公務(wù)文書寫作與處理

1、 主講人：公務(wù)文書的寫作與處理公務(wù)文書的寫作與處理1第一篇公務(wù)文書的寫作2一、公文的概念1996年中共中央辦公廳頌布的中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)文件處理條例中規(guī)定：“黨的機關(guān)公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策、指導(dǎo)布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具?！?2001年國務(wù)院辦公廳頒布的國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定：“行政機關(guān)的公文（包括電報），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具?！?3二、公文的種類（一）古代公文文種的種類：（1）上奏文種：上書、奏、疏、

2、狀、奏本、題本、折、序、啟、表等；（2）君命文種：策、詔、圣旨、誡、敕等；（3）官署上行文：牒、呈、詳?shù)龋唬?）官署平行文：移、關(guān)文、咨、照會（朱筆和墨筆）等；（5）官署下行文：會、符、諭、札等。4三、公文的種類按公文的來源劃分，可分為對內(nèi)公文、對外公文和收來公文；按公文的性質(zhì)劃分，可分為行政類公文、黨務(wù)類公文、法規(guī)類公文、外交類公文、計劃類公文、軍事類公文、會議類公文等；按公文的行文去向劃分，可分為上行文、平行文、下行文；按公文的使用范圍劃分，可分為通用公文、專用公文、科技公文等。2001年國務(wù)院辦公廳頒布實施的國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定公文種類有13類（13種）：命令（令）、決定、公告

3、、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。5文書的分類6法定公文黨的機關(guān)公文行政機關(guān)公文決議、決定、批示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要命令（令）、議案、決定、指示、公告、 通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要7政治性 權(quán)威性 時效性 程式性公文的特點8四、公文的格式（一）公文用紙和印裝格式1公文用紙采用國際標準A4型紙，其幅面尺寸 為210mm297mm。2公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm 1mm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm；版心尺寸為156mm225mm（不含頁碼）。3文字符號從左至

4、右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。4公文左側(cè)騎馬訂或平訂，不掉頁；后背平整、不空。9210mm297mm371mm281mm225mm156mm公文用紙格式101）公文的結(jié)構(gòu)、要素結(jié)構(gòu)：文頭、主體、文尾 要素：發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等 11文頭部分（眉首） 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。 12 文件 20051號 簽發(fā)人： 特急機密一年

5、00001文件名稱，由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。發(fā)文字號左空一格，簽發(fā)人右空一格?！敖^密”、“機密”級公文應(yīng)當標明份數(shù)序號。只有上行文才需注明簽發(fā)人。緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件” 1314 文件 20051號 特急秘密行政機關(guān)公文眉首15 文件 20051號 特急秘密黨的機關(guān)公文眉首16主體部分 公文的主體，是公文最主要的部分，其格式包括標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機關(guān)、印章和成文年月日等內(nèi)容的規(guī)定。 17 文件 20051號 簽發(fā)人： 特急機密一年00001公文標題，紅色反線下空2行，2號小標宋體字。主送機關(guān)，標題下空1行，左側(cè)頂格用3號

6、仿宋體字標識，回行時仍頂格。 請示 ： 18附件，在正文下空1行左空2字標識。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識附件 成文日期右空4字，中文小寫。公文如有附注，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（發(fā)至 級）19202122 二三年二月五日 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 23當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識此頁無正文的方法解決。 。（發(fā)至級）二三年二月五日聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)蓋印；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都

7、應(yīng)蓋印。24（此頁無正文）（發(fā)至級）二三年二月五日此頁錯誤25文尾部分（版記 ） 文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。 26印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。公文應(yīng)標主題詞，上行文按上級機關(guān)要求標注。 。（發(fā)至 級）二三年二月五日主題詞： 抄送：， 。辦公室2005年4月20日印發(fā)抄送機關(guān)左空1字，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。 227信函式格式發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長

8、均為17cm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。 學(xué)院30mm 2001號 關(guān)于 的函秘密特急20mm28會議紀要格式 會議紀要會議紀要不加蓋印章。其他要素與公文的一般格式相同。 292）其他注意事項 A、公文用紙一般使用紙張定量為60g/80 g/的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，PH值為7.59.5。 B、公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，。 C、印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標BL100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。30 文件 2

9、0051號 簽發(fā)人： 王二小 特急機密一年00001 請示 ： D、字體字號3號仿宋體字文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字3號黑體字小標宋體字，用紅色標識。字號一般應(yīng)小于22mm15mm（高寬）3號楷體字2號小標宋體字31 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（發(fā)至 級）3號仿宋體字32 。（發(fā)至 級）二三年二月五日主題詞： 抄送：， 。辦公室2005年4月20日印發(fā)23號黑體字 3號仿宋體字 4號半角白體阿拉伯數(shù)碼 33 請示是下級組織向上級組織或業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求指示、批準時使用的公文。2、請示的寫作。34標題：上款：正文：落款：發(fā)文機關(guān) + 事由 +文種（請示） 可省略主送機關(guān)

10、（只限一個）緣 由事 項結(jié)尾語上級的精神、下面的情況請求的事項妥否，請批復(fù)。（當否，請批示。）發(fā)文機關(guān)時間（中文、全稱：二00四年十月十日）請示的寫法：35例文關(guān)于會計人員職權(quán)條例中“總會計師” 是行政職務(wù)或是技術(shù)職稱的請示 財政部： 國務(wù)院1987年國發(fā)1987號通知頒發(fā)的會計人員職權(quán)條例規(guī)定，會計人員技術(shù)職稱分為總會計師、會計師、助理會計師、會計員四種；其中“總會計師”既是行政職務(wù)，又作為技術(shù)職稱。在執(zhí)行中，工廠總會計師按條例規(guī)定，負責全工廠的財務(wù)會計事宜；可是每個工廠，尤其是大工廠，授予總會計師職稱的人有四五人，究竟由哪一位負責全廠的財務(wù)會計事宜和執(zhí)行總會計師的職責與權(quán)限呢? 我們認為宜

11、將行政職務(wù)與技術(shù)職稱分開?？倳嫀煘樾姓殑?wù)，不再作為技術(shù)職稱；比照最近國務(wù)院頒發(fā)的工程技術(shù)干部技術(shù)職稱暫行規(guī)定，將條例第五章規(guī)定的會計人員職稱中的“總會計師”改為“高級會計師”。 以上認識是否妥當，請指示。 省財政廳 一九八八年月日 36 報告是下級組織向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機關(guān)詢問時使用的公文。3、報告的寫作37標題：上款：正文：落款：發(fā)文機關(guān) + 事由 +文種（報告） 可省略主送機關(guān)（不限一個）緣 由事 項結(jié)尾語上級的精神、下面的情況報告的事項特此報告。發(fā)文機關(guān)時間（中文、全稱：二00四年十月十日）報告的寫法：38例文關(guān)于糧食政策性財務(wù)掛賬停息的報告 國務(wù)

12、院： 根據(jù)中共中央、國務(wù)院關(guān)于妥善解決糧食財務(wù)掛賬問題的一系列文件精神，結(jié)合各地清理糧食財務(wù)掛賬的實際情況，經(jīng)過反復(fù)研究，對糧食財務(wù)掛賬實行停息的有關(guān)政策提出如下意見： 一、停息的前提條件。 二、停息的原則解決。 三、停息的時間和辦法。 四、凡是停息后再新增加糧食財務(wù)掛賬的省、自治區(qū)、直轄市，中央財政將從核定的停息基數(shù)中相應(yīng)扣除新增掛賬。 五、有關(guān)糧食掛賬停息的具體財務(wù)處理辦法由財政部會同有關(guān)部門另行制定。 如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行。 財政部 審計署 內(nèi)貿(mào)部 中國人民銀行 國家糧食儲備局 一九九四年九月二十一日391）行文時間不同；2）行文的目的與作用不同；（有無批復(fù)）3） 內(nèi)容不同：請

13、示的上款只有一個，報告不止；請示一文一事，報告可一文多事。4、請示與報告的區(qū)別40 申請書是個人或集體向組織表達愿望、向機關(guān)、團體或領(lǐng)導(dǎo)提出請求時使用的文種。1）主體不同。2）反應(yīng)不同。5、請示與申請書。41 通知是批轉(zhuǎn)下級組織、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)文件、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級機關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項、任免和聘用干部時使用的文種。6、通知的寫作。42標題：上款：正文：落款：發(fā)文機關(guān) + 事由 +文種（通知） 可省略主送機關(guān)要 素要 求結(jié)尾語時間、地點、誰、事項等其它要求的事項特此通知?？墒÷园l(fā)文機關(guān)時間（中文、全稱：二00四年十月十日）通知的寫法：43例文關(guān)于召開全省民政工

14、作會議的通知 各市人民政府、行政公署，省直各單位： 為了貫徹全國民政工作會議精神，省政府決定召開全省工作會議。會議的主要議題是：傳達學(xué)習(xí)全國民政會議的主要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，討論研究貫徹的意見和措施，請你們提前做好準備。 參加會議人員：各市人民政府、行政公署分管民政工作的領(lǐng)導(dǎo)同志和各市、行署的民政局長，省直各單位的負責同志。 會議擬開五天，地點賓館，于八月十五日前來報到。 省人民政府辦公廳 年月日441）區(qū)分公文通知和一般性通知。2）要素交待要齊全。注意的問題：45 記載和傳達會議情況和議定事項時使用的文種。7、會議紀要的寫作。461）宣布會議決議的；2）綜合會議內(nèi)容的；3）學(xué)術(shù)會議的。會議紀要的

15、分類：47標題：開頭：主體：結(jié)尾：時間：會議名稱 + 紀要開會的依據(jù)、目的、背景、時間、地點、名稱、范圍、主持人、參加人員、出席的領(lǐng)導(dǎo)、講話人、會議基本議程、主要活動、主要收獲等。會議研究、討論的問題和決定事項的內(nèi)容。希望、號召。中文、全稱：二00四年十月十日會議紀要的寫法：48類別 用語名稱 作用 常用特定用語 1開端用語 主要用于文章開頭，表示發(fā)語、引據(jù) 為、為了、為著、查、接、頃接、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于。 2稱謂用語 用于表示人稱或?qū)挝坏姆Q謂 第一人稱：我、我單位、本人、本公司、我們、敝單位。 第二人稱：你、你局、貴公司、貴方。 第三人

16、稱：他、該公司、該項目。3遞送用語 用于表示文、物遞 送方向 上行：報、呈。 平行：送。 下行：發(fā)、頒發(fā)、頒布、發(fā)布、印發(fā)、下達。 4引敘用語 用于復(fù)文引據(jù) 悉、接、頃接、據(jù)、收悉。 5擬辦用語 用于審批、擬辦 擬辦、責成、交辦、試辦、辦理、執(zhí)行。 6經(jīng)辦用語 用于表明進程 經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、茲經(jīng)。 7過渡用語 用于承上啟下 鑒于、為此、對此、為使、對于、關(guān)于、如下。 8期請用語 用于表示期望請求 上行：請、懇請、擬請、特請、報請。 平行：請、擬請、特請、務(wù)請、如蒙、即請、切盼。 下行：希、望、尚望、切望、請、希予、勿誤。 9結(jié)尾用語 用于結(jié)尾表示收束 上行：當否，請批示；可否，請指示；如無不當

17、，請批轉(zhuǎn)；如無不妥，請批準；特此報告；以上報告，請批轉(zhuǎn)；以上報告，請審核。 平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達；特此證明；尚望函復(fù)。下行：為要；為宜；為妥；希遵照執(zhí)行；特此通知；此復(fù)；為而努力；現(xiàn)予公布。 10謙敬用語 用于表示謙敬 承蒙惠允、不勝感激、鼎力相助、蒙、承蒙。 11批轉(zhuǎn)用語 用于上級對下級 來文的批轉(zhuǎn)處理 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。 12征詢用語 用于征請、詢問對有關(guān)事項的意見、態(tài)度 當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、如無不當、如無不妥、如果可行等。 四、公文常用特定用語簡表49第二篇公文的處理50一、行文規(guī)則 按照一定的規(guī)定或準則來處理對內(nèi)、對外行文關(guān)系的制度，也叫行文制度。51由下級

18、機關(guān)向上級機關(guān)的行文。下行文：由上級機關(guān)向下級機關(guān)的行文。平行文：平行機關(guān)之間以及沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間的行文。（一）行文關(guān)系上行文：52行政領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)指導(dǎo)不相隸屬平行下行文：逐級、多級、直達上行文：逐級、多級、越級平行文53（二）行文準則 1.行文應(yīng)當確有必要，注重效用。 54 2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。 55 3. 機關(guān)各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級機關(guān)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級機關(guān)正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。 56 4. 同級機關(guān)、同級機關(guān)各部門、上級機關(guān)

19、部門與下一級機關(guān)可以聯(lián)合行文。 57 5.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。須經(jīng)機關(guān)審批的事項，經(jīng)機關(guān)同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)機關(guān)同意。 58 6. 屬于主管部門職務(wù)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。 59 7. 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷。 60 8. 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。 61 9. “請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。 62 1

20、0. 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 63 11. 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。64二、行文流程收文辦理的程序包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、 承辦、催辦等程序。發(fā)文辦理的程序包括：擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、繕印、 校對、蓋印、登記、分發(fā)、立卷、 歸檔、銷毀 65文書處理程序流程圖簽收登記分 辦擬 辦批 辦承 辦催 辦擬 稿審 核簽 發(fā)繕 印用 印發(fā)文登記收 文 處 理發(fā) 文 處 理傳 閱注 辦定 稿存 本封 發(fā)歸 卷結(jié)束66簽

21、收登記簽收 拆封 登記清點數(shù)量核對名稱檢查包裝填寫回執(zhí)避免撕毀取凈文件有無錯發(fā)有無缺頁有無缺數(shù)便于運轉(zhuǎn)便于管理流程圖67分辦由文書人員： 來文分類 附文件處理單 分辦對已有明確分工的例行公文，直接分送有關(guān)部門或承辦人；對普通抄件，直接送有關(guān)單位閱覽、存查；對重要文件或文書部門不能判定的文件，先送辦公室負責人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。流程圖68擬辦 對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。可分別由辦公室負責人或業(yè)務(wù)部門負責人提出。流程圖69批辦提出處理該份文件所述問題的原則和方法；提出并指明負責承辦該文件的單位或承辦人，規(guī)定承辦的時限；凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，還必須指出主辦單位和主辦人。流程圖70承辦一是從業(yè)務(wù)部門來說，指具體執(zhí)行和處理；二是從文書部門來說，指根據(jù)擬辦和批辦意見辦理復(fù)文。流程圖71催辦 對必須辦理答復(fù)的文件，要根據(jù)承辦時限的要求，及時對承辦情況進行督促、檢查。流程圖72傳閱 單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需經(jīng)機關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。文書人員主要領(lǐng)導(dǎo)主管負責人主管業(yè)務(wù)部門其他有關(guān)人員流程圖73注辦 也叫辦復(fù)。是指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文書處理單上簡要