產(chǎn)品檔案案卷整理規(guī)范

1、.PAGE ：.；產(chǎn)品歸檔文件整理規(guī)程案卷級 范圍 本規(guī)程規(guī)定了產(chǎn)品歸檔文件整理的根本要求、程序和方法。 本規(guī)程適用于普通產(chǎn)品歸檔文件的整理。 援用規(guī)范GBT一 科技檔案案卷構(gòu)成的普通要求DBT 工業(yè)企業(yè)文件資料整理規(guī)程 DBT一 工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式 定義. 產(chǎn)品歸檔文件 是指產(chǎn)品在方案決策、設計、試制、鑒定、消費等全過程中構(gòu)成的具有保管價值的文件。. 文件分類 是在文件搜集齊全的根底上，將文件按一定屬性逐項分開的過程。. 案卷 由互有聯(lián)絡的假設干文件組合而成的一種檔案保管單位。. 組卷 是將經(jīng)過分類的文件，按一定特征組成案卷的過程。. 案卷編目 是指固定保管單位內(nèi)文件陳列的順序和位置，提示

2、保管單位內(nèi)文件的內(nèi)容和成分的任務。. 檔號 檔案的編號。包括分類號、案卷順序號。 歸檔要求. 歸檔文件應完好、準確，簽署完備。. 歸檔文件應做到紙質(zhì)優(yōu)良，字跡明晰耐久。 文件鑒別. 文件完好性的鑒別。產(chǎn)品決策、設計、方案、鑒定、消費等階段構(gòu)成的文件應完好成套。歸檔文件的主要內(nèi)容見附錄A。. 文件準確性的鑒別。產(chǎn)品文件記載和反映的內(nèi)容，該當同產(chǎn)品開發(fā)的實踐過程相一致；藍圖與底圖一致；底圖與變卦單一致；藍底圖的更改符合有關(guān)規(guī)范要求。. 根據(jù)歸檔文件的利用價值確定其保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種。 文件分類陳列. 將歸檔文件按產(chǎn)品種類分開。. 將同一產(chǎn)品的文件，按決策、設計、試制、鑒定、

3、消費等階段分開。. 參照附錄A內(nèi)容及順序，對各階段歸檔文件進展系統(tǒng)分析，將不同性質(zhì)、不同構(gòu)造、不同專業(yè)、不同問題的歸檔文件，按程序、時間等順序陳列。. 文字文件普通按其所反映問題結(jié)合時間陳列。. 圖樣文件按圖樣目錄或圖號陳列，沒有圖樣目錄或圖號的，按其所反映對象的隸屬關(guān)系和有機聯(lián)絡陳列。 文件的組卷. 將歸檔文件按階段或構(gòu)造、性質(zhì)、問題、專業(yè)等組卷。 . 產(chǎn)品開發(fā)過程中構(gòu)成的管理性文件，歸入該產(chǎn)品文件組卷。. 產(chǎn)品文件的保管期限該當服從文件內(nèi)容的完好，即價值服從成套性。. 產(chǎn)品換代、改型后，應保管一套完好的基型產(chǎn)品文件，換代、改型產(chǎn)品可只保管更改部分的文件。. 開發(fā)新產(chǎn)品采用的規(guī)范圖、通用圖，

4、可不劃歸新產(chǎn)品文件保管，但該當在相應的目錄中標注所采用圖樣的稱號及編號。. 以技術(shù)轉(zhuǎn)讓、出賣成果為目的，以及研制單位不進展正常消費的新產(chǎn)品，其文件歸科研文件進展整理。 卷內(nèi)文件的整理. 卷內(nèi)文件普通文字在前，圖樣在后；批文在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；譯文在前，外文在后。. 規(guī)格較小的文件，應按內(nèi)容平行式或階梯式地托裱在克以上規(guī)范幅面的白紙上，并按自左至右、自上而下的順序在被托裱文件的右下角用阿拉伯數(shù)字自起編寫固定號。托裱紙的底部應加注“此頁共張標志。. 圖紙折疊為mmmm一致幅面，折疊方法采用“手風琴式，圖面朝里，標題欄外露。. 案卷需裝訂的文件，其左側(cè)裝訂部位應有

5、足夠的裝訂邊。凡能夠出現(xiàn)裝訂壓字景象的文件，應在裝訂部位托裱裝訂邊條。. 案卷采用不裝訂方式的文件，應先以每份文件或反映同一問題的文件為單位，按本規(guī)程的要求裝訂成件，然后在每件文件的右上角逐件加蓋檔號章，并按要求填寫有關(guān)內(nèi)容。檔號章式樣見。 編目. 編寫頁號. 案卷內(nèi)以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。頁號編寫位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁號順序均從“ 開場，用阿拉伯數(shù)字依次標注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號均從“ 起編寫。. 成套圖紙或印刷成冊的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不用重新編寫頁號。. 兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號。. 案卷封面、卷內(nèi)目錄、

6、備考表不編寫頁號。. 填寫卷內(nèi)目錄. 卷內(nèi)目錄格式見。. 順序號 用阿拉伯數(shù)字從起依次標注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號。. 文件題名 填寫文件標題全稱。. 文件編號 填寫文件的文號或圖號或產(chǎn)品型號。. 責任者 填寫文件的編制單位或主要責任者。. 日期 填寫文件的構(gòu)成日期。用八位阿拉伯數(shù)字填寫。如：年月日寫作。. 頁次 填寫文件在卷內(nèi)的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。用“首頁號末頁號表示。不裝訂的案卷填寫每份文件的頁數(shù)。. 卷內(nèi)目錄陳列在案卷文件的首頁之前。. 填寫備考表. 備考表格式見。 . 備考表要標明案卷內(nèi)文件的件數(shù)或頁數(shù)，以及在組卷和案卷運用過程中需求闡明的問題。. 備考表陳列在案

7、卷內(nèi)文件之后。. 填寫案卷封面. 案卷封面格式見。. 案卷題名 應簡明準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，普通應包括產(chǎn)品稱號或型號、組部件的代字、代號和稱號以及卷內(nèi)文件歸納內(nèi)容、文種。. 立檔單位 填寫卷內(nèi)文件的組卷或責任部門。. 起止日期 填寫案卷內(nèi)文件的起止日期。. 保管期限與密級按有關(guān)規(guī)定填寫。. 檔號 填寫檔案的分類號和案卷順序號。. 封面所用數(shù)字除案卷題名外，一概采用阿拉伯數(shù)字。. 案卷脊背的編制. 案卷脊背格式見。. 案卷脊背應填寫案卷題名及檔號。案卷題名采用豎寫方式自左至右書寫。 案卷或文件的裝訂. 撤除案卷內(nèi)文件上易銹蝕的金屬物。. 裝訂資料應選用線繩或不銹鋼等不易銹蝕的資料。. 用線繩

8、裝訂的案卷及不裝訂案卷內(nèi)的文件采用三孔一線裝訂法，裝訂位置在案卷或文件左側(cè)中部，距左端mm，裝訂長度mm，結(jié)頭系在案卷內(nèi)側(cè)或文件反面。附錄A產(chǎn)品歸檔文件范圍序號基 本 范 圍保管期限計 劃 決 策 階 段.調(diào)查研討()市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、調(diào)查、預測報告、調(diào)研綜合報告短期()技術(shù)、經(jīng)濟可行性研討報告長期.決策()開展建議書、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同 永久()專題分析報告、專題會議紀要長期()研制方案、方案、方案論證報告長期設 計 階 段.產(chǎn)品研討、設計方案長期.技術(shù)經(jīng)濟初步評價長期.研討實驗大綱、實驗報告長期.產(chǎn)品設計規(guī)范永久.技術(shù)設計闡明書長期.產(chǎn)品設計圖樣長期.專題技術(shù)請示報告長期.

9、設計評審報告長期試 制 階 段.試制()試制方案、方案、規(guī)程、報告永久()工藝研討報告、工藝總體方案論證永久()試制工藝流程、工藝規(guī)范長期()試制工藝文件和工藝配備文件長期()工藝評審報告長期()試制運轉(zhuǎn)記錄、化驗記錄長期()試制過程紀要長期()原資料與半廢品、廢品檢驗方法同意書長期()理化分析報告、化學配方、化學反響式、計算公式長期()技術(shù)規(guī)范協(xié)議試制質(zhì)量分析報告長期()專題會議記錄、紀要、決議及合理化建議長期()艱苦缺點分析和排除措施報告長期()試制總結(jié)報告永久.實驗()實驗方案、方案、規(guī)程永久()實驗所需儀器與設備清單長期()實驗分工程記錄長期()實驗原始數(shù)據(jù)與資料永久()實驗分析報告長

10、期()實驗分項小結(jié)短期()實驗總結(jié)報告永久.鑒定()鑒定懇求報告及批復永久()試制、實驗鑒定大綱永久()成套設計文件長期()規(guī)范化審查報告長期()可靠性實驗情況報告長期()產(chǎn)質(zhì)量量和技術(shù)經(jīng)濟分析報告短期()技術(shù)鑒定資料懇求批復、評價資料、會議紀要永久()設計定型報告、證書永久()試用或試運轉(zhuǎn)報告長期()鑒定驗收書永久生 產(chǎn) 階 段.小批消費()小批消費方案、方案短期()小批消費工序工程才干分析報告長期()關(guān)健件、重要件、關(guān)健工序的質(zhì)量控制及檢測報告長期()原料鑒定卡片、配用設計表長期()歷次更改與補充的設計及工藝文件和更改通知單長期()小批消費總結(jié)報告、小批消費鑒定書永久()產(chǎn)品設計評審報告長

11、期()產(chǎn)品研制完成報告 長期()產(chǎn)品答應證、合格證、運用闡明書、裝箱單、產(chǎn)品引見、樣本長期.批量消費()懇求正式投產(chǎn)報告、批復、通知永久()消費技術(shù)與操作規(guī)程、平安消費規(guī)程、產(chǎn)品檢驗規(guī)范永久()技術(shù)規(guī)范國際、國家、部、企、內(nèi)標永久()規(guī)范編制闡明、審批書及修正、修訂的通知永久()消費定型構(gòu)造、配方設計文件永久()工藝文件A工藝方案工藝設計表與設計卡、配方卡長期B工藝規(guī)程工藝流程卡、工藝卡、工序卡、調(diào)整卡、技術(shù)檢查卡、毛坯圖、工藝守那么長期C管理用工藝文件道路圖、明細表、主要資料工藝耗費定額、工時定額匯總表、工藝總結(jié)、工藝文件總目錄長期()工藝作業(yè)指點書、工藝闡明書長期()工藝配備文件、圖樣刃具、夾具、量具、模具圖、闡明書長期()產(chǎn)品改良與更新建議書、合理化建議、QC成果長期()產(chǎn)質(zhì)量量技術(shù)攻關(guān)會議記錄、紀要和成果長期()艱苦質(zhì)量事故分析、質(zhì)量異議處置結(jié)果長期()各種操作記錄、產(chǎn)品檢驗報告單長期()產(chǎn)品特性重要度分級長期()技術(shù)條件長期()明細表、匯總表、產(chǎn)品目錄長期()專利登記表、專利證書等資料永久