三級秘書工作實務模擬題

1、.PAGE ：.；任務實務一、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。便 條高葉：為開源節(jié)流，發(fā)揚員工的最大才干，公司預備調(diào)整目前人員的任務方式。擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家任務，請分析在家任務方式的優(yōu)缺陷。另外，請簡要引見目前在一些組織中運用的其他較新的任務方式以供參考。 行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.在家任務方式方式優(yōu)缺陷在家任務方式方式含義：指人們在家中執(zhí)行企業(yè)或團隊交給的任務和義務，通常減少在辦公室的任務時數(shù)，而添加在家里的任務時數(shù)。優(yōu)點：節(jié)省辦公室的空間和資金；能把往返于辦公室破費的時間用在任務上；有更大的靈敏性安排管理本人的時間，安排任務與生

2、活；減少頂峰期交通擁堵，減少交通污染；任務人員也能減少交通費用。缺陷：需投資計算機和給任務人員，以堅持聯(lián)絡和能在家中開展任務；有的家庭環(huán)境嘈雜，缺乏適宜的辦公環(huán)境和位置，任務難集中留意力；組織更加難以監(jiān)視、管理和控制任務人員的任務；同事之間業(yè)務交流和情感交流減少，團隊認識減弱，會感到寂寞；與專業(yè)人員和社會聯(lián)絡也減少。.其他任務方式彈性時間任務方式：在靈敏的體制下允許員工對一天任務起止時間彈性化并積累計算總任務時間的一種方法。遠程任務方式：指經(jīng)過或計算機等現(xiàn)代工具在異地接受指令完成組織交給的任務的方法。這些人員可以在家任務，也可以在當?shù)氐娜蝿臻g任務，還可以組本錢地團隊，設立主管與總部堅持聯(lián)絡。虛

3、擬辦公方式：經(jīng)過和計算機等現(xiàn)代工具和技術使一切義務能在一個虛擬的環(huán)境中執(zhí)行，同時，管理者也在虛擬環(huán)境下對員工的任務進展管理的一種任務方式。兼職任務：是指一人在多家企業(yè)或單位兼職，充分發(fā)揚其專業(yè)技藝，其兼職的組織與其協(xié)商好兼職的期限、義務、費用，并以合同確立的任務方式。定期合同制任務方式：是指為完成某項義務聘用一些專門技術人員，并制定合同明確其權益和義務，直至完成工程的任務方式。有的還采用承包一項特定義務的方式。交替任務方式：常由兩人共同承當一項義務，每人任務一部分時間，但必需有一段重疊的任務時間以交換信息，商議任務進度，共同完成任務。暫時辦公桌方式：由于在家任務、遠程任務、彈性時間任務及兼職任

4、務人員沒有或不需求有固定的辦公桌，來到企業(yè)任務時暫時安排空閑的任務位置辦公。任務人員沒有固定的辦公桌，文件和信息存放在計算機網(wǎng)絡中，書面文件存放在存儲間的一輛小推車上，當他們來任務時，領取手推車，然后運用企業(yè)中的一個空閑的任務位置。二、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。便 條高葉： 公司目前需求編制下一年采購預算，請他引見一下編制采購預算的普通程序。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.確定預算的核算基數(shù)。.進展市場調(diào)研。.確定采購產(chǎn)品的種類及型號價錢。.編制預算方案。.征求意見，完善方案三、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面就是行政經(jīng)理蘇明需求他完成

5、的義務。便 條高葉： 為了進一步開辟產(chǎn)品市場，加強產(chǎn)品的市場競爭才干，擴展產(chǎn)品銷售，需求掌握大量的有關信息，作為分析研討、制定戰(zhàn)略的根底。因此，請他完成下面幾項任務： .闡明信息搜集的范圍。 .闡明信息開發(fā)的方式。 .闡明他預備采用哪種方式開發(fā)信息。.開發(fā)的信息資料要復印份給相關部門，請闡明復印應留意的事項。謝謝。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.信息搜集的范圍包括市場信息、產(chǎn)品信息、消費者信息和各種貿(mào)易信息。.信息開發(fā)的方式有：剪報、索引、目錄編制、文摘、簡訊、調(diào)查報告。.預備運用的信息開發(fā)方式：調(diào)查報告。.復印本卷須知：運用復印機前，開機預熱；蓋好蓋板；堅持復印機玻璃臺清潔。四、背景闡明

6、：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明對他的建議，請完成。便 條高葉： 公司發(fā)布了招標書，根據(jù)他的才干與志向，我個人希望他去招標，請閱讀下面的資料。 假設他贊同的話，請盡快擬寫一份招標書。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日宏遠公司招標書 為了順應市場經(jīng)濟，提高管理質量，宏遠公司決議公開招聘承包宏遠賓館經(jīng)理。 一、宏遠賓館概略 宏遠賓館是集會議、休閑、度假為一體的賓館，擁有各種類型客房套，不同規(guī)格會議室個，文娛設備齊全，可滿足不同消費者群體的需求。 二、承包目的 承包目的由承包人提出。 三、承包期限 年月日至年月日。 四、享有權益略 五、資產(chǎn)抵押和獎懲略 六、報名條件 年齡歲至歲，男女不限。 三年

7、以上管理閱歷，能獨立運營。大學本科以上學歷。有客戶者優(yōu)先。七、報名時間、地點 報名時間：年月日至年月日 報名地點：宏遠公司紅一樓 八、爭辯 九、開標時間、評標方式略 招標單位：宏遠公司招標辦公室 地址：北京海淀區(qū)光明路號 聯(lián)絡人：鐘苗 年月日參考答案：標 題招標工程稱號+文種宏遠公司招標辦公室：引言：招標目的，個人根本情況也可寫于主體部分主體：投資者想象完成目的、承包方案、措施等結尾：招標人姓名、地址、號碼等尾部：附件稱號、落款、成文日期五、背景闡明：他是天地公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。便 條高葉： 公司為了開辟國際市場，組織相關人員到歐洲進展了實地調(diào)查，需求構成一份

8、報告給集團公司。請完成以下任務義務： .闡明起草文件的要求。 .闡明文件審核的詳細方面。 .闡明審核后的發(fā)文處置程序。 .闡明封發(fā)的要求。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.起草文件的要求：情況確實，表述準確，觀念明確，標點正確，字詞規(guī)范，數(shù)字、地名準確。.審核的重點：詳細內(nèi)容、文字表達、格式、體式。.簽發(fā)、繕印、校正、蓋印、登記。.封發(fā)要求：折疊整齊，貼實封口，及時發(fā)送。六、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。便 條高葉： 為了充分發(fā)揚檔案的作用，公司要組織人員利用檔案編寫大事記。請他完成以下任務義務： .闡明此次編寫大事記適宜采用的利用檔案方式。 .闡明

9、利用檔案可以借助的檢索工具。 .闡明大事記的含義與構成。 .闡明編寫大事記的要求。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.適宜采用閱覽室利用、檔案復制本利用。.借助的檢索工具有歸檔文件目錄、分類目錄、主標題錄。.大事記是按照時間順序，簡要記載一定歷史時期發(fā)生的艱苦事件的參考資料。由大事時間和大事記述構成。.編寫要求：大事時間要記載準確的日期；按大事發(fā)生的時間順序陳列；圍繞任務中心選擇大事。七、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。備 忘 錄至：秘書高葉自：行政經(jīng)理蘇明主題： 公司預備將今年的公司年會辦成遠程會議，我決議由他起草此次會議籌備方案的初稿，為穩(wěn)妥起見，請

10、他先將遠程會議籌備方案與普通會議的特點予以整理，并從網(wǎng)上發(fā)給我。此外，請就如何檢查會議籌備任務提出幾點建議。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.遠程會議籌備方案特點遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、可以與效力機構商定運用錄音帶做永久記錄，而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議效力公司的效力業(yè)務，并提早一周與電信會議效力公司約定，明確提出本人的要求，并提早將以下內(nèi)容通知電信效力公司：會議日期、會議起止時間、會議參與人數(shù)、與會者的號碼、主持人姓名等。會議程序、議程及其他資料必需提早寄給與會者，以便他們有時間預備會議討論。遠程會議籌備方案中要有專人擔任遠程會議設備能否

11、齊全和正常，擺放能否符合要求。.做好會務籌備情況檢查的方法聽取會議籌備人員的匯報 = * GB 聽取匯報的指點要加強前期的調(diào)查，深化一線，發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。 = * GB 會議籌備人員對匯報資料的預備要偏重困難和問題，注重實效。 = * GB 選擇適宜的匯報時間。 = * GB 對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。會前現(xiàn)場檢查 = * GB 檢查會議所需的各種資料，要思索一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷資料。遠程會議要提早下發(fā)資料。 = * GB 留意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感，因此要對一切任務人員提出要求。 = * GB

12、 設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可思索設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面表示圖。 = * GB 佩戴徽章、名牌。為方便任務，一切任務人員都應佩戴徽章或名牌。 = * GB 預備接待休憩室。應在接待休憩室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置機、機、電腦、留言條和筆等。此為，還應備有急救箱。 = * GB 安排接待、效力人員。配備知曉產(chǎn)品和效力的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。 = * GB 遠程會議要加強對設備的檢查。八、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的幾項任務義務。便 條高葉： 公司將于月在深圳開設一家分公司，現(xiàn)分公司大樓已建成，預備舉行開工儀式

13、。請他完成以下任務并交我審閱： .闡明開工儀式預備任務的要求； .設計一份請柬。 謝謝。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.開工儀式預備任務的要點做好開工儀式的言論宣傳任務；預備開幕詞、致答詞；擬定儀式程序；做好來賓約請任務；發(fā)放請柬；做好場地布置任務；做好各種物質預備；安排接待效力人員；做好禮品饋贈任務。.設計一份請柬請 柬X X X先生女士 謹定于年月日上午時在我公司深圳分公司大樓廣場前舉行分公司大樓開工儀式。 敬請光臨 宏遠公司 二七年三月二十六日 請柬的構造完好：包括標題、稱謂、正文、落款、成文日期。 請柬的寫法正確：標題、稱謂、正文、落款及成文日期，均應格式正確，措辭簡約、文雅、嚴肅

14、，表意周全。九、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的幾項任務義務。便 條高葉： 公司訂約了一些定期發(fā)行的雜志。為了獲得全面的效力市場信息，隨時掌握市場動態(tài)，公司應做好日常的剪報任務。請他將剪報的含義、特點及剪報的步驟以書面資料的方式提供應我。 謝謝。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日參考答案：.剪報的含義：剪報是根據(jù)市場的需求，選擇專題，確定時間周期，對報刊中有用的信息進展選取、組合、編輯制造、傳送的任務。.剪報的特點適用性強；運用方便；本錢相對較低；獲得信息量較大；信息零散；缺乏針對性；有些信息缺乏時效性、可靠性。.剪報的步驟確定專題；確定圈選報刊；預備剪貼器具；規(guī)范化任

15、務。十、根據(jù)下文提供的資料，擬寫一份公文要求：.文種運用正確；.標題規(guī)范；.正文內(nèi)容前后有序事由：北京市公安局公安交通管理局預備對國道部分路段采取交通管理措施序號：二四年第號正文主要內(nèi)容： 國道進京方向賈史路口至辛莊路口晝夜制止噸含以上貨運機動車通行；國道出京方向辛莊路口至賈史路口晝夜制止噸含以上貨運機動車通行。特此通告。為了保證國道的交通平安暢通，根據(jù)的有關規(guī)定，決議從年月日起，對國道部分路段辛莊路口至賈史路口采取交通管理措施。發(fā)布時間是二四年九月二十三日。參考答案：技藝P 例文十一、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明要他完成的義務。電子郵件收件人：抄送：主題：起草公文高

16、葉：他好。請他根據(jù)上午的公司會議精神和下面所給的資料，代表公司向各下屬部門發(fā)文，宣布對這起事故的處置意見根據(jù)，給予除名處置。行政經(jīng)理 蘇 明 年月日附：資料我公司原棉花倉庫的保管員夏明，出生于XX年X月X日，現(xiàn)年X歲。夏明在XX年X月X日晚于倉庫值班之時，違反管理規(guī)定，在庫房內(nèi)吸煙并將煙頭扔在地上。時左右，他擅自分開倉庫，外出購買食品。半小時以后，當他回到倉庫時，倉庫已被滾滾濃煙淹沒。夏明不知所措，沒有及時打報警，直到值班的總擔任人發(fā)現(xiàn)才緊急報警。經(jīng)消防隊員的奮力撲救，大火終于被撲滅。此次事故呵斥的直接經(jīng)濟損失約X萬元?？筛鶕?jù)試題內(nèi)容自定日期參考答案：關于對我公司原棉花倉庫的保管員夏明進展除名

17、處置的決議各級事業(yè)部： 夏明，出生于XX年X月X日，現(xiàn)年X歲，任我公司棉花倉庫保管員。夏明在XX年X月X日晚于倉庫值班之時，違反管理規(guī)定，在庫房內(nèi)吸煙并將煙頭扔在地上。時左右，他擅自分開倉庫，外出購買食品。半小時以后，當他回到倉庫時，倉庫已被滾滾濃煙淹沒。夏明不知所措，沒有及時打報警，直到值班的總擔任人發(fā)現(xiàn)才緊急報警。經(jīng)消防隊員的奮力撲救，大火終于被撲滅。此次事故呵斥的直接經(jīng)濟損失約X萬元。 現(xiàn)根據(jù)以上情況及對公司所呵斥的嚴重經(jīng)濟損失，根據(jù)的有關規(guī)定，經(jīng)公司會議討論決議，給予夏明除名處置。 倉庫管理任務在公司的開展中處于非常重要的位置，對于公司的正常運轉具有非常重要的作用，希望公司各部門的任務

18、人員一定要從這一件事中汲取閱歷教訓，仔細、嚴厲的按照公司的有關規(guī)定做好本職任務；今后如再發(fā)生違反公司有關管理規(guī)定，對公司的公共財富呵斥損失的，必需予以嚴肅處置。 宏遠公司行政部 二五年五月二十二日十二、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明要他完成的義務。備忘錄發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書高葉日期：年月日內(nèi)容： 為了呼應市政府提出的“全民健身、迎接奧運的號召，培育團隊精神，優(yōu)化企業(yè)籠統(tǒng)，公司決議今年月至月間，在全體員工中開展學做第八套廣播體操的活動。 一、活動安排或活動內(nèi)容 以學做第八套廣播體操為文娛活動的目的，到達人人都會做、人人做得好的規(guī)范。 二、保證措施或活動方式 .公司

19、各級指點干部要率先垂范，以積極鍛煉身體的實踐行動推進此項活動順利展開。 .以部門為單位，真實組織好本部門全體員工開展好此項活動。 .按照先培訓骨干人員，再帶動全體員工的方式推進此項活動。 三、活動步驟或時間安排 全部活動分為學做和競賽兩個階段。自月日至月底之前為學做階段。以每日分鐘工間操時間作為集體學做廣播操時間，各部門要真實督促并組織好員工參與學習和訓練，保證出勤率。月下旬進入競賽階段，公司將組成由外聘體育教師和各部門引薦的骨干成員共同參與的裁判小組，并采取分散評選的方式，評出集體一等獎名、二等獎名、三等獎名。 公司對獲獎單位進展通報表揚并給予物質獎勵。 希望公司全體員工積極投身到學做廣播體

20、操的熱潮當中，經(jīng)過學做廣播體操的活動，加強身體素質，改善精神容顏，培育團隊精神，以實踐行動呼應市政府提出的“全民健身、迎接奧運的號召。 宏遠公司印 二四年二月二十二日十三、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。 便條鐘苗： 為規(guī)范公司對于文件的搜集和整理的行為，公司擬召開一次座談會。請他將會議文件搜集的要求和內(nèi)容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄方式提供應我。 謝謝。 行政經(jīng)理 蘇明 年月日 參考答案： 備忘錄發(fā)自：秘書鐘苗 發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明 日期：年月日 主題：會議文件搜集整理的要求和內(nèi)容，會議文件立卷歸檔的意義 內(nèi)容： 、搜集會議文件資料的要求 確定會議文

21、件資料的搜集范圍 搜集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部搜集齊全。 選擇搜集文件資料的渠道，運用搜集文件資料的不同方式方法。 與分發(fā)文件資料一樣，搜集會議文件也要履行嚴厲的登記手續(xù)；及時采取措施補救毀損的文件資料。 搜集整理過程中要留意嚴密。 、需搜集的文件資料 會前預備并分發(fā)的文件。包括指點性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考闡明性文件、會務管理性文件。 會議期間產(chǎn)生的文件。包括決議、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。 會后產(chǎn)生的文件。包括會議紀要、傳達提綱、會議新聞報導等。 、會議文件的立卷歸檔 會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有

22、以下四點： 第一，堅持會議文件之間的歷史聯(lián)絡，便于查找利用。 第二，堅持歷史的真實容顏，反映任務的客觀進程。 第三，維護會議文件的完好與平安，便于保管和保管。 第四，保證會議秘書任務的聯(lián)絡性，為檔案任務奠定根底。十四、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。 便條鐘苗： 公司新成立的產(chǎn)品推行部的人員及辦公用房都已確定下來，他需求盡快布置他們的辦公室。請他向我闡明如何完成這項任務。行政經(jīng)理 蘇明年月日 參考答案：布置辦公室的程序如下： 、對各部門的業(yè)務任務內(nèi)容與性質加以調(diào)查與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為根據(jù)確定每位員工的任務位置。 、列表將各部門的任務

23、人員及其任務分別記載下來。按任務人員數(shù)額及其辦公所需求的空間，設定其空間大小。 、根據(jù)任務需求，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。 、繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。 、對設備的安放提出合理建議。 考試大編輯整理十五、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。 便條高葉： 從他昨天反映的情況來看，最近公司有的部門內(nèi)部成員之間、部門之間的協(xié)作確實出現(xiàn)了一些問題。為加強內(nèi)部管理，我擬組織一次部門主要擔任人的面對面溝通會。請他就以下問題給我提些建議，并以備忘錄方式發(fā)給我。謝謝。 、提高團隊士氣的方法。 、團隊義務的分配方法。 、上級管理部門與團隊之間的信息

24、溝通交流途徑。行政經(jīng)理 蘇明 年月日參考答案： 備忘錄發(fā)給：蘇明 發(fā)自：高葉 日期：年月日 主題：關于團隊任務 、提高團隊士氣的方法 有一個良好的任務環(huán)境 讓隊員了解團隊的使命 努力的目的一樣 記住每個隊員是獨立的個體 創(chuàng)建團隊識別系統(tǒng) 分享成果 確保團隊正面氣氛 、團隊義務的分配方法 仔細謀劃確定團隊任務所需的資源、重要的階段點、方案時間表，以及團隊中每個成員的個人義務和責任。公平分配每個成員任務。分配任務時，應思索以下要素： 團隊成員任務閱歷的多少 每人承當?shù)娜蝿湛偭?盡能夠變化著平均分配義務 應思索團隊成員的專長喜好，發(fā)揚每個人的積極性 組織團隊會議，公開化討論 在實施執(zhí)行中要有靈敏性，

25、隨時重新調(diào)整任務義務 、上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑 定期向上級主管部門提交書面報告 由團隊指點定期向上級主管口頭匯報團隊的簡要情況，堅持團隊指點與上級主管的個人接觸 上級管理部門的指點親身參與團隊的有關會議 經(jīng)過舉行團隊任務進展情況的展覽等途徑實現(xiàn)管理部門和團隊之間的溝通 十六、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。 便條鐘苗： 以下是我下星期一月日要參與的一系列活動： 上午如開董事會議，一切的經(jīng)理都參與； 上午給參與員工培訓課的新員工講話； 中午與光華公司董事長馬明及其夫人共進午餐； 下午前往陽光公司拜見市場開發(fā)部的經(jīng)理高原； 下午會見麗康公司

26、銷售部經(jīng)理張建。 請他抓緊時間為我作一合理安排并將其填入任務日志中。 謝謝行政經(jīng)理 蘇明 年月日 參考答案： 蘇明經(jīng)理下星期一任務安排及任務日志見下表： 經(jīng)理任務日志 /星期一 時間 內(nèi)容 地點 ： 處置日常事務：如閱讀文件、處置信件等 辦公室 ： 經(jīng)理主管會議 董事會會議室 ： 給參與員工培訓課的員工講話 員工培訓中心 ： 與光華公司的董事長馬明及夫人共進午餐 王朝酒店樓西域廳 ： 下行會見麗康公司的銷售部經(jīng)理張建 會客室 ： 下午前往陽光公司拜見市場開發(fā)部的經(jīng)理高原 陽光公司 十七、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的幾項義務。 便條鐘苗： 安裝在電腦上的刻錄

27、機壞了，公司預備再購買一臺。請他引見一下刻錄機的主要性能目的，并且闡明刻錄機運用的本卷須知。行政經(jīng)理 蘇明年月日參考答案： 、刻錄機的主要性能目的 數(shù)據(jù)傳輸速度。 緩存容量 兼容性 、刻錄機運用本卷須知 安裝時要留意散熱。 堅持清潔。 防止記得錄機長時間任務。 刻錄過程中要留意不執(zhí)行其他程序、不對刻錄機面板按鍵進展任何操作、不隨意封鎖刻錄軟件。 及時取出盤片。十八、背景闡明：他是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的義務。 便條鐘苗： 公司預備上一條微波爐消費線，計劃采用察看法、訊問法獲得有關市場信息，作為決策的根據(jù)和參考。請他向我引見察看法、訊問法的優(yōu)缺陷。 謝謝！行政經(jīng)理 蘇

28、明 年月日 參考答案： 、察看法方法簡單、靈敏，獲得信息較為客觀，適于對環(huán)境情況的了解，適于對人物、事件實踐情況的了解；不易搜集到深層次信息，獲得信息量有限，效果受察看才干影響。 、訊問法靈敏、適用；直接交流、溝通；能獲得有價值信息；能獲得言語或非言語信息；信息搜集者要有一定才干；獲取信息的質量受訊問技巧的影響；費用高、時間較長、規(guī)模小，書面訊問復雜、難掌握。十九、背景闡明：他是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的幾項義務。 便 條鐘苗： 江蘇遠洋公司副總經(jīng)理等五人將于月日至日來我公司進展調(diào)查，請他按公司慣例做出接待方案與安排，方案構成后交我審閱，待同意后再去相關部門交辦詳細適

29、宜。 謝謝 行政經(jīng)理 蘇明 年月日 參考答案： 、闡明接待方案的三項內(nèi)容： 接待規(guī)格； 日程安排； 經(jīng)費列支。 、人員安排中方案中應寫明； 主要陪同人員； 主要任務人員； 住宿地點、規(guī)范、房間數(shù)量； 宴請時間、地點、規(guī)范、人數(shù)； 會見、談判地點、人數(shù)、參與人員。 、日程安排方案： 日期、時間、地點； 活動內(nèi)容； 陪同人員。 、接待經(jīng)費方案列支； 任務經(jīng)費； 餐飲費； 住宿費； 交通費； 觀賞費； 其他不可預見費用。 二十、背景闡明：他是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的幾項義務。備 忘 錄 發(fā)自：行政經(jīng)理 蘇明 發(fā)給：秘書 鐘苗 日期：. 內(nèi)容： 公司成立的開發(fā)部近期有名員工

30、要出差，請他幫開發(fā)部列出我公司商務出差懇求費用以及報銷結算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。 謝謝 參考答案： 我公司商務出差懇求費用以及報銷結算的步驟是； 、懇求人提交費用懇求報告或填寫費用懇求表，詳細闡明需求經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親身簽字。 、該報告或該表必需經(jīng)過組織確定的授權人審核贊同，并簽字同意。 、一種情況是將獲得同意的費用懇求報告或費用懇求表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由懇求人墊付，完成商務任務。 、在進展商務任務中，無論是運用支票，還是運用現(xiàn)金，都要向對方索取相應的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、工程、費用等應與運用者實踐用途相符。 、商務任務終了，

31、懇求人應將發(fā)票附在“出差報銷單后面，并親身簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進展結算。假設是先由懇求人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單后，方可返還現(xiàn)金。 、假設現(xiàn)實商務任務時，方案的費用不夠，需求超出時，應提早向有關指點報告，在得到答應和同意后，超出的部分才可得到報銷。 二十一、背景闡明：他是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需求他完成的幾項義務。 便 條鐘苗： 一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中構成的信息資料往文件柜中一放了事，沒有進展信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請他擬寫一份有關信息登記和編碼的書面資料，在下周三下午由他向員任務引見。

32、 行政經(jīng)理 蘇明 年月日 參考答案： 、登記： 登記的含義：登記即建立信息的完好記錄。 登記分為兩種類型； 總括登記，對存儲信息按批分類登記； 個別登記，按信息存儲順序逐件登記。 登記方式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。 、編碼： 編碼要求；編碼構造應表示出信息的組成方式及關系。 編碼步驟；分析一切預編的信息；選擇最正確的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù) 編碼的兩種方法： 順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或一致規(guī)范編碼； 分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。情景錄像經(jīng)常在錄象題中出現(xiàn)的問題包括以下幾點：、環(huán)境問題。如會議室、會客室、接待室、走廊、辦公室規(guī)劃/布置/清潔/辦

33、公用品的擺放/、整齊、衛(wèi)生、光線、綠色植物等。、職業(yè)籠統(tǒng)。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。、接待方面。環(huán)境情況、辦公用品的預備情況、接待約定和未約定的來訪者、接待的要求等。、溝通方面。包括溝通的根本技藝、詳細技藝要求、內(nèi)容等。、接打和處置通話中的問題。如方法，言語等等。、會議方面。會議籌備的各項環(huán)節(jié)、會中的效力任務、會后的善后任務、會議協(xié)調(diào)、商務活動和游覽的任務事宜等。、檔案信息。搜集方法、檔案搜集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)任務等等、辦公室事務管理。庫存管理、進貨保管、緊急事故的處置、辦公設備用品的采購等。. 著裝符合職業(yè)要求。 . 能提早到會場做預備。 . 會前要求調(diào)理睬議室溫度，留意通風

34、。 . 熱情招呼開會人員禮讓遞水，溝通得當。 . 能提示指點準點開會。 . 能事先通知與會人員開會的主題，做好預備。 . 問卷沒有綜合，沒有給每人一份。 . 對會議的評價根本到位。 . 會議終了前留意搜集對會議的反映意見。 . 對于會后暫留人員能做妥善安頓。 . 會前資料預備缺乏。 . 對會議效力人員環(huán)境培訓沒有到位。 . 能控制會議經(jīng)費的運用。 . 能馬上拾掇會議室。 . 能請指點在會議記錄上簽字。 用語規(guī)范。 出現(xiàn)問題，可以自動為其他同事承當責任。 有時間認識，可以按照指點的要求迅速趕回企業(yè)處置緊急事務。 知道如何運用跟蹤卡。 在指點新來的秘書任務時，不能將有關的要求和方法教授清楚。呵斥鐘

35、秘書任務被動和失誤 對檔案任務熟練，業(yè)務才干強。 知道如何為本人的指點分憂，自動提出替劉經(jīng)理去送文件，使劉經(jīng)理可以防止面對指點批判的為難局面。 知道去指點辦公室遞送文件要隨身攜帶紙筆，可以在指點授意時及時記錄。 可以進指點辦公室敲門和雙手遞送文件，知道與指點溝通時應有的禮儀要求。 向指點匯報任務簡約、清楚。 知道制定大型活動要有應急方案。 在制定大型活動的應急方案時要提早與保安等部門進展溝通和協(xié)調(diào)，不能只是關起門來制定方案。 與指點約定要盡量打出提早量，不能讓指點感到太倉促。 知道在網(wǎng)上發(fā)布內(nèi)部會議信息 會議信息在網(wǎng)上發(fā)布后，短少確認或提示環(huán)節(jié)。 懂得如何用手寫速記的方式將指點的授意及時記錄下

36、來。 可以對指點訊問的敏感問題做出得體回答，不在指點面前隨意評判同事，或分散一些小道音訊。 分開指點辦公室時忘記關門。 可以自動關懷其他同事，注重團隊之間的團結和相互鼓勵，可以自動化解同事之間的矛盾。 可以在同事任務中出現(xiàn)困難時自動協(xié)助 和指點她們。 喝咖啡的動作不合禮儀要求。 辦公室內(nèi)短少綠色植物，錯； 辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強光，對； 將電腦、打印機等用電設備放置在一同，便于電源接線和管理，對； 辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，錯； 鈴響三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范，對； 一邊接一邊記錄重要信息，對； 對總經(jīng)理布置的任務能馬上落實，對； 能迅速確定會議議程、會議時間、會議地點及與會人

37、員，對； 能安排鐘秘書將“碰頭會的時間、地點通知到每個與會人員，對； 提早進入會場檢查并調(diào)試設備，對； 能在會議中先宣布會議議題，引導大家充分發(fā)表意見，對； 能在與會者之間出現(xiàn)矛盾沖突時采用柔性戰(zhàn)略化解矛盾，保證會議順利進展，對； 能在會議中安排鐘秘書做好會議記錄，對； 預備了多媒體投影儀卻沒有在會中發(fā)揚其作用，錯； 能及時總結會議發(fā)言，構成會議決議，并責任到人、分工明確，對； 注重橫向溝通，使員工為共同目的而協(xié)作，對； 以面談的方式與吳經(jīng)理進展橫向溝通，尊重對方，有理有節(jié)，對； 在小型展現(xiàn)會舉行前能對會場進展現(xiàn)場檢查，對； 有處置突發(fā)事件的應對才干，對。第一,上班前預備時間缺乏,并在匆忙中將

38、籃球帶入辦公室。錯;第二,辦公室物品擺放零亂。錯;第三,穿運動服進指點辦公室,不符合企業(yè)秘書的著裝要求。錯;第四,在指點的要求下能迅速趕到。對;第五,公司支票掉在辦公室地上,大意。錯;第六,進指點辦公室先敲門,有禮貌。對;第七,自動咨詢指點的意見并做好記錄。對;第八,及時為指點決策提供適宜的建議。對;第九,為來賓預備的禮物既有留念意義又有檔次。對;第十,出指點辦公室不關門。錯;第十一,提早預訂酒店并進展確認。對;第十二,能注重來賓的平安捍衛(wèi)任務。對;第十三,請下屬協(xié)助 購置贈送來賓的禮物,留意了人力資源的配置。對;第十四,引見信寫法不規(guī)范。錯;第十五,印章沒有蓋在署名上。錯;第十六,公司印章隨

39、意放在辦公桌上,沒有做好平安任務。錯;第十七,與來賓秘書進展及時的信息溝通,做好接待任務。對;第十八,接待方案周詳,并能提早請指點確認。對;第十九,能根據(jù)實踐情況修正接待方案,有靈敏性。對;第二十,對來賓接待中的設備需求思索周到,并能及時做好預備。對。.電腦與打印機放置一處,便于電源線銜接,對;.窗戶沒有窗簾,使打印機和復印機任務光陰線耀眼,錯;.與復印機銜接的電源線沒有隱藏起來,任其在地下拖曳,呵斥平安隱患,錯;.鐘苗著裝不規(guī)范,錯;.能在鈴響三聲內(nèi)接,接前先報單位稱號,對;.在不明對方身份的情況下隨便通知己方指點行跡并泄露新產(chǎn)品發(fā)布會的日期,錯;把本該放在機旁的記錄本放在抽屜里,錯;.能想

40、到記下對方的內(nèi)容以便通知指點回話,對;.把手機放在電腦旁,違背了“個人物品不能放在辦公桌上而應放抽屜里的原那么,錯;“.請柬兩字未居中排布,錯;.請柬正文用“自定于開頭,錯;.請柬正文短少新產(chǎn)品發(fā)布會的地點,錯;.請柬的時間不詳細,且將年簡寫為“年不規(guī)范,錯;“.敬請光臨未左端頂格排布,錯;.落款未空兩格居右排布,且日期未標“年月日,錯;.請柬未提早一周發(fā)送,錯;.向總經(jīng)理提議用攝像設備來記錄保管資料,對;.能向總經(jīng)理建議暫時租用攝像機,表達了“經(jīng)濟適用的原那么,對;.通知終了時未說禮貌語,錯;.前把原件的別針(硬物)取下,對;.在取下原件別針時將文件弄破(容易呵斥卡紙),錯。第一，鐘苗辦公室

41、內(nèi)辦公設備齊全，文件書籍陳列有序。對；第二，會議室采光充足，桌椅整齊干凈，回字型會議桌中間鮮花點綴。對；第三，會議室溫度低于度。錯；第四，能在會前檢查設備能否正常，溫度能否適宜。對；第五，點開會，本應提早進會場檢查卻點分才去檢查。錯；第六，能安排初秘書檢查錄音機和磁帶能否齊全。對；第七，能在會前叫初秘書給她一份人員座位圖。對；第八，與同事說話口氣太硬，不留意親密同事關系。錯；第九，沒有及時做好會議文件的退清任務。錯；第十，會后能整理“會議簡報。對；第十一，“第三季度會議時間表編制不規(guī)范。錯；第十二，在回收文件、編制會議時間表、整理睬議簡報等諸多任務中，沒有安排初秘書一同做而是單獨去做，既不利于

42、調(diào)動同事積極性，又影響了任務效率。錯；第十三，在進蘇經(jīng)理辦公室時未敲門而直接進入。錯；第十四，與指點說話，不等指點談完表示“可以走了就擅自離去。錯；第十五，把文件清退、編制會議時間表兩項任務置于一邊，而把發(fā)“文件處置流程圖這項不很急的任務放在首位，不符合ABCD法那么。錯；第十六，在發(fā)文件時，能先打確認對方。對；第十七，文件后，能打問對方能否收到。對；第十八，對擋住過道的大箱子，不是尋覓物主、適當安頓，而是大罵人“缺德，將箱子推到滅火器前，既損害了同事關系，又留下了平安隱患。錯。 .職業(yè)培訓著裝規(guī)范,對;.提早非常鐘到達辦公室,自動清掃任務區(qū)域衛(wèi)生,做好上班預備,對;.辦公桌上辦公用品、文件擺

43、放整齊,對;.辦公室采光充足,環(huán)境良好,對;.電腦屏幕側對強光,以致光線反射,看不清顯示內(nèi)容,錯;.辦公室電腦沒設置密碼,導致“系統(tǒng)界面換了,錯;.制造任務日志,以合理有效地管理和方案任務時間,對;.用語禮貌規(guī)范,對;.上班時間補妝,錯;.離興辦公室沒關電腦,錯;.進王總辦公室先敲門,對;.制定的謀劃方案零亂,沒排頁碼,又沒有會議主題與議題等相關內(nèi)容,錯;.約請對象里脫漏了王總事先指定的人員,錯;.做事總是馬馬虎虎,以致不能及時完成指點交辦的任務,錯;.指點布置任務時能做好記錄,對;.與指點交談時,能正確傾聽和有效提問,適時給指點提出建議,對;.馬上去落實指點安排的修正謀劃方案、發(fā)布會議通知、

44、安排車輛等事宜,做事能區(qū)分輕重緩急,對;.會議通知中“參與人員未按職位由高到低陳列,錯;.會議時間不詳細,且將下午寫成了上午,錯;.會議通知中沒闡明會議主題,錯;.用車方案思索不周全,錯;.預訂車輛,出現(xiàn)矛盾時能自動和相關部門協(xié)調(diào),對; 、將擋住通道的移開，堅持暢通。 、公文標題錯誤請示和報告是兩個文種 、無嚴密認識嚴密文件放桌面上，隨意讓他人看 、報銷手續(xù)錯誤沒有指點簽字就付現(xiàn)金 、現(xiàn)金保管不符合要求現(xiàn)金放在無鎖的抽屜中 、報銷環(huán)節(jié)錯誤沒有附發(fā)票就付現(xiàn)金 、泄露會議中信息 、忘記通知陳總和司機下午不要去昌順公司 、能留意任務時維護眼睛辦公室光線適當 、能自動提示他人室內(nèi)制止吸煙 、邊備有筆和

45、留言條，能馬上記錄 、記錄記得齊全，并能將關鍵詞復述 、接用語不規(guī)范。沒有問候語、沒自報姓名、沒有告別語 、辦公桌干凈、整齊，物品擺放有序 、能快速接應； 、請柬格式不規(guī)范，“敬請應格書寫； 、請柬中沒有寫明活動地點； 、開放觀賞活動的時間不對，五一假期剛過，此時組織觀賞活動不合時宜； 、沒有預備宣傳資料 、對觀賞道路不熟習 、在觀賞道路的一些拐角設有指示性標志 、引導來賓觀賞時，沒有提示來賓留意路上的妨礙物 、鐘苗對觀賞工程的講解預備不充分，無法回答來賓的提問。 、嚴密認識不強如進貨渠道屬公司，不應泄露 、觀賞道路不平安，預備任務不到位 、休憩室預備得不充分茶水、飲料、座位都不夠； 、留意了

46、門口環(huán)境的布置如橫幅和彩旗，起到烘托氣氛的作用 、鐘苗的服飾不規(guī)范，應穿辦公室職業(yè)裝，以表示正規(guī)和對來賓的尊重 、可以在門口迎候來賓 、接應及時，符合禮儀 答出以下各點，每點計分： 、辦公環(huán)境不規(guī)范辦公桌前線與電線纏繞混亂、桌上不應擺放咖啡瓶； 、鐘苗的問話不夠禮貌應說：“請問各位是來觀賞的嘉賓吧！ 、引導來賓時，指示方向的手勢不對運用右手。 第一，鐘苗辦公室內(nèi)辦公設備齊全，文件書籍陳列有序。對； 第二，會議室采光充足，桌椅整齊干凈，回字型會議桌中間鮮花點綴。對； 第三，會議室溫度低于度。錯； 第四，能在會前檢查設備能否正常，溫度能否適宜。對； 第五，點開會，本應提早進會場檢查卻點分才去檢查。

47、錯； 第六，能安排初秘書檢查錄音機和磁帶能否齊全。對； 第七，能在會前叫初秘書給她一份人員座位圖。對； 第八，與同事說話口氣太硬，不留意親密同事關系。錯； 第九，沒有及時做好會議文件的退清任務。錯； 第十，會后能整理“會議簡報。對； 第十一，“第三季度會議時間表編制不規(guī)范。錯； 第十二，在回收文件、編制會議時間表、整理睬議簡報等諸多任務中，沒有安排初秘書一同做而是單獨去做，既不利于調(diào)動同事積極性，又影響了任務效率。錯； 第十三，在進蘇經(jīng)理辦公室時未敲門而直接進入。錯； 第十四，與指點說話，不等指點談完表示“可以走了就擅自離去。錯； 第十五，把文件清退、編制會議時間表兩項任務置于一邊，而把發(fā)“文

48、件處置流程圖這項不很急的任務放在首位，不符合ABCD法那么。錯； 第十六，在發(fā)文件時，能先打確認對方。對； 第十七，文件后，能打問對方能否收到。對； 第十八，對擋住過道的大箱子，不是尋覓物主、適當安頓，而是大罵人“缺德，將箱子推到滅火器前，既損害了同事關系，又留下了平安隱患。錯。 .電腦與打印機放置一處,便于電源線銜接,對; .窗戶沒有窗簾,使打印機和復印機任務光陰線耀眼,錯; .與復印機銜接的電源線沒有隱藏起來,任其在地下拖曳,呵斥平安隱患,錯; .鐘苗著裝不規(guī)范,錯; .能在鈴響三聲內(nèi)接,接前先報單位稱號,對; .在不明對方身份的情況下隨便通知己方指點行跡并泄露新產(chǎn)品發(fā)布會的日期,錯; .把本該放在機旁的記錄本放在抽屜里,錯; .能想到記下對方的內(nèi)容以便通知指點回話,對; .把手機放在電腦旁,違背了“個人物品不能放在辦公桌上而應放抽屜里的原那么,錯; “請柬兩字未居中排布,錯; .請柬正文用“自定于開頭,錯; .請柬正文短少新產(chǎn)品發(fā)布會的地點,錯; .請柬的時間不詳細,且將年簡寫為“年不規(guī)范,錯; “.敬請光臨未左端頂格排布,錯; .落款未空兩格居右排布,且日期未標“年月日,錯; .請柬未提早一周發(fā)送,錯; .向總經(jīng)理提議用攝像設備來記錄保管資料,對; .能向總經(jīng)理建議暫時租用攝像機,表達了“經(jīng)濟適用的原那么,對; .