合肥學院外事類檔案工作規(guī)范

1、.PAGE ：.；合肥學院外事類檔案任務規(guī)范為了提高我院外事類檔案以下簡稱外事檔案的質(zhì)量和管理程度，充分發(fā)揚外事檔案在學院對外交流、教學、科研活動中的作用，并為考核外事管理檔案任務提供根據(jù)，根據(jù)，國務院同意的，國家檔案局，原國家教委、等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實踐情況，特制定本規(guī)范。一 外事檔案的搜集和歸檔、確定外事檔案歸檔范圍的原那么歸檔的外事管理和外事活動中構(gòu)成的文件資料，必需對本院和社會當前與長久具有參考價值和憑證作用。歸檔的外事文件資料必需反映外事管理、外事活動的全過程，保證其完好、準確、系統(tǒng)。歸檔的外事文件資料必需遵照其自然構(gòu)成規(guī)律，堅持其有機聯(lián)絡，表達涉外任務的職能和特點。

2、、歸檔的主要內(nèi)容和重點歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出國、來校、任教、講學、進修、訪問、調(diào)查、參與國際會議、國際協(xié)作、留學生任務等方面。歸檔的重點是艱苦涉外和國際協(xié)作工程、留學生任務活動中構(gòu)成的不同載體的文件資料。本院人員在國外獲得證書、獎狀、獎章、獎品，可采取不同方式歸檔，或存復印、影印件、外國贈送學院的留念品、禮品，有保管意義的，應歸檔，不宜長期保管的可存影印件或清單。、不歸檔的資料上級關于外事任務普發(fā)不專指本院、不辦的文件；未定稿的各種文件；未生效的合同、協(xié)議書；無查考利用價值的普通性、暫時性函件；重份文件，院內(nèi)各單位發(fā)來的文件；與院外單位交換來的資料；、構(gòu)成積累學院外事處是學院外事管理部

3、門、涉外教學、科研文件資料的歸口部門，在來院、出國境、國際協(xié)作、國際會議活動終了后，擔任將院此項任務有關的單位構(gòu)成的各種外事文件資料，搜集、匯總、整理組卷件，按規(guī)定向院綜合檔案室移交。歸檔的外事文件資料，必需用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、圖樣明晰。外事文件資料普通歸檔一份，重要活動和經(jīng)常運用的應酌加副本。凡出國境學習、訪問、調(diào)查、講學、參與國際會議的人員，應在歸國后將在國境外各項活動中構(gòu)成的資料交給外事處進展驗收后，出具證明，財務部門方可準予報賬結(jié)算，師資管理部門才準予報到上班。、整理組卷件根據(jù)外事文件資料的構(gòu)成規(guī)律以及內(nèi)容、價值、數(shù)量、密級和載體等實踐情況，堅持文件資料之間有機聯(lián)絡和便于查考利

4、用的組卷件原那么，以內(nèi)容為主，將每組外事文件資料進展整理組卷件。對來院、出國和國際協(xié)作、國際會議的文件資料，上級文件、請示、報告、上級批復與國外來往信函等預備階段資料，按年度分類組卷件，將國內(nèi)和國外活動期間構(gòu)成的資料及派出回國后的綜合資料按活動性質(zhì)分類組卷件，各階段密不可分的資料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批復在前，請示在后陳列。撤除每份文件中的金屬物，對破損的文件資料進展修補。每份文件用縫紉機裝訂后裝盒保管。聲像載體的資料、禮品實物，應堅持其原狀，另行專柜保管，檔號與文字資料一致。每份文件資料，按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只需有書寫文字，每面均為一頁，每件頁號均從開場，頁號位

5、置標在文件資料右側(cè)的下角。外事文件資料，以卷件為單位，在每卷件文件資料的右上角蓋上有單位稱號、檔號、件號的戳記章，逐項填寫。填寫卷內(nèi)目錄，歸檔的案卷必需填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄可打印或用鋼筆正楷填寫，字跡要工整、明晰，文面要整潔，不得涂改。每個案卷組成以后，都要填寫備考表，對文件資料的完好、準確的程度，損壞短少情況加以闡明，案卷內(nèi)文件資料需求變卦、修正時，由檔案管理人員隨時在備考表上注明。外事處要進展歸檔的鑒定任務，按規(guī)定提出每個案卷件內(nèi)部文件的保管期限和密級意見，經(jīng)外事處主管指點同院綜合檔案室協(xié)商后確定。、歸檔驗收移交檔案時交接雙方必需當面驗收，凡不符合要求者，檔案部門應回絕接納，要求限期矯正

6、。移交時填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份備查外事檔案在次年月底前歸檔。二 外事檔案的管理、分類編號按進展分類。每年一切外事檔案資料按先后順序編流水號，每年一個流水號。、編目每卷檔案脊背上貼上注有檔號的標簽，標簽下沿的位置間隔 底邊mm。打印外事檔案目錄，按歸檔部門及先后順序，以案卷件為對象填寫。仔細登記外事檔案分類目錄。、排架、保管按檔號順序排架。按執(zhí)行。、鑒定和銷毀按執(zhí)行。三 外事檔案的開發(fā)利用、大力開發(fā)利用外事檔案，為提高本院教學、科研程度及社會效益和經(jīng)濟效益效力。、借閱按執(zhí)行。、咨詢效力、指點交流指點利用者運用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。了解和掌握本單位外事活動形狀，

7、定期編制外事檔案匯編和編輯參考資料，積極為利用者提供效力。結(jié)合本單位管理現(xiàn)代化的進程，發(fā)明條件，逐漸運用計算機進展外事檔案檢索，提高開發(fā)利用外事檔案的才干。四 外事檔案任務崗位責任制、分管外事任務的院指點職責組織學習貫徹及有關檔案任務的方針政策，把外事檔案任務列入分管任務方案中。定期檢查和研討處理外事檔案任務中存在的實踐問題。、與外事活動有業(yè)務聯(lián)絡的各部門指點職責注重和健全有關的管理制度，確保外事檔案任務全面納入本部門任務之中，并仔細執(zhí)行。按本部門外事業(yè)務活動的程序、方式、積累搜集外事文件資料，在任務終了后，將資料聚集、檢查，送院綜合檔案室歸檔。、學院外事處指點職責制定和健全外事任務管理制度，

8、確保外事文件資料的構(gòu)成積累，將外事檔案任務納入外事管理之中，并監(jiān)視與外事活動有業(yè)務聯(lián)絡的各部門執(zhí)行。指點本部門兼職檔案人員的任務，關懷其任務條件的改善和任務素質(zhì)的提高。指點、監(jiān)視按外事活動的程序，將整個活動中構(gòu)成積累的外事資料整理組卷件，按期向本院檔案管理部門移交。指點外事檔案的鑒定任務。、外事辦公室兼職檔案員職責在部門擔任人的指點下，做好外事檔案資料的平常積累任務。會同部門指點，檢查與外事活動有關單位交來的外事文件資料能否完好、準確、系統(tǒng)，經(jīng)檢查合格后再辦理移交手續(xù)。將搜集、積累的外事文件資料。整理組卷件、裝訂，做到組卷件合理、編目清楚、標題準確、裝訂整齊、并及時向院綜合檔案室歸檔。完成學院

9、檔案部門委托辦理的其他有關義務。、學院檔案部門職責根據(jù)國家有關檔案任務的政策、法規(guī)，制定本院外事檔案任務的各項管理制度。監(jiān)視、指點、檢查、協(xié)助外事部門做好外事文件資料的構(gòu)成、積累、整理、歸檔任務，檢查驗收外事檔案能否完好、準確、系統(tǒng)。擔任外事檔案的接納、保管、組織鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務任務。積極開發(fā)利用外事檔案資源，充分發(fā)揚其作用。遵守國家有關法規(guī)，保證外事檔案的平安。五 外事類檔案歸檔范圍和保管期限表綜 合序號類 目 名 稱保管期限上級關于外事任務的文件資料針對本院的需求長期貫徹執(zhí)行的長期需求短期貫徹執(zhí)行的短期本院外事任務規(guī)章制度、方案、總結(jié)、簡報等長期本院外事任務統(tǒng)計報表永久本院外事任務會

10、議資料長期出 國序號類 目 名 稱保管期限上級對出國人員的有關文件資料需求長期貫徹執(zhí)行的長期需求短期貫徹執(zhí)行的短期參與國際學術會議論文等資料長期投寄國外的學術論文長期出國人員調(diào)查、訪問資料長期出國講學、研討人員有關資料長期出國進修、留學獲得學位及研討成果論文和各類證書影印件長期本院教職工公費留學、因私出國探親懇求報告及同意資料長期本院選派出國與回國留學人員情況統(tǒng)計表及調(diào)查表長期本院參與國際競賽、競賽資料長期來 校序號類 目 名 稱保管期限上級約請、聘請外籍人士的方案、批復和來往函件長期外國黨政官員、各界人士來院觀賞訪問的文件資料長期外籍教師、專家、學者及友好人士來院講學的講稿、教材等資料永久來院進修、短期培訓研討的外籍人士有關資料長期國際競賽、競賽長期國際協(xié)作與會議序號類 目 名 稱保管期限中外協(xié)作院際交流協(xié)議、合同、工程紀要資料、備忘錄永久本院完成的國際協(xié)作工程、