合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

1、.PAGE ：.；合肥學(xué)院聲像載體類檔案任務(wù)規(guī)范為了提高我院聲像載體檔案以下簡稱聲像檔案任務(wù)的質(zhì)量和管理程度，有效地為學(xué)院任務(wù)效力，充分發(fā)揚聲像檔案在教學(xué)、科研、管理等任務(wù)中的作用，并為考核聲像檔案任務(wù)提供根據(jù)，根據(jù)，中共中央宣傳部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)的通知有關(guān)聲像檔案部門，及原國家教委公布等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實踐情況，特制定本規(guī)范。一 聲像檔案的搜集和歸檔、確定聲像檔案歸檔范圍的原那么歸檔學(xué)院各項活動中構(gòu)成的、或校外單位構(gòu)成的與本院有關(guān)的聲像載體資料，必需對學(xué)院和社會當前與長久具有參考價值和憑證作用。歸檔的聲像載體資料必需反映聲像制造活動的全過程，保證完好、準確、系統(tǒng)。歸檔的聲

2、像載體資料必需遵照其自然構(gòu)成規(guī)律，堅持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)絡(luò)，留意其成套性特點。、歸檔的主要內(nèi)容和重點歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制造任務(wù)和聲像載體資料三個方面，詳細范圍見附件一。歸檔的重點是本院各項活動中直接構(gòu)成的聲像載體資料，尤其是聲像載體資料的原件。、不歸檔的文件資料不能反映本院任務(wù)、活動的聲像資料；音響、畫面嚴重失真、內(nèi)容殘缺無運用價值的聲像資料；重份聲像資料。、構(gòu)成積累宣傳部、電教中心和其它聲像資料構(gòu)成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。立卷單位聲像工程擔任人、編導(dǎo)和其他制造人員，要按分工仔細作好制造記錄，整個任務(wù)終了后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本

3、。各單位兼職檔案員對搜集上來的聲像載體資料，按規(guī)定程序進展系統(tǒng)整理后向檔案部門移交。、整理組卷立卷原那么根據(jù)聲像文件資料構(gòu)成規(guī)律和多種載體的特點，分類組成保管單位。對單位聲像載體資料，要附以文字闡明，對同一載體多項內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號，既堅持聲像載體檔案的原始順序，又憑仗著錄，保證不同內(nèi)容的聲像資料具有獨立的運用性。立卷分類按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件資料和聲像載體資料。紙質(zhì)文件資料指綜合管理任務(wù)文件資料和制造工程的文件資料。聲像載體資料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。同一類型的聲像載體資料又可按幅

4、面尺寸再細分。立卷分工綜合管理資料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。制造工程文件資料和聲像制品，由制造工程單位或個人立卷歸檔。兩個以上單位共同制造的，由主辦單位立卷歸檔。外單位制造的反映本院活動的聲像載體資料，由檔案部門擔任征集或委托擔任搜集。歸檔資料的整理檢查歸檔的資料能否完好、準確、系統(tǒng)、配套、音響、畫面能否清楚，對有部分劃傷、斷裂者，應(yīng)及時修補、粘結(jié)，發(fā)霉、發(fā)潮的，要及時沖淡、風干。根據(jù)聲像載體資料的構(gòu)成規(guī)律，堅持其有機聯(lián)絡(luò)和便于查考利用的原那么，結(jié)合內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進展系統(tǒng)整理，組成保管單位。照片及底片要有文字闡明包括內(nèi)容、時間、地點、人物和制造者，其他載體方式要有

5、相應(yīng)的文字資料，包括完本錢來、定稿本、長度、時間、內(nèi)容簡介、顏色、密級、制造單位和人員等。聲像制造資料和聲像制品的檔號要與文字資料的檔號相互照應(yīng)，互記參見號。聲像制品的裝具，普通應(yīng)運用現(xiàn)有裝具。經(jīng)制造后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊、封套裝載。、歸檔驗收聲像資料構(gòu)成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向院檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。歸檔的聲像載體的文字資料，必需符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。綜合管理資料檔案時間普通為次年月份以前。聲像載體資料在完成制造后個月內(nèi)歸檔。二 聲像檔案的管理、分類編號按進展分類標引，給出檢索分類號。根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、特點、不同載體，編制用于

6、檔號的二級類目載體代號簡表。聲像類檔案檔號=年度號+聲像檔案分類型號+保管單位號方式如下：保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號依載體代號代碼流水。年度用聲像檔案構(gòu)成的自然年度。、編目檔案部門對接納的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號，也可另行在底邊毫米處貼上注有檔號的標簽。登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先后順序，以保管單位為對象填寫，并注明相應(yīng)的參見號。按照GB.編制題名，案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計算機采集卡運用。為方便查閱檔案，應(yīng)編制各種案卷目錄和專標題錄。、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計算機的數(shù)據(jù)庫中，在本院的信息系統(tǒng)建立后，按要

7、求與之聯(lián)網(wǎng)。、排架、保管按照不同類型、不同規(guī)格聲像載體分別編制的檔號排架。照片庫房堅持溫度，濕度%。其他聲像檔案的保管，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜，相對濕度宜%，要有公用的設(shè)備和必要的維護措施，要避開奧斯特以上的磁場。每年定期檢查庫房的“八防防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜情況。定時記錄庫房溫、濕度，維護庫房整潔。每兩年對庫存檔案進展一次全面核對檢查，寫出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處置。照片、底片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、蛻變等景象，要及時進展清洗和技術(shù)處置。錄像帶、錄音帶、影片等運用終了后應(yīng)及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進展檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁場零落等景象，應(yīng)及

8、時進展補救。聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字資料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像資料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。母帶片與復(fù)制帶片保管方法一致。母帶片必需專柜保管，并特別標明。、鑒定與銷毀按執(zhí)行。在銷毀方式上，應(yīng)留意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。、統(tǒng)計按執(zhí)行。三 聲像檔案的開發(fā)利用、檢索工具的編制由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架，因此，在檢索工具上應(yīng)比普通的紙質(zhì)文件資料有更高要求。按載體制成資料和載體規(guī)格編制載體檢索目錄。按編制主題檢索目錄。按編制專業(yè)學(xué)科分類檢索目錄。編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標引聲像制造、載體及內(nèi)容。、借閱檔案部門在適當條件下應(yīng)設(shè)立審片室聽

9、音室，提供檢索工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案發(fā)明條件。建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。假設(shè)需借出、抄錄、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)指點同意。檔案借閱或歸還時，由利用者和檔案部門共同進展清點、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案，檔案部門定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對過期不還者，應(yīng)停頓其借閱并給予經(jīng)濟處分。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或喪失，應(yīng)寫書面報告，經(jīng)校主管指點人簽署意見后，根據(jù)不同情況進展處置。對調(diào)出及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必需清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。長期出國人員在出國前應(yīng)及時向檔案部門清退檔案資料。對需

10、經(jīng)常查閱、不涉及嚴密的檔案資料應(yīng)復(fù)制。、咨詢效力、指點交流指點利用者運用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。根據(jù)任務(wù)需求和條件能夠，選擇假設(shè)干重點聲像檔案的題名，自動引見有關(guān)部門，進展定期跟蹤效力。了解與本院有關(guān)的動態(tài)，積極開辟效力。效力方式：可復(fù)制、征訂、出賣等。學(xué)院要結(jié)合現(xiàn)代化進程，逐漸運用計算機進展聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發(fā)利用檔案的才干。四 聲像檔案任務(wù)人員崗位責任制、學(xué)院分管聲像檔案部門的院指點職責應(yīng)加強全院聲像檔案任務(wù)的指點、監(jiān)視，把聲像檔案構(gòu)成部門任務(wù)納入學(xué)院聲像任務(wù)開展規(guī)劃，并列入學(xué)院聲像任務(wù)議事日程，定期加以研討。關(guān)懷聲像檔案的建立與開展，使聲像檔案任務(wù)能與學(xué)院各項任務(wù)

11、協(xié)調(diào)開展。、學(xué)院聲像檔案構(gòu)成部門擔任人職責貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案任務(wù)的指示、規(guī)定，把聲像檔案任務(wù)納入本部門和有關(guān)人員的崗位職責，并仔細組織實施。對本院各部門聲像檔案的構(gòu)成、積累、立卷、歸檔任務(wù)進展檢查、督促，確保聲像檔案資料的完好、準確。積極做好聲像檔案的七防防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠任務(wù)。、各聲像部門科技人員職責各聲像任務(wù)部門及擔任聲像任務(wù)的科技人員在每項任務(wù)完成后，立刻將聲像資料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。填好聲像資料歸檔的有關(guān)表格，辦完移交手續(xù)。、學(xué)院檔案部門職責院綜合檔案室的擔任人定期或不定期的對校聲像檔案構(gòu)成部門的相應(yīng)任務(wù)進展檢查、督促、指點。對聲像

12、資料部門兼職檔案人員的提出的疑問問題，應(yīng)及時與有關(guān)指點研討處理。關(guān)懷檔案人員的學(xué)習(xí)、任務(wù)等情況。、聲像檔案構(gòu)成部門兼職檔案人員職責在部門擔任人指點下，監(jiān)視、指點、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平常積累任務(wù)，接納本部門人員交來的聲像資料，并檢查能否完好、準確、系統(tǒng)，組卷能否符合要求。將已搜集的案卷，于次年月底以前向檔案部門辦理移交。完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他義務(wù)。附件一：合肥學(xué)院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表SX 綜合黨政群團序號類目稱號保管期限本院指點的活動資料參與國內(nèi)會議、座談、探望等本院各類艱苦會議黨代會、工代會、教代會、團代會、學(xué)代會等本院校慶等艱苦留念、慶賀活動資料中央、省市及上級黨政

13、指點來院視察等資料省級以上代表團、兄弟院校代表來院活動資料本院機構(gòu)成立的活動資料本院民主黨派艱苦活動的資料本院艱苦宣傳活動資料本院社團活動的資料長 期長 期 長 期長 期長 期長 期長 期長 期長 期SX 教學(xué)序號類目稱號保管期限本院開學(xué)、畢業(yè)儀式活動局面及學(xué)士論文爭辯活動資料本院教授、專家，國內(nèi)知名專家、教授，外籍教師授課局面本院學(xué)生業(yè)余生活、課外閱讀、參與各科競賽、演講等活動局面及評選先進資料本院畢業(yè)生含成人教育照片本院體育運動會資料本院學(xué)生軍事訓(xùn)練活動局面本院教學(xué)活動獲獎的獎狀照片長 期 長 期 長 期 長 期長 期長 期長 期SX 科學(xué)研討 序號類目稱號保管期限本院舉行的國際性、全國性和省級學(xué)術(shù)活動及本院學(xué)術(shù)年會等活動資料本院教職工在艱苦科研課題研討過程中及鑒定活動中構(gòu)成的資料本院科研獲獎工程成果獎狀照片本院科學(xué)研討評優(yōu)活動等照片長 期 長 期 長 期長 期SX 產(chǎn)品消費與科技開發(fā) 序號類目稱號保管期限院屬企業(yè)試制消費或正式投入消費的產(chǎn)品聲像資料產(chǎn)品發(fā)布會及產(chǎn)品運用情況等聲像資料長 期長 期SX 根本建立序號類目稱號保管期限本院建校初期的照片含院門、教學(xué)樓、實驗室等本院艱苦工程的基地原貌、建立過程及開工驗收的聲像資料本院艱苦工程開工儀式、奠基、落成資料本院各實際實習(xí)基地建立的聲像資料長 期長 期 長 期