公司相關(guān)部門必須認