辦公室5S執(zhí)行篇

1、圖 辦公室5S執(zhí)行篇辦公桌管理1、辦公桌整理規(guī)范名牌：辦公桌右上角或左上角張貼個人名牌。辦公桌面：辦公桌面只能擺放臺歷、水杯、盆栽、電腦顯示器、鍵盤、鼠標、電話、筆筒、文件夾、正在使用的文件、票據(jù)、電話、茶杯等物品（鍵盤、鼠標或置于電腦桌抽屜內(nèi)），要求放置整齊有序。辦公桌洞：辦公桌配套書柜置于辦公桌左下方，電腦主機放置于書柜右側，垃圾桶放置于辦公桌右下方（或辦公桌配套書柜置于辦公桌右下方，電腦主機放置于書柜左側，垃圾桶放置于辦公桌左下方）。桌洞下不得堆積雜物。人離開半小時以上應將桌面收拾干凈，電腦、電話機要保持干凈衛(wèi)生。長方形辦公桌擺放要求同轉角辦公桌，從左到右次序不變。圖12、電腦整理規(guī)范電

2、腦桌面背景主題統(tǒng)一windowXP。電腦桌面僅設置常用和臨時文件夾，保持整潔。電腦設置開機密碼。離開只座位十分鐘以上須鎖定電腦，鎖定電腦快捷鍵為windows+L。3、抽屜整理規(guī)范第一層：存放個人及客戶名片、筆、眼鏡、不常用文具等小物品，應擺放整齊。第二層：存放正在使用的文件資料及需要保密的資料資料。A第三層：私人物品。4、文件夾整理規(guī)范辦公文件、票據(jù)不能散亂放置于辦公桌上，應分類放進文件夾、文件盒中。經(jīng)常使用的文件夾、文件盒不能在辦公桌上重疊堆積，應進行分類編號整齊存放在文件框中。不經(jīng)常使用的文件夾、文件盒應進行分類編號整齊存放在文件柜中。從文件/工具柜中取用的資料用完后及時返還至文件/工具

3、柜。正在使用的文件資料分為待處理、未處理、已處理三類整齊放于辦公桌面，做到需要的文件資料能快速找到。下班后統(tǒng)一歸類，需要繼續(xù)處理的存放于辦公桌第二層抽屜。根據(jù)應用情況分為每日必用、常用、和不常用3種，不常用的文件要盡快處置；文件/工具框中的所有文件/工具應擺放整齊有序，不得出現(xiàn)報紙、雜志等與工作無關文件。文件框內(nèi)的文件夾明確標識，文件標識要與實際相一致，整齊放置；電腦里的電子文檔、資料分類必須條理清晰。電子文件需要永久長期保存的，應形成紙質和電子等雙套介質材料備份保存。圖 5、電腦線、電話線、網(wǎng)線、電源線電腦線、電話線、網(wǎng)線、電線束好有序放置，沒有安全隱患。圖36、椅子離開時椅子調(diào)正，離開10

4、分鐘以上，椅子應放回桌洞內(nèi)?？勘匙尾坏脭R置衣物，包等其它任何物品。文件柜管理文件柜頂不得擺放物品。文件柜內(nèi)排列有序，每一層分類物品標識清晰。書柜整理同文件柜。圖5庫房管理貴重物品、辦公用品、辦公設備、報刊、雜志、酒水保管者做好出入庫登記。每季度季度盤點一次，于當季度第一個月15號之前完成。排列有序，每一箱物品分類清楚、標識清晰。報刊架管理每天更換新訂閱的報紙、雜志、近兩期宏達世界、宏達系列刊物，有序擺放。報刊架后不得堆放廢舊報紙、雜志、物品，須統(tǒng)一回收于27樓茶水間。崗位制度上墻管理宏達文化核心價值理念，見附件1。部門各崗位職責（因為人員總是在變，按崗位梳理，不細分個人職責，人力資源部歸納總

5、結，統(tǒng)一模板）。圖 5S管理標準，見附件2。員工紀律與行為規(guī)范（人力資源部有打印出來未發(fā)行的員工手冊）。上墻的制度裝裱筐嵌入墻上，不隨意更改。公告欄管理行政部廢除工作欄。行政部設立公告欄。用于發(fā)布通知，設立員工天地。員工天地張貼照片，各部門獲獎照片、活動照片等，主題為團結友愛，敬業(yè)奉獻?；顒恿粲?，如每月員工生日會拍照留影。打印機管理1、柜式打印機柜式打印機旁擱置設備，如碎紙機與辦公桌，應三點一線，保持整齊。柜式打印機旁辦公桌面只能擺放：打孔機、訂書機、回形針、訂書針、雙面膠、長尾夾等常用辦公用品，且回形針、訂書針、雙面膠、長尾夾應該收納于盒內(nèi)，不得散亂放置于辦公桌面。辦公用品使用完畢應放回原處

6、。辦公桌下方和抽屜內(nèi)擱置打印紙,不得擱置雜物。未使用的打印紙應該置于紙盒內(nèi)保存,不得將未使用的打印紙裸露置于其它地方。將可回收利用的紙放入可回收利用的紙盒，每日下班前清理可回收利用紙盒。2、臺式打印機臺式打印機放置于辦公桌左側或右側。打印機旁整齊擺放打孔機、訂書機、回形針、訂書針、雙面膠、長尾夾等常用辦公用品,且回形針、訂書針、雙面膠、長尾夾應該收納于盒內(nèi)，不得散亂放置于辦公桌面。辦公用品使用完畢應放回原處。打印紙印紙應該置于紙盒內(nèi)保存，不得將未使用的打印紙裸露置于其它地方。紙盒置于柜子里儲存，不得放置于辦公桌面。將可回收利用的紙放入可回收利用的紙盒，每日下班前清理可回收利用紙盒。圖7OA管理

7、個人信息的完善，工作職責、崗位及時更新，上傳個人照片。辦公室環(huán)境管理辦公室地面不得堆放雜物，做到無死角。將長期不用的飲水機、電扇、打印機、碎紙機、資料袋、廢物箱等辦公設備收納整理到庫房。廢棄物按照公司要求的方式廢棄。下班之后關閉飲水機。飲水機旁最多放置一桶飲用水。公共辦公區(qū)的打印機、打印紙、訂書機、膠水、打孔機、切紙機等有序擺放。白板及時清潔，保持干凈。庫房物品分類分區(qū)擺放，標識清晰。柜（櫥）頂、長椅上、沙發(fā)上、窗臺上、禁止擺放任何物品。會議桌整潔，不得堆放物品，會議桌旁椅子擺放整齊。附件1：宏達文化核心價值理念（1）企業(yè)使命宏則龍騰滄海達則兼善天下龍騰滄海飛龍在天，或躍于淵。全球化時代，宏達

8、集團已成功走出四川，跨出國門，順應未來發(fā)展的必然趨勢，在世界范圍內(nèi)整合人才、技術、資源優(yōu)勢；立足華夏，放眼寰宇，展宏圖壯志于四海。兼善天下君子之道，止于至善。優(yōu)秀企業(yè)在立足自身的同時，更應兼濟社會。宏達集團鐵肩擔道義，積極參與公益事業(yè)，用行動倡導誠信公平；只有根植沃土、致富思源，方能促社會、企業(yè)與個人和諧共進。（2）企業(yè)愿景：全力打造一個可持續(xù)發(fā)展的、具有國際競爭力、受尊敬和可信賴的多元化現(xiàn)代企業(yè)集團?；盍赀_（具有國際競爭力）更快、更高、更新、更深、更穩(wěn)。創(chuàng)新宏達（受尊敬）做優(yōu)、做強、做精、做活、做久。誠信宏達（可信賴）健康、和諧、環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展。（3）企業(yè)目標：建百年宏達，立長青基業(yè)（4

9、）核心價值觀：“四重“：重人品人才；重競合共贏；重品牌創(chuàng)新；重環(huán)境服務。（5）企業(yè)精神：認真做人,認真做事。（6）企業(yè)哲學：宏圖達遠追求無限沒有比心更遠的路宏圖弗遠界欲達恒永遠沒有比思想更深邃的天宇（7）企業(yè)宗旨：宏圖遠志引領發(fā)展，達成實力贏得未來。（8）企業(yè)作風：“四到位”：做人做到位、做事做到位、說話說到位、管理管到位。（9）經(jīng)營理念：以超前的理念激活思維，以創(chuàng)新的思維優(yōu)化管理，以嚴格的管理提升質量，以過硬的質量塑造品牌，以可信的品牌贏得市場，以穩(wěn)固的市場謀求發(fā)展。（10）管理理念：以人為本以德為先以法為準，“四靠六優(yōu)一提高”。宏達集團要永葆青春活力，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，一定要堅持做到“四靠六優(yōu)

10、一提高”：一靠人才，二靠戰(zhàn)略，三靠制度，四靠文化；即：培養(yǎng)創(chuàng)新人才，制定發(fā)展戰(zhàn)略，建立核心制度，塑造優(yōu)秀文化。同時做到優(yōu)化思想、優(yōu)化氛圍、優(yōu)化機制、優(yōu)化技術、優(yōu)化過程、優(yōu)化方法，全面提高經(jīng)濟效益和社會效益。（11）人才理念：廣納賢才培訓人才知人善用人盡其才（12）服務理念：關愛客戶體驗提升品牌價值（13）效益理念：高效優(yōu)質低成本（14）客戶理念：客戶是我們工作的中心（15）市場理念：觀念創(chuàng)造市場，速度贏得先機（16）競爭理念：利用優(yōu)勢基因，培養(yǎng)核心競爭力（17）學習理念：構筑終身教育體系，建設學習型企業(yè)組織（18）環(huán)保理念：與藍天碧水相伴，實現(xiàn)綠色可持續(xù)發(fā)展（19）創(chuàng)新理念：時時檢視日日提高（

11、20）安全理念：安全是天預防為主（21）質量理念：三百方針（商檢合格率100%；合同履約率100%；顧客滿意率100%）（22）成本理念：源頭控制成本，綜合利用資源附件2：辦公室5S管理制度第一條總則為營造干凈整潔的辦公場所，合理配置、使用各種資源，減少浪費，降低辦公成本，提升員工工作熱情，塑造良好的企業(yè)形象，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司辦公室所有人員。第二條整理每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不必要（無效過期）的，不要的全部銷毀。必要文件整理歸檔。對所轄區(qū)域的物品、設備、空間盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”；分類如下：設備：電腦、打印機、文具、書籍等；空間：柜架、桌

12、椅、儲物箱等；物品：個人物品、裝飾品等；3、“不要”物品經(jīng)各部門負責人判定后，集中報廢，集中指定存放。4、“必要品”的使用頻率和常用程度基準表常用程度使用頻率處理方法低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄中在過去半年里只使用過一次的物品集中存放（例如歸檔或放在庫房中）中一個月使用一次的物品集中存放（例如歸檔或放在庫房中）高每周或每天都使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶第三條整頓1）辦公室及崗位區(qū)整頓辦公桌：桌面除當前正在使用文件、文件框或文件盤、電腦、口杯、電話、筆筒、臺歷外，不允許放其他與工作無關的物品；一般常用辦公用品：未用的筆、直尺、訂書機、涂改液、固體膠、剪刀、即時貼、便條紙、橡

13、皮、計算器等集中放置在辦公桌抽屜的一定區(qū)域內(nèi)；電腦線、網(wǎng)線、電話線束好有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾干凈，電腦、電話機要保持干凈衛(wèi)生；文件框內(nèi)的文件夾明確標識，整齊放置；辦公桌抽屜標準：第一層，整齊地放置常用的辦公用品；第二層，整齊地放置文件、筆記本、書籍、單據(jù)等；第三層，整齊放置私人常用物品；直角辦公桌左邊抽屜可放置臨時性物品（如空白稿紙、即時性的文件卷宗等）；文件柜：透明層分類整齊放置文件夾、資料冊、參考資料、文件卷宗等，非透明層放置歸檔的記錄、空白表單等；柜頂不得放置其他物品；座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開10分鐘以上，椅子應放回桌洞內(nèi)；桌洞下不得堆積雜

14、物；垃圾簍：內(nèi)罩塑料袋，置寫字臺下右前角；外衣、手袋、雨具掛放在規(guī)定位置，嚴禁隨意放在辦公桌上；飲水機、桶裝水需放置在指定位置，不得隨意移動，備用水不得超過2桶，空桶不得超過3個；2）文件、資料整頓檔案管理依照檔案管理制度執(zhí)行；將日常文件按照待處理、處理中、已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據(jù)應用情況分為每日必用、常用、和不常用3種，不常用的文件要盡快處置；文件標識要與實際相一致；電腦里的電子文檔、資料分類必須條理清晰。電子文件需要永久長期保存的，應形成紙質和電子等雙套介質材料備份保存；第四條清掃將現(xiàn)場不要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾、無污穢狀態(tài)。消除“臟污”保持職場干凈、明亮；清掃的

15、主要對象是個人辦公區(qū)域，如桌面、桌洞、辦公設備（電腦、傳真機、復印機、打印機、電話機），公用設備或其他清掃對象安排值日或保潔人員清掃。第五條清潔將前“5S”做到制度化、規(guī)范化、維持其成果。利用宣傳布置和活動，保持新鮮活躍的活動氣氛。5S小組人員經(jīng)常巡視檢查。保持5S意識。第六條素養(yǎng)培養(yǎng)文明禮貌習慣，自覺遵守公司規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣。素養(yǎng)巡查：5S小組對各部門進行不定期檢查，總經(jīng)辦每月底對整個公司辦公室的5S執(zhí)行情況進行檢查。附件3：5S管理推行步驟步驟1：成立推行組織步驟2：擬定推行方針及目標步驟3：擬定工作計劃及實施方法1日程計劃做為推行及控制之依據(jù)2資料及借鑒他廠做法5S活動實施辦

16、法4與不要的物品區(qū)分方法5S活動評比的方法5S活動獎懲辦法相關規(guī)定（5S時間等）工作一定要有計劃，以便大家對整個過程有一個整體的了解。項目責任者清楚自己及其他擔當者的工作是什么，何時要完成，相互配合造就一種團隊作戰(zhàn)精神。步驟4：教育教育是非常重要，讓員工了解5S活動能給工作及自己帶來好處從而主動地去做，與被別人強迫著去做其效果是完全不同的。教育形式要多樣化，講課、放錄像、觀摩他廠案例或樣板區(qū)域、學習推行手冊等方式均可視情況加以使用。教育內(nèi)容可以包括每個部門對全員進行教育現(xiàn)場管理法的內(nèi)容及目的現(xiàn)場管理法的實施方法現(xiàn)場管理法的評比方法5.新進員工的5S現(xiàn)場管理法訓練步驟5：活動前的宣傳造勢5S活動要