word郵件合并快速制作詢證函

1、word郵件合并快速制作詢證函 一、制作明細(xì)表首先按照?qǐng)D1的格式制作“往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”。筆者使用office 2003，在其他版本的office中操作略有不同，請(qǐng)朋友們注意。二、詢證函的格式為了敘述清楚，我們假設(shè)詢證函的格式如圖2所示（實(shí)際的詢證函長(zhǎng)達(dá)3頁(yè)，編號(hào)中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁(yè)內(nèi)容），該文件名稱為“詢證函.doc”。在這張?jiān)冏C函中有5處內(nèi)容取自“往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”，即圖2中標(biāo)注的、處。三、進(jìn)行“郵件合并”1.啟動(dòng)word，打開(kāi)“詢證函.doc”，執(zhí)行“工具信函與郵件郵件合并”命令，打開(kāi)“郵件合并”任務(wù)窗格。2.選擇“信函”項(xiàng)，單擊“下一步”；選擇“使用當(dāng)前文檔

2、”項(xiàng)，單擊“下一步?選取收件人”；選擇“使用現(xiàn)有列表”項(xiàng)，單擊“下一步?撰寫(xiě)信函”。 3.進(jìn)入“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在“文件類型”框中選擇“excel文件”，然后在文件列表框中，雙擊“往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”。 4.在“選擇表格”對(duì)話框中，單擊所需要的工作表，勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。 5.在“郵件合并收件人”對(duì)話框中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯后，單擊“確定”按鈕。 6.執(zhí)行“工具信函與郵件顯示郵件合并工具欄”命令，打開(kāi)“郵件合并”工具欄。單擊“詢證函.doc”文檔中的處，然后在“郵件合并”工具欄中單擊“插入域”按鈕，進(jìn)入“插入合并域”窗口；選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，然后在“域”欄中單

3、擊“順序號(hào)”，依次單擊“插入”和“關(guān)閉”按鈕。同理，將文檔中的、處分別指定為“公司名稱”、“項(xiàng)目”、“貴公司欠”和“欠貴公司”。至此，“詢證函.doc”文檔顯示如圖3所示。文檔中書(shū)名號(hào)及里面的部分就對(duì)應(yīng)著“往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”文件的相關(guān)項(xiàng)目。四、完成“郵件合并”在“郵件合并”任務(wù)窗格中，單擊“下一步?撰寫(xiě)信函”，然后單擊“下一步? 預(yù)覽信函”，再單擊“下一步? 完成合并”，至此郵件合并完成。想看看合并后的結(jié)果嗎?在“郵件合并”窗格中單擊“編輯個(gè)人信函”，此時(shí)word將彈出“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇“全部”，點(diǎn)擊“確定”按鈕后就可以看到合并后的信函文檔了。編后：上例使用word的“郵件合并

4、”功能把word文檔和excel二維表格完美地合并到一處，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的批量處理，有效減輕了工作量。在財(cái)務(wù)工作中經(jīng)常遇到類似情況，朋友們不妨一試。關(guān)于excel到word郵件合并時(shí)的一個(gè)心得剛悟出的這個(gè)心得，實(shí)在太開(kāi)心了，找不到合適的板塊發(fā)這個(gè)心得，就放在這里吧，希望對(duì)廣大的office工作人員有所幫助這個(gè)心得要解決的問(wèn)題是：提問(wèn)：由excel到word郵件合并時(shí)如何保留原數(shù)據(jù)源中的千分位分隔符？例：一個(gè)通知文件，為word格式，其中包含這樣一段話： 引用:單位一月產(chǎn)出為*萬(wàn)元，二月產(chǎn)出為*萬(wàn)元。十二月產(chǎn)出為*萬(wàn)元。要求*為保留兩位小數(shù)的，帶千分位分隔符的數(shù)：*,*,*.*回答：保留兩位小數(shù)這個(gè)

5、問(wèn)題，我們可以在郵件合并目標(biāo)文件中切換域代碼，添加# 0.00來(lái)實(shí)現(xiàn)，很輕松但是word所有功能中都沒(méi)有給數(shù)字添加千分位分隔符。所以我們要從數(shù)據(jù)源文件入手，這里的數(shù)據(jù)源以excel為例。1，在原表格下方（注意是下方而不是右方，為什么呢？因?yàn)閑xcel默認(rèn)列數(shù)為256，你如果有一個(gè)129列的表格就不能實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能了）或者sheet2中，建立原表格框架2，在新表格中粘貼公式：=TEXT(引用的單元格,#,#0.00)，用ctrld復(fù)制公式至全表3，在word中修改數(shù)據(jù)源合并郵件過(guò)程中，需要對(duì)于小數(shù)點(diǎn)位數(shù)進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整，其數(shù)值的格式與excel中的數(shù)值格式有相同支出，可以參照其。#的多少根據(jù)企業(yè)往來(lái)帳款余額的位數(shù)確定，即#,#,#00.00 為企業(yè)余額中最大的為億元。可以根據(jù)情況調(diào)整打開(kāi)域的快