2022年企業(yè)檔案管理制度范文

1、第PAGE6頁共NUMPAGES6頁2022年企業(yè)檔案管理制度范文一、總則第一條將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。第三條企業(yè)各分公司和分支機構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)各分公司和分支機構(gòu)的人力資源部負責(zé)其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機構(gòu)負責(zé)人指定專人進行保管。分公司經(jīng)理和機構(gòu)負責(zé)人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。第二條企業(yè)人員調(diào)動時，調(diào)動人員的檔案由調(diào)出部門人力資源部整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門人力資源部保存。第三條企業(yè)人員借調(diào)時，員工檔案仍有原部門進行保存。

2、但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責(zé)管理。企業(yè)分公司的分支機構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30_24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內(nèi)容等，以便查找。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條檔案的分類(1)試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內(nèi)容有。員工個人簡歷，員工等級表，_

3、、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，試用期勞動合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評價表，申請轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。(2)正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有。員工個人簡歷，員工等級表，_、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，勞動合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評價表，季度/年度考核材料，崗位升遷調(diào)動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。(3)離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關(guān)系解除方面的材料等。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。第三條檔案的排列人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按

4、照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。第四條檔案的編號檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。具體方法如下：(1)檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個字母為a的排在最前列，依次類推；第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。同姓的按名字的每一個字的拼音順序進行排列。(2)重名的人員按入職時間的先后順序排列，入職時間早的排在前面，入職時間晚的排在后面。五、人事檔案所提供的利用方式(1)查閱。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登

5、記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。(2)調(diào)閱。相關(guān)利用者對人事檔案的調(diào)閱必須進行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為_天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時催還。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。(3)出具證明材料。對于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。(4)其他六、檔案的保存期限與銷毀(1)人事檔案須永久性的進行保存。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。(2)檔案銷毀必須填寫申請單，報人力資源部審核、批準(zhǔn)、備檔，

6、人力資源部指定專門人員進行銷毀，負責(zé)銷毀的人員須為兩人以上。七、附則(1)本制度自公布之日起生效。(2)本制度具體操作細則由人力資源部負責(zé)解釋。2022年企業(yè)檔案管理制度范文（二）第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管

7、以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由

8、人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法

9、，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。