高效會議管理技巧說明

1、第1講當今會議面面觀【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議的要緊目的確實是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題,反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是職員的夢魘；職員花太多時刻在無效率的會議上，不僅白費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議治理技巧”的中心議題。會議的意義1.會議是一個集思廣益的渠道圖集思廣益圖如上圖-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的方法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意確實是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。.會議顯示一個

2、組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。圖1-2組織或部門與會議3會議是一種群體溝通的方式開會專門少是一對一的溝通,絕大多數(shù)情況下差不多上一種群體溝通。隨著科技的迅猛進展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們能夠通過E-mail、多媒體等種種形式進行溝通，然而,群體溝通，即會議這種方式,是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通適應。會議的目的開展有效的溝通會議是一種

3、多項交流，能夠集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個要緊目的。傳達資訊通過會議能夠向職員通報一些決定及新決策,也確實是講向職員傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督職員、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其要緊目的是為了監(jiān)督、檢查職員對工作任務(wù)的執(zhí)行情況,了解職員的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及職員之間的矛盾。達成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這個步驟,最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3達成協(xié)議與解決問題的6個步驟資源共享利用開會匯合資源，以期相互關(guān)心,共同進步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司

4、中。通過進行會議,形成新的構(gòu)思，同時論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心,朝著一個方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值,更為了鞏固自己的地位,經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議,以此來強化自己的地位。會議的種類會議能夠按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷進展緊密相關(guān)。表-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類 團體會議一對一會議面對面會議 電話會議 視頻會議宣布人事安排、講解政策的會議 當眾表揚或批判不人的會議 臨時處理

5、突發(fā)事件的會議固定的團隊會議 集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率,才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。1.固定的部門會議2.全體會議處理突發(fā)事件的會議4.一對一會議第講會議效率不高的緣故及解決方案【本講重點】會議效率不高的緣故及預防性治理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的緣故及預防性治理會議的通病效率不高小王是一家公司的職員,他對公司會議有自己的一些方法,他的方法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們考慮。專門多公司往往由于以下緣故，開會效率低下：公司的主管都不明白何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開,或非要安排在事

6、務(wù)繁忙的周一開。許多主管關(guān)于何時開會幾乎都不征詢職員的意見。這使得職員疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的職員，因為差不多與重要客戶或政府官員有約在先，全然不能出席,這使得會議討論專門難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最緊密的人，因此預備不充分或者全然來不及預備。時下有一句專門流行的話“最近比較煩”,對太多像小王一樣的職場人士來講，這句話能夠改為“開會比較煩”。開會之因此煩,用小王的話來講,確實是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時刻,即使有決議,質(zhì)量也專門低”,簡而言之，會議效率不高。因此,查找致使會議效率不高的緣故就顯得格外重要。2.會議效率不高的緣

7、故會議效率不高通常由以下種緣故造成。在這7種緣故中，有種緣故是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種緣故是:主持人的技能、會議的地點以及會議的預備工作。表2-1會議效率不高的緣故及具體表現(xiàn)項次緣故具體表現(xiàn)（）時刻會議安排在立即午餐的時刻,每個人都饑腸轆轆,無心開會。（）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷,無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者。（4)主持人的技能會議主持人缺乏阻礙力、講服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖。（）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退,致使會議失敗。(6）會議的預備工作開會前沒有通

8、知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7)開會的緣故、目的和結(jié)果開會的緣故、目的和結(jié)果在會議進行中突然發(fā)覺皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。.預防性治理所謂預防性治理，事實上確實是防患于未然,將禍害扼殺于搖籃之中。關(guān)于會議來講,做預防性治理，實際上確實是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種緣故，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行?！九e例】以會議為例，為了預防出現(xiàn)效率不高的情況,下面針對7種致使會議效率低下的緣故，做一個全面的預防性治理。會議效率不高的緣故預防性治理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后,幸免安排在周一或周五。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議

9、室內(nèi),而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為必須參加者、能夠旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、阻礙力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的預備工作一定要提早做好具體的預備工作。開會的緣故、目的和結(jié)果在會議進行之前將開會的緣故、目的和結(jié)果通知所有的參會者。【自檢】請依照自身情況完成下列表格。（1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？ 是否()假如存在,請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項,并提出改進意見。存在問題是否存在改進意見主持人毫無阻礙力是 否會議地點的布局讓人專門有壓迫感是 否會前預備不足

10、，會議議題讓人不明因此是 否會議總是選在午飯時刻進行是 否高效會議的八大特征與低效率會議相對的確實是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。建議在正式召開會議之前,將高效會議的8大特征一一列出,并隨時檢驗，充分做好預防性治理,使立即召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時刻安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。1會議時刻安排的規(guī)范上午8-9點之間,正是職員從家到公司，預備開始一天工作的時候。那個時候的職員，心緒尚且混亂，還需一段時刻才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時刻段進行會議、試圖讓職員回應會議提議或進

11、行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看,是不現(xiàn)實的。上午9-10點之間，職員差不多開始進入工作狀態(tài)。在那個時刻段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。上午1-2點或下午-3點之間，最適合調(diào)動職員集思廣益。大伙兒利用頭腦風暴,不斷想出新點子、新方法。下午3-5點之間，最好不要安排會議。那個時段的職員開始進入一天當中的倦怠期，人人希望立即回家,在那個時段進行會議往往會事倍功半。2會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大伙兒達成共識的會議守則。會議規(guī)范要緊包括以下條款:所有與會者將每周工作安排時刻表交給會議安排人,以找出最適宜所有參會人的開會時刻。超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所

12、有與會者都要預備在會上發(fā)言。準時開始,準時結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負責人對決議能否達成負直接責任。所有與會者應明白維護不人的尊嚴，不在會中羞辱不人,這條規(guī)則最重要，需特不注意。意見不同是好事,議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結(jié)束2-3天后,所有與會者應拿到會議記錄。所有與會者應承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責。必要時請第三方監(jiān)控,以保證會議質(zhì)量。3.固定的會議流程規(guī)范圖1固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范要緊包括一個中心、兩個差不多點。()一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括： 會議的開始，具體包括:致歡迎詞;闡明會議目的;交流會議議程；介紹時刻安排、相關(guān)規(guī)章制度;指定會議記錄人

13、。進行會議討論,能夠分為不同的議程,比如議程一、議程二、議程三等。具體包括:分享話題和目標;交流信息;產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)。 結(jié)束會議，具體包括:總結(jié);安排下次會議。（2)兩個差不多點兩個差不多點是指會議的一頭一尾,即會議開始前的預備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個差不多點是最容易被忽視的。然而，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。因此,一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的預備工作與會后的跟蹤工作。會前的預備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤打算，以及安排下次做匯報的人選等?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的緣故就顯得格外重要。通常有7大因素致使會

14、議效率低下，針對這些因素,應在會前充分做好預防性治理。與此同時，清晰了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要,只有掌握了這些,才能從正面引導我們?nèi)绾翁岣邥h的效率?！拘牡皿w會】_第講開會前的預備工作【本講重點】是否要開會預備工作的作用1H 5W預備工作核對單主持人的預備工作是否要開會“機遇只偏愛那些有預備的頭腦”。對一個人而言,不管做任何事,假如事前沒有做好充分的預備,那么等待他的必定是一個注定的失敗。對一次會議而言,高效的會議事實上在正式宣布開始之前就開始了!一次高效會議的第一步預備工作是確定是否確實有開會的必要性。那個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當于一個“篩

15、選器”,它使那些全然不符合發(fā)生條件的“會議”提早落選,從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1.無需開會的“五個假如”圖3-1不需開會的“五個假如”假如還有比開會更好的方法,即假如能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需進行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感受上不如開會那么痛快淋漓,然而卻簡潔有效,關(guān)于一些問題的解決具有經(jīng)濟有用的優(yōu)勢。假如你是唯一能夠做決策的人,那么一定不要白費自己和他人的時刻,召開耗時長久的所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟;其次，決策既然只能由你做出,就無需聚攏他人集體討論,結(jié)果又全盤推翻他人意見,這種做法只會既不利于解決問題，

16、又容易令自己陷入尷尬境地。會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預算,不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生,因為長此以往公司必定會不堪重負、得不償失。2.必須開會的“五個假如”圖2必須開會的“五個假如”“聽取部門匯報工作”最好采納會議的形式,不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式,往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通,使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。表揚和批判是兩種專門好的激勵方式,而當眾的表揚和批判具有更強的阻礙

17、力。采納會議的形式表揚或批判,有利于充分發(fā)揮表揚或批判的作用。在大會上當眾表揚“明星職員”能夠樹立標桿,充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭;當眾批判某些情節(jié)嚴峻的錯誤行為，有利于警醒職員，幸免同類情況再度發(fā)生。當你給某一個項目小組,或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要進行會議，不能采納郵件或者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的,只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化,才能促進協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。【自檢】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，通過調(diào)查,緣故在于一名職員違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，因此導致火災發(fā)生。(1)假如你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列

18、哪種方式處理此事:A.一對一批判B.開會當眾批判寫檢查處罰（2)你什么緣故這么做?見參考答案1預備工作的作用當你確定有必要召開會議時，首先要了解預備工作究竟有什么作用。只有認識到預備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好預備工作。一般來講，會議的預備工作具有以上種作用,它能夠關(guān)心你確定在會議中應該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議預備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議預備工作能夠關(guān)心你節(jié)約會議時刻，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突,使會議井然有序、卓有成效。1.1H 5W圖3-31H 5W1H 5W是指會議預備工作

19、需要特不注意的6個方面，用英文縮寫表示為 。2專門提醒依照統(tǒng)計調(diào)查顯示,會議人數(shù)最多不應超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。那個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少,不能集中反映群體思想,又能幸免因為人數(shù)過多,從而造成一部分人的消極參與。因此，會議的合適人數(shù)應該依照會議的議題、重要性具體決定。會議預備工作核對單會議的具體預備工作相當于會議的硬件,因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出確實是一張會議預備工作核對單。這張核對單盡管數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議預備工作核對單、了解會議的目的、確定會議的形式5、決定會議的時刻7、決定會議的地點、確定出席人數(shù)1、是否預備會議名簽13、是否安排與會者

20、住宿5、確定視聽教材17、預備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位1、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會議通知1、確定輔助教材8、是否要求與會者預備資料20、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應該注意的一些硬性因素,還有一些因素專門容易被忽視，一定要特不注意:會場的布置需要特不注意：假如與會人員超過10個，會場最好布置成“”字型,主持人能夠站在會場中央,如此有利于協(xié)調(diào)討論;假如是全體會議,能夠布置成階梯教室的形式；5到7人的會議，最好安排成圓桌型,也確實是半島型。主持人的

21、預備工作主持人的4個預備工作2.SOT分析圖-SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中,“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅?！颈局v總結(jié)】一次成功的會議背后一定是特不充分的預備工作。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項預備工作。不管是簡潔明了的1H5，依舊項目分明的預備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。好的預備是成功的一半，一定要做好會議的預備工作。【心得體會】_第4講成功會議的五種策略【本講重點】如何做開場白如何分配發(fā)言時刻

22、如何掌握議事進度如何達成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會議如何做開場白如何分配發(fā)言時刻如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度要緊包括種方式:語言方式與非語言方式。語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來操縱會議的議事進度。例如,面對一些特不容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人能夠憑借對其的了解,讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時刻。具體做法如:“能不能用分鐘的時刻給我們簡單的講一下？”當他講到5分鐘的時候,你能夠再講:“嗯，差不多5分鐘了,你講的正是我們需要的?！被蛘吣軌虿杉{一帶而過的方法，例如“你剛才講的內(nèi)容特不行，你對下一

23、問題如何看？”如此就能夠把他從一個問題帶到另一個問題，或是能夠轉(zhuǎn)移講話對象，如“你講得專門好,坐在您旁邊的這位如何看呢？”通過以上這些話語,即語言方式，主持人能夠有意識的、合理的操縱議事進度。2非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人講多了或者不講了,或者是講得不夠接著講等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向不人,就可能是在提示正在講話的人能夠停止講話了;不耐煩的敲桌子，也能夠提示結(jié)束發(fā)言;用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運用，能夠做到有效的控場,使會議既可不能太短，也可不能太長，準時開始,準時結(jié)束。如何

24、達成決議決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界聞名的治理大師,他通過多年的學習研究,總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行,能夠順利達成協(xié)議。4種群體決策圖41種群體決策1.權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權(quán)團隊領(lǐng)導人作最終決策并全權(quán)負責時。不宜使用:當團隊領(lǐng)導人希望團隊成員接納并支持某項決策時?！九e例】特不行動小組向部分領(lǐng)導提交報告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。優(yōu)點：決策迅速高效;在急需行動的情況下最有用；在權(quán)力界限明顯的地點最有效。缺點：盡管可迅速做出決策,但實際支持和執(zhí)行建議也不易;當復雜性增高時

25、，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到阻礙。少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用:當時刻有限,而決策結(jié)果可不能對反對者造成消極阻礙時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。【舉例】團隊成員投票同意一項新的工作程序。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導。優(yōu)點：同意多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競爭會阻礙一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行。.共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議,每一團隊成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員方法的全面解決方

26、法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。注意:假如決策時刻有限,或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動,團隊制定了一套工作方針。優(yōu)點:保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復雜的決議會通過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。缺點:達成一致需要相對長的時刻,并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的傾聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解,必須進行有效的推動。4.無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案特不重要,要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。注意：不管團隊具備什

27、么樣的經(jīng)驗，無異議決策都專門難達成。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。【舉例】一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。優(yōu)點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費專門長的時刻。無異議決策常常難以做出。4種團隊決策法【自檢】請你完成以下連線題：(1)無異議決策 A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它;意見不和及沖突最低。 ()權(quán)威決策B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。復雜的決議會通過深思熟慮,從而產(chǎn)生高質(zhì)

28、量決議。 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策C、同意多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。(4)共識決策D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最有用；在權(quán)力界限明顯的地點最有效。見參考答案-如何圓滿結(jié)束會議【本講總結(jié)】會議的成功需要高超的策略。從會議的開始直至會議的結(jié)束,每一步都需要掌握得恰到好處,只有如此才能讓會議的高效變得萬無一失。需要特不引起注意的是達成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學方法。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累!【心得體會】_引言【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧

29、第5講會議中的溝通與反饋技巧【本講重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧會議中的溝通3種溝通圖畫溝通漏斗圖5-1溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。對溝通者來講，是指假如一個人內(nèi)心想的是%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達內(nèi)心100%的東西時,這些東西差不多漏掉了%，你講出來的只剩80了。而當這80%的東西進入不人的耳朵時,由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60。實際上,真正被不人理解了、消化了的東西大概只有40。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40具體行動時,差不多變成2%了。這確實是所謂的溝通漏斗,它的吞并功能可謂強大。然而，如此的漏斗現(xiàn)象時時刻

30、刻發(fā)生在我們周圍,確實特不可怕。因此，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓那個漏斗漏得越來越少。2.溝通金三角圖5溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位考慮的思維模式。由圖所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊講話,你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是可不能成功的；只有在金三角的頂端,只有開會溝通的雙方采納換位考慮的方式,使談話雙方都站在對方的角度上,設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，因此溝通的關(guān)鍵在于換位考慮。3.溝通的冰山模式圖5-溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時,談的是同一個話題,然而大伙兒講出的內(nèi)容只是冰山露出

31、水面的部分,而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%2%,隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想講卻沒講出的內(nèi)容則占到0%9%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標，同時有明確的時刻約束。在溝通過程中,彼此積極主動,善于傾聽對方,注重雙方的每一個細節(jié)，同時雙方為達成目標而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。造成溝通困難的因素如何建立信任會議中的反饋技巧1.反饋的兩種方式2.反饋的兩種類型圖5-4反饋的兩種類型正面指導反饋積極的反饋是一種正面的強化指導,即一般意義上的表揚。成功的正面指導反饋一定要具有以下特

32、征:具有確信行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋是一種勸講指導，即一般意義上的批判。批判要特不注意方式，既要達到反饋的目的,又不能損害不人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋:3反饋時的特征4如何同意反饋【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋：描述性話語是否正確(1)你出生前我們確實是這么做的!是否(2)這確實是最佳解決方法。是否(3）這是目前為止我所明白的最好的解決方法，你還有什么更好的建議?是否()為了按時完成任務(wù),我要你如此做。是否見參考答案【本講總結(jié)】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。因此,要深刻理解溝通

33、的特征,溝通會遇到的障礙，也要學會如何進行巧妙的表揚和批判,如何理性的同意反饋，如此才能有效提高會議的效率?！拘牡皿w會】_第6講主持人的會議治理技巧【本講重點】傾聽的技巧實際的講話技巧傾聽的技巧1傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內(nèi)容:首先建議你學會傾聽不人的故事，進而傾聽不人完整的故事，而且最好能在聽完不人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完不人完整的故事之后，你才能換一個角度,站在他人的立場上,充分理解他人的處境、他人當時的心情，也才能關(guān)心你做出正確的推斷,以免犯下無法彌補的錯誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為,一定要充分重視?！咀詸z】某公司職員甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。談話內(nèi)容如下：職員甲

34、講:我想貸款買房,然而首付不夠，因此專門苦惱。經(jīng)理乙講：不太著急，大伙兒能夠幫你湊足首付,你還差多少鈔票?職員甲講：不行意思，我還差專門多鈔票。經(jīng)理乙講：沒關(guān)系的,你講吧。職員甲講:差12000元。經(jīng)理乙講:啊.職員甲聽到經(jīng)理乙的“啊.”之后,就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應該注意什么問題？_見參考答案6-充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠?qū)ｉT好的理解什么是傾聽。傾聽首先是一種治理技巧，這種技巧能夠通過學習和鍛煉得到提高。其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。2傾聽的具體方法傾聽時最好保持點頭且微笑的精神面貌，你的

35、眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|,要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感受。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“確實是”、“好好”、“是如此嗎？”“不錯”、“確實”如此的話,這些語言會激勵對方越講越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。此外,軀體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還能夠保證你不走神，你的軀體前傾時,會給被傾聽者其專門受尊重的印象。傾聽的關(guān)鍵則是重復和總結(jié),因此也要做好相關(guān)的記錄。3傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū),一定要格外注意：4.“傾聽”小總結(jié)假如用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧,那你能夠經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“假如是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使

36、會談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。事實上，這兩句話的作用在于它能夠使你置身于一種既合適表達自己感受,又能與不人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，因此能夠在會議主持中游刃有余。會議中的講話技巧會議中主持人要學會使用以下幾種講話技巧:展示。即主持人使用流利的話語把自己的方法展示給大伙兒。探詢。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見,這時候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如:“后來呢？”“那結(jié)果如何樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清晰一點嗎？”評論。與會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論,如“我明白你的意思了”“我認為問題是.”

37、如此兩者的溝通就能夠順暢進行了。建立。評論之后需要采納“建立”的講話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣,是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納,從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達成一致。“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進一步,第二個問題您如何看?”“那我們再深一步，你如何看待那個問題的成因呢？”“我們進一步具體如何解決那個方案呢？”測試理解情況。在會議中總有一些人表示反對意見,關(guān)于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白,或者你認為大伙兒可能沒有聽明白,這時候就要采納“測試”的問話方式,來測試一下大伙兒的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大伙兒都清晰了嗎?”

38、或者講 “您剛才是講的那個意思,我理解對了嗎?”這確實是測試的講話方式,用其來保證大伙兒真正弄明白一些意見的實際含義?？偨Y(jié)。在測試完理解情況之后,就需要總結(jié)，即把大伙兒的意見集中，例如:“剛才大伙兒討論特不行，我來總結(jié)一下你們講的是一、二、三”。排除與引進。排除是指拒絕某些與會者接著發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。具體是指當主持人碰到那些講話容易滔滔不絕，或是講話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關(guān)在門外,立即其排除”?！芭懦钡木唧w方法是:“您那個觀點太好了,那么您對下一個問題如何看？”或是“你那個問題回答得特不行，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話能夠達到一舉兩得的效果，其

39、一是能夠把你想排除的人排除出去，其二則能夠讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機會。這其二“把不人帶進來”確實是所謂的“引進”。簡而言之,排除的是滔滔不絕的人,引進的是沉默不語的人。這是兩種專門好的講話技巧,這兩種技巧通常是連用的。就程序提出建議。主持人就會議程序提出一些建議，要緊的目的是掌控會議時刻。一個會議進行到一定時刻時，主持人就要依照實際情況講：“好,那個程序我們現(xiàn)在進行到第二步了，那我建議我們立即轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”。情景小案例人物主持人；與會者1;與會者;與會者3;與會者4會議主題關(guān)于新年晚會地點、時刻、節(jié)目和抽獎禮品的討論會議特色主持人講話技巧太差，無

40、法操縱會場,致使會議完全失敗。主持人語錄:1、開場白“我們今天的會議要緊是討論一下新年晚會的問題,一個是確定一下晚會進行的地點、時刻;第二個確實是職員的節(jié)目;第三個確實是抽獎和禮品,大伙兒有什么意見呢?”評議:只明確了會議議題,會議時刻等因素只字未提。、“你們就全講了?！痹u議：當5句其他人的發(fā)言之后，主持人方才講了這么一句簡短無力的話。3、“我們是在講今年的晚會,不是講上年的晚會,最重要的是先把今年晚會的情況定下來?！痹u議:當與會者1和與會者2爭吵了13句話之后,經(jīng)與會者3提醒,才講了這一句。、“行行”評議：面對與會者1和與會者2的爭論,主持人只能隨聲附和。5、“今天先不討論那個問題了，會議先

41、到此結(jié)束,我們下次再通知一個會議，再開一個吧,我覺得今天的會議沒結(jié)果?！痹u議:當不人還在討論中時，首先放棄會議，表現(xiàn)了極大的無望。那個情景劇從反面講明，假如主持人沒有談話技巧，對一個會議來講是多大的災難。顯而易見,在如此的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下,會議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。因此,主持人一定要掌握高超的談話技巧，如此才能有效操縱會場，使會議盡在你的掌握之中。【本講總結(jié)】主持人的會議治理技巧要緊表現(xiàn)在兩個方面：第一是如何聽;第二是如何講。聽和講是主持人必不可少的兩項技能。對聽來講,要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法,要識不傾聽的誤區(qū)。就講而言,要緊應學習種講話技巧。同時，要熟悉傾聽和講話時經(jīng)常使用的

42、一些話語，如此有助于主持人工作的順利進行?！拘牡皿w會】_第7講如何對待會議中的意外情況【本講重點】與“Cicda蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇與“Doney驢”相遇遭遇“Rbbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹（跑題者)”相遇與“icd蟬”相遇與“hark 鯊魚”相遇與“Donke驢”相遇遭遇“RabbiTrackig兔子般追蹤”與“Crb 螃蟹(跑題者）”相遇【自檢】請做以下推斷題:（1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜愛挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。()(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言者,具有專門強的防備心理。()(）“鯊魚”性格的發(fā)言者適應于給予消極的、否定的意見。(）(4)保持短暫的沉默能

43、夠應付在會議中打瞌睡的人。()見參考答案71情景小案例地點：某公司會議室人物：主持人；與會者1“蟬”; 與會者2“鯊魚”；與會者3“兔子”;與會者“驢”；與會者5“螃蟹”會議議題：職員晚會的時刻、地點、節(jié)目單和抽獎內(nèi)容。會議內(nèi)容如下主持人講:今天會議的要緊議題是立即進行的職員晚會，會議時刻局限在1小時之內(nèi)，我們要決定4項內(nèi)容,即晚會的時刻、地點、節(jié)目單和抽獎內(nèi)容。下面請大伙兒各抒己見。評議：主持人開場白可謂簡潔明了,分不指明了會議的主題、時刻。與會者1“蟬”講:我先講吧,我覺得像節(jié)目方面,依舊由各小組自己報上來,然后由誰負責匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。抽獎活動是晚會重要的一環(huán),

44、我們一定要抽的讓大伙兒都快樂。要達到那個效果，我覺得去年那個抽獎就挺有意思，我抽中了一臺彩電,而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。地點的選擇也專門重要，去年選擇的地點就在公司樓底下的一個迪廳，我覺得氣氛不太好，要緊緣故是天天從那兒通過,沒有什么奇妙感，也沒有新奇感,我覺得挺沒有意思的。我建議去一個比較遠的，高雅一點的,我想比如講什么中央電視臺梅地亞賓館,或者是去清華紫光國際會議中心，那個地點才與我們的身份相符嘛,是吧!評議：像“蟬”一樣的與會者,講話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。一定要操縱其發(fā)言時刻。主持人講：好好,我明白你的意思了，你講的事實上特不行,你想總結(jié)的是地點和抽獎是特不重要的

45、,其他是不重要的。“蟬”講:對。主持人講:感謝,那其他人有什么看法。與會者“鯊魚”：我不同意他的看法,地點和抽獎這些差不多上次要的，既然是一個晚會，主題應該是節(jié)目,節(jié)目搞得好與壞能決定整個晚會質(zhì)量如何,是不是能夠引起大伙兒的興趣。所有的職員在一塊，對去年一年做一個回憶,對來年做一個展望,在這一氣氛之下，也能凝聚團隊的這種戰(zhàn)斗力,因此我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴肅的地點就能夠,時刻的話那個只要是臨近春節(jié)的幾天都行。評議:與會者2是屬于“鯊魚”性格的發(fā)言者,有攻擊不人的傾向;總是給予消極的、否定的意見。與會者“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。評議:與會者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者

46、，總是提議不同的程序。主持人講：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能如此，既然他們兩位都講到了時刻、地點,我們不妨先按照那個順序討論，然后立即討論那個禮品發(fā)放的問題，好嗎?評議：主持人要采取以下方式應付如此的人:確信他的貢獻或是重申能夠先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則立即按他的方法實施。與會者“兔子”:不,既然開晚會,節(jié)目依舊專門重要的，不如從節(jié)目單開始。主持人講:我明白你的意思，但是我明白小王特不有表演天才，因此他更看重節(jié)目,是嗎？假如我是你的話我跟你一樣的心情,我特不想把節(jié)目定下來,那我想不妨把時刻、地點確定一下，時刻大伙兒有沒有異議，確實是元旦，新年的一月一號那一天，小

47、王你覺得呢?與會者“蟬”講：我同意,我覺得元旦那天能夠。主持人講：好，那么地點，梅地亞賓館?與會者2“鯊魚”:迪廳。與會者“蟬”講:迪廳,又講到迪廳,迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會者2“鯊魚”：迪廳有什么不行??？與會者1“蟬”講：又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。與會者2“鯊魚”：他是太快樂了扭的腳吧。與會者“蟬”講：扭腳確實是破壞了氣氛。與會者2“鯊魚”：那個情況里面,不能沒有一點點失誤或一點點小插曲呀,搞節(jié)目的不求十全十美，而是講通過晚會來使大伙兒產(chǎn)生一種團隊的凝聚力,這是最要緊的。主持人講：好，感謝,感謝，你們兩位的溝通臨時就到這兒。我們想聽聽這位如何看呢，一直沒有講話的這位。評議

48、：主持人及時打斷了與會者和與會者2的爭吵,幸免了大會開成小會。與會者“驢”講：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大伙兒就照去年的活動那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就能夠了。主持人講:您的意思確實是不要什么變化,一切按老路子辦？與會者4“驢”講:覺得去年挺好的。主持人講：好,那最那邊的那位,如何樣看？與會者5“螃蟹”：就按你們講的辦吧。主持人講：按照我們那個討論，確實是講按照去年的模式,一會兒在會議的結(jié)束時大伙兒做一個表決，你們各位考慮一下是迪廳依舊梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不行?那下面呢我們要定一下節(jié)目,大伙兒有什么高見沒有？與會者1“蟬”講：節(jié)目的話，我覺得依舊搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇

49、呀，我們公司那么多京劇票友,那那個機會應該讓他們露一手吧,或者是來一個什么獨唱呀,或者是請幾個比較有名的人,比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目,如此的方式比較好，互動性強。主持人講:坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎？你剛才有沒有聽到他講什么，他要請誰？與會者5“螃蟹”:同意。主持人講:同意啊,剛才他要請誰呀？與會者5“螃蟹”:看起來是李谷一吧。評議:與會者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。是會議中的跑題者,適應于自己做自己的情況。主持人講：好,那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是講請一些名人啊,比如宋祖英呀,我提議,因為我們會議只有一個小時,我建

50、議大伙兒不做其他的情況,我們集中精力把這件情況來定一下,剛才時刻、地點我們差不多上差不多確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個議程是抽獎和發(fā)放禮品，略微集中一下精力，還有什么看法,關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。評議:主持人主動示意讓大伙兒集中精力開會,如此的方式有利于應付會議中的跑題者?？偨Y(jié)：會議還沒有結(jié)束，然而最終取得了成功，形成了令大伙兒都中意的決議。這要緊得力于這次會議主持人的會議技巧,從“評議”我們能夠清晰地認識到會議中可能出現(xiàn)的各種意外,這要緊是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在那個小情景劇中均有展示,主持人針對這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧,值得從事會議治理的每個人認真學習。【

51、本講總結(jié)】主持人在會議中往往會遇到一些意外情況，這些情況要緊是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。因此,要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應對這些意外情況的對策。每一類專門的發(fā)言者,都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應的對策,這些對策掌握程度的深淺,會直接阻礙會議的效果?！拘牡皿w會】_第8講主持人與參會者的守則與責任【本講重點】主持人的守則與責任參會者的守則與責任如何處理會議中的沖突主持人的守則與責任1.具體的守則與責任2主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會者的守則與責任1.參會者10大守則2.參會者的責任表1參會者責任一覽表時刻參會者的責任開會前依照個人的觀點研究問題依

52、據(jù)提供的資料預備論證的材料記下開會的日期、時刻、地點做好在會議中盡量表達的心理預備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項與主持人緊密配合以達到會議目的開會后會議達成了什么結(jié)果還有哪些情況未完成分配給自己的任務(wù)如何完成【自檢】請將下列命題歸類，分不放入各自所屬的圈內(nèi)。(1）營造和諧氣氛(2）積極發(fā)表自己的見解(3)尊重不人，幸免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況(4)依據(jù)提供的資料預備論證的材料（5）依照個人的觀點研究問題(6)保持中立態(tài)度見參考答案-1如何處理會議中的沖突圖-1沖突的二維模式圖-是一個坐標系，反映了面對沖突時人們各種各樣的反應。那個圖的縱坐標分為決斷和不決斷，橫坐標則是

53、合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時，個人的選擇情況。個人是選擇滿足自己依舊滿足不人,也確實是選擇決斷依舊選擇合作。依照那個坐標,介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾,處理沖突,達成會議的最終結(jié)果。暴力型。暴力型屬于特不決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主,立即獨立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。然而在一些特不緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求,遷就型又稱為適應型?；乇苄??；乇苄图炔粵Q斷,又不合作,而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型,能夠做到既

54、滿足自己的需求,又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突,促使大伙兒合作,共同解決沖突。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬”?！颈局v總結(jié)】主持人和參會者的守則和責任是不同的,各有側(cè)重點，對會議而言都不可或缺。二者的權(quán)責劃分一定要分明，如此才能更好的發(fā)揮其作用。在會議中難免會出現(xiàn)沖突,一定要了解解決沖突的幾種模式,了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達成會議的最終結(jié)果?！拘牡皿w會】_第9講會議記錄【本講重點】會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能會議記錄者要緊有4種功能。會議記錄者特不重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導致

55、一個會議成敗的關(guān)鍵。會議記錄者的一個要緊功能是記錄和維持議程所設(shè)計的程序。這一功能要緊表現(xiàn)在會議的事后跟蹤那個部分。會議記錄者在會議的過程中要緊負責記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，能夠起到“和事佬”的作用。會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或一般的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的職員去做這項工作。因為如此做能夠關(guān)心公司培養(yǎng)后備人才(那個地點專指那些今后能夠去做主持人的人才)。而且,在那個問題上，主張要由不同的職員輪流擔任會議記錄者,而不是由固定的部門秘書來專職擔任,因為這一做法有助于鍛煉一群人,而不是一個人。觀看預防功能。會議記

56、錄者的觀看預防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來講,會議記錄者能夠以一個旁觀者的角度來觀看會議中是否存在一些誤區(qū),同時能夠從旁對主持人做出提醒。例如，能夠清晰地觀看在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀錄,以此來提醒主持人。因此，最要緊的觀看預防功能體現(xiàn)在他能夠警醒主持人幸免走入以下大會議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會性懈怠社會性懈怠是一個心理學上的名詞,它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會議為例，許多會議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”那個名詞,事實上那個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致,而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人關(guān)于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬

57、,聽之任之，從始至終看起來是在一種參會狀態(tài),實際是處在一種參與的假象中。關(guān)于這種會議誤區(qū),身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者能夠清晰看到，因此,它能夠針對此種情況適時做出提醒，幸免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。第二誤區(qū)從眾心理從眾心理確實是大伙兒都用一種聲音講話。參會者之因此會用一種聲音講話，不是因為站在真理的角度上,而要緊是因為規(guī)范性的從眾壓力。例如某個小團體或是專門有權(quán)威的某個人的阻礙力專門強,他們的方法因為他們的阻礙力而對專門多個體產(chǎn)生一種強大的壓迫力，迫使許多個體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者如此的第三者來觀看發(fā)覺，并關(guān)心大

58、伙兒及時預防。第三誤區(qū)團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。不管是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。會議記錄者的客觀立場能夠關(guān)心克服這種誤區(qū)。【自檢】會議中特不容易出現(xiàn)社會性懈怠，即許多參會者始終沒有進入會議狀態(tài),始終不發(fā)表意見，因此，往往阻礙會議決策的客觀性。如何克服這種情況?什么緣故？_見參考答案9-1誰能勝任會議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，事實上這種觀點已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者能夠增進議事效率，而一名不行的會議記錄者不僅徒增誤會，還白費時刻;一名稱職的會議

59、記錄者不僅能認真傾聽發(fā)言，而且能準確陳述聽到的內(nèi)容,同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。因此,一名會議記錄者需要同時具有多項才能:反應快。關(guān)于大伙兒提到的問題，能夠迅速反應。寫字快。做會議記錄,寫字速度因此有一定要求。知識面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不明白,也可不能寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。經(jīng)歷力特不強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所講情況的前因后果，遇到一個專門復雜又冗長的問題時,更需要超強的經(jīng)歷力,否則，專門可能記到最后差不多不知發(fā)言者所云了。組織能力強。傾聽能力強?？偨Y(jié)能力強。對會議記錄的1大建議對會議記錄的十大建議:重要的會

60、議應錄音下來,從而使整理會議記錄時有依據(jù)。除非有必要,定期召開的會議通常不用錄音。因花費時刻記下的詳細發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外,會議記錄者最好由與會者輪流擔任。會議記錄者的筆記最好要流暢,易于了解,同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。會議記錄者的責任還包括:要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清晰。適時做總結(jié),協(xié)助討論進行。向與會者確認各議案的排序是否無誤。會議記錄內(nèi)容包含:討論過程中所達成的各種共識(要不厭其煩地向與會者確認每個結(jié)論都無誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細情形及完成日期。會