如何辦好一個(gè)會(huì)議

1、-. z.一、會(huì)議概述會(huì)議的涵義與作用什么是辦會(huì)？辦會(huì)就是組織會(huì)議的簡(jiǎn)稱。什么是會(huì)議簡(jiǎn)單地說(shuō)，三個(gè)人以上、聚合在一起、就*個(gè)或*些議題進(jìn)展討論或解決，就是會(huì)議。兩個(gè)人談話或討論叫交談或會(huì)談，三個(gè)人以上，沒(méi)有主持人又沒(méi)有中心議題的談話叫閑聊。另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問(wèn)題，而是為了顯示*種精神或力量，或是為了同一個(gè)目標(biāo)而進(jìn)展的有組織的活動(dòng)，也被稱作什么會(huì)。前者如慶祝會(huì)、歡送會(huì)、聲討會(huì)等；后者如運(yùn)動(dòng)會(huì)、展銷會(huì)、追悼會(huì)或者宴會(huì)、舞會(huì)，等等。這些會(huì)，只是聚會(huì)，會(huì)而不議，和我們這里討論的會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))在性質(zhì)上和作用上是有區(qū)別的。通常，召開(kāi)會(huì)議需要一定的

2、時(shí)間，在一定的地點(diǎn)，正式的會(huì)議還要冠以能反映會(huì)議容、性質(zhì)、人員、時(shí)間、地點(diǎn)等完整而確切的名稱。(1)會(huì)議可按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類別。按容、性質(zhì)，分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議等；如按會(huì)議的形式，可分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等：按與會(huì)人員的成分，可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等；按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議;按照會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))召開(kāi)的規(guī)律或日期，可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議；此外，還有按會(huì)議的圍、地區(qū)、時(shí)間分類的。(2)會(huì)議的作用無(wú)論什么會(huì)議，總要圍繞中心議題進(jìn)展討論，總希望弄清什么問(wèn)題，或解決什么問(wèn)題，或得出什么結(jié)果。總之，要到達(dá)預(yù)期的目標(biāo)，這

3、是就會(huì)議的整體作用而言的。比方，通過(guò)交流，取得了新的信息；經(jīng)過(guò)討論，集思廣益，取長(zhǎng)補(bǔ)短，形成了正確的意見(jiàn)；通過(guò)表決，多數(shù)或一致作出了決定或決議；通過(guò)聽(tīng)取別人的報(bào)告或發(fā)言，受到啟發(fā)或教育，等等。會(huì)議的作用還應(yīng)該從每一個(gè)與會(huì)者所起的作用來(lái)認(rèn)識(shí)。會(huì)議與會(huì)者一般有三種人：一種是會(huì)議的主持人或召集人，一種是參加會(huì)議的正式成員，還有一種是受邀請(qǐng)參加或列席的人員。這三種人員都應(yīng)起到自己應(yīng)起的作用。另外還有一種人員，既非主持人或正式與會(huì)者，又非受邀請(qǐng)者或列席者，但他們都參加會(huì)議。自始至終為會(huì)議效勞，對(duì)支持和保證會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))取得預(yù)期效果起著不可替代的重要作用，那就是秘書(shū)。會(huì)議的要素一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議

4、有六個(gè)要素，即：與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。下面分別介紹之。與會(huì)者與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書(shū)，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他效勞人員。人們被召集來(lái)開(kāi)會(huì)，是要花費(fèi)一定時(shí)間和精力的，而時(shí)間和精力在*種程度上就是效益，就是財(cái)富，只能創(chuàng)造，不能浪費(fèi)。因此，從原則上講，參加會(huì)議的人應(yīng)做到：該參加的一個(gè)不少，不該參加的一個(gè)不多。具體地說(shuō)，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。必要性。這是指與會(huì)者必須是與會(huì)議直接有關(guān)的人員，也就是符合會(huì)議確定圍。有權(quán)了解會(huì)情、提出意見(jiàn)、表示態(tài)度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會(huì)議到達(dá)預(yù)期效果的人。重要性。這里指的是與會(huì)者雖與會(huì)

5、議沒(méi)有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會(huì)議的進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。這些人員通常是臨時(shí)邀請(qǐng)的。合法性。這是指有些重要的會(huì)議，與會(huì)者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會(huì)的與會(huì)者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級(jí)人民代表；黨的代表大會(huì)首先必須是黨員，其次必須是各級(jí)黨組織全體黨員選舉產(chǎn)生的代表；公司董事會(huì)或股東大會(huì)的與會(huì)者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。有些會(huì)議組織者不注重與會(huì)者的必要性、重要性和合法性。而只顧壯場(chǎng)面、求熱鬧，或是利用會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))向上攀、拉關(guān)系造成開(kāi)幕式、閉幕式、拍照、宴請(qǐng)、發(fā)紀(jì)念品、參觀游覽時(shí)轟轟烈烈而正式會(huì)議時(shí)反而稀稀拉拉、冷冷清清。結(jié)果不

6、僅是很大的浪費(fèi)。甚而沖淡或干擾了會(huì)議的主題。這種做法是應(yīng)該反對(duì)的。主持人主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。會(huì)議主持人通常由有經(jīng)歷、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：一種是當(dāng)然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。如：?jiǎn)挝坏墓ぷ骼龝?huì)由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持，黨組織的會(huì)議由黨的書(shū)記主持，董事會(huì)由董事長(zhǎng)主持。主持人因故不能主持會(huì)議時(shí)，也可委托副職或其他相應(yīng)的負(fù)責(zé)人主持。另一種是臨時(shí)的主持人，比方，各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位、幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的

7、會(huì)議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán)，由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會(huì)議。除了小型會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))之外，大中型會(huì)議的主持人主持會(huì)議時(shí)通常需要秘書(shū)長(zhǎng)或秘書(shū)協(xié)助。議題議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會(huì)議圍繞這樣的議題展開(kāi)討論、進(jìn)展研究，才容易取得共識(shí)或最后表決通過(guò)。因此每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過(guò)多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問(wèn)題放在同一會(huì)議上討論，使與會(huì)者的注意力分散，不利于解決問(wèn)題。議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的；另一種是秘書(shū)調(diào)查研究、綜合信息后提出。再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定

8、的。有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出提案，由秘書(shū)或秘書(shū)處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT(mén)的提案審查委員會(huì)審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱。俗話說(shuō)，名不正則言不順。會(huì)議的名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、圍、規(guī)模，等等。會(huì)議名稱必須用確切、規(guī)的文字表達(dá)。它既用于會(huì)前的會(huì)議通知，使與會(huì)者心中有數(shù)，作好準(zhǔn)備；又用于會(huì)后的宣傳，擴(kuò)大會(huì)議的效果；更用于會(huì)議過(guò)程中使與會(huì)的全體成員產(chǎn)生凝聚力。會(huì)議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語(yǔ)，置于會(huì)議主席臺(tái)的上方或前方，作為會(huì)議的標(biāo)志，簡(jiǎn)稱會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)必須用全稱

9、，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會(huì)。時(shí)間會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。會(huì)議召開(kāi)時(shí)間。*個(gè)會(huì)議什么時(shí)間召開(kāi)最適宜要考慮多種因素，首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將完畢，下一周就要開(kāi)場(chǎng)，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))，宜于年初召開(kāi)，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)方案，通過(guò)各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開(kāi)各部門(mén)干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班

10、前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。會(huì)議需要時(shí)間，可長(zhǎng)可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間，在會(huì)議通知中寫(xiě)明，便于與會(huì)者有方案地安排。會(huì)議時(shí)間限度。每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)，又稱會(huì)址。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最正確會(huì)址也得考慮多種因素。國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般在首都或其他中心城市如、等地召開(kāi)。專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特

11、征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、平安保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素二、會(huì)前準(zhǔn)備在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后，頂尖秘書(shū)就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了。會(huì)前準(zhǔn)備很重要，不允許有絲毫的疏漏過(guò)失。會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證。會(huì)議方案和本錢(qián)預(yù)算開(kāi)會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?、物力、?cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使開(kāi)會(huì)與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、抵耗，會(huì)議必須要有方案。開(kāi)會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投人往往是有形的，產(chǎn)出往往是無(wú)形的，但總是以最少的投人爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出。因此，會(huì)議應(yīng)該計(jì)算本錢(qián)，作出預(yù)算，包括在會(huì)議方案之中。(

12、1)會(huì)議方案。會(huì)議方案首先應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會(huì)議六要素的具體化。其次會(huì)議方案應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂(lè)等其他活動(dòng)。再次決定會(huì)議的工作人員和效勞人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書(shū)處或籌備委員會(huì)。會(huì)議方案由秘書(shū)制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后-再由秘書(shū)或秘書(shū)處組織人員。分頭按方案執(zhí)行。機(jī)關(guān)、單位部的小型會(huì)議也應(yīng)有方案，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門(mén)的會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安

13、排表，使各部門(mén)工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有方案地參加部門(mén)會(huì)議，有利于全局工作的順利開(kāi)展。(2)會(huì)議本錢(qián)預(yù)算。有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，必須計(jì)算本錢(qián)，作出預(yù)算。會(huì)議本錢(qián)包括兩局部。顯性本錢(qián)。即會(huì)議明顯的消耗，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及效勞人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來(lái)的，又是直接消費(fèi)的。隱性本錢(qián)。即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的本錢(qián)。這局部勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的8倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的

14、時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議本錢(qián)的計(jì)算公式是：會(huì)議本錢(qián)=*+2JNT其中，*表示顯性本錢(qián)的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間(小時(shí))。所以，召開(kāi)一個(gè)百人左右、跨地區(qū)的、會(huì)期3至5天的中型會(huì)議，其會(huì)議本錢(qián)總數(shù)將到達(dá)幾萬(wàn)元甚至幾十萬(wàn)元。有些國(guó)家、有些大企業(yè)每次開(kāi)會(huì)總把會(huì)議本錢(qián)預(yù)算表貼在會(huì)議室的門(mén)口，讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門(mén)就知道這次會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))要花費(fèi)多少代價(jià)，從而共同努力提高會(huì)議的效率。因此，一些目標(biāo)、效果不十清楚顯的會(huì)議應(yīng)當(dāng)少開(kāi)或不開(kāi)。頂尖秘書(shū)雖無(wú)決定權(quán)，但應(yīng)有清醒的頭腦、正確的態(tài)度?？梢蕴岢鲎约旱囊庖?jiàn)。文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議頂尖秘書(shū)都需要事先準(zhǔn)備文件會(huì)議文件

15、有兩大類：一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料。如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、方案。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會(huì)議完畢后不能讓與會(huì)人員帶走，秘書(shū)應(yīng)做好回收工作。另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件。如：開(kāi)幕詞、工作報(bào)告、講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、閉幕詞、會(huì)議總結(jié)等。其中，開(kāi)幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?，其他文件則在會(huì)議過(guò)程中或會(huì)議完畢時(shí)形成。這類文件可以讓與會(huì)人員帶走，作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)、貫徹之用。(1)開(kāi)幕詞。開(kāi)幕詞是會(huì)議開(kāi)場(chǎng)時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比擬簡(jiǎn)短。容大體包括三方面：對(duì)來(lái)賓和與會(huì)人員表示歡送。對(duì)會(huì)議的容、任務(wù)、目的

16、作簡(jiǎn)要介紹。預(yù)祝會(huì)議成功。(2)工作報(bào)告。工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)歷、缺點(diǎn)的回憶與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出方案、預(yù)算、部署或展望。工作報(bào)告既要全面，又要重點(diǎn)突出。篇幅一般較長(zhǎng)，幾千字到幾萬(wàn)字不等，視容而定。(3)發(fā)言稿。這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的容，但不像工作報(bào)告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財(cái)政開(kāi)支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))關(guān)心的其他問(wèn)題。等等。有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長(zhǎng)。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰

17、寫(xiě)，也有些是由秘書(shū)代為起草，冉修訂定稿。(4)其他會(huì)議文書(shū)除此三文件之外，頂尖秘書(shū)還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書(shū)材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員、通訊錄、分組、住房安排表、工作人員、車輛調(diào)度表，等等。(5)會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議容、目標(biāo)的要求確定要點(diǎn)，授意給秘書(shū)。頂尖秘書(shū)按照領(lǐng)導(dǎo)授意，收集資料，寫(xiě)成初稿，呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見(jiàn)，交回給秘書(shū)修改，或是自己修改。頂尖。秘書(shū)修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。秘書(shū)或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。其程序如下：會(huì)議準(zhǔn)備對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)

18、設(shè)備齊全、利于平安和。具休要求如下：(1)會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、平安等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門(mén)的方向而定，通常在門(mén)的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無(wú)主次之分。大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳，扇形會(huì)議廳比長(zhǎng)方形的效果要好。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席

19、臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺(tái)上方或前方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺(tái)不宜過(guò)大過(guò)高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流。會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過(guò)大，不如偏小。會(huì)場(chǎng)過(guò)大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。工作會(huì)議或同

20、一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位依職務(wù)上下為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會(huì)議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由秘書(shū)或效勞人員引領(lǐng)入席。(2)主席臺(tái)席位。重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)上下，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來(lái)賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。第一排的正中為首席其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置牌，便于按位入座(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。會(huì)場(chǎng)一

21、應(yīng)設(shè)施都必須在開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)過(guò)失。(4其他準(zhǔn)備。會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來(lái)的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))要通過(guò)新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有平安保衛(wèi)人員和措施。會(huì)議方案中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。會(huì)議議程、程序的擬定(1 )議程。會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。假設(shè)有多個(gè)議題，頂尖秘書(shū)應(yīng)根據(jù)這些議題的在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。(2)程序。會(huì)議容除了議題之外，還有一些禮儀性、構(gòu)造性或?qū)⒆h程具體化的容與工程，如宣布會(huì)議開(kāi)場(chǎng)、奏樂(lè)、致開(kāi)幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議完畢等。把第一次會(huì)議的這些工程和容有