銷售發(fā)貨業(yè)務流程

1、銷售發(fā)貨業(yè)務流程目的為了更好地促進訂單執(zhí)行工作，進一步提高發(fā)貨效率，特此制定本流程。適用范圍適用于公司對外的銷售業(yè)務，從敲定銷售訂單到客戶收到貨物后的整個過程 管理。部門職能營銷中心：負責訂單處理和內(nèi)外協(xié)調的業(yè)務部門，包括市場部、內(nèi)貿(mào)部、外 貿(mào)部、采購部，由營銷總監(jiān)統(tǒng)一管理運作。計財中心：負責銷售過程中的貨款查驗、發(fā)票、帳務處理，由財務總監(jiān)和各 駐廠財務會計組成。生產(chǎn)中心：負責產(chǎn)品的生產(chǎn)、包裝、儲存、質量、以及安全裝車。物流中心：負責貨物的安全運輸、調配、貨物單據(jù)以及XX庫管理。步驟合同業(yè)務談判：業(yè)務員收到客戶詢盤后，參照公司基價，結合公司相關規(guī)定給 客戶報價，確定合同具體事項，直至確定合同各

2、項條款。合同審批，業(yè)務員將商定的合同各項條款報領導審批，按照基價要求，逐 級審批，通過后提交銷售產(chǎn)品訂單。合同制作與確認：內(nèi)貿(mào)業(yè)務：業(yè)務員向市場部合同專員提交銷售產(chǎn)品訂單，由其制作、傳真， 保存合同，合同確認后通知業(yè)務員制作內(nèi)部訂單；外貿(mào)業(yè)務：業(yè)務員在訂單獲得批準后，制作、傳真合同，由單證部審核后監(jiān) 督執(zhí)行并保存合同，合同確認后業(yè)務員制作內(nèi)部訂單。合同執(zhí)行:執(zhí)行合同過程中，所有經(jīng)手人員不得直接更改已經(jīng)生效的合同。內(nèi)部訂單受理a）內(nèi)部訂單分發(fā)步驟，業(yè)務員根據(jù)合同各項條款填寫內(nèi)部訂單，市 場部合同專員/外貿(mào)部內(nèi)勤據(jù)知權范圍，將內(nèi)部訂單分為四式八聯(lián)，發(fā)給 送各部門相關負責人，步驟入下：物流中心一一物

3、流經(jīng)理和物流內(nèi)勤物流內(nèi)勤根據(jù)內(nèi)部訂單制作發(fā)貨明細給駐廠物流調度。若是涉及到XX倉庫發(fā)貨，物流經(jīng)理要和營銷總監(jiān)助理溝通發(fā)貨事宜，開具內(nèi)部貨物調配 單給工廠及時備貨。生產(chǎn)中心一一工廠客服、生產(chǎn)調度和廠長，質量部，工廠客服根據(jù)內(nèi)部訂單的要求和先后順序排定貨物發(fā)貨順序并查款制作 發(fā)貨通知單；生產(chǎn)調度和廠長按照內(nèi)部訂單要求安排生產(chǎn)。質量部在產(chǎn)品入庫和發(fā)貨裝車前按照內(nèi)部訂單查驗貨物是否符合客戶要 求。計財中心一一駐廠會計按照內(nèi)部訂單查款，開具發(fā)票、出庫單。營銷中心一一營銷總監(jiān)和總監(jiān)助理。如果有貿(mào)易產(chǎn)品采購由營銷中心采購部和外貿(mào)部采購組統(tǒng)一配合執(zhí)行。在準備發(fā)貨期間，若遇到客戶臨時取消合同，業(yè)務員在經(jīng)過部門經(jīng)

4、理同意后， 第一時間通知工廠客服取消訂單，并以紅色訂單沖銷原訂單，該訂單號不得取消。b）貨款及交易風險管控第一、內(nèi)貿(mào)預付款合同，由財務內(nèi)勤通知工廠客服到帳情況，內(nèi)貿(mào)貨到付款 合同，財務內(nèi)勤要核對該客戶以往是否欠款，欠款有無惡意拖延現(xiàn)象，提交賬 齡分析報表，給營銷中心判斷，由部門經(jīng)理及營銷總監(jiān)審批是否同意發(fā)貨。第二、外貿(mào)預付款合同，由單證查款到帳情況，并通知財務和業(yè)務員，非預 付款合同，由單證提交應收賬款情況，通知業(yè)務員催款，有付款風險的客戶，必 須經(jīng)過營銷總監(jiān)同意方可發(fā)貨。III.發(fā)貨作業(yè)1生產(chǎn)備貨：在生產(chǎn)中心收到內(nèi)部訂單之后，生產(chǎn)調度按照訂單 要求統(tǒng)籌安排生產(chǎn)，貨物生產(chǎn)包裝入庫之后，倉庫庫管

5、要及時通知工廠客服， 在遇到供貨緊張時要和營銷中心總監(jiān)溝通，排定貨物生產(chǎn)備貨的先后順序， 如果計劃停產(chǎn)或者突發(fā)停產(chǎn)要及時通知營銷中心各部門知曉；XX倉庫備貨：由物流經(jīng)理和營銷總監(jiān)助理合議，確定XX倉庫備貨明細，由單 證部副經(jīng)理開具XX庫貨物調撥通知單給工廠倉儲客服，客服開具XX庫 備貨通知單，一式四聯(lián)分別為存根、物流、倉庫、生產(chǎn)，交相關部門，依據(jù)本 發(fā)貨流程發(fā)貨到XX庫。貨到XX庫之后，由XX庫負責保管出庫。XX庫出 庫：根據(jù)物流經(jīng)理及營銷助理決定，由XX庫發(fā)貨給客戶時，由工廠客服開具發(fā) 貨通知單注明XX庫發(fā)貨，一式三聯(lián)，分別為存根、財務、物流（XX庫）， 將物流聯(lián)通過傳真、或郵件、或掃描形式

6、通知XX庫出貨，財務開具出庫單 交倉庫登記臺帳。涉及到液體產(chǎn)品糠醇糠醛虧庫的問題，參照公司的虧漲稱處理 規(guī)定處理。2 XX庫作為公司二級庫，既XX倉庫等同于工廠倉庫，具體發(fā)貨流程 按本發(fā)貨流程規(guī)定操作。3工廠發(fā)貨：確認發(fā)貨內(nèi)貿(mào)貨物內(nèi)貿(mào)款到發(fā)貨客戶，工廠客服根據(jù)駐廠財務的到款通知，結合內(nèi) 部訂單之要求，事前確認倉庫存貨情況，并且和業(yè)務員聯(lián)系，若具備發(fā)貨 條件則確認發(fā)貨；若是內(nèi)貿(mào)貨到付款客戶，則工廠客服只需按照內(nèi)部訂單 之要求，事前確認倉庫存貨情況，并且和業(yè)務員聯(lián)系，確認發(fā)貨。外貿(mào)貨物工廠客服根據(jù)單證部的入貨通知/訂艙確認單，結合內(nèi)部訂單之 要求，事前確認倉庫存貨情況，并且和業(yè)務員聯(lián)系，若具備發(fā)貨

7、條件則確認 發(fā)貨；通知發(fā)貨工廠客服開具發(fā)貨通知單給工廠物流調度員找車，同時將發(fā)貨通 知單給財務和倉庫各一份，財務作為開具出庫單的依據(jù)，倉庫作為備 貨的依據(jù)。車到廠后，再開具發(fā)貨程序和收貨確認單給物流調度， 并通知業(yè)務員發(fā)貨和預計到貨時間。同時，客服在裝車前通知財務開具出 庫單交倉庫。物流執(zhí)行物流調度在收到發(fā)貨通知后找車，確定運輸車輛后結合物流內(nèi)勤給 的發(fā)貨明細和司機簽訂運輸協(xié)議，同時開具裝車單、運費結算 憑證，合并將收貨確認單、其他票據(jù)或者物件一起交給司機，要求司機 按內(nèi)部訂單要求送貨，并監(jiān)督車輛送貨貨途中的交貨情況。貨物裝車倉儲部經(jīng)過核對出庫單與裝車單無誤后，按裝車單要求裝 車；貨物監(jiān)裝過程

8、由質量部、物流調度及司機一起執(zhí)行。質量部按照內(nèi)部 訂單之要求查驗質量是否符合，不符合則必須征求業(yè)務員意見再做不合格 處理。物流調度和司機必須指導裝卸工裝車，同時負責核對產(chǎn)品包裝和數(shù)量， 出廠數(shù)量不對，工廠概不負責。貨物出庫、出廠及送達物流調度帶領司機一起到倉庫，憑裝車單和發(fā)貨程序到倉庫裝 車；倉庫庫管查驗單據(jù)后裝車，裝車完畢，倉庫庫管在裝車單上簽章， 其中一聯(lián)作為出門證給司機出廠，每天早晨9點前財務收回出門證并核 對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時處理；貨物按規(guī)定送抵客戶后，司機要返回收貨確認單 給工廠客服留存，運費結算憑證則由客服簽章后交給物流結算運費。4外貿(mào)貿(mào)易產(chǎn)品發(fā)貨，合同簽訂后，貿(mào)易產(chǎn)品采購組按照合同要

9、求進 行采購，若是我司原材料則按照發(fā)貨流程執(zhí)行。純貿(mào)易產(chǎn)品，如果需要我司 自行倒包和貼嘜頭，則按照發(fā)貨流程，將貨物拉至我司倉庫（XX倉庫）按 合同要求處理。貿(mào)易產(chǎn)品可以直接發(fā)港口的合同，由外貿(mào)業(yè)務員和單證操作 進行操作，具體流程參照單證業(yè)務流程5外貿(mào)發(fā)貨詳細流程補充5.1）外貿(mào)部單證訂艙、準備單據(jù)5.1.1）據(jù)付款方式不同，如L/C付款，需要催證、審證、改證。）訂艙訂好船后，傳訂艙委托書給貨代。）準備單據(jù)去外管局申領核銷單，海關購買報關委托書出口報關單，如是危 險品去商檢局辦理危包證，如是法撿產(chǎn)品還要領取換證憑條，據(jù)客戶要求 在商檢局辦理重量證品質證產(chǎn)地證，或者貿(mào)促會辦理一般產(chǎn)地證。 自己制作

10、發(fā)票、裝箱單。5.1.4）危險品申報、報關將核銷單、報關委托書、出口報關單、發(fā)票、裝箱單、合 同、危包證、換證憑條寄與貨代進行危險品申報、報關。5.1.5 ）原材料采購采購部據(jù)訂單及生產(chǎn)計劃采購原材料。5.2 ）物流中心發(fā)貨外貿(mào)部單證收到入貨通知單后，傳給工廠客服，簽發(fā)發(fā)貨程序，駐 廠財務開具出庫單，倉庫出貨，駐廠運輸調度確定運輸車輛，并與之簽訂運 輸合同，質量部監(jiān)裝，合格后準予出廠，車輛拿出門證出廠。由營銷總監(jiān)或助理決定是否在XX倉庫備貨。車輛運往XX倉庫或危險 品倉庫。5.3）集港、結關在結關前進行危險品申報、報關。5.4）海運在船開之前外貿(mào)部單證確認提單，如貿(mào)易術語是CIF需要投保。船開

11、之 后，給客戶發(fā)裝船通知，貿(mào)易術語是FOB，CFR的，通知客戶投保。5.5）外貿(mào)部單證交予單據(jù)將各種單據(jù)據(jù)付款方式的不同郵寄單據(jù)或交銀行。如付款方式是電匯、 T/T預付，提單副本，全額預付，電放將單據(jù)郵寄客戶，如付款方式是L/C，D/P， D/A，CAD，OA將單據(jù)交予銀行。5.6）客戶清關5.7）客戶驗貨驗收合格，入庫，不合格，進入投訴處理程序。5.8）客戶付款據(jù)付款方式不同付款。5.9）核銷、退稅銀行收到款后，出具記帳聯(lián)供財務下賬，核銷聯(lián)供核銷用，核銷前需要 銀行在海關退下來已用核銷單上面批注到款日期，金額和蓋章。拿核銷單、出口報關單、發(fā)票和核銷聯(lián)去外管局核銷。核銷完畢后，拿核銷單的核銷聯(lián)

12、、出口貨物報關單黃聯(lián)、發(fā)票交予財務申請 退稅，收到退稅款后出口手續(xù)完畢。五.單據(jù)5.1、銷售產(chǎn)品訂單此單一式一聯(lián)，由業(yè)務員填寫，按規(guī)定經(jīng)過內(nèi)部逐層審批同意之后，內(nèi)貿(mào)提 交給市場部合同專員制作合同，此單由市場部留存。外貿(mào)提交給單證部合同專員制作合同，此單由單證部留存樣式銷售產(chǎn)品訂單年 月 日客戶名稱產(chǎn)品名稱產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品數(shù)量產(chǎn)品包裝價格出廠價到貨價付款方式交貨期限開票情況口增值稅發(fā)票口普通發(fā)票運輸要求備注業(yè)務員：主管：領導復核：5.2、內(nèi)部訂單合同確立之后，當天由業(yè)務員填寫，統(tǒng)一交給內(nèi)貿(mào)內(nèi)勤或者外貿(mào)內(nèi)勤，分發(fā) 給各職能部門，本單四式八聯(lián)，一聯(lián)給物流經(jīng)理和物流內(nèi)勤確認留存，二聯(lián)給駐 廠財務會計確認留

13、存，三聯(lián)給生產(chǎn)廠長和調度確認留存，四聯(lián)給工廠客服、營銷 總監(jiān)及總監(jiān)助理確認留存。物流中心，物流經(jīng)理和物流內(nèi)勤，物流內(nèi)勤再根據(jù)內(nèi)部訂單給駐廠物流調度 出具發(fā)貨明細一份，此單只注明物流須知的信息；生產(chǎn)中心，生產(chǎn)廠長和調度各一份，由他們組織生產(chǎn)；計財中心，駐廠會計一份，只留財務須知。工廠客服，銷售總監(jiān)、銷售總監(jiān)助理，各一份，此聯(lián)是內(nèi)部訂單的全部信息。詳見附件1內(nèi)部訂單5.3、發(fā)貨通知單由工廠客服開具，目前是包裝通知單，、財務、倉庫，作為貨物生產(chǎn)和儲備之憑據(jù)式四聯(lián)，一聯(lián)存根，二聯(lián)財務確認并留存，三聯(lián)生產(chǎn)確認并留存，四聯(lián)倉庫留存如下附件發(fā)貨通知單訂單號：編號貨物名稱發(fā)貨日期到貨地點總數(shù)量（噸）桶的數(shù)量（

14、只）包裝物 類別包裝規(guī) 格（kg）備注：物管部：請按下列要求安排車輛包裝裝車通知人：日期：年 月曰一聯(lián)：存根黑色二聯(lián)：物流紅色 三聯(lián)：倉庫綠色四聯(lián)：財務藍色5.4、發(fā)貨程序由工廠客服開具，作為物流裝車及送貨的憑證，并具備對倉庫的提貨憑證之功能，一式兩聯(lián)，給物流一份，留存一份。如下附件：發(fā)貨程序（內(nèi)貿(mào)）序號：客服：貨物名稱： 訂單號：數(shù)量：包裝：標簽：發(fā)貨時間：物流部： 車號：，司機：，聯(lián)系方式：。 物流公司：，聯(lián)系方式：。經(jīng)辦人:倉庫： 出貨數(shù)量：噸，件數(shù)。 運輸車輛狀。經(jīng)辦人：質量部： 經(jīng)抽查貨物的質量和數(shù); 是否有標簽,如果有標簽，粘貼是否規(guī)整牢固； 出運貨物的包裝物是否合格； 運輸車輛是

15、否合格;經(jīng)辦人：司機： 清點所裝貨物的件數(shù);檢查有無破損的包裝件 有關注意事項是否清；經(jīng)辦人：5.5、裝車單由物流中心駐廠物流調度開具，明確承運車輛裝貨數(shù)量和產(chǎn)品情況，一式三 聯(lián)，留存一聯(lián)，倉庫一聯(lián)，門崗一聯(lián)。XXX有限公司裝車單產(chǎn)品名稱編號包裝數(shù)量車輛訂單號簽章主管人： 經(jīng)辦人:一聯(lián)：存根黑色二聯(lián)：倉庫紅色 三聯(lián).出門證證綠色5.5、出庫單由駐廠財務會計開具，式三聯(lián)，分別給工廠客服，倉庫。財務作為記帳與查驗貨款的憑據(jù)。出 庫 單貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量含稅價金額百十萬千百十元角分附注單位：年 月曰 訂單號:批準人單位經(jīng)辦人保管開票一聯(lián)：存根黑色二聯(lián)：財務紅色5.6、收貨確認單由工廠客服開具，注明

16、產(chǎn)品名稱，數(shù)量，包裝等基礎信息，一式三聯(lián)，客服 留存根一份，客戶留存一聯(lián)，司機帶回一聯(lián)回執(zhí)，確認客戶按質按量貨物收訖， 如果有隨車帶的單據(jù)、發(fā)票或者樣品也要在此單上注明。（尤其是貨到付款，或 者有賬期的客戶必須帶回回執(zhí)，以備不時之需，回執(zhí)返回工廠后由工廠客服妥善 保管）。收貨確認單收貨單位聯(lián)送貨地址聯(lián)系人及電話產(chǎn)品名稱規(guī)格數(shù)量包裝隨車票據(jù)回 執(zhí) （ 紅 色 ）注意事項：以上貨物及單據(jù)全部收到，或實際收到。收貨人簽字/蓋章：收貨日期：5.7、運費結算憑證由工廠物流內(nèi)勤開具，一式二聯(lián)，一聯(lián)物流存根，二聯(lián)承運方留存作為運費 結算憑證在財務結算運費，在貨物送抵客戶之后，帶回客戶回執(zhí)經(jīng)客服簽字確認 之后

17、，經(jīng)物流統(tǒng)一到財務領取運費。樣式如下收貨單位名 稱貨物名 稱裝貨數(shù)量（噸）運費金額（元）客服簽字實收數(shù)量（噸）:注：路途因運輸原因造成的損失，全部由運輸單位承擔。XXX有限公司XX分公司 運輸結算憑證運輸單位：車號：年 月曰制單人：提貨人:一聯(lián)：存根黑色二聯(lián)：結算紅色5.7、運輸協(xié)議由工廠物流調度和運輸司機簽訂，樣式如下:XXX有限公司貨物運輸合同為了提高貨運經(jīng)濟效益，明確承、托雙方的權利和義務，本著平等互利的 原則，經(jīng)雙方協(xié)商達成合同如下：甲方：貨主姓名 發(fā)貨單位 電話乙方：車主姓名 單位 身份證號電話 車號 發(fā)動機號 車架號駕駛員姓名住址電話駕駛員登記號一、貨物簡介:貨名單位數(shù)量里程（公里

18、）貨物總值合計總運費合計運費大寫：二、裝貨時間：年 月 日卸貨時間：年 月 日卸貨地址：如不能按時到達目的地，一切費用由承運方負擔。三、運費結算方式，四、運輸期間，住宿、過橋、過路、過渡費由乙方負責，油費由乙方負責。五、乙方在運輸過程中因事故或車證不全以及違章所造成的經(jīng)濟的損失， 由乙方承擔。六、如在運輸過程中貨丟失，雨淋損壞造成損失，乙方應全部賠償甲方貨 物損失價值。七、如單方違約造成的一切后果和經(jīng)濟損失，由違約方負責賠償。八、合同爭議解決方式：協(xié)商解決，協(xié)商不成時由甲方所在地法院管轄。九、本合同一式二份，雙方簽字生效，具有法律效力。甲方（簽章）乙方（簽章）5.8、XX庫貨物調撥通知單XX庫貨物調撥通知單編號：-填表時間：貨物名稱規(guī)格型號數(shù)量到貨時間包裝要求：嘜頭要求：貨物用途說明：備注說明：注意事項通知人：接收人：六.退/換貨6.1、退/換貨受理原則：貨物在合同異議處理期限內(nèi)，同時貨物按照物質 安全數(shù)據(jù)單的儲運要求操作，產(chǎn)品出現(xiàn)了不符合同規(guī)定的情況。6.2、處理：客戶提出退/換貨申請，經(jīng)過部門經(jīng)理審批通過，在市場部調查 之后，如確系符合公司退/換貨標準，如是質量問題，報請公司