高效工作-時(shí)間管理

1、高效工作-時(shí)間管理1課程說明1、課程內(nèi)容請各位汲取自己需要的有用的方可，認(rèn)為無用，沒有效果的請直接放棄！2、分享自己的收獲，分享自己的經(jīng)驗(yàn)，傳遞正能量！3、建立自己的時(shí)間管理系統(tǒng)2目錄從裝桶試驗(yàn)開始時(shí)間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時(shí)間管理時(shí)間管理的策略原則浪費(fèi)時(shí)間的外在因素3道具：鐵桶一只（剛好夠大），大石頭兩塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐。目標(biāo)：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問：如果請你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？啟示：在這個(gè)實(shí)驗(yàn)中，鐵桶象征著什么？細(xì)沙象征著什么？碎石象征著什么？大石頭又象征著什么？水象征什么？這個(gè)實(shí)驗(yàn)又說明了什么？裝桶試驗(yàn)4鐵桶：充分利用一段時(shí)間（天）做出的最大

2、產(chǎn)出緊急不緊急重要A（石塊型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（碎石型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)啟示：時(shí)間是擠出來的5裝桶試驗(yàn)-加強(qiáng)版（桶足夠）如果是大石頭（幾個(gè)桶才能裝下）呢？如果是巨石（很多個(gè)桶都裝不下）呢？如果是很多巨石（很多很多個(gè)桶都裝不下）呢？如果你只有一個(gè)桶呢？6目錄從裝桶試驗(yàn)開始時(shí)間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時(shí)間管理時(shí)間管理的策略原則浪費(fèi)時(shí)間的外在因素7復(fù)習(xí)時(shí)間是我們唯一對每個(gè)人都公平

3、的資源做好時(shí)間管理，不再因虛度光陰而悔恨做好時(shí)間管理，也是一個(gè)人能力的體現(xiàn)做好時(shí)間管理，是實(shí)現(xiàn)人生規(guī)劃的保證時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性時(shí)間殺手？效能分析四象限8時(shí)間的特征時(shí)間不可停缺時(shí)間不可替代時(shí)間不可存儲時(shí)間不可增減時(shí)間可以管理910忙11時(shí)間管理=減肥12原則13目錄從裝桶試驗(yàn)開始時(shí)間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時(shí)間管理時(shí)間管理的策略原則浪費(fèi)時(shí)間的外在因素14黃瓜和番茄在餐廳相遇了黃瓜：今天忙不忙??？番茄：別提了，忙死了，一天沒閑著，但是一事無成，晚上加班！黃瓜：怎么了？沒給你派活還是活給你派太多了？番茄：有活的，我應(yīng)該完成和交付新的打印功能。本來計(jì)劃今天完成的。黃瓜：那你做了嗎？番茄：沒，他們一直讓我

4、做這個(gè)，做那個(gè)，還會議不斷，交流不斷地。黃瓜：別的事情重要嗎？還是那個(gè)打印功能重要？番茄：我不知道啊，怎么比??？黃瓜：那無論是打印功能，或者別的重要的事情，你都沒有做完？番茄：一天哪能做那么多事情??！黃瓜：不是讓你做這么多，我是問，有沒有完成的呢？一件就行？番茄：沒有，一件事情都沒有完成。？15耶魯大學(xué)的調(diào)查1953年，美國耶魯大學(xué)對應(yīng)屆畢業(yè)生做了一項(xiàng)研究調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學(xué)還沒有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕?biāo)，20年后，也就是1973年，這3%的同學(xué)比其他97%的同學(xué)更顯得富裕。這3%的同學(xué)，他們做了7件事情：他們曾經(jīng)很確實(shí)地寫下了他們想做的事情；他們列出了達(dá)成目標(biāo)所得到的好處；他們列出達(dá)

5、成目標(biāo)要克服的障礙；他們列出了達(dá)成目標(biāo)必須必備的知識以及信息；他們列出了達(dá)成目標(biāo)需要共同協(xié)力的團(tuán)隊(duì)、人員或者組織；他們總結(jié)出一套行動(dòng)計(jì)劃；他們寫出了達(dá)成目標(biāo)的具體時(shí)間。另外97%的人他們沒有去設(shè)定目標(biāo)。原因在于：他們對目標(biāo)不了解；他們不知道如何去設(shè)立目標(biāo)；對失敗有一種恐懼感；害怕被拒絕；自我形象不佳；他們對自己缺乏熱忱。沒有目標(biāo)，就沒有時(shí)間管理。布朗運(yùn)動(dòng)本身就是無效率的。16設(shè)定目標(biāo)的五個(gè)原則 S-Specific 具體的；明確誰，做什么事情，具體有什么要求； 避免出現(xiàn)一句話的任務(wù).M-Measurable 可衡量；做得好不好、有多好，要有判斷標(biāo)準(zhǔn)；避免出現(xiàn)“增強(qiáng)”、“加大”、“提高”這樣的模

6、糊字眼.A-Attainable 可實(shí)現(xiàn)；基于現(xiàn)實(shí)是可以達(dá)到的；避免出現(xiàn)明知不可能實(shí)現(xiàn)的任務(wù)、太理想化的任務(wù).R-Relevant 相關(guān)的；和我們目前的工作一致.T-Time based 基于時(shí)間；開始、結(jié)束、里程碑時(shí)間，投入工作量百分比明確。避免出現(xiàn)一個(gè)計(jì)劃中所有任務(wù)的開始結(jié)束時(shí)間都一樣，所有任務(wù)都100%投入.17目標(biāo)設(shè)定的方法 書面化-設(shè)定目標(biāo)最好用白紙黑字寫下來文字化-說明為什么要做，按照SMART原則描述目標(biāo)可視化-日?？梢?，能夠經(jīng)常提醒自己長短計(jì)劃-長遠(yuǎn)計(jì)劃（模糊），近期計(jì)劃（詳細(xì)）18目錄從裝桶試驗(yàn)開始時(shí)間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時(shí)間管理時(shí)間管理的策略原則浪費(fèi)時(shí)間的外在因素19帕

7、金森定律工作會自動(dòng)地膨脹占滿所有可利用的時(shí)間工作時(shí)間做任何事必須給它定一個(gè)合理的截止日期20帕累托定律（80/20 定律）20%重要的事80%瑣碎的事20%的效果80%的效果20%重要的事80%瑣碎的事20%的效果80%的效果20%的時(shí)間80%的時(shí)間21時(shí)間管理的核心專注于能夠產(chǎn)生效果的工作一件事情做完再做下一件事情集中處理類似的事情專注于只有自己能做的事情一次只做一件事情 聚 焦一個(gè)時(shí)期只有一個(gè)重點(diǎn) 22時(shí)間管理4象限緊急不緊急重要A（石塊型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（碎石型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些會議的出席

8、某些信件、文件、電話的處理某些必要而不重要的會議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)拖延偷懶ABCD23處理策略 重要緊急的事馬上做例如考試、趕三點(diǎn)半和急病求醫(yī)等，做完之后檢討是不是能預(yù)防以后不要發(fā)生的這么突然，因?yàn)樘０l(fā)，壓力太大，對健康很傷。其次是做重要而不緊急的事這類事情影響深遠(yuǎn)，如做身體健康檢查和學(xué)習(xí)新知識、新技能等，這類事情的效益是中長期的，如果一再拖延，會變成重要又緊急的事，所以應(yīng)該擬 定具體目標(biāo)和化整為零的計(jì)劃，按時(shí)完成。第三是緊急但不重要的事如沒有事先約的訪客或打來閑聊的電話，則長話短說，或每天留些空白時(shí)間來處理這類的事，或以替代方式處理。最后一

9、類是不重要也不緊急的事如閑逛街或閑聊或無目的看電視等等，偶而為之，但限時(shí)結(jié)束；或者提升層次，逛街提升為對流行的觀察或人的觀察，閑聊提升為討論或主題交流，看電視提升為有目的的新信息的接收。24轉(zhuǎn)變時(shí)間價(jià)值觀念的方法(一).自我心靈思想重建方法心靈思想重建是在主導(dǎo)個(gè)人價(jià)值觀系統(tǒng)的建立，來正確評估并決定你的目標(biāo)、方向(你的夢想)將想法具體化，制定達(dá)成目標(biāo)的行動(dòng)方案與期限有貫徹到底的堅(jiān)強(qiáng)決心具體目標(biāo)行動(dòng)方案行動(dòng)期限堅(jiān)強(qiáng)決心個(gè)人價(jià)值觀系統(tǒng)25轉(zhuǎn)變時(shí)間價(jià)值觀念的方法(二).自我行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化方法行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化是在建立立刻去做的行動(dòng)力確定工作的優(yōu)先順序能時(shí)常自我檢討改進(jìn)(三).自我目標(biāo)計(jì)劃操作方法 目標(biāo)計(jì)劃操作

10、是在理清目標(biāo)清單確定自己人生的階段方向作一份平日常浪費(fèi)時(shí)間的檢討表，隨時(shí)提醒自己26GTD(Get Things Done) 系統(tǒng)流程27做事靠系統(tǒng)，而不是靠感覺28GTD29收集工具-OmniFocus3031番茄工作法定義：選擇一個(gè)待完成的任務(wù)將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)x短暫休息一下（5分鐘就行）每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會兒原則：1）一個(gè)番茄時(shí)間（25分鐘）不可分割，不存在半個(gè)或一個(gè)半番茄時(shí)間。2） 一個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)如果做與任務(wù)無關(guān)的事情，則該番茄時(shí)間作廢。3）永遠(yuǎn)不要在非工作時(shí)間內(nèi)使用番茄工作法。（例如：用3個(gè)番茄時(shí)間

11、陪兒子下棋、用5個(gè)番茄時(shí)間釣魚，等等。）4）不要拿自己的番茄數(shù)據(jù)與他人的番茄數(shù)據(jù)比較。5）番茄的數(shù)量不可能決定任務(wù)最終的成敗。6）必須有一份適合自己的作息時(shí)間表。32番茄工作法目的：1、減輕時(shí)間焦慮 2、提升集中力和注意力，減少中斷 3、增強(qiáng)決策意識 4、喚醒激勵(lì)和持久激勵(lì) 5、鞏固達(dá)成目標(biāo)的決心 6、完善預(yù)估流程，精確地保質(zhì)保量 7、改進(jìn)工作學(xué)習(xí)流程 8、強(qiáng)化決斷力，快刀斬亂麻33番茄工作法工具34番茄工作法工具35目錄從裝桶試驗(yàn)開始時(shí)間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時(shí)間管理時(shí)間管理的策略原則浪費(fèi)時(shí)間的各種因素36浪費(fèi)時(shí)間的各種因素缺乏明確的目標(biāo)拖延缺乏優(yōu)先順序想做的事情太多，而且有頭無尾缺乏條理與整潔不懂授權(quán)不會拒絕別人的請求倉促決策懶惰與心理消極行動(dòng)緩慢作事拖拉 會議冗長 不速之客闖入